Übersicht
Auf der Seite Senden kannst du neue Ad-hoc-Vereinbarungen konfigurieren und senden. Es müssen fünf Funktionsbereiche konfiguriert werden:
- Die Gruppe Senden von (nur für Konten, für die UMG aktiviert ist): Die Gruppenauswahl definiert die konfigurierbaren Optionen und verfügbaren Vorlagen für die Vereinbarung. Konfiguriere diese Option zuerst, da das Zurücksetzen der Gruppe die Seite aktualisiert und alle früheren Konfigurationen entfernt.
- Empfänger: Empfänger sind Personen, die mit deiner Vereinbarung interagieren müssen. Es gibt mehrere Empfängertypen. Die verfügbaren Optionen werden von deinem Kontoadministrator vorgegeben.
- Nachricht: Hier definierst du den Namen der Vereinbarung sowie eine Nachricht, die an die Empfangenden gesendet wird.
- Optionen: Diese Optionen unterstützen dich bei der Verwaltung der Vereinbarung.
- Passwortschutz: Du kannst deine signierten Dokumente sichern, indem du ein Passwort angibst, das auf die endgültige PDF-Datei angewendet wird, um die unbefugte Anzeige zu verhindern.
- Ausfülltermin: Wenn eine Vereinbarung bis zu einem bestimmten Datum signiert werden muss, kannst du diese Option auswählen, um die Vereinbarung nach einer bestimmten Anzahl von Tagen automatisch abzubrechen.
- Erinnerung senden: Du kannst Erinnerungen einrichten, die in einem regelmäßigen Turnus an die aktuell aktiven Empfangenden gesendet werden.
- Sprache des Empfängers: Die hier ausgewählte Sprache wird in der E-Mail-Kommunikation mit dem Empfänger sowie auf der E-Sign-Seite verwendet.
- Dateien: Hier wähle die Dokumente aus, die tatsächlich zur Signatur gesendet werden.
Wähle nach dem Anmelden auf der Startseite „E-Signaturen anfordern/senden“.
Senden von Verträgen
Verwende Acrobat Sign, um Dokumente zu senden und Signaturen und Genehmigungen einzuholen. Jeder Kunde hat unterschiedliche Anforderungen in Bezug darauf, welche Personen mit dem Dokument interagieren sollen und welche Reihenfolge dabei gilt. Auf der Seite „Senden“ findest du einige Funktionen zu diesem Arbeitsablauf, mit denen du vertraut sein solltest.
Wenn du dich in einem Konto befindest, für das Benutzer in mehreren Gruppen (UMG) aktiviert sind, wähle die Gruppe aus, von der du die Vereinbarung senden möchtest, bevor du die Vereinbarung konfigurierst.
- Wenn du den Gruppenwert festlegst, werden die gruppenbezogenen Eigenschaften und Vorlagen geladen, aus denen du wählen kannst.
- Wenn du die Gruppe änderst, wird die Seite aktualisiert. Alle eingegebenen Inhalte werden bei dieser Aktualisierung gelöscht.
Wenn das Dropdown-Menü Senden von oben auf der Seite nicht angezeigt wird, wurde für dein Konto UMG nicht aktiviert.
Definiere die Empfänger und legen die Reihenfolge fest, in der sie mit dem Dokument interagieren können.
- Das Konfigurieren von Vereinbarungen mit mehreren Unterzeichnern geht genauso wie bei einem einzelnen Unterzeichner, nur dass mehr Empfänger angegeben werden. Füge alle Empfänger hinzu und konfiguriere sie nach Bedarf.
- Es ist zulässig, dieselbe E-Mail mehrmals in der Vereinbarung hinzuzufügen (z. B. wenn jemand Aktionen in verschiedenen Phasen des Prozesses ausführt).
Im Bereich Empfänger kannst du über den obersten Schieberegler die grundlegende Signierreihenfolge festlegen:
- Wenn In festgelegter Reihenfolge ausfüllen ausgewählt ist (siehe oben), werden die einzelnen Signierschritte nacheinander abgearbeitet und die Empfänger werden nummeriert, um die exakte Reihenfolge der Teilnehmer festzuhalten.
- Hybride Signaturarbeitsabläufe beginnen als sequenzieller Workflow (In festgelegter Reihenfolge ausfüllen).
- Wenn In beliebiger Reihenfolge ausfüllen ausgewählt ist, können die Dokumente parallel signiert werden und die Empfänger sind nicht nummeriert.
Rechts neben dem Schieberegler zur Festlegung der Signierreihenfolge findest du zwei Links:
- Mich hinzufügen: Klicke auf diesen Link, um dich selbst als den nächsten Empfänger hinzuzufügen.
- Empfängergruppe hinzufügen: Klicke auf diesen Link, um eine Empfängergruppe zu erstellen, aus der ein Empfänger im Namen der gesamten Gruppe teilnehmen kann. Erstelle beispielsweise eine Gruppe für die Personalabteilung, aus der nur eine Person die Vereinbarung signieren muss.
- Elektronisches Siegel hinzufügen: Dies ist eine optionale Konfiguration, die verfügbar ist, wenn deine Admins dein Konto für elektronische Siegel im Vereinbarungsprozess konfiguriert haben.
Um die Reihenfolge der Empfänger zu ändern, klicke auf die entsprechenden Empfänger und ziehen diese an die gewünschte Position in der Reihenfolge. Es ist außerdem möglich, direkt die Nummerierung der Empfänger anzupassen.
Jeder Empfänger wird mit fünf Elementen erstellt:
A. Teilnahmereihenfolge: Wenn In festgelegter Reihenfolge ausfüllen ausgewählt ist, gibt die Teilnahmereihenfolge genau vor, wann jede einzelne empfangende Person mit der Vereinbarung interagiert.
B. Rolle: Wie wird der Empfänger am besten charakterisiert?
C. E-Mail-Adresse: Die E-Mail-Adresse des Empfängers, die für die gesamte Kommunikation mit ihm verwendet wird – auch für die Aufforderung zur Signatur.
D. Authentifizierungsmethode: Vorgehensweise bei der Empfängerauthentifizierung Möchtest du die Authentifizierung verwenden?
E: Zustellmethode: Wie sollen deine Empfangenden Links (Bitte-signieren-, Erinnerungs- und Abgeschlossene-Vereinbarung-Links) zu den Vereinbarungen erhalten? Es stehen E-Mails oder SMS an die Empfangendentelefonnummer zur Auswahl.
F. Notarielle Beglaubigung erforderlich (optional) - Benötigst du eine notarielle Beglaubigung der Signaturen?? Diese Option ist nur verfügbar, wenn deine Admins die Integration konfigurieren.
G. Private Nachricht (optional): Die absendende Partei kann einzelnen Empfangenden individuelle Anweisungen geben, die angezeigt werden, wenn die entsprechende empfangende Partei die Vereinbarung öffnet.
Über den Link „Kopie an“ anzeigen kannst du ein Feld einblenden, in dem du die E-Mail-Adressen weiterer Empfänger angeben kannst, die die Vereinbarung erhalten sollen. Diese Empfänger sind nicht autorisiert, die Vereinbarung zu signieren oder zu genehmigen.
Ein Hybrid-Arbeitsablauf ist eine Instanz der sequenziellen Signierreihenfolge, bei der in einem oder mehreren Schritten zwei oder mehr Empfänger gleichzeitig Zugriff auf das Dokument erhalten. Alle Unterzeichner/Genehmiger dieses Schritts müssen zuerst ihren Aufgaben nachkommen, bevor der nächste Schritt beginnt.
Empfängergruppen sind dann hilfreich, wenn du die Zustimmung eines Teams bzw. einer Firma benötigst, nicht jedoch die einer bestimmten Person in dieser Gruppe. Jedes Mitglied der Gruppe ist berechtigt, Dokumente im Namen der gesamten Gruppe zu signieren bzw. zu genehmigen.
Der Bereich „Nachricht“ umfasst zwei Felder, die zu deinem Erfolg maßgeblich beitragen können.
In das Feld Vereinbarungsname kannst du jegliche Zeichenfolge als individuelle Bezeichnung der Vereinbarung eingeben. Dieser Name wird in der Betreffzeile der E-Mail an den Empfänger (unten gelb hervorgehoben) sowie als Name auf der Seite „Verwalten“ angezeigt. Durch einen einzigartigen und aussagekräftigen Vereinbarungsnamen können Empfänger deine Nachricht einfacher zuordnen und du kannst die Vereinbarung bei Bedarf schneller finden.
Wenn du vor dem Anhängen eines Dokuments keinen Vereinbarungsnamen eingibst, wird für die Vereinbarung der Name der zuerst angehängten Datei übernommen. Dieser Wert kann bearbeitet werden, solange die Vereinbarung noch nicht gesendet wurde.
Im Feld Vereinbarungsbenachrichtigung kannst du Anweisungen oder Anmerkungen für den Empfänger eingeben (unten grün hervorgehoben). Dieser Text wird in den Bitte signieren-E-Mails allen Empfängern angezeigt (anders als bei der privaten Nachricht, die nur an einen bestimmten Empfänger gerichtet ist).
Nachrichtenvorlagen
Enterprise-Kunden haben Zugriff auf durch deinen Administrator konfigurierte Nachrichtenvorlagen. Nachrichtvorlagen sind direkt mit der Funktion Sprache des Empfängers im Bereich Optionen verknüpft. Wenn du also in der Dropdown-Liste „Spanisch“ auswählst, sind alle deine auf Spanisch basierenden Vorlagen verfügbar.
Wenn du ne Sprache ausgewählt hast, mit der keine Vorlagen verknüpft sind, wird die Option Nachrichtenvorlagen auf der Seite „Senden“ nicht angezeigt.
Der Bereich „Optionen“ bietet Verwaltungsfunktionen für die Vereinbarung, nachdem sie gesendet wurde:
- Kennwortschutz: Fordere Empfänger dazu auf, zum Öffnen und Anzeigen der signierten PDF-Datei ein Kennwort einzugeben. Dieses Kennwort wird vom Absender definiert und gesondert übermittelt. Merke dir dieses Kennwort unbedingt, da es von Acrobat Sign nicht gespeichert wird!
- Ausfülltermin: Stelle die Anzahl der Tage ein, nach denen die Vereinbarung abläuft und nicht mehr abgeschlossen werden kann.
- Erinnerung festlegen: Lege die Häufigkeit (täglich oder wöchentlich) fest, in der bis zum Abschluss der Vereinbarung Erinnerungen gesendet werden sollen. Nur die aktuellen Empfangenden werden benachrichtigt.
- Sprache des Empfängers: Wähle die Sprache aus, die für E-Mails und beim Signiervorgang verwendet werden soll.
- Wenn dein Konto für die Verwendung von Nachrichtenvorlagen konfiguriert ist, wird durch diese Einstellung auch festgelegt, welche Nachrichtenvorlagen angezeigt werden.
Im Abschnitt „Dateien“ hängst du die Dokumente der Transaktion an.
Für den Signiervorgang führt Acrobat Sign alle Dokumente in einer alles umfassenden PDF-Vereinbarung zusammen. Der Aufbau der PDF-Datei basiert dabei auf der Reihenfolge, in der die Dokumente aufgelistet sind. Du kannst die Reihenfolge der Dokumente ändern, indem du auf ein Dokument klickst und es an eine andere Position in der Liste ziehst.
Dateien können aus der Acrobat Sign-Bibliothek, Google Docs, Box.net, Dropbox oder OneDrive heraus angehängt, von deinem lokalen System über die Dateisuche hochgeladen oder per Drag & Drop in das Feld „Dateien“ gezogen werden.
Folgende Dateitypen sind zulässig: Word, Excel, PowerPoint, PDF, JPG, GIF, TIF, PNG, BMP, TXT, RTF, HTML.
Felder „Vorschau“ und „Signaturfelder hinzufügen“
Direkt unter der Dateiliste sehe das Kontrollkästchen Felder „Vorschau“ und „Signaturfelder hinzufügen“. Diese Option ermöglicht es dir, die hochgeladenen Dokumente zu öffnen und ihnen je nach Bedarf Formularfelder hinzuzufügen.
Du solltest zumindest die Signaturfelder hinzufügen. Es gibt jedoch noch viele weitere Felder, die du zur Erstellung komplexer Formulare verwenden kannst.
Wenn keine Signaturfelder hinzugefügt werden, fügt Acrobat Sign am Ende des Dokuments automatisch eine neue Seite für Signaturen hinzu.
Der gängigste Arbeitsablauf ist das Senden eines Dokuments an nur einen Empfänger. Außerdem bietet dies eine gute Möglichkeit, um sich mit der grundlegenden Vorgehensweise vertraut zu machen. Du benötigst lediglich Folgendes:
- E-Mail-Adresse des Empfängers
- Diese E-Mail-Adresse muss sich von der unterscheiden, mit der du dich anmeldest, da du keine Dokumente an dich selbst senden kannst.
- Dokumente oder Dateien, die signiert werden sollen
Senden an mehrere Empfänger
Das Senden einer Vereinbarung an mehrere Empfangende läuft nach exakt demselben Muster ab, jedoch mit zwei wesentlichen Unterschieden:
- Du musst im Bereich „Empfangende“ alle Empfangenden in einer eigenen Zeile angeben – und zwar in der Reihenfolge, in der sie die Vereinbarung signieren sollen.
- Wenn du Felder einfügst, musst du angeben, welche Empfänger Zugriff auf dieses Feld haben sollen. Doppelklicke hierfür auf das Feld und gib für Empfänger den entsprechenden Wert an.
