Empfängerrollen beim Versenden von Dokumenten

Adobe Sign für Business- und Enterprise-Dienststufen bietet die Möglichkeit, die Rollen der Vereinbarungsempfänger über das bloße Unterzeichnen hinweg auszuweiten, um den Anforderungen ihrer Arbeitsabläufe besser gerecht zu werden. Aktuell sind die Rollen, die aktiviert werden können:

  • Unterzeichner (immer für alle Kunden aktiviert)
  • Genehmiger (Business und Enterprise)
  • Annehmender (nur Enterprise)
  • Zertifizierter Empfänger (nur Enterprise)
  • Ausfüllender (nur Enterprise)
  • Delegierender (nur Enterprise)

Wenn diese Option aktiviert ist, können alle Empfänger in einer Vereinbarung ihre Rollen selbstständig konfigurieren, wobei die standardmäßige Einstellung „Unterzeichner“ ist.

Um die Rollenoptionen zu aktivieren/deaktivieren, melden Sie sich als Kontoadministrator an und navigieren Sie zu: Konto > Kontoeinstellungen > Sendeeinstellungen > Zulässige Empfängerrollen

Zulässige Rollen

Unterzeichner müssen mindestens eine Signatur in einer Vereinbarung anwenden. Dies ist die Standardrolle für Empfänger. Jedem Unterzeichner einer Transaktion muss mindestens ein Signaturfeld zugewiesen sein, das er obligatorisch ausfüllen muss. Wenn das System für einen Unterzeichner kein Signaturfeld findet, generiert es am Ende des Dokuments automatisch einen Signaturblock.

Das Vorhandensein eines solchen Signaturblocks ist ein unzweifelhafter Hinweis darauf, dass ein Signaturfeld nicht korrekt zugeordnet wurde.

Anzeigen der Empfängerrolle „Unterzeichner“ im Menü „Empfänger“

Von Genehmigern wird weder die Unterzeichnung des Dokuments noch eine Interaktion mit irgendeinem der Formularfelder erwartet. Ein Genehmiger muss nichts weiter tun, als seinen Namen einzugeben, bevor er die Transaktion an die Unterzeichner weiterleitet. Jedoch können einem Genehmiger durchaus auch Felder zugewiesen sein und wenn diese obligatorisch sind, muss er sie auch ausfüllen.

Die Empfängerrolle „Genehmiger“ eignet sich in Situationen, in denen eine Person einem Dokument das „Okay“ geben muss, bevor es an die Unterzeichner weitergesegnet wird.

Anzeigen der Rolle „Genehmiger“ im Menü „Empfänger“

Annehmende entsprechen schematisch Genehmigenden, da sie nicht signieren müssen. Wenn ihnen jedoch Formularfelder zugewiesen werden, sind diese so verfügbar wie erwartet.

Die Rolle „Empfänger“ eignet sich, wenn der Empfänger bestätigen muss, dass er einen Vertrag annimmt, ohne formell den Inhalt zu genehmigen.

Anzeigen der Rolle „Empfänger“ im Menü „Empfänger“

Zertifizierten Empfängern können keine (null) Formularfelder zugewiesen werden. Während ihres „Signaturvorgangs“ werden sie aufgefordert, die Vereinbarung entweder zu delegieren, abzulehnen oder zu bestätigen.

  • Mit der Option „Delegieren“ wird die Rolle „Zertifizierter Empfänger“ auf den nominierten Delegierten übertragen.
  • Mit der Option „Ablehnen“ wird die Vereinbarung abgebrochen.
  • Mit der Option „Bestätigen“ wird der Signaturvorgang fortgesetzt.
Anzeigen der Rolle „Zertifizierter Empfänger“ im Menü „Empfänger“

Diese Rolle wurde speziell für Kunden entwickelt, die während des Signaturvorgangs Formularinhalte einfügen müssen, aber nicht über die nötigen Systeme verfügen, um über Programme benutzerdefinierte Dokumente zu erstellen oder Feldinhalte aus einer Datenbank in das Formular einzufügen.

Ausfüllende können innerhalb eines Signaturzyklus festgelegt werden, müssen aber keine Signatur anwenden. Einem Ausfüllenden können alle Feldtypen zugewiesen werden, auf Wunsch auch Signaturfelder.

Anzeigen der Rolle „Ausfüllender“ im Menü „Empfänger“

Die Rolle „Delegierender“ ist für Arbeitsabläufe konzipiert, die eine Person erfordern, die die finale Entscheidung darüber trifft, wer die korrekte nächste Person ist, die das Dokument signieren oder genehmigen muss.

Diese Rolle ersetzt nicht die Ad-hoc-Option, über die ein Unterzeichner/Genehmiger seine Teilnahme delegieren kann. Stattdessen wird diese Rolle verwendet, wenn eine Option zur Kontrolle/Weiterleitung durch einen Menschen erforderlich ist, wenn in einem Arbeitsablauf Vereinbarungen ohne vorherige Kenntnis der vollständigen Empfängerliste eingeleitet werden sollen. 

Anzeigen der Rolle „Delegierender“ im Menü „Empfänger“

Wenn die Rolle „Delegierender“ ausgewählt ist, werden Sie feststellen, dass ein zweites Symbol/Menü angezeigt wird.  In dieser zweiten Menüstufe können Sie auswählen, welche Rolle die Partei delegiert an haben soll.  „Unterzeichner“ ist standardmäßig festgelegt.

Sie können nicht an eine Delegierendenrolle delegieren.

Anzeigen der zweiten Stufe der Rolle „Delegierender“

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