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Erinnerungen für die Vereinbarungsempfangenden festlegen

 

Adobe Acrobat Sign-Handbuch

Neue Funktionen

  1. Vorabversionshinweise
  2. Versionshinweise
  3. Wichtige Benachrichtigungen

Erste Schritte

  1. Kurzanleitung für Administrierende
  2. Kurzanleitung für Benutzende
  3. Für Entwicklerinnen und Entwickler
  4. Video-Tutorial-Bibliothek
  5. Häufig gestellte Fragen

Verwaltung

  1. Übersicht über die Admin Console
  2. Benutzendenverwaltung
    1. Benutzende hinzufügen
    2. Hinzufügen von mehreren Benutzenden
    3. Hinzufügen von Benutzenden aus deinem Verzeichnis
    4. Hinzufügen von Benutzenden aus MS Azure Active Directory
    5. Erstellen von funktionsorientierten Benutzenden
      1. Technikkonten – API-gesteuert
      2. Dienstkonten – Manuell gesteuert
    6. Suche nach Nutzenden mit Bereitstellungsfehlern
    7. Ändern des Namens/der E-Mail-Adresse
    8. Gruppenmitgliedschaft von Benutzenden bearbeiten
    9. Bearbeiten der Gruppenmitgliedschaft von Benutzenden über die Gruppenoberfläche
    10. Hochstufen von Benutzenden zu einer Administrationsrolle
    11. Benutzeridentitätstypen und SSO
    12. Wechseln der Benutzeridentität
    13. Authentifizieren von Benutzenden mit MS Azure
    14. Authentifizieren von Benutzenden mit Google Federation
    15. Produktprofile
    16. Anmeldung 
  3. Konto-/Gruppeneinstellungen
    1. Einstellungsübersicht
    2. Globale Einstellungen
      1. Kontoebene und ID
      2. Workflows zum Selbstsignieren
      3. Massenversand
      4. Webformulare
      5. Benutzerdefinierte Sende-Workflows
      6. Power Automate-Workflows
      7. Bibliotheksdokumente
      8. Formulardaten mit Vereinbarungen erfassen
      9. Eingeschränkte Dokumentsichtbarkeit
      10. Anhängen einer PDF-Kopie der signierten Vereinbarung 
      11. Einfügen eines Links in eine E-Mail
      12. Einfügen eines Bilds in eine E-Mail
      13. An E-Mails angehängte Dateien werden folgendermaßen benannt:
      14. Anhängen von Audit-Berichten an Dokumente
      15. Zusammenführen mehrerer Dokumente zu einem Dokument
      16. Signiertes Dokument hochladen
      17. Delegation für Benutzende in meinem Konto
      18. Externen Empfangenden das Delegieren erlauben
      19. Signaturberechtigung
      20. Sendeberechtigung
      21. Berechtigung zum Hinzufügen elektronischer Siegel
      22. Festlegen einer Standardzeitzone
      23. Festlegen eines Standarddatumsformats
      24. Benutzende in mehreren Gruppen (UMG)
        1. Upgrade zur Verwendung von UMG
      25. Berechtigungen für Gruppenadministrierende
      26. Empfangende ersetzen
      27. Audit-Bericht
        1. Übersicht
        2. Nicht authentifizierten Zugriff auf der Transaktionsbestätigungsseite zulassen
        3. Aufnehmen von Erinnerungen
        4. Aufnehmen von Anzeigeereignissen
        5. Aufnehmen der Seiten-/Anhangsanzahl der Vereinbarung
      28. In Produktbotschaften und Anleitungen
      29. Barrierefreie PDF-Dateien
      30. Neues Authoring-Erlebnis
      31. Kundinnen und Kunden im Gesundheitswesen
    3. Kontoeinrichtung
      1. Logo hinzufügen
      2. Anpassen des Hostnamens/der URL des Unternehmens
      3. Firmenname hinzufügen
    4. Signaturvorgaben
      1. Korrekt formatierte Signaturen
      2. Empfangenden das Signieren erlauben durch
      3. Unterzeichnende können ihren Namen ändern
      4. Empfangenden erlauben, ihre gespeicherte Signatur zu verwenden
      5. Selbstdefinierte Nutzungsbedingungen und Hinweis für Kundinnen und Kunden
      6. Empfangende durch Formularfelder leiten
      7. Signieren ablehnen
      8. Stempel-Workflows erlauben
      9. Unterzeichnende auffordern, ihre Stellenbezeichnung oder ihr Unternehmen anzugeben
      10. Unterzeichnenden das Drucken und Einfügen von handschriftlichen Signaturen erlauben
      11. Anzeigen von Nachrichten beim elektronischen Signieren
      12. Unterzeichnende müssen ein Mobilgerät verwenden, um ihre Signatur zu erstellen
      13. IP-Adresse von Unterzeichnenden anfordern
      14. Firmenname und Stellenbezeichnung sollen nicht aus dem Teilnahmestempel ersichtlich sein
    5. Digitale Signaturen
      1. Übersicht
      2. Herunterladen und Signieren mit Acrobat
      3. Signieren mit Cloud-Signaturen
      4. Metadaten für Identitätsanbieter einschließen
      5. Anbieter eingeschränkter Cloud-Signaturen
    6. Elektronische Siegel
    7. Digital Identity
      1. Digital Identity Gateway
      2. Richtlinie zu Identitätsprüfung
    8. Berichteinstellungen
      1. Neues Berichtserlebnis
      2. Einstellungen für den klassischen Bericht
    9. Sicherheitseinstellungen
      1. Einstellungen für Single Sign-on
      2. Einstellungen zum Merken der Anmeldedaten
      3. Richtlinien für Anmeldekennwort
      4. Stärke für Anmeldekennwort
      5. Dauer der Internet-Sitzung
      6. Art der PDF-Verschlüsselung
      7. API
      8. Zugriff auf Benutzenden- und Gruppeninformationen
      9. Erlaubte IP-Bereiche
      10. Kontofreigabe
      11. Berechtigungen zur Kontofreigabe
      12. Steuerelemente für das Freigeben von Vereinbarungen
      13. Bestätigung der Unterzeichnendenidentität
      14. Kennwort für das Signieren einer Vereinbarung
      15. Dokumentkennwortstärke
      16. Unterzeichnende anhand des geografischen Standorts sperren
      17. Telefonauthentifizierung
      18. Wissensbasierte Authentifizierung (KBA)
      19. Zulassen der Seitenextraktion
      20. Ablauf des Dokumentlinks
      21. Hochladen eines Clientzertifikats für Webhooks/Rückrufe
      22. Zeitstempel
    10. Sendeeinstellungen
      1. Anzeigen der Seite „Senden“ nach der Anmeldung
      2. Name der Empfangspartei beim Senden erforderlich
      3. Sperren der Namenswerte für bekannte Benutzende
      4. Zulässige Empfangsrollen
      5. Gruppen empfangender Personen
      6. Erforderliche Felder
      7. Anhängen von Dokumenten
      8. Feldreduzierung
      9. Vereinbarungen bearbeiten
      10. Vereinbarungsname
      11. Sprachen
      12. Private Nachrichten
      13. Erlaubte Signaturarten
      14. Erinnerungen
      15. Kennwortschutz für signierte Dokumente
      16. Identifikationsoptionen für Unterzeichnende
        1. Übersicht
        2. Signierkennwort
        3. Einmalpasswort per E-Mail
        4. Acrobat Sign-Authentifizierung
        5. Telefonauthentifizierung
        6. Cloud-basierte digitale Signatur
        7. Wissensbasierte Authentifizierung
        8. Amtl. Lichtbildausweis
        9. Identitätsberichte der Unterzeichnenden
      17. Inhaltsschutz
      18. Aktivieren von Beglaubigungs-Transaktionen
      19. Dokumentablauf
      20. Anzeigen der Vorschau, Positionieren von Signaturen und Hinzufügen von Formularfeldern
      21. Signierreihenfolge
      22. Liquid Mode
      23. Optionen für selbstdefinierte Workflows
      24. Upload-Optionen auf der E-Sign-Seite
      25. Bestätigungs-URL-Umleitung nach der Signatur
    11. Nachrichtenvorlagen
    12. Bio-Pharma-Einstellungen
      1. Übersicht
      2. Authentifizierung der Identität verlangen
      3. Gründe für das Unterzeichnen
    13. Workflow-Integration
    14. Beglaubigungs-Einstellungen
    15. Zahlungsintegration
    16. Nachrichten für Unterzeichnende
    17. SAML-Einstellungen
      1. SAML-Konfiguration
      2. Installieren des Active Directory Federation Service
      3. Installieren von Okta
      4. Installieren von OneLogin
      5. Installieren von Oracle Identity Federation
    18. Datennutzungsrechte
    19. Zeitstempel-Einstellungen
    20. Externes Archiv
    21. Kontosprachen
    22. E-Mail-Einstellungen
      1. Bilder für E-Mail-Kopf- oder Fußzeile
      2. Zulassen von E-Mail-Fußzeilen für einzelne Benutzende
      3. Anpassen der „Signatur angefordert“-E-Mail
      4. Anpassen der Felder „An“ und „CC“
      5. Benutzerdefinierte E-Mail-Vorlagen
      6. Benachrichtigungen ohne Links aktivieren
    23. Migration von echosign.com zu adobesign.com
    24. Konfigurieren von Optionen für Empfangende
  4. Leitfaden für regulatorische Anforderungen
    1. Barrierefreiheit
      1. Einhaltung der Barrierefreiheitsrichtlinien
      2. Erstellen barrierefreier Formulare mit Acrobat für den Desktop
      3. Erstellen barrierefreier AcroForms
    2. HIPAA
    3. DSGVO
      1. Überblick über die DSGVO
      2. Benutzende schwärzen
      3. Vereinbarungen Benutzender schwärzen
    4. 21 CFR Part 11 und EudraLex Annex 11
      1. 21 CRF Part 11 Validierungspaket
      2. Handbuch für 21 CFR und EudraLex Annex 11
      3. Analyse der gemeinsamen Verantwortung
    5. Kundinnen und Kunden im Gesundheitswesen
    6. IVES-Unterstützung
    7. eOriginal-Archivierung für Sicherungsscheine
    8. Überlegungen der EU/des Vereinigten Königreichs
      1. Grenzüberschreitende Transaktionen zwischen der EU und dem Vereinigten Königreich und eIDAS
      2. HMLR-Anforderungen für elektronisch signierte Urkunden
      3. Die Auswirkungen des Brexit auf die Gesetze zu elektronischen Signaturen im Vereinigten Königreich
  5. Gleichzeitiges Herunterladen von mehreren Vereinbarungen
  6. Anfordern deiner Domäne 

Senden, Signieren und Verwalten von Vereinbarungen

  1. Vereinbarungen senden  
    1. Übersicht der Seite „Senden“
    2. Senden einer Vereinbarung nur an sich selbst
    3. Senden einer Vereinbarung an andere
    4. Handschriftliche Signaturen
    5. Signierreihenfolge der Empfangenden
    6. Massenversand
      1. Überblick über die Massenversand-Funktion
      2. Massenversand – Manuell eingegebene Empfangende
      3. Massenversand – CSV-Upload
      4. Massenversand-Transaktion abbrechen
      5. Erinnerungen zum Massenversand hinzufügen
      6. Berichterstattung für den Massenversand
  2. Erstellen von Feldern in Dokumenten
    1. In-App-Authoring-Umgebung
      1. Automatische Felderkennung
      2. Ziehen und Ablegen von Feldern in der Authoring-Umgebung
      3. Formularfelder zu Empfangenden zuweisen
      4. Die Rolle „Vorausfüllen“
      5. Anwenden von Feldern mit einer wiederverwendbaren Feldvorlage
      6. Felder in eine neue Bibliotheksvorlage übertragen
      7. Aktualisierte Authoring-Umgebung beim Senden von Vereinbarungen
    2. Erstellen von Formularen mit Text-Tags
    3. Erstellen von Formularen mit Acrobat (AcroForms)
      1. AcroForm-Erstellung
      2. Barrierefreie PDF-Dokumente erstellen
    4. Felder
      1. Feldtypen
        1. Häufige Feldtypen
        2. Inline-Bilder
        3. Stempelbilder
      2. Erscheinungsbild des Feldinhalts
      3. Feldüberprüfungen
      4. Werte für maskierte Felder
      5. Festlegen von Bedingungen für das Ein-/Ausblenden
      6. Berechnete Felder
  1. Authoring-FAQ
  2. Signieren von Vereinbarungen
    1. Signieren von an sich selbst gesendeten Vereinbarungen
    2. Ausfüllen & Signieren
    3. Selbstsignieren
  3. Verwalten von Vereinbarungen
    1. Übersicht über die Seite „Verwalten“
    2. Delegieren von Vereinbarungen
    3. Ersetzen von Empfangenden
    4. Eingeschränkte Dokumentsichtbarkeit 
    5. Abbrechen einer Vereinbarung
    6. Erstellen von neuen Erinnerungen
    7. Überprüfen von Erinnerungen
    8. Stornieren von Erinnerungen
    9. Weitere Aktionen...
      1. Funktionsweise der Suche
      2. Anzeigen einer Vereinbarung
      3. Vorlage aus einer Vereinbarung erstellen
      4. Aus-/Einblenden von Vereinbarungen
      5. Hochladen einer signierten Vereinbarung
      6. Ändern von Dateien und Feldern einer gesendeten Vereinbarung
      7. Bearbeiten der Authentifizierungsmethode einer Empfangspartei
      8. Hinzufügen oder Ändern eines Ablaufdatums
      9. Hinzufügen einer Notiz zu einer Vereinbarung
      10. Freigabe einer einzelnen Vereinbarung
      11. Aufheben der Freigabe einer Vereinbarung
      12. Herunterladen einer einzelnen Vereinbarung
      13. Herunterladen einzelner Dateien einer Vereinbarung
      14. Herunterladen des Audit-Berichts einer Vereinbarung
      15. Herunterladen des Feldinhalts einer Vereinbarung
  4. Audit-Bericht
  5. Berichte und Datenexporte
    1. Übersicht
    2. Zugriffserteilung auf Berichte für Benutzende
    3. Berichtsdiagramme
      1. Erstellen eines neuen Berichts
      2. Vereinbarungsberichte
      3. Transaktionsberichte
      4. Einstellungsaktivitätsbericht
      5. Bearbeiten eines Berichts
    4. Datenexporte 
      1. Erstellen eines neuen Datenexports
      2. Bearbeiten eines Datenexports
      3. Aktualisieren des Datenexportinhalts
      4. Herunterladen des Datenexports
    5. Umbenennen eines Berichts/Exports
    6. Duplizieren eines Berichts/Exports
    7. Planen eines Berichts/Exports
    8. Löschen eines Berichts/Exports
    9. Überprüfen des Transaktionsverbrauchs

Erweiterte Vereinbarungsfunktionen und Workflows

  1. Webformulare 
    1. Erstellen eines Webformulars
    2. Bearbeiten eines Webformulars
    3. Deaktivieren/Aktivieren eines Webformulars
    4. Ein-/Ausblenden eines Webformulars
    5. Abrufen der URL oder des Skriptcodes 
    6. Vorausfüllen von Webformularfeldern mithilfe von URL-Parametern
    7. Speichern eines Webformulars, um es später auszufüllen
    8. Ändern der Größe eines Webformulars
  2. Wiederverwendbare Vorlagen (Bibliotheksvorlagen) 
    1. US-Behördenformulare in der Acrobat Sign-Bibliothek
    2. Erstellen einer Bibliotheksvorlage
    3. Ändern des Namens einer Bibliotheksvorlage
    4. Ändern des Typs einer Bibliotheksvorlage
    5. Ändern der Berechtigungsebene einer Bibliotheksvorlage
    6. Kopieren, Bearbeiten und Speichern einer freigegebenen Vorlage
    7. Herunterladen der aggregierten Felddaten für eine Bibliotheksvorlage
  3. Übertragen des Eigentums an Webformularen und Bibliotheksvorlagen
  4. Power Automate-Workflows
    1. Überblick über die Power Automate-Integration und die enthaltenen Berechtigungen
    2. Aktivieren der Power Automate-Integration
    3. Verfolgen der Nutzung von Power Automate
    4. Erstellen eines neuen Flows (Beispiele)
    5. Auslöser für Flows
    6. Importieren von Flows von außerhalb von Acrobat Sign
    7. Verwalten von Flows
    8. Bearbeiten von Flows
    9. Freigeben von Flows
    10. Deaktivieren oder Aktivieren von Flows
    11. Löschen von Flows
    12. Nützliche Vorlagen
      1. Nur Administration
        1. Speichern aller abgeschlossenen Dokumente in SharePoint
        2. Speichern aller abgeschlossenen Dokumente in OneDrive for Business
        3. Speichern aller abgeschlossenen Dokumente in Google Drive
        4. Speichern aller abgeschlossenen Dokumente in Dropbox
        5. Speichern aller abgeschlossenen Dokumente in Box
      2. Archivierung von Vereinbarungen
        1. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in SharePoint
        2. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in OneDrive for Business
        3. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in Google Drive
        4. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in Dropbox
        5. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in Box
      3. Archivierung von Webformularvereinbarungen
        1. Speichern abgeschlossener Webformulardokumente in der SharePoint-Bibliothek
        2. Speichern abgeschlossener Dokumente in OneDrive for Business
        3. Speichern abgeschlossener Dokumente in Google Drive
        4. Speichern abgeschlossener Webformulardokumente in Box
      4. Extraktion von Vereinbarungsdaten
        1. Extrahieren von Formularfelddaten aus einem signierten Dokument und Aktualisieren eines Excel-Arbeitsblatts
      5. Vereinbarungsbenachrichtigungen
        1. Senden selbstdefinierter E-Mail-Benachrichtigungen mit dem Vereinbarungsinhalt und der signierten Vereinbarung
        2. Abrufen von Adobe Acrobat Sign-Benachrichtigungen in einem Teams-Kanal
        3. Abrufen von Adobe Acrobat Sign-Benachrichtigungen in Slack
        4. Abrufen von Adobe Acrobat Sign-Benachrichtigungen in Webex
      6. Vereinbarungsgenerierung
        1. Erstellen eines Dokuments aus einem Power Apps-Formular und einer Word-Vorlage sowie Senden zum Signieren
        2. Generieren einer Vereinbarung aus einer Word-Vorlage in OneDrive und Einholen der Signatur
        3. Generieren einer Vereinbarung für ausgewählte Excel-Zeile und Senden zur Überprüfung und Signatur
  5. Selbstdefinierte Sende-Workflows
    1. Übersicht über selbstdefinierte Sende-Workflows
    2. Erstellen eines neuen Sende-Workflows
    3. Bearbeiten eines Sende-Workflows
    4. Aktivieren oder Deaktivieren eines Sende-Workflows
    5. Senden einer Vereinbarung mit einem Sende-Workflow
  6. Freigeben von Benutzenden und Vereinbarungen
    1. Freigeben von Benutzenden
    2. Freigeben von Vereinbarungen

Integration in andere Produkte

  1.  Übersicht über Acrobat Sign-Integrationen 
  2. Acrobat Sign für Salesforce
  3. Acrobat Sign für Microsoft
    1. Acrobat Sign für Microsoft 365
    2. Acrobat Sign für Outlook
    3. Acrobat Sign für Word/PowerPoint
    4. Acrobat Sign für Teams
    5. Acrobat Sign für Microsoft PowerApps und Power Automate
    6. Acrobat Sign Connector für Microsoft Search
    7. Acrobat Sign für Microsoft Dynamics
    8. Acrobat Sign für Microsoft SharePoint 
  4. Weitere Integrationen
    1. Acrobat Sign für ServiceNow
    2. Acrobat Sign für HR ServiceNow
    3. Acrobat Sign für SAP SuccessFactors
    4. Acrobat Sign für Workday
    5. Acrobat Sign für NetSuite
    6. Acrobat Sign für VeevaVault
    7. Acrobat Sign für Coupa BSM Suite
  5. Von Partnern verwaltete Integrationen
  6. Erstellen eines Integrationsschlüssels

Acrobat Sign-Entwickler

  1. REST-APIs 
    1. Methodendokumentation
    2. SDK/Entwicklungshandbuch
    3. Häufige Fragen zu APIs
  2. Webhooks 
    1. Übersicht über Webhooks
    2. Konfigurieren eines neuen Webhooks
    3. Anzeigen oder Bearbeiten eines Webhooks
    4. Deaktivieren oder erneutes Aktivieren eines Webhooks
    5. Löschen eines Webhooks
    6. Zwei-Wege-SSL-Zertifikate
    7. Webhooks in der API

Support und Fehlerbehebung

  1. Kunden-Support-Ressourcen
  2. Ressourcen für den Erfolg von Unternehmenskundschaft 

Adobe Acrobat Sign bietet die Option, regelmäßige E-Mail-Erinnerungen an diejenigen Empfänger zu senden, für die aktuell eine Interaktion mit Ihren Vereinbarungen ansteht.

Vereinbarungserinnerungen aktivieren/deaktivieren

Alle Dienststufen haben Zugriff auf:

  • Erstellung zyklischer Erinnerungen
    • Während des Sendevorgangs
    • auf der Seite „Verwalten“.
  • Erstellung zyklischer und Ad-hoc-Erinnerungen auf der Seite „Verwalten“

Einzelbenutzer- und Team-Dienststufen haben keine Möglichkeit, die Erinnerungsfunktion zu automatisieren oder zu unterdrücken.

Optionen für die Enterprise- und Business-Ebenen

Benutzer*innen auf den Enterprise- und Business-Dienststufen können die Option Erinnerung während des Sendevorgangs selektiv anzeigen oder die konten- oder gruppenweite Automatisierung aktivieren.

Die Funktion kann wie folgt aktiviert/deaktiviert und konfiguriert werden:

Hinweis:

Durch Aktivieren des standardmäßigen Erinnerns wird verhindert, dass diese Erinnerungen auf der Seite Senden konfiguriert werden können, es sei denn, die Option, mit der Absendenden das Einstellen oder Ändern erlaubt wird, ist aktiviert.

Audit-Bericht

Bei Enterprise- und Business-Konten besteht die Möglichkeit, den Audit-Berichten Erinnerungsereignisse hinzuzufügen, indem Sie zu Kontoeinstellungen > Globale Einstellungen > Audit-Bericht navigieren und die Option Erinnerungen in Audit-Bericht aufnehmen auswählen.

Konfigurieren Sie Erinnerungen so, dass sie im Audit-Bericht gemeldet werden.

Wenn diese Option aktiviert ist, wird im Audit-Bericht eine Aufzeichnung aller gesendeten E-Mail-Erinnerungen protokolliert (maximal 250 Erinnerungsereignisse).

Im Audit-Bericht gemeldete Erinnerungen.

Achtung:

Wenn Erinnerungs-E-Mails unterdrückt werden, wird der Audit-Bericht nicht aktualisiert. Diese Einschränkung betrifft auch Erinnerungen, die ausgelöst werden, um ein Webhook-Ereignis zu erzeugen. Beispiel: Wenn die Kontoeinstellungen so konfiguriert sind, dass Erinnerungen zum Audit-Bericht hinzugefügt werden, und einzelne Gruppen die Erinnerungs-E-Mails unterdrücken, enthalten die Audit-Berichte der spezifisch konfigurierten Gruppen keine Erinnerungsereignisse.

Erinnerung während des Sendevorgangs einrichten

Benutzer*innen, die standardmäßig keine Erinnerung für ihre Gruppe oder ihr Konto konfiguriert haben, können eine Erinnerung während des Sendevorgangs definieren.

Diese Erinnerungen sind immer zyklisch und betreffen alle Empfangenden der Vereinbarung. Der Absender muss nur das Sendeintervall für die Erinnerung festlegen. Hierfür gibt es sechs Optionen:

  • Jeden Tag
  • Jede Woche
  • Jeden Werktag
  • Jeden zweiten Tag
  • Jeden dritten Tag
  • Jeden fünften Tag

Beim ersten Versenden einer Vereinbarung mit einer Erinnerung wird eine E-Mail mit Bitte signieren Sie an den ersten Empfänger versendet. Dieses Event startet den Timer für die erste Erinnerung.

Wenn die Erinnerung so konfiguriert ist, dass sie (zum Beispiel) alle drei Tage versendet wird, wird die erste Erinnerung genau 72 Stunden nach Erhalt der E-Mail mit Bitte signieren Sie gesendet.

Wenn der Empfänger die Aktion mit der Vereinbarung abgeschlossen hat, läuft der Erinnerungs-Timer für diesen Empfänger nicht mehr.

Wenn mehrere Empfänger vorhanden sind, erhält der nächste Empfänger im Fluss eine E-Mail mit Bitte signieren Sie unmittelbar, nachdem der vorherige Empfänger seine Aktion abgeschlossen hat. Der Erinnerungs-Timer für den neuen Empfänger richtet sich nach dem Erhalt seiner E-Mail mit Bitte signieren Sie (nicht nach dem ursprünglichen Zeitstempel).

Dieser Prozess wiederholt sich bei allen Empfängern der Vereinbarung, bis die Vereinbarung vollständig abgeschlossen ist.

Hinweis:

Alle zyklischen Erinnerungen haben einen Lebenszyklus, nachdem sich die Erinnerung selbst deaktiviert.

Erinnerungen, die täglich ausgelöst werden, haben einen Lebenszyklus von zehn Tagen.

Alle anderen Erinnerungen haben einen Lebenszyklus von 60 Tagen.

Erinnerung auf der Seite Verwalten einrichten

Erinnerungen, die nach dem Versandprozess erstellt wurden, werden auf der Seite „Verwalten“ konfiguriert:

  1. Navigieren Sie zur Seite Verwalten.

  2. Klicken Sie auf die Vereinbarung, die Sie prüfen möchten.

  3. Klicken Sie in der Optionsleiste auf der rechten Seite auf den Link Erinnern.

    Erinnerungen

  4. Konfigurieren Sie die Erinnerung für den entsprechenden Benutzer und legen Sie fest, wie oft die Erinnerung wiederholt werden soll.

  5. Klicken Sie auf Erstellen, um die Erinnerung festzulegen.

Die Oberfläche der Seite Verwalten weist einige weitere Optionen auf, die nicht auf der Seite „Senden“ vorhanden sind:

  • Sie können auswählen, welche Empfänger Sie der Erinnerung hinzufügen möchten. Erstellen Sie die Erinnerung für einen, einige oder alle Ihre Empfänger.
  • Sie können einen zyklischen Erinnerungsvorgang wie auf der Seite „Senden“ auswählen.
    • Wenn ein Empfänger zu einer zyklischen Erinnerung hinzugefügt wird, nachdem er seine Aktion mit der Vereinbarung abgeschlossen hat, erhält er keine Erinnerungen.
  • Sie können eine einmalige (Ad-hoc-)Erinnerung erstellen, die entweder „Sofort“ gesendet wird oder für ein „Spezifisches Datum“ vorgesehen ist.
    • Ad-hoc-Erinnerungen können für Teilnehmer konfiguriert werden, die ihre Aktion für die Vereinbarung abgeschlossen haben.
    • Ad-hoc-Erinnerungen können konfiguriert werden, nachdem die Vereinbarung geschlossen und signiert oder archiviert wurde.
  • Sie müssen eine Nachricht hinzufügen. Dies ist ein erforderliches Feld, wenn Sie eine Erinnerung auf der Seite „Verwalten“ erstellen.

 

Wenn andere Erinnerungen bereits für die Vereinbarung konfiguriert wurden, wird die Liste der Vereinbarungen anstatt der Oberfläche Erinnerung erstellen angezeigt.

Sie können eine neue Erinnerung erstellen, indem Sie auf die Schaltfläche Erinnerung hinzufügen klicken.

Vorhandene Erinnerungen überprüfen

Sie können alle Erinnerungen prüfen, die für eine Vereinbarung konfiguriert wurden. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  1. Navigieren Sie zur Seite Verwalten.

  2. Klicken Sie auf die Vereinbarung, die Sie prüfen möchten.

  3. Klicken Sie in der Optionsleiste auf der rechten Seite auf den Link Erinnern.

    Vorhandene Erinnerung

Hinweis:

Erinnerungen werden basierend auf der nächsten auszulösenden Erinnerung angeordnet.

Alle stornierten/abgelaufenen Erinnerungen werden unter den aktiven Erinnerungen angezeigt.

Erinnerungen stornieren

Gehen Sie wie folgt vor, um eine Erinnerung zu stornieren:

  1. Melden Sie sich als der Benutzer an, der die Vereinbarung erstellt hat.

  2. Navigieren Sie zur Seite Verwalten.

  3. Klicken Sie auf die entsprechende Vereinbarung, um sie auszuwählen.

  4. Klicken Sie in der Optionsleiste auf der rechten Seite auf den Link Erinnern.

  5. Suchen Sie die Erinnerung, die Sie stornieren möchten, und klicken Sie darauf.

  6. Klicken Sie auf das Löschsymbol (Mülleimer).

Hinweis:

Empfänger sind dazu berechtigt, die Erinnerungen über die Erinnerungs-E-Mail zu beenden. Hierbei handelt es sich um eine erforderliche Funktion, die nicht unterdrückt werden kann.

Benutzerdefinierte E-Mail-Vorlagen erstellen

Enterprise-Kunden können eine vollkommen benutzerdefinierte E-Mail-Vorlage für ihre Erinnerungen erstellen. 

Wenn Sie an benutzerdefinierten E-Mail-Vorlagen interessiert sind, lesen Sie bitte dieses Handbuch.

Erinnerungen und die REST-API

Die REST-v6-API ermöglicht den direkten Zugriff auf Erinnerungsobjekte über die folgenden vier Vorgänge:

  • POST /agreements/{agreementId}/reminders: Erstellt eine Erinnerung an die angegebenen Teilnehmer einer Vereinbarung, die durch die agreementId im Pfad identifiziert wird..
  • GET /agreements/{agreementId}/reminders: Ruft die Erinnerungen einer Vereinbarung ab, die durch die agreementId im Pfad identifiziert wird.
  • GET /agreements/{agreementId}/reminders/{reminderId}: Ruft eine bestimmte Erinnerung ab, die mit einer Vereinbarung verknüpft ist..
  • PUT /agreements/{agreementId}/reminders/{reminderId}: Aktualisiert eine vorhandene Erinnerung für eine Vereinbarung.

Zustellung von Erinnerungs-E-Mails unterdrücken

Standardmäßig werden bei allen Konten mit konfigurierten Erinnerungen die Erinnerungs-E-Mails automatisch anhand des Zeitplans oder eines expliziten Auslösers gesendet.

In einigen Branchen (z. B. Finanzdienstleistungen) müssen sämtliche E-Mails erfasst werden. Diese Kunden können ihre Erinnerungen mithilfe von Webhooks über einen anderen Kanal senden.

Bei Enterprise-Konten besteht die Möglichkeit, die Übermittlung von Erinnerungs-E-Mails aus dem Acrobat Sign-System auf Konto- und Gruppenebene über eine Anforderung an das Support-Team zu unterdrücken.

Beachten Sie, dass, wenn Erinnerungs-E-Mails unterdrückt werden, kein Ereignis im Aktivitätsprotokoll oder Audit-Bericht aufgeführt wird.

 

Durch Erinnerungen ausgelöste Webhooks

Webhooks für Erinnerungen werden in Ereignisse aufgeteilt, die sich sowohl auf die Erstellmethode (als einzelne Vereinbarung oder über einen Massenversand-Prozess) als auch die Benachrichtigungsmethode (ob Acrobat Sign die E-Mail sendet oder nicht) beziehen.

Erinnerungsinhalte sind in den Webhook-Payloads für die folgenden Ereignisse enthalten:

  • Vereinbarung – alle Ereignisse
  • Vereinbarungserinnerung gesendet
  • Vereinbarungserinnerung gestartet
  • Massenversand – alle Ereignisse
  • Massenerinnerung gesendet
  • Massenversand-Erinnerung gestartet

 

Wenn Erinnerungen normal ausgelöst werden und E-Mail-Benachrichtigungen aktiviert sind:

  • Einzelne Vereinbarungsereignisse sind REMINDER_SENT und der Webhook ist AGREEMENT_REMINDER_SENT.
  • Massenversand-Transaktionen generieren einen Webhook namens MEGASIGN_REMINDER_SENT.

Wenn Erinnerungen bei unterdrückten E-Mail-Benachrichtigungen ausgelöst werden:

  • Sind einzelne Vereinbarungsereignisse REMINDER_INITIATED und der Webhook ist AGREEMENT_REMINDER_INITIATED.
  • Massenversand-Transaktionen generieren einen Webhook namens MEGASIGN_REMINDER_INITIATED.

Massenversand-Webhooks werden nur einmal für die gesamte Vorlage ausgelöst. Sie werden nicht pro untergeordneter Vereinbarung ausgelöst.

Zu berücksichtigende Punkte

  • Die Lebensdauer von zyklischen Erinnerungen:
    • Tägliche Erinnerungen laufen nach zehn Tagen ab..
    • Alle weiteren zyklischen Erinnerungen laufen nach 60 Tagen ab.
  • Ad-hoc-Erinnerungen
    • werden nur einmal versendet.
    • Sie können diese so konfigurieren, dass die Erinnerung an Teilnehmer gesendet wird, die ihre Aktion für die Vereinbarung bereits abgeschlossen haben.
    • Sie können diese konfigurieren, auch nachdem die Vereinbarung abgeschlossen oder archiviert wurde.
      • Sie können die Erinnerungen nicht für abgebrochene, abgelehnte oder abgelaufene Vereinbarungen konfigurieren.
  • Erinnerungen werden zur gleichen Uhrzeit ausgelöst, zu der die ursprüngliche E-Mail „Bitte signieren Sie“ gesendet wurde..
    • Wenn ein*e Empfänger*in in einem Workflow mit mehreren Empfangenden eine Aktion abschließt und den Start für den*die nächste*n Empfänger*in in der Reihenfolge auslöst, wird die Uhr für die Erinnerungen auf diese Zeit umgestellt.
    • Durch Austausch des*der aktuellen Unterzeichner*in über die Seite „Verwalten“ stellt sich die Erinnerungsuhrzeit nicht um.
  • Empfänger sind berechtigt, die Erinnerung zu stornieren. Es gibt keine Option, um ihnen diese Berechtigung zu entziehen.
  • Ablaufdaten können auf der Seite Verwalten geändert werden, nachdem die Vereinbarung gesendet wurde.
  • Ablaufdaten können so konfiguriert werden, dass sie für interne Empfangende ignoriert werden.

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