Guide de l’utilisateur Adobe Sign pour Microsoft Dynamics (installation sur site)

L’intégration d’Adobe Sign à Microsoft Dynamics offre une solution prête à l’emploi permettant d’obtenir des signatures pour n’importe quel formulaire/contrat requis. Cette intégration offre les avantages suivants :

• Adobe Sign est intégré aux enregistrements CRM tels que les contacts, les comptes, les prospects, les opportunités, les commandes, les factures, les devis, les contrats et toute entité CRM personnalisée développée par votre administrateur.
• Accélération du processus de vente grâce à l’envoi en un seul clic d’accords (contrats et documents commerciaux, par exemple) à partir de Dynamics
• Mappage de données configurable par l’administrateur qui fusionne des données des entités Dynamics (comptes et contacts, par exemple) dans les accords et transfère des données recueillies auprès des signataires pendant le processus de signature à Dynamics.
• Activation sur les appareils mobiles par l’intermédiaire du Concentrateur du service client (disponible dans Dynamics 365 9.x et versions ultérieures).
• Signature aisée des destinataires en tout lieu, à tout moment et sur n’importe quel appareil
• Possibilité d’effectuer le suivi des documents envoyés pour signature à partir de Microsoft Dynamics
• Suppression des étapes manuelles dans l’intégralité du processus

Cette documentation se rapporte à Microsoft Dynamics 365 CRM 9.0 sur site et versions ultérieures.
                                                           

Accès à Adobe Sign

Adobe Sign est installé par l’administrateur Dynamics. L’accès est accordé via des rôles de sécurité.   Si vous devez accéder à Adobe Sign et si l’option ne figure pas sur la page principale, contactez l’administrateur Dynamics pour demander un accès utilisateur.

Demander des signatures

De nouveaux accords peuvent être créés dans le Concentrateur du service client.

La création d’un accord dans le Concentrateur du service client peut être effectuée en procédant comme suit :

• Cliquez sur le bouton Nouveaux enregistrements (le signe plus gris) et sélectionnez Accord.
• Accédez à l’option de menu Accords et cliquez sur le bouton Nouvel accord dans le ruban supérieur des actions :

L’option Demander des signatures est disponible dans le menu Plus....

Vous pouvez utiliser l’option Demander des signatures pour envoyer des accords pour signature à partir d’une entité Dynamics ou de la page Accords.

Pour envoyer un accord à partir d’une entité :

• Accédez à un enregistrement d’entité (opportunité ou compte, par exemple) dans CRM et cliquez dessus pour l’ouvrir.
• Cliquez sur le menu Autres commandes (…).
• Dans le menu, sélectionnez Demander des signatures.
  • Une liste de modèles disponibles remplace le menu.
  • L’entrée Nouvel accord, pour les accords qui ne reposent pas sur un modèle, figure en bas de la liste des modèles.

Une nouvelle page d’accord s’ouvre et toutes les valeurs de champ définiesdansle modèle d’accord sont complétées automatiquement.

Pour définir un accord et l’envoyer, seuls quelques éléments sont nécessaires :

• Destinataire : personne ou liste de personnes qui doivent signer ou approuver le document.
• Nom d’accord : mode de mise en surbrillance de l’accord dans l’objet du message électronique du signataire et dans les rapports internes.
• Document à signer : il peut s’agir d’un ou de plusieurs formulaires, d’un contrat ou de tout autre document qui exige une signature valide.

Section Destinataires

Un ou plusieurs signataires doivent être définis dans la section Destinataires. Saisissez les destinataires dans l’ordre dans lequel vous voulez qu’ils signent le document. Si vous commettez une erreur, vous pouvez modifier le champ Ordre de signature sur le côté gauche de la liste des destinataires.

Pour définir un destinataire :

• Cliquez sur Ajouter un destinataire dans le coin supérieur droit du panneau Destinataires :

Une superposition apparaît dans laquelle vous pouvez sélectionner le type de signataire/approbateur :

1. Sélectionnez la valeur correcte dans la liste déroulante Type de destinataire.

• Nouveau : lorsque le destinataire ne correspond pas à une valeur connue dans Dynamics.
• Contact : pour les destinataires qui sont définis en tant qu’entités de contact dans Dynamics.
• Prospect : pour les destinataires qui sont définis en tant que prospects dans Dynamics.
• Utilisateur : décrit les utilisateurs internes de votre environnement Dynamics.

2(a). Lorsque vous sélectionnez Nouveau, la superposition change afin que vous puissiez saisir un nom complet et une adresse électronique.

Cette action n’enregistre pas un nouveau contact/prospect dans Dynamics. Elle utilise uniquement le nom et l’adresse électronique pour cette transaction.

2(b). Lorsque vous sélectionnez Contact, Prospect ou Utilisateur, la superposition change pour que vous puissiez rechercher l’entité spécifique sélectionnée. Saisissez le nom (ou une partie de celui-ci), puis cliquez sur l’icône de recherche pour sélectionner le destinataire spécifique à inclure.

Dans la mesure où Dynamics comprend ces types d’entités, l’adresse électronique est importée à partir de la base de données.

3. Un rôle de destinataire doit être défini pour chaque destinataire.  Les rôles sont les suivants :

• Signataire (valeur par défaut) : des signataires sont invités à apposer au moins une signature sur l’accord.
• Approbateur : les approbateurs ne sont pas obligés de signer l’accord (bien qu’ils le puissent si des champs de signature ont été placés pour eux), mais ils doivent l’approuver, ce qui est consigné dans un journal.
• Cc : les parties en Cc (copie carbone) sont incluses dans le processus de notification de l’accord, mais n’ont aucune interaction avec l’accord ou le cycle de signature.

4. Une vérification de l’identité doit être définie pour chaque destinataire. Les options disponibles sont déterminées par les authentifications activées par l’administrateur.

• E-mail est la valeur par défaut et exige uniquement que le destinataire accède à l’accord par le biais de son lien d’adresse e-mail.
• La vérification Adobe Sign exige que le destinataire s’authentifie auprès du système d’identité Adobe.
  
  • Tous les accords signés uniquement par l’expéditeur doivent définir Vérification de l’identité sur Adobe Sign.
  • Il n’est pas recommandé d’utiliser Adobe Sign comme méthode de vérification pour les destinataires externes, à moins que vous ne soyez sûr qu’ils disposent déjà d’un compte Adobe pour s’authentifier.
• La vérification téléphonique envoie un message au destinataire avec un code qu’il doit saisir.
  • L’expéditeur doit fournir le numéro de téléphone du destinataire au moment de la configuration du destinataire.
    
• La vérification par mot de passe exige que l’expéditeur informe le destinataire (hors bande) du mot de passe afin qu’il puisse vérifier son identité.
  
• La vérification de la base de connaissances utilise les informations publiques d’un destinataire (et éventuellement son numéro de sécurité sociale) pour poser une série de questions. 
  
  • La vérification de la base de connaissances n’est utile que pour les destinataires basés aux États-Unis.
    

5. Une fois le destinataire défini, cliquez sur Enregistrer.

6. Répétez les étapes 1 à 5 pour tous les signataires/approbateurs.

Ordre de signature

Il existe deux workflows pour l’ordre de signature : séquentiel et parallèle. Cette option est régie par la case à cocher Signer dans l’ordre située au bas du panneau Destinataires.

Lorsque l’option Signer dans l’ordre est cochée, les destinataires reçoivent l’accord dans l’ordre dans lequel ils sont répertoriés dans la section Destinataires. Le premier destinataire est informé de l’accord, et aucune autre partie n’est avertie tant que le premier destinataire n’a pas terminé son action.  Le deuxième destinataire est alors informé, et ainsi de suite jusqu’à ce que l’accord soit terminé.

Lorsque l’option Signer dans l’ordre n’est pas cochée, l’accord est envoyé pour signature parallèle, de sorte que tous les destinataires en sont immédiatement informés et que l’accord est complété une fois leur action terminée.

Modification de l’ordre des destinataires

Cliquez une seule fois sur le numéro situé à gauche du nom du destinataire. La valeur numérique devient modifiable. Définissez le numéro du rang que vous souhaitez affecter au destinataire dans le processus de signature. Les autres destinataires sont ajustés en conséquence.

Modification des valeurs des destinataires

Vous pouvez modifier toutes les valeurs de destinataire qui ne sont pas verrouillées (comme l’indique l’icône en forme de cadenas) en cliquant une seule fois sur le champ.

Cette action ouvre le champ à modifier ou permet de sélectionner une nouvelle valeur dans la liste.

Une fois la modification effectuée, cliquez sur l’icône Enregistrer dans le volet du destinataire.

Section Fichiers

Pour ajouter un document à votre accord, cliquez sur le bouton Ajouter des fichiers dans le coin supérieur droit de la section Fichiers.

Après avoir cliqué sur Ajouter des fichiers, une fenêtre contextuelle vous permet de choisir parmi deux sources pour charger des fichiers :

• Mon ordinateur : permet de rechercher et de charger un fichier à partir de votre système local ou d’un lecteur en réseau (par exemple, SharePoint).
  
• Modèles : l’option Modèles permet d’accéder aux modèles chargés dans votre compte Adobe Sign.
  • L’option Joindre le fichier de la bibliothèque Adobe Sign est uniquement disponible lors de la création d’un nouveau document d’accord, et n’est pas disponible lors de la création d’un modèle.
    
  • Seul l’administrateur peut ajouter des documents à la bibliothèque.

Section Message

La section Message contient l’objet de l’accord (également utilisé comme nom de l’accord) et un message général destiné aux destinataires.

• Objet : le champ Objet est important dans le processus de notification. Il apparaît dans l’objet de l’e-mail, en gras, dans le corps de l’e-mail et dans une plus petite police dans la description réutilisable (surlignée en jaune ci-dessous).
• Message : le champ Message est un champ de texte brut ouvert dans lequel vous pouvez insérer un message ou des instructions à l’attention du signataire (mise en surbrillance verte ci-dessous).

Section Options

La section Options contient un certain nombre d’options de configuration qui ne s’appliquent qu’à cette transaction :

• Prévisualiser et positionner les signatures avant l’envoi : lorsque cette case est cochée, l’accord ouvre automatiquement l’environnement de création pour permettre à l’expéditeur de placer les champs de formulaire.
• Échéance : si cette case est cochée, l’accord définit une date de fin à l’expiration de l’accord.
• Jours avant expiration de l’accord : cette option définit le nombre de jours pendant lesquels l’accord peut être signé lorsque la fonctionnalité Expiration de l’accord est activée.
• Exiger la signature en personne : si le signataire doit appliquer sa signature sur le système local ou la tablette de l’expéditeur sans avoir recours à l’e-mail, l’expéditeur peut héberger la signature à l’aide de cette option.
• Ajouter une page de destination post-signature : lorsque cette option est activée, vous pouvez définir l’URL de la page vers laquelle le destinataire est redirigé une fois son interaction avec l’accord terminée.
• Page de destination post-signature : ce champ contient l’URL de la page vers laquelle vous souhaitez rediriger les destinataires lorsque l’option Ajouter une page de destination post-signature est activée.
• Délai en secondes pour la redirection : obligatoire lorsqu’une page de destination post-signature est définie, ce paramètre définit le délai à respecter avant de rediriger le destinataire vers la page de destination désignée une fois la signature apposée.
• Rappel pour le destinataire : définit un cycle de rappels pour la transaction.  Les rappels peuvent être configurés pour être envoyés au destinataire actuel selon un cycle quotidien ou hebdomadaire.
  
• Type de signature : détermine le type de signature attendu sur l’accord :
  
  • Électronique : demande aux destinataires d’apposer une signature électronique.
    
    • Cette option peut permettre au destinataire de modifier le workflow en signature par écrit si elle est activée par votre administrateur.
      
  • Par écrit : oblige le destinataire à télécharger le document, à le signer physiquement, puis à charger une image numérisée de ce document signé.
    
    • Les signatures par écrit ne peuvent pas être converties en signatures électroniques.
      
• Langue du destinataire : cette option détermine la langue utilisée dans l’interface web et l’e-mail du destinataire.
  
• Protection par mot de passe : activez cette option si vous souhaitez appliquer un mot de passe au document final pour empêcher tout accès non authentifié.

Une fois les destinataires définis, les fichiers joints et les manipulations de champ terminées, cliquez sur Envoyer l’accord dans les éléments de menu principaux :

Demande de signatures depuis n’importe quelle entité à l’aide d’un modèle

Les administrateurs de Dynamics ont la possibilité de créer un ou plusieurs modèles pour toute entité Dynamics (Contact, Opportunité, Compte) qui préconfigurera l’accord, ce qui limite la configuration manuelle requise par l’expéditeur.

Les modèles sont accessibles par le biais de l’icône Autres commandes (…) située sur le ruban.

Création rapide d’accords à partir du menu Nouveau (+)

Si vous connaissez le type d’entité à partir duquel un modèle est construit, vous pouvez lancer un nouvel accord à partir du menu Nouveau :

• Cliquez sur l’icône Nouveau (+) dans le ruban supérieur.
• Sélectionnez Accord dans la liste des options de la section Enregistrements.
  • Le volet Création rapide : accord s’affiche.

• Sélectionnez l’Entité associée au modèle que vous souhaitez utiliser.
  • Une fois la sélection effectuée, deux recherches sont affichées pour vous permettre de sélectionner l’objet spécifique que voussouhaitezassocier à l’accord et le modèle à utiliser :

• Cliquez sur le champ Choisir {Entité} pour afficher une liste des objets conformes au type d’Entité approprié. Sélectionnez votre objet
  • La saisie d’une portion du nom de l’entité limite le menu aux objets qui correspondent à votre chaîne.
• Cliquez sur Choisir un modèle pour afficher un petit menu contenant les modèles associés à l’Entité sélectionnée.   Sélectionnez le modèle
• Cliquez sur Enregistrer

Une fois que vous avez cliqué sur le bouton Enregistrer, l’accord est créé sur la base des valeurs du modèle :

• Si le modèle ne comporte pas de destinataire ou de fichier joint, l’accord est créé avec le statut Projet.
• Si le modèle comprend un destinataire et un fichier joint, mais qu’il ne comporte pas d’option Envoi en un clic activée, l’accord est créé avec le statut Projet.
• Si le modèle comporte un destinataire et un fichier joint, et que l’option Envoi en un clic est activée dans le modèle, l’accord est automatiquement envoyé en signature.

Vérification du statut d’un accord

Le statut d’un accord indique son statut juridique actuel. Il est mis à jour dans Dynamics à un intervalle régulier. Les valeurs de statut sont les suivantes :

• Brouillon : accord créé, mais qui n’a pas été encore envoyé.
• Emis pour signature : en cours de signature.
• Signé/approuvé : entièrement complété par toutes les parties.
• Annulé : le processus de signature a été annulé avant que toutes les signatures ne soient obtenues.
• Expiré : accord qui n’a pas été complété avant la date d’expiration configurée.
  

Le meilleur moyen de trouver un accord consiste à chercher les entités associées à l’entité principale utilisée pour créer l’accord.

Par exemple, si vous avez créé un accord à l’aide d’un Contact, vous pouvez vérifier les entités associées en accédant à ce Contact, puis en cliquant sur l’onglet Associé et en sélectionnant Accords dans le menu :

Lorsque vous ouvrez la fenêtre de relation, l’objet Accords s’affiche. Lorsque vous cliquez sur cette option, la liste complète des accords associés à l’entité s’ouvre.

Un autre moyen de voir le statut d’un accord consiste à examiner la liste complète des accords :

• Accédez à Adobe Sign > Accords

Tous les accords, indépendamment de l’entité, sont répertoriés dans la liste des accords de la page Accords.

• Les accords ayant le statut Signé affichent le nom, le statut de l’accord, ainsi que les dates des accords.
• Les accords ayant le statut Refusé, Émis pour signature et Brouillon ne contiennent pas de date Signé le car ils ne sont pas encore terminés.
  • La valeur Signé le indique quand l’accord est complété et signé légalement. Les signatures incrémentielles au cours du processus de signature ne sont pas reflétées.
    

Mise à jour du statut, envoi de rappels et annulation d’accords

Trois actions peuvent être appliquées aux accords non signés :

• Mettre à jour : interroge activement le serveur Adobe Sign pour connaître le statut actuel.
• Envoyer un rappel : envoie immédiatement un rappel par courrier électronique au signataire actuel de l’accord.
• Annuler l’accord : met fin à l’accord dans le système et envoie un avis d’annulation au signataire.

Chacune de ces actions peut être exécutée dans l’accord à l’aide des boutons situés le long de la partie supérieure.

Adobe Sign sur le Concentrateur du service client

Si Adobe Sign pour Dynamics version 9.2 ou ultérieure a été déployé dans votre entreprise, vous pouvez également accéder aux fonctionnalités d’Adobe Sign sur le Concentrateur du service client Dynamics.

Les fonctionnalités du Concentrateur du service client sont identiques, avec en outre une mise en forme améliorée et un accès direct aux téléphones, tablettes et autres appareils mobiles.