Empfangende mit der Rolle „Notarielle*r Unterzeichner*in“, erhalten eine E-Mail, in der sie gebeten werden, den Inhalt der Vereinbarung zu überprüfen und alle für sie platzierten Felder auszufüllen. Wenn eine andere Authentifizierungsmethode eingestellt ist, muss der Empfänger diese Authentifizierungsanforderung erfüllen, bevor das Dokument anzeigt wird.
Zuletzt aktualisiert am
10. August 2023
Übersicht – Integration von Notarize
Adobe Acrobat Sign und Notarize, Inc. sind eine Zusammenarbeit eingegangen, um Dienste im Bereich der Online-Beglaubigung anzubieten.
Die Integration von Acrobat Sign mit dem Online-Beglaubigungsservice von Notarize Inc. ist nur in den USA für die Business- und Enterprise-Abovarianten verfügbar.
Festlegung der Beglaubigungsanforderungen für einen Teilnehmer bei der Erstellung einer neuen Vereinbarung
Wenn die Notarisierungsfunktion für das Acrobat Sign-Konto aktiviert ist, kann der Absender die Option Beglaubigung erforderlich auswählen, indem er die Auslassungspunkte auf der rechten Seite des Empfängerdatensatzes auswählt.
Die Beglaubigungsoption ist nur für Empfangende mit der Unterzeichnenden-Rolle verfügbar.
Hinweis:
Es können weiterhin auch andere Authentifizierungsmethoden verwendet werden, um den Zugriff auf die Vereinbarung durch Benutzende vor der Sitzung der Online-Beglaubigung zu überprüfen.
Sobald die*der Absender*in auf Weiter klickt, werden zusätzliche Informationen auf der Seite „Einzelheiten zur Beglaubigung“ angefordert:
Den Notarservice festlegen
Die den Absendern zur Verfügung stehenden Notarservice-Optionen basieren auf den für den Absender aktivierten Notarize-Transaktionen, die vom Administrator in den Sendeeinstellungen definiert wurden. Die Optionen für den Beglaubigungsservice werden durch die erworbenen Berechtigungen für Notarize-Angebote bestimmt, die direkt von Notarize Inc. bezogen werden.
- On-Demand Notary Service von Notarize, Inc.: – verfügbar für sendende Parteien mit Zugang zum On-Demand Notary Service.
Bei Verwendung des On-Demand Notary Service können sendende Parteien angeben, dass die Zahlung für die Transaktion durch die Unterzeichnenden erfolgen muss. Wenn diese Option ausgewählt ist, werden Unterzeichnende durch Notarize aufgefordert, die Zahlung vorzunehmen, bevor das ausgefüllte Dokument zur Verfügung gestellt wird. Die mit dem Absendendenkonto verbundenen Notarize-Transaktionskontingente für den On-Demand Notary Service werden nicht abgezogen, wenn die Unterzeichnenden Notarize Inc. für die Transaktion auswählen.
- Eine notariell arbeitende Person meines Unternehmens verwenden – verfügbar für sendende Parteien mit Zugriff auf den hausinternen notariellen Service von Notarize Inc.
Du kannst optional die E-Mail-Adresse des hausinternen notariellen Personals bei der Initiierung von notariellen Beglaubigungsanforderungen angeben.
Bestätigen zu beglaubigender Dateien
Ermöglicht Absendern, alle Dokumente oder einen Teil auszuwählen, um sie für eine notarielle Beglaubigung zu markieren.
Weitere Notaroptionen
Ermöglicht es Absendern, optional einen Besprechungszeitplan anzugeben und weitere Anweisungen für den Notar hinzuzufügen.
Der Status von Vereinbarungen kann über die Seite Verwalten von Acrobat Sign verfolgt werden. Sobald die Unterzeichnenden, für die eine Beglaubigung erforderlich ist, den Überprüfungsschritt vor der Beglaubigung abgeschlossen und die Vereinbarung zur Beglaubigung versendet haben, ändert sich der Vereinbarungsstatus in „Zur Beglaubigung versandt“.
Ablauf beim Empfänger
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Hinweis:
Signaturfelder werden bei dieser ersten Überprüfung des Dokuments unterdrückt.
In allen anderen Feldtypen kann der Empfänger Inhalte bereitstellen.
Sobald alle erforderlichen Felder ausgefüllt sind, wird die*der Empfänger*in aufgefordert, mit der Einleitung des Remote-Online-Beglaubigungsverfahrens mit Notarize, Inc. fortzufahren.
Hinweis:Die Schritte 2–12 finden auf der Notarize-Plattform statt. Die Details unten werden von Notarize Inc. bereitgestellt. Weitere Einzelheiten oder Fragen zur Nutzung der Services von Notarize findest du in der Dokumentation von Notarize Inc.
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Dem Empfänger wird unverzüglich eine zweite E-Mail von Notarize Inc. zugestellt, in der er dazu aufgefordert wird, eine Notarsitzung zu starten.
Hinweis:Notarize-Transaktionen mit mehreren Empfängern erhalten die E-Mail von Notarize Inc., nachdem alle Empfänger die Überprüfung der Vereinbarung abgeschlossen haben.
Über diesen Link wird eine Sitzung mit dem Notarize-System geöffnet.
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Der Empfänger wird gebeten, seine Identität durch Beantwortung von fünf Fragen in weniger als zwei Minuten zu bestätigen.
- Wenn der Empfänger falsch antwortet oder länger als zwei Minuten benötigt, schlägt der Validierungsprozess fehl.
- Der Empfänger erhält noch eine Möglichkeit, fünf weitere Fragen zu beantworten. Wenn auch der zweite Versuch fehlschlägt, wird die Sitzung abgebrochen und der Empfänger kann es erst nach 24 Stunden erneut versuchen.
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Nach dem Bestehen des Verifizierungsprozesses, bei dem fünf Fragen beantwortet werden müssen, wird der Empfänger gebeten, einen gültigen amtlichen Lichtbildausweis bereit zu halten.
Der Empfänger hat die Möglichkeit, Bilder mit einem Mobilgerät aufzunehmen oder den Webbrowser und seine Webkamera zu verwenden:
Nach der Auswahl einer Methode muss der Empfänger angeben, welche Art von Ausweis er verwendet.
Der Empfänger wird dann gebeten, Bilder von seinem Dokument aufzunehmen:
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Der Empfänger wird dann mit einem verfügbaren Notar verbunden. Es kann ein bis zwei Minuten dauern, bis der Notar kontaktiert wird und die Sitzung annimmt.
Wenn der Notar die Sitzung annimmt, wird das Vereinbarungsdokument mit den Unterschriftsfeldern angezeigt. Das Dokument bleibt solange gesperrt, bis der Notar bereit ist, die Unterschrift zu bezeugen.
Sowohl der Notar als auch der Empfänger können das Dokument und sich gegenseitig sehen. Die verbale Kommunikation ist während der Sitzung gestattet.
Der Notar validiert die Unterlagen und gibt dem Empfänger das Dokument für die Unterzeichnung frei.
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Du erhältst eine Benachrichtigung von Acrobat Sign, sobald die Transaktion abgeschlossen ist.
Für Benutzer mit Acrobat Sign-Konto können ausgefüllte Dokumente und das Audit-Protokoll von der Seite Verwalten von Acrobat Sign heruntergeladen werden.
Hinweis:Einzeln notariell beglaubigte Dokumente können aus dem Abschnitt „Dateianhänge“ aus der zusammengeführten PDF-Datei abgerufen werden.
Verbrauch von Notarize-Transaktionen
Hinweis:
Dieser Abschnitt gilt nur für Kund*innen, die ein Kontingent für Notarize-Transaktionen erworben haben.
Verfügbares Volumen verfolgen:
So überwachst du das Volumen der Notarize-Transaktionen oder das für das Konto verfügbare Abonnement:
Navigiere zu Kontoeinstellungen > Sendeeinstellungen > Aktiviere die folgenden notariellen Transaktionen
Klicke auf den Link Nutzung verfolgen:
Eine „Notarize-Transaktion“ findet jedes Mal statt, wenn der Service von Notarize genutzt wird, um eine Sitzung mit einem Notar zu starten, in der er eine notarielle Beglaubigung für mindestens einen Unterzeichner vornimmt.
Eine Notarize-Transaktion kann einen bis acht Unterzeichner umfassen.
Audit-Bericht
Eine erfolgreiche notarielle Beglaubigung wird im Audit-Bericht von Acrobat Sign in einem separaten Abschnitt protokolliert, der die von Notarize, Inc. gemeldeten Ereignisse bei der notariellen Beglaubigung enthält.
Der angehängte Bericht enthält lediglich die beteiligten Parteien (durch Name und E-Mail-Adresse identifiziert) sowie den Status der Verifizierung („bestanden/nicht bestanden“). Dieser Anhang ist Teil des Audit-Berichts und wird zusammen mit allen anderen Vorgängen, die den Audit-Bericht löschen (DSGVO, Aufbewahrung), aus dem System entfernt.
Das Audit-Protokoll der Notarize-Transaktion kann auch an einzelne notariell beglaubigte Dokumente angehängt werden.
Konfiguration
Verfügbarkeit:
Die Notarize-Integration ist nur für Enterprise-Lizenz-Abos verfügbar.
Konfigurationsumfang:
Die Funktion muss auf Kontoebene aktiviert werden.
Du kannst auf die Aktivierungsoptionen zugreifen, indem du zu Kontoeinstellungen > Beglaubigungseinstellungen navigierst.
Wenn die Integration aktiviert ist, werden zusätzliche Optionen verfügbar, die auf Konto- oder Gruppenebene definiert werden können.
Diese Optionen regeln die Notarize Inc.-Dienste, die für das Konto verfügbar sind.
Navigiere zu Kontoeinstellungen > Sendeeinstellungen > Aktiviere die folgenden Notarize-Transaktionen.
Die Optionen lauten wie folgt:
- Notary On Demand-Service von Notarize: Ermöglicht die Bearbeitung von Anfragen durch Agent*innen des Notarize-Service.
- Hausinternes notarielles Personal mit Multi-Faktor-Unterzeichnungs-Authentifizierung: Ermöglicht es internem notariellen Personal, die Beglaubigungsanfragen zu bearbeiten. Bei dieser Methode müssen Unterzeichnende die Multifaktor-Authentifizierung (Schritte 6–9 für Empfangende) durchlaufen.
- Hausinternes notarielles Personal – dem notariellen Personal persönlich bekannt: Ermöglicht es internem notariellen Personal, die Beglaubigungsanfragen zu bearbeiten, ohne dass eine Multi-Faktor-Authentifizierung erforderlich ist.
Hinweis:
Wenn du die Notarize-Transaktionen auf der Seite Sendeeinstellungen nicht siehst, überprüfe, ob die Einstellungen auf Kontoebene aktiviert sind.
Acrobat Sign-Integrationen, die Notarize-Transaktionen unterstützen
- Microsoft-Integration
- Word
- PowerPoint
- Teams
- SharePoint
- Acrobat Desktop
Einschränkungen/inkompatible Funktionen
- Lokalisierung – nur Englisch (USA)
- Die Notarize-Integrationsfunktion ist für selbstdefinierte Arbeitsabläufe, Selbstsignatur und Webformulare nicht verfügbar.
- Digitale Signaturen werden in Transaktionen mit notariellen Beglaubigungen nicht unterstützt.
- Die eingeschränkte Dokumentsichtbarkeit ist nicht mit der notariellen Beglaubigung kompatibel und wird nicht berücksichtigt, wenn sie aktiviert ist.
- Die Option, Dokumente getrennt zu halten ist für notariell beglaubigte Vereinbarungen nicht verfügbar.
- Zahlungsfelder können nicht für Teilnehmer verwendet werden, die eine notarielle Beglaubigung benötigen.
- Ehepartner-Szenario: Dieselbe E-Mail-Adresse kann nicht für zwei Unterzeichnende in Vereinbarungen verwendet werden, die eine Beglaubigung enthalten.
- Mehrere Unterzeichner, die eine notarielle Beglaubigung benötigen, können von einer einzigen Acrobat Sign-Transaktion aus initiiert werden, aber alle Unterzeichner müssen gleichzeitig an einer Notar-Sitzung auf der Notarize-Plattform teilnehmen.
Häufig gestellte Fragen:
Häufig gestellte Fragen zur Business-Plattform von Notarize Inc.
Die Option Dokumente getrennt halten wird derzeit nicht für Vereinbarungen mit notarieller Beglaubigung unterstützt. Einzeln notariell beglaubigte Dokumente können jedoch aus dem Abschnitt „Dateianhänge“ aus der zusammengeführten PDF-Datei abgerufen werden.
Transaktionen auf der Seite Sendeeinstellungen werden auf Grundlage der Berechtigungen des Unternehmens für Notarize-Transaktionstypen angezeigt.
Wende dich an den Support von Notarize Inc.
Hinweis:
Wenn es Updates für Abonnements, die mit Notarize verwaltet werden, gibt (z. B. das Hinzufügen neuer Transaktionstypen), muss die Integration über die Einstellungen auf Kontoebene möglicherweise erneut aktiviert werden, damit neue mit Notarize verwaltete Transaktionstypen in den Sendeeinstellungen angezeigt werden. Deaktiviere die Integration und aktiviere sie dann erneut, indem du den Notarize-API-Schlüssel eingibst.
Nein, es können keine Zeugen angegeben werden.
