Este documento proporciona a los clientes de Workday los pasos necesarios para activar una cuenta de prueba con Adobe Sign y, a continuación, integrarla en el inquilino de Workday. El presente documento es una guía de instalación y no tiene como finalidad ser un manual de formación completo para Workday.

Si ya dispone de una cuenta de Adobe Sign, no es necesario que inicie una versión de prueba. Póngase en contacto con el administrador de satisfacción del cliente para solicitar la integración con Workday.

Para utilizar Adobe Sign en Workday debe conocer o comprender cómo crear y modificar elementos de Workday, tales como: marco del proceso empresarial, establecimiento y configuración del inquilino, informe e integración de Workday Studio.

Los pasos de alto nivel para completar la integración son:

• Activar su cuenta de prueba con Adobe Sign
• Generar una clave de integración en Adobe Sign
• Instalar la clave de integración en el inquilino de Workday

Activación de su cuenta de prueba de Adobe Sign

Para solicitar una versión de prueba de 30 días de Adobe Sign, rellene el siguiente formulario:

https://land.echosign.com/esign-trial-workday-registration.html

En el plazo de un día laborable, un especialista de introducción de Adobe Sign aprovisionará su cuenta (en Adobe Sign) para Workday. Una vez finalizado el proceso, recibirá un correo electrónico de confirmación:

Siga los pasos descritos en el correo electrónico para iniciar la cuenta y dirigirle hasta la página de Inicio de Adobe Sign.

Generar una clave de integración

Las instalaciones nuevas requieren una clave de integración que se generará en Adobe Sign y, a continuación, se introducirá en Workday. Esta clave autentica los entornos de Adobe Sign y Workday para que confíen el uno en el otro y compartan contenido. 

Para generar una clave de integración en Adobe Sign:

• Inicie sesión en el administrador con Adobe Sign.
• Vaya a Cuenta > Preferencias personales > Tokens de acceso.
• Haga clic en el icono del signo más en un círculo en la parte derecha de la ventana.

Se carga la interfaz Crear clave de integración:

• Proporcione un nombre intuitivo para la clave (p. ej.: Workday).

La clave de integración debe tener los siguientes elementos activados:

• agreement_read
• agreement_write
• agreement_send
• widget_read
• library_read

• Haga clic en Guardar.

Aparece la página Tokens de acceso que muestra las claves diseñadas en su cuenta.

• Haga clic en la definición de clave creada para Workday.
  • El vínculo Clave de integración aparece en la parte superior de la definición.
• Haga clic en el vínculo Clave de integración.

Se muestra la clave de integración.

• Copie esta clave y guárdela en un lugar seguro para el siguiente paso.
• Haga clic en Aceptar.

Configuración del inquilino de Workday

Instalar la clave de integración

Al instalar la clave de integración en el inquilino de Workday se establece una relación de confianza con Adobe Sign. Una vez que la relación se haya establecido, cualquier proceso empresarial puede tener un paso de Revisar documento agregado que permita realizar el proceso de firma.

Nota: Adobe Sign se comercializa como “Adobe Document Cloud” en el entorno de Workday.

Para instalar la clave de integración:

• Inicie sesión en Workday como administrador de cuentas.
• Busque Editar configuración del inquilino - Procesos empresariales.

Se carga la página Editar configuración del inquilino - Procesos empresariales. 

Existen cuatro campos que pertenecen a la integración de Adobe Sign:

Confirmación de Adobe Document Cloud: un texto fijo que confirma la integración.

Clave de la API de Adobe Document Cloud: donde está instalada la clave de integración.

Dirección de correo electrónico del remitente de Adobe Document Cloud: la dirección de correo electrónico del administrador de nivel de grupo en Adobe Sign.

Borrar documentos pendientes de firma electrónica cuando el documento se ha cancelado: un parámetro opcional que elimina documentos del ciclo de firma si un documento se ha cancelado en Workday.

Complete el proceso de instalación:

• Pegue la clave de integración en el campo Clave de integración de la API de Adobe Sign.
• Introduzca la dirección de correo electrónico del administrador de Adobe Sign en el campo Dirección de correo electrónico del remitente de Adobe Document Cloud.
• Haga clic en Aceptar.

La funcionalidad de Adobe Sign ahora se puede añadir a cualquier proceso empresarial mediante la adición de un paso de Revisar documento y su configuración para utilizar “eSign by Adobe” como tipo de firma electrónica.

Configurar el paso Revisar documento

El documento para el paso Revisar documento puede ser un documento estático; un documento generado por el paso Generar documento en el mismo proceso empresarial; o bien, un informe con formato creado con el diseñador de informes Workday. Todos estos casos se puede aumentar con las etiquetas de texto de Adobe para controlar el aspecto y la posición de los componentes específicos de Adobe Sign. El origen del documento debe especificarse dentro de la definición de procesos empresariales. No es posible cargar un documento específico mientras el proceso empresarial está en ejecución.

La capacidad de tener grupos de firmantes serializados es exclusiva de Adobe Sign con el paso Revisar documento. Esto permite especificar grupos basados en roles que firman secuencialmente. No se admiten los grupos de firma paralelos entre sí.

Para obtener ayuda con la configuración del paso Revisar documento, consulte la guía de Inicio rápido.

Asistencia

Asistencia de Workday

Workday es el propietario de la integración y debe ser el primer punto de contacto para plantear preguntas sobre el ámbito de la integración, solicitudes de funciones o problemas sobre el funcionamiento diario de la integración.

La comunidad de Workday tiene varios artículos útiles sobre cómo solucionar problemas acerca de la integración y generar documentos:

• Solución de problemas de integraciones de firma electrónica
• Paso Revisar documentos
• Generación dinámica de documentos
  
• Consejos para la configuración de generación de documentos

Asistencia de Adobe Sign

Adobe Sign es el socio de la integración y debe ponerse en contacto con el mismo si la integración no puede obtener firmas o si la notificación de firmas pendientes falla.

Los clientes de Adobe Sign deben ponerse en contacto con el administrador de satisfacción del cliente (CSM) para obtener asistencia. También puede ponerse en contacto con el servicio de asistencia técnica de Adobe por teléfono: llame al 1-866-318-4100, espere a la lista de productos y luego introduzca 4 y 2 (tal y como se lo pidan).

• Adición de etiquetas de texto de Adobe a los documentos
  
• Revisar la configuración del documento y los ejemplos