Adobe Sign for selvsignering (Experience Cloud)

Selvsignering er en enkel og ferdig komponent som lar portalbrukere signere selvbetjeningsavtaler. Legg til denne komponenten i en Salesforce Experience Cloud-portal (kunde, partner, ansatt, osv) slik at brukere kan starte og signere avtalene sine direkte i portalen.

Forutsetninger

Nye installasjoner bør generere eksempler på avtalemaler ved kobling av Salesforce til Adobe Sign.

Trinn 1: Koble til kontoen

Hvis malene ikke ble generert under installeringen, eller hvis du har oppgradert fra en tidligere versjon av pakken til v19, kan du generere malene på fanen Adobe Sign-administrator.

2. Generer maler fra Administrator-fanen

Kontroller at

  • Avtaletyper-fanen har NDA-typen
  • Avtalemaler-fanen har malen Testfellesskapsavtale.
3. Avtaletype – NDA

4. Avtalemaler – Testfellesskap


Aktiver Chatter (bare v18-21)

Hvis pakkeversjonen er lavere enn v22, må Chatter være aktivert i SFDC-organisasjonen.

Hvis du ikke allerede har aktivert Chatter:

  • Gå til: Oppsett > Plattformverktøy > Funksjonsinnstillinger > Chatter > Chatter-innstillinger.
  • Klikk på Rediger-knappen.
  • Merk av i Aktiver-boksen.
  • Klikk på Lagre.


Aktivere digitale opplevelser

Digitale opplevelser må aktiveres, hvis det ikke allerede er gjort.

  • Gå til: Oppsett > Plattformverktøy > Funksjonsinnstillinger > Digitale opplevelser > Innstillinger.
  • Merk av for Aktiver digitale opplevelser
  • Oppgi et domenenavn for opplevelsene
    • Hvis kontoen allerede har et etablert domene, kan du bruke samme verdi for opplevelser
  • Klikk på Lagre.
    • Klikk på OK når du ser advarselen om at domenet ikke kan endres etter at det er etablert.
Aktivere digitale opplevelser


Aktivere to CSP-klarerte steder

To Content Security Policy-klarerte steder må være konfigurert for eksplisitt å tillate basis-URL-ene for Adobe Sign-kontoen.

1. Finn Adobe Sign-URL-segmentet:

  • Logg på Adobe Sign og se på URL-en
  • Kopier parameteren rett foran echosign.com (muligens adobesign.com)-delen (segmentverdien)
    • .na1 i dette tilfellet: https://caseyjones.na1.echosign.com
  • Lukk fanen.

 

2. Gå til Oppsett > Innstillinger > Sikkerhet > CSP-klarerte steder.

3. Klikk på Nytt klarert sted.

 

4. Angi feltene som følger:

  • Navn på klarert sted: AdobeSign
  • URL til klarert sted: https://secure.<shard>.adobesign.com
    • (f.eks. https://secure.na1.adobesign.com)
    • Hvis kontoen din ikke er oppdatert til adobesign.com-domenet, kan du bruke echosign.com i stedet
  • Aktiv: La være valgt
  • Kontekst: Opplevelsesbygger-nettsteder
  • Merk av for CSP-direktivet Allow site for frame-src

5. Klikk på Lagre.

Definisjon av klarert CSP-sted

 

6. Gå tilbake til Oppsett > Innstillinger > Sikkerhet > CSP-klarerte steder.

7. Klikk på Nytt klarert sted.

8. Angi feltene som følger:

  • Navn på klarert sted: AdobeSign2
  • URL til klarert sted: https://secure.adobesign.com
  • Aktiv: La være valgt
  • Kontekst: Opplevelsesbygger-nettsteder
  • Merk av for CSP-direktivet Allow site for frame-src

9. Klikk på Lagre.

Andre klarerte CSP-steder

 

Når du er ferdig, skal CSP-stedene se slik ut:

Klarerte CSP-steder


Aktiver tillatelsessettet Adobe Sign-fellesskapsbruker for alle fellesskapsbrukere.

Å tildele fellesskapsbrukerne tillatelsessettet Adobe Sign-fellesskapsbruker er ikke en forutsetning for å bygge fellesskapsportalen, men er nødvendig før brukerne kan bruke portalen:

  • Gå til Oppsett > Administrasjon > Brukere > Tillatelsessett.
  • Klikk på tillatelsessettet Adobe Sign-fellesskapsbruker.
Tildele tillatelsessett

  • Siden Tillatelsessett åpnes:
    • Klikk på Behandle tildelinger.
  • Siden Tildelte brukere åpnes.
    • Klikk på Legg til tildeling.
  • Siden Tildel brukere åpnes.
    • Velg alle brukerne som skal få tillatelsessettet.
    • Klikk på Tildel.
Tildele tillatelsessett til brukere


Opprette fellesskapsportalbrukeren

Klone fellesskapsbrukerprofilen

Når du skal konfigurere brukerprofilene for å bruke Adobe Sign selvbetjeningsportal, må du redigere profilen, og det betyr at du må klone en av standardprofilene.

  • Gå til Oppsett > Administrasjon > Brukere > Profiler.
  • Klikk på Klone-koblingen ved siden av en av en standard Kundefellesskap-profil.
    • Det er fire Kundefellesskap-profiler, og du kan bruke hvilken som helst av dem.
    • Merk deg Brukerlisens-typen for profilen du kloner.
  • Gi den klonede profilen et intuitivt navn og Lagre


Opprette en konto, kontakt og bruker for fellesskapet

En konto, kontakt og bruker må opprettes.

Merk:

En kontoeier må knyttes til en rolle for å aktivere portalbrukere. Pass på at Salesforce-brukeren har en tilknyttet rolle (hvilken som helst rolle fungerer).

Oppsett > Administrasjon > Brukere > Brukere > {klikk på Rediger-koblingen til venstre for Fullt navn}

Opprette en konto:

  • Start Salg-appen fra Appstarter.
  • Klikk på pilen som peker nedover, på Konto-fanen, og velg + Ny konto.

Når Ny konto-overlegget vises, skriver du inn en Kontonavn-verdi som tydelig identifiserer denne kontoen som Adobe Sign-portalkontoen.

  • Dette er den eneste verdien som trengs.
  • Klikk på Lagre når du er ferdig.

Deretter må en kontakt og en bruker opprettes for kontoen:

  • Klikk på Opprett-ikonet øverst til høyre i vinduet.
  • Velg Ny kontakt fra menyen.

Når Ny kontakt-overlegget vises:

  • Skriv inn en meningsfull Navn-verdi.
  • Skriv inn E-post-verdien for kontakten. Dette bør være e-postadressen til en administrator som administrerer innholdet i fellesskapsportalen.
  • Knytt Kontakt til kontoen for Adobe Sign-fellesskapsportalen som du opprettet i forrige trinn.
  • Klikk på Lagre.
Konfigurer fellesskapskontakten

  • Åpne den nye Kontakt-siden du akkurat opprettet.
  • Klikk på Oppsett-tannhjulet øverst til høyre i vinduet.
  • Velg Rediger objekt fra menyen.
Rediger kontaktobjektet

 

  • Velg Sideoppsett på venstre side.
  • Rediger kontaktoppsettet

 

  • Velg Mobil- og Lightning-handlinger fra objektalternativene.
  • Dra Aktiver kundebruker-knappen til delen Salesforce Mobile- og Lightning Experience-handlinger.
  • Dra Logg på opplevelse som bruker-knappen til delen Salesforce Mobile- og Lightning Experience-handlinger.
  • Lagre sideoppsettet.

  • Gå tilbake til fellesskapskontakten og klikk på knappen Aktiver kundebruker.
Aktiver kundebruker

En Ny bruker-side åpnes med kontaktinformasjonen importert.

Konfigurer brukeren:

  • Sett Brukerlisens til samme lisens som i profilen du klonet tidligere.
  • Angi Profil til den klonede profilen.
  • Klikk på Lagre når du er ferdig.

Siden Konfigurer bruker oppdateres og viser detaljene for brukeren.

  • Hold musepekeren over koblingen Tillatelsessettildelinger.
  • Klikk på knappen Rediger tildelinger.

Tillatelsessettildeling-siden for brukeren åpnes.

  • Velg Adobe Sign-fellesskapsbruker.
  • Klikk på knappen Legg til.
  • Klikk på Lagre


Konfigurere SFDC-fellesskapssiden


Starte en ny digital opplevelse

  • Gå til: Oppsett > Plattformverktøy > Funksjonsinnstillinger > Digitale opplevelser > Alle nettsteder.
  • Klikk på New-knappen.
Digitale opplevelser – Alle nettsteder

 

  • Velg Kundeservice-opplevelsen.
    • Kundeservice-opplevelsen er påkrevd for selvbetjeningskomponentene.

 

  • Når Kundeservice-siden lastes inn, klikker du på Kom i gang.

 

  • Skriv inn et Navn på nettstedet
    • Du kan også legge til et stedsspesifikt navn i URL-adressen, noe som er nyttig hvis du har flere nettsteder
  • Klikk på Opprett når Navn er konfigurert.

Grafikk vises på skjermen mens fellesskapet opprettes. Når det er opprettet, vises fellesskapssiden.

►Navnet på fellesskapet vises øverst i vinduet, fremhevet med gult.

►Den stedsspesifikke strengen i URL-adressen vises på adresselinjen, fremhevet med blågrønt.


Konfigurere Experience-arbeidsområdet for å aktivere brukere

  • Gå til: Oppsett > Plattformverktøy > Funksjonsinnstillinger > Digitale opplevelser > Alle nettsteder
  • Klikk på Arbeidsområder-koblingen i fellesskapet.
Klikk på Arbeidsområder

Siden Mine arbeidsområder lastes inn:

  • Klikk på alternativet Administrasjon.

Administrasjon-siden åpnes for fellesskapet.

Med Innstillinger valgt til venstre:

  • Klikk på knappen Aktiver til høyre for statusindikatoren.
Aktivere nettstedet

 

Velg Medlemmer til venstre.

  • Velg Alle fra nedtrekkslisten Søk.
  • Velg den tilpassede profilen du opprettet, fra listen Tilgjengelige profiler.
  • Klikk på knappen Legg til for å flytte profilen til listen Valgte profiler.
  • Klikk på Lagre.

Publisere portalen  

  • Gå til: Oppsett > Plattformverktøy > Funksjonsinnstillinger > Digitale opplevelser > Alle nettsteder
  • Klikk på Bygger-koblingen i fellesskapet.
Velg Bygger

  • Klikk på Publiser-knappen øverst til høyre i vinduet.
Publisere


Sette innstillingene for Profilsynlighet for E-post-innstillingen for fellesskapsbrukeren til Felles

E-postadressen i delen Profilsynlighet for fellesskapet må settes til Felles:

  • Åpne Kontakt-siden for brukeren du skal sende på vegne av.
  • Velg Logg på Experience som bruker
Logg på Experience som bruker

Portalgrensesnittet åpnes:

  • Klikk på brukernavnet øverst til høyre på fellesskapssiden for å åpne nedtrekkslisten.
  • Velg Mine innstillinger.

Mine innstillinger-siden for brukeren åpnes:

  • Under Profilsynlighet setter du E-post-verdien til Felles.
  • Klikk på Lagre.


Legge til komponenten Adobe Sign-selvbetjening i arbeidsområdet

  • Gå til: Oppsett > Plattformverktøy > Funksjonsinnstillinger > Digitale opplevelser > Alle nettsteder
  • Klikk på Arbeidsområder-koblingen i fellesskapet.
  • Klikk på Bygger-alternativet under Mine arbeidsområder på siden.
  • Klikk på Komponenter-ikonet øverst til venstre på siden, rull til bunnen av menyen og klikk-dra alternativet Adobe Self Service Sign til sideoppsettet.
    • Dra komponenten dit du ønsker at Adobe Sign-avtaler skal vises.
Dra komponent til arbeidsområde

 

Siden oppdateres for å vise komponenten i sideoppsettet, og viser behandlingspanelet for komponenten øverst til høyre.

14. Adobe Self Service Sign-objektet på fellesskapssiden

Behandlingspanelet øverst til høyre i vinduet styrer Portal-innstillingene. Alle avtaler som vises innenfor komponenten, bruker innstillingene.

Ingen av innstillingene er påkrevd, og de skal bare brukes når du vil at innstillingen skal brukes globalt.

Enkeltkontrollene er:

► Avtalemal – Avtalemalen som styrer avtalene som er oppført i portalen.

► Avtaleomfang – Denne innstillingen dikterer hvilket nivå av underskriverengasjement som kreves. Det er to mulige innstillinger:

○ Bruker – Bruker-innstillingen gjør avtalen tilgjengelig for alle brukere innenfor kontoen, og hver bruker må signere den. 

○ KontoKonto-innstillingen gjør avtalen tilgjengelig for alle brukere innenfor kontoen, men krever at bare én bruker signerer den. Når avtalen er signert, er den ikke lenger tilgjengelig for andre kontobrukere.

► Signeringstidsfrist – Et statisk datofelt som angir hvor lenge avtalen er tilgjengelig for signering. Når tidsfristen er utløpt, fjernes Signer-knappen ved siden av avtalen slik at brukere ikke kan fullføre avtalen.

► Dager til fornyelse – En tallverdi som angir når avtalen gjøres tilgjengelig igjen etter at den er signert. Hvis du har en avtale som må signeres på nytt hver 90. dag, kan du automatisk publisere avtalen på nytt 90 dager etter at forrige avtale ble signert.

► Overskriftstittel – Den øverste tittelen på selvbetjeningskomponenten, rett til høyre for Adobe Sign-loggen i bildet ovenfor.

► Skjul overskriftslogo – Skjuler Adobe Sign-logoen til venstre for Overskriftstittel. Logoen skjules hvis du merker av i boksen.

 

Klikk på Publiser-knappen for å gjøre portalen tilgjengelig.

  • Hver gang du gjør en endring i portalen eller noen av innstillingene, må du publisere portalen på nytt.


"Tillat sending på vegne av andre" for å aktivere brukere som ikke har Adobe Sign-lisens

Hvis du har brukere som ikke er lisensiert i Adobe Sign, må du omgå brukerlisensieringen ved å bruke "Send på vegne av"-funksjonen som er innebygd i pakken. Denne tillater at en fellesskapsbruker genererer en avtale ved å bruke lisensieringen til en annen bruker.

Dette oppsettet krever fire konfigurasjoner:

  • Aktiver funksjonen Tillat sending på vegne av andre i de tilpassede innstillingene.
  • Aktiver Tillat sending på vegne av for den lisensierte brukeren.
  • Konfigurer Avtalemal med Salesforce-ID-en til en fellesskapsbruker som har en Adobe Sign-lisens.
  • Sett innstillingene for Profilsynlighet for E-post-innstillingen for fellesskapsbrukeren over, til Felles.

 

Del én – aktivere innstillingen:

  1. Gå til Oppsett > Plattformverktøy > Tilpasset kode > Tilpassede innstillinger
    • Dette laster inn siden Tilpassede innstillinger.
  2. Klikk på etiketten Innstillinger for Adobe Sign.
    • Siden Innstillinger for Adobe Sign lastes inn.

 3. Klikk på Behandle-knappen.

 4. Klikk på Ny (eller Rediger hvis du har konfigurert innstillinger tidligere).

  • Siden Innstillinger for Adobe Sign lastes inn.

5. Søk etter Tillat sending på vegne av andre.

  • Aktiver innstillingen ved å merke av i boksen.
  • Klikk på Lagre.

Angi at brukere tillater avtaler sendt på vegne av dem

For å aktivere brukeren som støtter Send på vegne av-funksjonaliteten, legger du til feltet Tillat sending som andre brukere i oppsettet for brukerposten ved å gjøre følgende:

  • Gå til Oppsett > Plattformverktøy > Objekter og felt > Objektbehandling.
  • Velg Bruker fra Objektbehandling.
  • Velg Brukersideoppsett til venstre på Bruker-objektsiden.
  • Klikk på Brukeroppsett-koblingen.
  • Merk Felt, klikk på Adobe Sign Tillat sending som andre brukere og dra det til delen Tilleggsinformasjon (topptekst bare synlig ved redigering) i oppsettet.
  • Klikk på Lagre.

Når feltet er på plass, aktiverer du den spesifikke brukeren:

  • Gå til Oppsett > Administrasjon > Brukere > Brukere.
  • Klikk på Rediger-handlingen for "fellesskapskontakt"-brukeren.
  • I inndelingen Tilleggsinformasjon på siden Rediger bruker aktiverer du alternativet Tillat sending som andre brukere for Adobe Sign.
  • Klikk på Lagre.


Konfigurere avtalemalen med bruker-ID for administrator

Hver avtalemal kan ha én (og bare én) bruker som avtalene sendes på vegne av. Den valgte brukeren må kunne sende avtaler gjennom Adobe Sign, men det er ingen andre restriksjoner.

Eksempelet nedenfor bruker fellesskapsbrukeren som ble konfigurert tidligere.

 

Først må du finne og lagre bruker-ID-en for Salesforce-brukeren:

  • Gå til Oppsett > Administrasjon > Brukere > Brukere.
  • Klikk på Fullt navn-koblingen for brukeren.

Siden Konfigurer brukere åpnes.

Bruker-ID-en finnes i URL-adressen til siden (fremhevet med gult nedenfor):

URL-adressen over er (med ID-en i fet skrift):

https://adobedocwinter18test-dev-ed.lightning.force.com/one/one.app?source=aloha#/setup/page?nodeId=ManageUsers&address=%2F0051I000000TA5N

Pass på at du ikke tar med %2F.

  • Kopier og lagre bruker-ID-en.

 

Deretter bruker du bruker-ID-en på malen:

  • Gå til Appstarter > Adobe Sign > Avtalemaler.
  • Klikk på navnet på avtalemalen du vil redigere.
Gå til nye Avtalemal.

Klikk på Mottakere-fanen og rediger feltet Send på vegne av.

  • Lim inn Salesforce-bruker-ID-en i feltet (det er en plassholder-ID der som du trygt kan slette).
  • Klikk på Lagre.
Rediger Send på vegne av


Fylle ut portalen med avtaler

Det er to metoder for å levere avtaler til brukere i fellesskapsportalen:

  • Direktesending – Hvis du sender en avtale til en Salesforce-kontakt, ser den brukeren avtalen i sin personlige portaloversikt.
  • Kontomal – Når du trenger signaturer fra en konto, kan du opprette en mal og så vise den malen for brukerne. Fra brukerens perspektiv ser dette likt ut, men denne metoden genererer en ny avtale kun når brukeren klikker på Signer/godkjenn-knappen. Se delen Avtalemal hvis du ønsker flere detaljer.

 

Begge metodene krever:

  • Portalen må være konfigurert riktig
    • Den må være aktiv
    • Den må tillate riktig profil slik at brukeren får tilgang til den
    • Den må ha Adobe Sign-komponenten installert
  • Konfigurere brukerne for fellesskapet
    • Aktivert i fellesskapet
    • Konfigurert med riktig brukerlisens og profil

For å sende en avtale direkte til en bruker:

  • Mottakeren må være en kontakt 
    •  Hvis du bruker en e-postverdi, fylles ikke avtalen ut i portalen.
Konfigurert avtale

Opprette en kontonivåmal 

  • Opprettet med en Avtalemal som slår opp en Avtaletype riktig
  • Har en hovedobjekttype satt til Kontakt
  • Har en fil vedlagt
  • Eventuelt har Send på vegne av konfigurert


Fellesskapets visning for brukere

Når brukerne og portalen er riktig konfigurert, vil avtaler som sendes til kontakten, være tilgjengelig i portalen for brukerne slik at de kan signere når det passer dem.

Avtaler som venter på signering, vises øverst. Knappen til høyre for avtalenavnet angir om avtalen krever signatur eller godkjenning.

  • Når en bruker signerer eller godkjenner en avtale, vises en suksessmelding øverst i komponentpanelet.

Avtaler som tidligere er signert av brukeren, men venter på at andre mottakere skal fullføre sine handlinger, vises deretter.

Nederst i komponentpanelet er de fullførte avtalene, med e-postadressen til underskriveren/godkjenneren og utføringsdatoen oppført.

Eksempelportal

Avtalemal

En Avtalemal kan settes inn i fellesskapsportalen gjennom komponentbehandlingspanelet for fellesskapet.

Behandlingspanel

Når den legges til, kan malen vises i delen Venter på deg, og ser nøyaktig ut som en avtale som er sendt direkte til brukeren.

Forskjellen er at Send/Godkjenn-knappen får malen til å generere en ny avtale når den klikkes på, og er deretter vert for avtalen i portalen. Så avtalelisten fylles ikke ut med disse potensielle avtalene før brukeren starter signeringsprosessen.

Bare én mal kan brukes om gangen, og den malen styres av de andre innstillingene på behandlingspanelet (beskrevet nedenfor).


Avtaleomfang

Avtaleomfang begrenser hvem som kan utløse malen når det gjelder volum:

  • Når Avtaleomfang er satt til Bruker, er malen tilgjengelig for alle brukere som har tilgang til portalen. Hver bruker kan signere sin egen kopi av avtalen.
    • Når Bruker er valgt, blir hver signerte kopi av avtalen synlig i portalen under Fullførte avtaler.
  • Konto-alternativet tillater bare én bruker å signere (den første brukeren som klikker på knappen og genererer avtalen). Når den første underskriveren har fullført avtalen, fjernes koblingen fra visningen for alle andre brukere.


Signeringsfrist

Hvis en Signeringsfrist legges inn i behandlingspanelet for komponenten, må avtaler signeres innen den datoen. Tidsfristen er tydelig angitt under avtalenavnet.

Tidsfrist definert

Når den definerte datoen er passert, fjernes Signer-knappen og teksten for tidsfristen vises med rød skrift.

Utløpt avtale


Dager til fornyelse

Dager til fornyelse-verdien er ikke eksplisitt synlig fra kundesiden, men vil sørge for at avtalekoblingen blir tilgjengelig igjen når det angitte antall dager er gått.

Hvis verdien for eksempel er 360, vil koblingen vises igjen 360 dager etter forrige gang malen ble signert.


Overskriftstittel og logo

Overskriftstittelen er et åpent tekstfelt og kan endres til den verdien du ønsker.

Logoen i overskriften er et på/av-alternativ som enten viser Adobe Sign-logoen eller skjuler den.

Adobe-logoen

Logg på kontoen din