Oversikt
Funksjonen Automatisk registrering av arbeidsflyt lar administratorer kontrollere avtaleversjonskontroll på filnivå ved å installere en unik tegnstreng på den første siden i PDF-en. Denne unike strengen legges deretter til i en tilpasset arbeidsflyt, slik at Acrobat Sign logisk kan koble til den opplastede filen og arbeidsflyten når avsenderen laster opp filen.
Dette gjør at organisasjoner som produserer egendefinerte dokumenter på standardmaler, kan automatisere avtalestrukturen og plassere skjemafelt gjennom maler, noe som reduserer tiden det tar for avsendere å konfigurere og opprette individuelle avtaler.
Hvordan automatiserte arbeidsflyter brukes av avsendere
Automatisk arbeidsflytgjenkjenning utløses av brukere når de laster opp en PDF gjennom knappen med Start fra bibliotek > Velg filer fra Min datamaskin på Hjem-siden.
- Opplasting av en fil ved hjelp av en annen metode/grensesnitt enn knappen med Start fra bibliotek > Velg filer fra Min datamaskin forbigår den automatiske deteksjonsprosessen fullstendig.
- Bare en PDF-fil utløser arbeidsflytgjenkjenningen.
- Forsøk på å laste opp et dokument som ikke er i PDF-format, resulterer i en Ugyldig dokument-feil.
Når filen er lastet opp, evaluerer Acrobat Sign den første siden i den opplastede filen på leting etter en potensiell tekstmatchingsstreng.
Alle strenger som samsvarer med parameterne for tekstmatching sammenlignes med strengene for tekstmatching som brukes av arbeidsflyter som avsenderen har tilgang til gjennom gruppemedlemskapene sine.
Hvis strengen med tekstmatching i filen samsvarer med en matchende arbeidsflyttekst, rutes avsenderen til den egendefinerte opprettingssiden for den relaterte arbeidsflyten.
- Den opplastede filen legges ved automatisk og kan ikke fjernes.
- Hvis arbeidsflyten er tilgjengelig på organisasjonsnivå, kan avsenderen velge gruppen avtalen skal sendes under.
- Hvis arbeidsflyten er relatert til én gruppe, blir gruppevelgeren automatisk satt til verdien som arbeidsflyten er tilknyttet og kan ikke endres.
- Alle andre alternativer for arbeidsflyt er tilgjengelige som forventet med en manuelt valgt arbeidsflyt.
Arbeidsflyten kan konfigureres til å bruke et skjemafeltlag, noe som fjerner behovet for at avsendere forhåndsviser og legger til signaturfelt.
Avsenderen sender avtalen etter å ha verifisert den endelige avtalekonfigurasjonen.
Slik konfigureres arbeidsflyter for automatisering
Definer den matchende teksten
Det anbefales på det sterkeste at du har en plan for hvordan du bygger strengene for tekstmatching. Hvis du har hundrevis av arbeidsflyter, eller hvis kontoen bruker flere grupper hvorav noen bruker lignende skjemaer, vil du oppdage at det er viktig å ha en navnekonvensjon for tekstmatchingsstrengen.
Kravene til tekstmatchingsstrengen er:
- Hver tekstmatchingsstreng må være unik innenfor kundens Acrobat Sign-konto.
- Koden må være en kontinuerlig streng med tegn som er mellom 20 og 30 tegn lang.
- Denne strengen kan bare inneholde tegnene alfanumerisk, bindestrek «-» og understrek «_». Ingen punktum eller mellomrom er tillatt.
Når du fastslår din tekstmatchingskonvensjon, må du vurdere:
- Om skjemaet har en eksisterende dokument-ID som du kan inkludere (for eksempel W-4 eller NDA)
- Om skjemaet har en åpenbar versjon som er lett å forstå (for eksempel W-4_2024 eller NDA_Q1-2024)
- Om du gruppenavnet som er relatert til arbeidsflyten skal inkluderes (f.eks. HR-W-4_2024 eller Lgl_NDA_Q1-2024)
- Hvilken logisk type av versjonsstreng kan brukes og forstås av andre dokumentopprettere (f.eks. HR-W-4_2024_ver1_1 eller Lgl_NDA_Q1-2024_interns)
Husk at strengen må være mellom 20 til 30 tegn, så fyll volumet med noe meningsfylt som vil lette vedlikehold i fremtiden.
Legg til tekstmatchingen i PDF-dokumentet
Tekststrengen må være på den første siden i den opplastede filen.
Teksten kan være en vilkårlig farge eller størrelse.
Normalt finnes versjonskontrollnumre i hjørnene på dokumenter, men du kan plassere strengen hvor som helst på den første siden:
Legg til tekstmatchingen i arbeidsflyten din via fanen Informasjon om arbeidsflyt
Opprett en ny arbeidsflyt (eller rediger en eksisterende) for å legge til tekstmatchingsstrengen i fanen Informasjon om arbeidsflyt:
Det å legge til en tekstmatchingsstreng i en arbeidsflyt hindrer ikke at arbeidsflyten brukes manuelt.
Konfigurer fanen Dokumenter til å inkludere den opplastede PDF-en
Arbeidsflyten må være konfigurert for å godta den opplastede filen på fanen Dokumenter. For å konfigurere dette dokumentet:
- Velg Legg til dokument -koblingen, som legger til en rad for ett dokument (fil).
- Oppgi en dokumenttittel. Denne verdien vises på avsenderens side Skriv når du oppretter avtalen deres. Det anbefales at dokumenttittel gjenspeiler at dokumentet er den samme filen som ble lastet opp, slik at avsendere ikke blir forvirret.
- La feltene med filer og dokumentnavn være tomme.
- Den generelle anbefalingen er å markere avmerkingsboksen med obligatorisk slik at det vises i brukergrensesnittet som et nødvendig element, og kan redusere spørsmål om hvorfor brukeren ikke kan erstatte det. Imidlertid har avmerkingsboksen obligatorisk ingen mekanisk innvirkning siden den opplastede filen legges ved automatisk og kan ikke fjernes av avsenderen, uavhengig av hvordan avmerkingsboksen er konfigurert.
Flere dokumenter kan legges til i malen hvis prosessen din tillater at avsenderen legger til mer / støttende innhold i avtalen.
Vurder hvordan skjemafeltene skal brukes i avtalen
Hvis du legger til skjemafelt gjennom malprosessen, slipper avsenderne å bruke tid på redigering i sine egne felt og sikrer at feltene plasseres og navngis riktig for eventuell rapportering.
Automatisk oppdaging av arbeidsflyt fungerer med PDF-filer som inneholder tekstkoder eller er utformet som AcroForms.
Du kan også legge til et skjemafeltlag i arbeidsflyten fra fanen med Dokumenter for å bruke alle signaturrelaterte felt og datainnhentingsfelt. Dette krever at en mal bygges på forhånd:
- Opprett en mal ved hjelp av den samme PDF-filen som du designer med tekstmatchingen inkludert.
- Inkluder tekstmatchingsstrengen i malnavnet for å finne den raskt.
- Konfigurer malen til å være både et dokument- og skjemafeltlag.
- Sikre at omfanget av Hvem kan bruke denne malen samsvarer med omfanget som er definert i arbeidsflyten.
- Forfatte feltene i malen.
- Lagre malen
For å legge til en skjemafeltmal i arbeidsflyten din:
- Åpne arbeidsflyten og gå til fanen med Dokumenter.
- Velg Legg til dokument-ikonet i delen med Skjemafeltlag.
- Et valgpanel viser deg alle tilgjengelige skjemafeltlag (gjennom gruppeutvalget du har gjort).
- Velg riktig skjemafeltlag.
- Velg OK for å fullføre vedlegget.
Et skjemafeltlag brukes i tillegg til alle felt som er inkludert i PDF-filen (tekstetikett eller AcroForm).
Tekstmatchingsverdiene vises på listen over arbeidsflyt
Arbeidsflyt som har en tekstmatchingsverdi, viser denne verdien i listen over egendefinerte arbeidsflyt: