Bibliotecas Creative Cloud en el almacenamiento comercial

Use Bibliotecas Creative Cloud para recopilar, organizar y compartir elementos de diseño con equipos de creativos. Bibliotecas Creative Cloud permite agilizar el trabajo al reducir las tareas del proceso creativo, lo que facilita a los diseñadores el uso de los recursos adecuados y permite a las organizaciones controlar el uso de estos.

Nota:

Bibliotecas Creative Cloud para empresas solo está disponible si su organización utiliza Almacenamiento de Adobe para empresas, un servicio que se está implementando en todo el mundo de manera gradual.

Bibliotecas de proyectos

Las bibliotecas de proyectos le permiten compartir de manera sencilla y rápida colecciones de elementos con su organización o colaboradores. Anteriormente, las bibliotecas de proyectos solo estaban disponibles con Creative Cloud para equipos y Creative Cloud para empresas, pero ahora están disponibles para todos los usuarios de Creative Cloud. Obtenga más información sobre Bibliotecas Creative Cloud.

Las organizaciones empresariales pueden permitir a los usuarios crear y administrar bibliotecas de dos maneras diferentes; las bibliotecas se puede guardar en el almacenamiento personal de los usuarios o en un proyecto. En Creative Cloud para equipos y Creative Cloud para empresas, los proyectos forman parte del almacenamiento empresarial de la organización; en Creative Cloud para particulares o cuentas gratuitas, los proyectos forman parte del almacenamiento personal. Al guardar en el almacenamiento personal, el creador es el propietario de la biblioteca y tiene control total sobre el uso compartido y la administración de la biblioteca. Cuando un usuario crea una biblioteca en una carpeta en el almacenamiento comercial, no hay un propietario individual; la organización la comparte y puede heredar permisos del proyecto. Las bibliotecas en el almacenamiento comercial ayudan a garantizar la continuidad si un usuario cambia de función, abandona un proyecto o deja la empresa.  

Comenzar con las bibliotecas de proyectos

Debes crear un proyecto para permitir a los usuarios crear bibliotecas en el almacenamiento empresarial. Un administrador del sistema o el almacenamiento puede hacer esto en la Adobe Admin Console o, si la organización lo permite, los usuarios pueden hacerlo en Adobe Express.

  1. Una vez creado el proyecto, los usuarios pueden crear bibliotecas y archivos de Express y guardarlos en un proyecto disponible o en el almacenamiento personal. Un usuario debe tener permisos de edición en un proyecto para poder guardar contenido nuevo allí.

    Los usuarios asignados al proyecto heredarán permisos para todas las bibliotecas almacenadas en esa carpeta. Los editores también pueden invitar directamente a particulares a una biblioteca. 

  2. Al igual que en una biblioteca en el almacenamiento personal, el creador de una biblioteca puede establecer permisos para verla y usarla.

  3. Los usuarios de Express pueden explorar marcas y bibliotecas de proyectos a través de la pestaña Proyectos de Tus cosas en Express. Para utilizar la biblioteca en otras aplicaciones de Creative Cloud, debe añadirlas a las bibliotecas.

  4. Administre sus bibliotecas a través de Express, la aplicación de escritorio de Creative Cloud, en el panel Bibliotecas en las aplicaciones de Adobe o en Creative Cloud en la web. Encontrará sus bibliotecas de proyectos si busca el icono de proyectos ii que hay junto a ellas.

Determinar la estructura de carpetas para los proyectos

Si los administradores lo permiten, los usuarios pueden crear nuevos proyectos dentro de Express. Un proyecto es simplemente una ubicación de almacenamiento compartido para marcas, bibliotecas y archivos de Express, con usuarios asignados a él. Los usuarios que se hayan añadido a un proyecto heredarán automáticamente los permisos para las marcas y bibliotecas que contenga. El uso de proyectos agiliza el intercambio de contenido.

Pueden asignarse usuarios a uno o más proyectos, por lo que hay flexibilidad en la configuración de su estructura. Le recomendamos que considere la posibilidad de limitar las carpetas a los grupos de trabajo que necesitan acceso a los recursos de diseño compartidos. Comience observando su organización y cómo trabajan juntos los diferentes grupos de personas. Luego cree proyectos que coincidan con esas necesidades. Por ejemplo:

Guía de estilo corporativo

Ejemplo de guía de estilo corporativo
Cree una guía de estilo corporativo para garantizar la uniformidad de la marca.

Para escenarios como una guía de estilo corporativa, configure un proyecto con un número limitado de editores. Invite a los espectadores al proyecto directamente o establezca el acceso al proyecto en Todos en <su organización> pueden verlo. Cree una biblioteca en ese proyecto para almacenar colores corporativos, estilos de tipografías, logotipos y otros recursos de marca, y configure la biblioteca con solo permisos de visualización para tenerlo todo bajo control, respetar la imagen de marca y garantizar que los diseñadores siempre tengan los recursos con las últimas modificaciones. Más información.

Bibliotecas específicas de departamentos/proyectos

Ejemplo de biblioteca específica de proyectos
Cree bibliotecas específicas de proyectos para facilitar el acceso entre los colaboradores.

Cree proyectos que se asignen a varios departamentos o grupos de trabajo para brindar acceso sencillo a una colección de bibliotecas a los colaboradores correspondientes. Puede invitar a los integrantes del proyecto como editores y los colaboradores pueden cargar elementos, colores, estilos de texto, fotos de Adobe Stock, pinceles, vídeos y más que sean específicos de su departamento o proyecto. Estos elementos y modificaciones se sincronizan automáticamente para todos los usuarios.

Proyecto “Todos”

Su organización puede tener un proyecto existente llamado “Todos”, con toda su empresa asignada en el nivel de proyecto. Si tiene bibliotecas que deben compartirse con todos los usuarios, como una guía de estilo corporativa, este puede ser un proyecto adecuado, aunque es posible que deba cambiar los permisos de los usuarios para ver/comentar. Dependiendo del tamaño de su empresa, le recomendamos que evalúe la necesidad de una distribución tan amplia de bibliotecas y se plantee crear proyectos con un alcance más limitado y mover bibliotecas del proyecto Todos a aquellos proyectos de acceso más limitado.

Mover bibliotecas almacenadas en el almacenamiento personal a un proyecto

Los usuarios de Creative Cloud tienen la flexibilidad de trasladar bibliotecas del almacenamiento personal a un proyecto. Esto les permite compartir rápidamente la biblioteca con un grupo de usuarios que puedan necesitar acceso a ella y al mismo tiempo aprovechar las ventajas de la propiedad compartida.

  1. Abra el panel Bibliotecas en una aplicación de escritorio de Creative Cloud.

  2. Seleccione el icono Más Opciones   de una biblioteca y elija Mover.

    Captura de pantalla de las opciones que se muestran al seleccionar el icono de puntos suspensivos
    Mueva su biblioteca a otra ubicación.

  3. Elija la ubicación de almacenamiento y determine el nivel de acceso.

    Captura de pantalla del cuadro de diálogo de mover al almacenamiento comercial
    Seleccione una ubicación de almacenamiento para mover su biblioteca.

  4. Seleccione Guardar.

Administrar las bibliotecas

Permisos

Las bibliotecas ofrecen dos configuraciones de permisos: “Ver y usar” y “Editar”. Para que los creativos puedan utilizar el contenido de una biblioteca (arrastrar y soltar gráficos, aplicar colores, fuentes, estilos de caracteres, etc.), deben tener al menos el permiso Ver. Este permiso concede un poco más de acceso que los permisos Ver tradicionales en el sentido de que también pueden usar la biblioteca.

Los usuarios con el permiso Editar pueden realizar una administración más avanzada de la biblioteca: editar el contenido (eliminar, cambiar el nombre, añadir contenido), crear y modificar grupos en la biblioteca, compartir la biblioteca con otros usuarios e incluso eliminarla por completo.

En el caso de una guía de estilo corporativa, un pequeño número de integrantes de su equipo de marca deben configurarse como editores, y a todos los demás colaboradores de la biblioteca se les puede conceder simplemente el permiso Ver.

Acceso heredado para bibliotecas de proyectos

Para aprovechar al máximo el almacenamiento comercial, los administradores pueden utilizar la configuración de nivel de proyecto para brindar acceso a todas las bibliotecas dentro de ese proyecto. Por ejemplo, si tiene una biblioteca específica de Growth Marketing, los administradores pueden crear un proyecto para el departamento y asignar usuarios una vez en el nivel de proyecto. Luego, por cada nueva biblioteca creada dentro de esa carpeta, los derechos de acceso se otorgarán automáticamente a todos los usuarios ya asignados a la carpeta.

Permisos heredados para bibliotecas de proyectos

Cuando crea una biblioteca de proyecto, está automáticamente disponible para los colaboradores asignados en el nivel de carpeta. Puede limitar aún más los permisos para los colaboradores del proyecto activando la opción “Restringir edición”. Desactivar esta configuración permitirá a los editores del proyecto editar la biblioteca, mientras que los comentaristas del proyecto podrán seguir viendo y usando el contenido.

Captura de pantalla del cuadro de diálogo de crear una biblioteca
Establezca el acceso de visualización o edición para sus colaboradores.

Invitaciones directas

Para cada biblioteca, además de heredar los usuarios del proyecto, siempre puede invitar a usuarios particulares o grupos de usuarios adicionales. no hay ningún límite en el número de colaboradores que puede tener en una biblioteca.  

  • Particulares: son usuarios únicos que pueden formar parte de la organización o ser ajenos a ella (según la directiva de uso compartido de recursos). 

  • Grupos: grupos sincronizados con Azure Active Directory creados por el administrador en el directorio Azure Active Directory de la organización y que se han sincronizado a través de la Admin Console en la libreta de direcciones de la organización.

Captura de pantalla de las opciones que aparecen al seleccionar el menú del panel de la biblioteca
Invite a colaboradores adicionales a su biblioteca.

Descubra cómo Añadir editores y observadores para colaborar

Configuración de acceso más amplia

  • Cualquier persona de la organización puede verlo (solo disponible para cuentas de Creative Cloud para equipos y Creative Cloud para empresas): permite el acceso a cualquier usuario que esté configurado en esa organización.
  • Cualquiera que tenga un vínculo puede verlo (realmente público): permite el acceso a cualquier usuario que tenga un inicio de sesión de Creative Cloud en cualquier cuenta para particulares, de equipo o empresarial.

Preguntas frecuentes

Los proyectos ahora están disponibles para todos los usuarios de Creative Cloud. Sin embargo, las ventajas de los proyectos en el almacenamiento comercial solo están disponibles para Creative Cloud para equipos y Creative Cloud para empresas mediante Almacenamiento de Adobe para empresas.

Actualmente, los usuarios finales no pueden crear ni administrar carpetas. Deben confiar en los administradores del almacenamiento o del sistema.

No hay límite en el número de bibliotecas que puede crear. Este límite solo lo determinará la cantidad de espacio de almacenamiento de Creative Cloud que tenga.

Si bien las bibliotecas pueden contener un máximo de 10 000 elementos, recomendamos que se usen grupos para organizar los recursos de manera más eficaz. Buscar y examinar grandes bibliotecas puede ser una labor muy tediosa.

El tamaño máximo de archivo de cualquier recurso es 1 GB. Los recursos de la biblioteca deben sincronizarse con la nube y los archivos de gran tamaño tardan en cargarse. Recuerde que es posible que haya otros creativos que usen la misma biblioteca. El espacio que ocupan archivos de elementos como muestras de color, texto y estilos de párrafo y carácter es insignificante, mientras que los recursos como los contenidos de Photoshop de alta resolución y varias capas pesan más.

En una biblioteca no hay límite en el número de colaboradores.

La opción de invitar a personas permite a varios usuarios trabajar de forma conjunta y segura y solo con otros que hayan sido invitados. La opción de obtener vínculo permite crear un vínculo público con el que cualquiera con acceso a él puede descargar una copia de los recursos de su biblioteca. La copia es independiente y no está vinculada a la biblioteca original.

Las bibliotecas personales computarán en la cuota del usuario en 2021. Las bibliotecas en el almacenamiento comercial cuentan para la cuota del equipo. No afectan a la cuota del almacenamiento del usuario. Si una biblioteca se comparte con 10 usuarios, el cómputo solo afectará a la cuota del equipo, no a la de los usuarios de manera individual.

Adobe Bridge es una aplicación de escritorio que facilita y agiliza la localización y visualización de grandes cantidades de ficheros en diferentes formatos de archivos de gráficos almacenados en un disco duro local o servidor de archivos. Algunos usuarios crean “bibliotecas” de recursos con carpetas almacenadas en su disco duro y utilizan Adobe Bridge para acceder rápidamente a esas carpetas y usar los recursos. Este procedimiento es similar al de Bibliotecas Creative Cloud en algunos aspectos, pero los recursos de una Biblioteca Creative Cloud se almacenan en la nube, aparecen en un panel de las aplicaciones de escritorio y están mejor integrados con el entorno y funciones de las aplicaciones de Creative Cloud. Además, Bibliotecas Creative Cloud funciona de manera integrada con las aplicaciones móviles de Creative Cloud y otras aplicaciones de terceros de un modo que Adobe Bridge no lo hace.

MS Word y PowerPoint

El complemento de Creative Cloud para Microsoft Word y PowerPoint le permite acceder a las bibliotecas en Word y PowerPoint. Incorpore sus recursos de diseño en sus presentaciones, informes, folletos y otros materiales adicionales. Para obtener más detalles, consulte Complemento de Adobe Creative Cloud para Word y PowerPoint.

Zapier

Cree flujos de trabajo automáticos, denominados zaps, conectando sus Bibliotecas Creative Cloud con Hojas de cálculo de Google, Slack o cualquiera de las otras 1.500 aplicaciones disponibles en Zapier. Para obtener más detalles, consulte Bibliotecas Creative Cloud para Zapier

Gmail

Adobe Creative Cloud for Gmail le permite compartir vínculos a contenido almacenado en Creative Cloud Files, Bibliotecas y Creaciones móviles de Creative Cloud directamente en sus mensajes de Gmail.

Bibliotecas Creative Cloud no sustituye a ningún sistema DAM (administración de recursos digitales). Un sistema DAM está destinado principalmente a conservar una gran cantidad de recursos de imagen aprobados. Bibliotecas Creative Cloud es una solución más adecuada para elementos de diseño que permite acelerar las tareas dentro de las aplicaciones, como la de crear y aplicar colores, estilos de párrafo, elementos de página y recursos. Las Bibliotecas Creative Cloud se sincronizan en el equipo de cada usuario. Un sistema DAM, por el contrario, se ejecuta exclusivamente en un servidor o en la nube.

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