Criação de PDFs acessíveis

É importante que o conteúdo seja acessível para o maior público possível e esteja em conformidade com os padrões e regulamentos de acessibilidade, como o WCAG 2.0 e a seção 508 do Rehabilitation Act do governo dos EUA. Considera-se um documento eletrônico “acessível” aquele que é otimizado para leitores de tela e outros dispositivos de assistência usados por pessoas com deficiência. Produzir conteúdo acessível também tem um papel importante na otimização de documentos PDF para a indexação bem-sucedida por mecanismos de pesquisa da Internet.

Para conseguir esse tipo de acessibilidade, é preciso realizar a marcação de todo o conteúdo do documento com base na estrutura hierárquica (cabeçalhos, parágrafos, listas, tabelas e assim por diante) e ordená-lo em um caminho linear, do início ao fim. Um requisito adicional para documentos acessíveis é identificar o conteúdo não textual, como gráficos e imagens, dentro do contexto e descrever o que é mostrado.

O InDesign oferece um fluxo de trabalho direto e simples que reduz bastante o tempo e o esforço necessários para produzir documentos PDF acessíveis a partir de um layout. A maioria das tarefas é executada no InDesign. Apenas algumas etapas finais precisam ser feitas no Adobe Acrobat. Isso permite que as informações hierárquicas e estruturais sejam mantidas no arquivo do InDesign, agilizando e facilitando as atualizações quando for necessário gerar um documento PDF acessível.

Para criar um PDF acessível, você precisa das seguintes ferramentas:

• InDesign, para preparar um documento para exportação do PDF acessível usando o processo descrito neste artigo.
• Acrobat, para finalizar o processo de acessibilidade. Não é possível realizar essas etapas com o aplicativo gratuito Adobe Reader.

Fluxo de trabalho para criação de PDFs acessíveis

É possível fazer a maior parte do trabalho de estruturação e preparação de um documento no InDesign. Com isso, a tarefa pós-exportação a ser feita no Acrobat será resumida a apenas algumas etapas. É possível especificar a hierarquia estrutural do documento e a ordem do conteúdo no InDesign, o que preserva essa estrutura caso seja necessário modificar o arquivo e exportar um novo PDF.

Etapas necessárias no InDesign

É essencial usar estilos de parágrafo do InDesign de maneira consistente em um documento para que a exportação do conteúdo para PDF seja rápida e bem-sucedida. Defina os estilos com base na estrutura hierárquica (título principal, títulos secundários, subtítulo e assim por diante) e aplique-os aos parágrafos de modo adequado e de acordo com a função hierárquica do documento.

Ao criar estilos do InDesign, defina a marcação de exportação de cada um (na caixa de diálogo “Opções de estilo de parágrafo”) de acordo com sua função no documento PDF: parágrafo (P), níveis de título 1 a 6 (H1-H6) ou artefato. As tabelas, listas com marcadores e listas numeradas são reconhecidas e marcadas de modo automático no processo de exportação.

As imagens em um layout de impressão são exibidas em qualquer lugar em uma página espelhada, e os usuários com deficiência de visão podem fazer a conexão entre a imagem e o texto relevante durante a leitura. Os leitores de tela processam o conteúdo de maneira linear. Como eles usam recursos de conversão de texto em fala para descrever imagens, devem ser colocados o mais próximo possível do texto relacionado à imagem. A ancoragem de objetos “arrastar e soltar” do InDesign simplifica o posicionamento da referência da imagem em um local apropriado sem afetar o layout de impressão.

Os leitores de tela só conseguem indicar a presença de uma imagem. Para transmitir o que a imagem representa, é preciso adicionar um texto alternativo (texto alt). Com as opções de exportação de objetos no InDesign, é possível especificar o texto alt dos metadados em um arquivo de imagem ou adicionar um texto alternativo personalizado a qualquer imagem, gráfico ou grupo de objetos em um layout.

Em um PDF acessível, os índices, marcadores, hiperlinks e as referências cruzadas podem funcionar como mecanismos de navegação até o conteúdo referenciado. Eles também permitem que os usuários do leitor de tela naveguem com eficiência pelo documento usando os links criados por esses mecanismos.

A ordem de marcação de um documento PDF é essencial à sua legibilidade. O painel “Artigos” no InDesign permite definir de modo preciso qual conteúdo no documento será marcado e em que ordem. É possível adicionar conteúdo arrastando e soltando quadros e objetos no painel “Artigos” e depois organizá-los na ordem de leitura desejada. Você também pode dividir o conteúdo em artigos menores sem afetar o layout da página.

Para que um arquivo PDF seja acessível e para otimizar o mecanismo de pesquisa, é preciso adicionar um título e uma descrição do conteúdo do documento. Quando você salva essas informações na caixa de diálogo Informações do arquivo do InDesign, elas são consideradas metadados essenciais e transferidas de modo automático para o Acrobat.

Quando você usa as opções de exportação de PDF do InDesign (impressão ou interativo), a marcação, organização e referenciação definidas no layout tornam-se o esquema de estrutura de programação, ordenação e navegação do documento PDF gerado.

Etapas necessárias no Acrobat

Não é possível definir o idioma do documento no InDesign. Isso deve ser feito nas opções avançadas da caixa de diálogo Propriedades do documento do Acrobat.

Por padrão, o Acrobat exibe o nome do arquivo PDF na barra de título da janela do documento. Para otimizar a acessibilidade, esse nome deve ser substituído pelo título do documento definido na caixa de diálogo “Informações do arquivo do InDesign”. Nesse caso, basta escolher “Título do documento” em vez de “Nome do arquivo” nas opções da exibição inicial da caixa de diálogo Propriedades do documento do Acrobat.

A estrutura definida no painel “Artigos” do InDesign é salva no arquivo PDF exportado, mas é necessário instruir o Acrobat a manter essa estrutura. Para usar a ordem especificada pela estrutura do documento do InDesign, selecione todas as páginas no painel “Miniaturas de páginas” do Acrobat, escolha “Propriedades da página” no menu “Opções” e selecione Usar a estrutura do documento para manter a ordem de tabulação.

Depois de concluir essas etapas, confirme se o documento não tem erros selecionando Verificação completa nas ferramentas de acessibilidade do Acrobat.

Criação de um PDF acessível

Adicionar instruções de marcação de exportação a estilos de parágrafo

Ao definir marcas de exportação em um estilo de parágrafo, você cria uma associação entre o texto que usa esse estilo e sua função na estrutura semântica do documento PDF. É possível definir qualquer estilo de parágrafo para uma das oito marcas básicas de PDF.

Se você não atribuir marcas de exportação, o padrão de todos os estilos será “Automático”. A configuração automática mantém qualquer marcação de estilo em XML que possa ter sido estabelecida em um fluxo de trabalho baseado em XML mais antigo. Se nenhuma relação de estilo em XML tiver sido definida, essa configuração mudará a marcação para a marca P no Acrobat. Não há outros processos de análise de documento para determinar uma estrutura de cabeçalho. Devido a esse comportamento padrão, a atribuição explícita de marcas de exportação para estilos de parágrafo é uma etapa essencial para a acessibilidade.

As opções de marcação de exportação podem ser definidas para um estilo na área “Marcação de exportação” da caixa de diálogo “Opções de estilo de parágrafo”. Se você usar o recurso de marcadores e numeração do InDesign, as listas numeradas e com marcadores serão consideradas como ordenadas ou não ordenadas, respectivamente, e convertidas de modo automático, dependendo das opções selecionadas no processo de exportação. As listas criadas manualmente não são reconhecidas como itens de lista.

As configurações de marcação de exportação do InDesign permitem dois esquemas de marcação diferentes. As opções para EPUB e HTML não afetam as opções para PDF, que devem ser definidas de maneira independente. Embora a função atribuída a um parágrafo específico seja semelhante entre as duas, o PDF tem menos opções e não é compatível com marcação personalizada.

Se um projeto já tiver estilos, você pode mapear todos eles no documento em uma etapa. Basta selecionar Editar todas as marcas de exportação no menu do painel “Estilos de parágrafo”. Na caixa de diálogo seguinte, selecione a opção “PDF” e atribua marcas correspondentes nos menus suspensos da coluna à direita aos nomes de estilo de parágrafo na coluna à esquerda.

No Acrobat, o mapa de funções reflete as associações feitas entre o estilo de cabeçalho do InDesign e a marca H1 e entre o estilo de cabeçalhos de seção e a marca H2, ambas atribuídas nas opções de marcação de exportação para os respectivos estilos no InDesign.

Adicionar texto alternativo usando as opções de exportação de objeto

Para que as imagens de um documento PDF acessível possam ser descritas por um leitor de tela ou dispositivo de assistência, elas precisam incluir um texto alternativo. É possível adicionar um texto alternativo a uma imagem no painel “Estrutura XML” ou usando as opções de exportação de objeto (Objeto > Opções de exportação de objeto). Essa caixa de diálogo é não modal e, portanto, pode permanecer aberta enquanto você trabalha no documento, permitindo alternar de maneira rápida entre as imagens e atribuir metadados sem fechar e abrir várias vezes a caixa de diálogo.

A caixa de diálogo “Opções de exportação de objeto” tem três guias: Texto alternativo, PDF com marcações e EPUB e HTML. O texto alternativo aplica-se aos fluxos de trabalho PDF e EPUB/HTML. Você pode gerar o texto alternativo da estrutura XML do documento (se houver) ou dos metadados XMP da imagem (se houver). Ou então, pode adicionar de maneira direta o texto alternativo à instância específica da imagem no layout. Basta selecionar “Personalizado” no menu suspenso “Origem do texto alternativo”.

É possível usar os metadados XMP de uma imagem como texto alternativo no InDesign. Especificar o texto alternativo dos metadados XMP é a melhor opção na maioria dos casos, porque o link no arquivo entre o texto e os metadados é dinâmico. Se os metadados forem alterados e você atualizar o link da imagem no documento do InDesign, o texto alternativo também será atualizado. Se você não incluir marcas de texto alternativo para todas as suas imagens, ocorrerão erros no fluxo de trabalho ao executar a verificação de acessibilidade do Acrobat.

No documento PDF final, o texto alternativo aparece como uma dica de ferramenta quando o usuário passa o mouse sobre uma imagem. Ele também é lido como uma descrição da imagem quando o recurso de leitura em voz alta do Acrobat é usado ou quando o PDF é lido por um dispositivo de assistência ou um software de leitura de tela.
 

Ancorar imagens no fluxo de texto

As imagens colocadas em uma página em um layout de impressão não precisam ser posicionadas ao lado do texto relacionado a elas. Para usuários com deficiências, é comum que o texto contenha referências a uma imagem localizada em qualquer lugar no documento. No entanto, ao definir um fluxo de conteúdo para um documento PDF acessível, adicione as descrições das imagens no ponto apropriado. O InDesign permite que você coloque no texto uma referência da imagem legível por máquina ancorando o quadro gráfico que a inclui em um local apropriado dentro do quadro de texto.

Cada quadro e grupo de objetos do InDesign exibe um pequeno quadrado azul na borda superior. Para ancorar um objeto em um local acessível no fluxo de texto sem alterar a posição original desse objeto, clique e segure o quadrado azul e arraste-o até o local desejado no texto e na versão. O quadrado azul muda para um ícone de âncora indicando que o objeto foi ancorado.

No arquivo PDF, a marca de figura para a imagem ancorada aparece na marca <body_copy> apropriada no artigo principal e será referenciada e descrita pelo texto alternativo nesse ponto.

Estabelecer uma ordem de leitura com o painel “Artigos”

O painel “Artigos” do InDesign permite que você defina a ordem de leitura do conteúdo de um documento para o Acrobat totalmente no InDesign sem usar o painel “Estrutura XML”. O Acrobat reconhece essa ordem e a seguirá no PDF exportado se você configurar o Acrobat para isso.

Para definir a ordem de leitura no InDesign, abra o painel “Artigos” (Janela > Artigos) e clique no(s) objeto(s) desejado(s) na página a ser incluída no artigo. Arraste os objetos para o painel “Artigos” e solte o botão do mouse. Os objetos são listados na ordem em que você clicou neles. Nomeie o artigo quando solicitado ou mantenha o nome padrão “Artigo 1”. Como alternativa, você pode usar a opção “Selecionar tudo” (Cmd/Ctrl-A) e clicar no botão “Novo artigo” na parte inferior do painel “Artigos” para adicionar todos os objetos selecionados e criar um novo artigo em uma única etapa (é possível renomeá-lo mais tarde). Os objetos recebem nomes padrão com base no tipo e no conteúdo deles. Se um objeto já tiver um nome específico no painel “Camadas”, esse nome será mantido no painel “Artigos”.

Ao adicionar um novo artigo ao painel “Artigos” do InDesign, você deve selecionar Incluir ao exportar (opção padrão) para que ele seja marcado e ordenado corretamente no arquivo PDF.

Organize seu conteúdo no painel “Artigos” arrastando um item para cima ou para baixo até que todos estejam na ordem desejada. A ordem de leitura é de cima para baixo. Reordenar objetos no painel “Artigos” não afeta a posição nem a aparência dos itens na página do InDesign. Você também pode adicionar elementos de diferentes partes do layout a um artigo existente. Para isso, arraste-os do layout para o painel “Artigos” ou selecione-os e escolha “Adicionar seleção aos artigos selecionados” no menu desse mesmo painel. Para dividir a estrutura do seu conteúdo de modo adequado, você pode criar vários artigos.

Adicionar marcadores, referências cruzadas e hiperlinks para navegação

Referências cruzadas, hiperlinks e marcadores são úteis para os leitores com deficiência, mas também são ferramentas essenciais de navegação para usuários portadores de deficiência visual. São esses mecanismos de navegação que permitem aos usuários com deficiência se moverem por um documento e terem uma visão geral do conteúdo e de como ele é organizado. Um índice gerado no InDesign poderá adicionar marcadores de modo automático quando a opção “Criar marcadores de PDF” estiver selecionada na caixa de diálogo “Sumário”. Você também pode adicionar marcadores personalizados independentemente de um sumário dinâmico no painel “Marcadores” (Janela > Interativo > Marcadores). É possível vincular marcadores a âncoras de texto (marcadores criados quando o texto de destino específico está selecionado) ou páginas (marcadores criados ao visualizar uma página no InDesign sem texto selecionado).

Você pode organizar os marcadores de modo hierárquico no painel “Marcadores” do InDesign, bem como aninhar marcadores específicos em categorias mais amplas para criar uma indicação mais clara das seções de um documento. Quando exportados para o PDF com as configurações corretas, os marcadores do InDesign e as estruturas organizacionais deles correspondem exatamente no painel “Marcadores” do Acrobat e funcionam como links clicáveis no conteúdo.

Os hiperlinks, seja para locais externos, como sites, seja para locais dentro do documento, como âncoras de texto, são pontos de navegação adicionais em um nível mais baixo que pode não ser apropriado ou necessário na estrutura de marcadores. Os hiperlinks de PDF são criados na exportação para links gerados no painel “Hiperlinks” do InDesign e qualquer referência cruzada estabelecida usando o recurso de referências cruzadas do InDesign. As referências cruzadas geradas no InDesign são traduzidas de modo automático para hiperlinks no documento PDF exportado.

Adicionar elementos de formulário interativos

Com os recursos de criação de formulários no InDesign, é possível realizar a marcação de alguns elementos interativos, como campos de formulário e botões. Um formulário do InDesign exportado contém as marcas <Annot> (anotação), que são necessárias para torná-lo acessível no documento PDF final.
O InDesign oferece suporte à criação de caixas de seleção, caixas de combinação e de lista, botões de opção e campos de texto e de assinatura. Todos esses recursos são criados no painel “Botões e formulários” (Janela > Interativo > Botões e formulários). Cada elemento de formulário tem um valor de nome e outro de descrição inclusos na definição. A descrição é essencial para a acessibilidade, pois funciona como dica de ferramenta e como texto alternativo para o item de formulário. O formulário também pode ter um rótulo visível (por exemplo, nome, empresa, telefone) na página, mas, conforme o usuário alterna entre os campos e as caixas, somente as informações atribuídas ao elemento do formulário são lidas; o texto adjacente não é.

Antes de exportar, é importante verificar se a ordem de tabulação dos vários elementos (incluindo os botões de envio) está correta para que o usuário seja direcionado pelas etapas na ordem certa à medida que navega pelos campos e opções do formulário ou é orientado pelo dispositivo de assistência. Quando o formulário estiver pronto e a funcionalidade dele tiver sido definida no painel “Botões e formulários”, revise a caixa de diálogo “Ordem de tabulação” (Objeto > Interativo > Definir ordem de tabulação) para confirmar que todos os elementos estão na ordem correta. Faça as correções ou ajustes necessários usando os botões Mover para cima e Mover para baixo. Como alternativa, você pode adicionar seus elementos de formulário ao painel “Artigos” na ordem de tabulação apropriada, mas continua sendo uma boa medida de controle de qualidade verificar novamente a caixa de diálogo “Ordem de tabulação”. A caixa de diálogo “Ordem de tabulação” mostra a ordem (de cima para baixo) em que um usuário percorre um formulário com a tecla Tab ou um dispositivo de assistência.

Adicionar metadados do arquivo ao documento do InDesign

Documentos PDF acessíveis precisam ter, no mínimo, um título do documento e uma breve descrição do conteúdo. Essas informações são armazenadas nos metadados do arquivo, que podem ser acessados na caixa de diálogo “Propriedades do documento” no Acrobat. Os metadados devem ser criados na caixa de diálogo “Informações do arquivo” do documento do InDesign (Arquivo > Informações do arquivo), onde podem ser modificados e atualizados com facilidade e preservados sempre que um novo documento PDF for criado.

Exportar para fins de acessibilidade

Após preparar o documento para acessibilidade no InDesign, você poderá exportá-lo para PDF (Arquivo > Exportar) usando as opções de formato Adobe PDF (interativo) ou Adobe PDF (impressão). O tipo de PDF escolhido depende se o documento contém ou não elementos interativos, como formulários, botões, áudio ou vídeo. Embora a formatação seja a mesma para os dois tipos, existem opções diferentes nas caixas de diálogo de cada um. O formato Adobe PDF (impressão) exporta marcadores e hiperlinks, mas não botões, áudio, vídeo ou animação. Suas opções são: incluir o layout desses elementos interativos, e não suas funcionalidades, ou não incluí-los.

Para ser acessível, o PDF exportado deve conter marcações, portanto, certifique-se de selecionar a opção “Criar PDF com marcações” na caixa de diálogo “Exportar” do tipo de PDF. Na caixa de diálogo “Exportar para PDF interativo”, selecione a opção “Usar estrutura para obter a ordem de tabulação” para que você não precise realizar essa etapa no Acrobat depois. Para ativar a criação de marcadores, hiperlinks, referências cruzadas e botões, defina a opção “Formulários e mídia” como “Incluir tudo”. Todas as outras configurações na caixa de diálogo são opcionais e dependem das suas necessidades ou preferências. Para abrir o documento PDF de modo automático quando a exportação for concluída, selecione a opção “Exibir após exportação”. Em seguida, você pode passar para as últimas etapas no Acrobat.

Revisar o PDF exportado no Acrobat

Assim como em qualquer documento publicado, é essencial revisar a versão final para verificar se não há resultados inesperados. Analisar a estrutura de marcação no painel “Marcações” do Acrobat ajuda a compreender melhor a relação entre sua preparação do InDesign e o documento PDF final.
O painel “Ordem” do Acrobat pode não corresponder à ordem que você estabeleceu em “Artigos” do InDesign e não refletir necessariamente a ordem de leitura usada pelas tecnologias de assistência e pelo recurso de leitura em voz alta do Acrobat. Somente a ordenação do painel “Marcações”, conforme determinado pela organização do conteúdo em “Artigos” do InDesign, representa a ordem de leitura do PDF, independentemente da sequência mostrada no painel “Ordem” ou no modo Reflow do Acrobat.

Atribuir um idioma do documento no Acrobat

Depois de criar o arquivo PDF, você pode movê-lo para o Acrobat para concluir as etapas restantes do processo de acessibilidade. A primeira etapa é definir o idioma do documento na guia “Avançado” da caixa de diálogo “Propriedades do arquivo” (Arquivo > Propriedades). O InDesign não tem configurações correspondentes, portanto, você deve definir o idioma no Acrobat. Também é recomendado definir que o documento exiba seu título na barra de títulos da janela do documento em vez do nome do arquivo. É possível fazer essa alteração nas opções da exibição inicial da caixa de diálogo “Propriedades do documento”.

Especificar a ordem de tabulação

A estrutura criada no painel “Artigos” do InDesign é exportada para o arquivo PDF, mas não é definida automaticamente como a ordem a ser seguida ao alternar por elementos interativos, como hiperlinks e campos de formulário. Você deve estabelecer a ordem de tabulação no painel “Miniaturas de página” do Acrobat (Exibir > Mostrar/ocultar > Painéis de navegação > Miniaturas de página). Realce todas as miniaturas de página dos documentos e escolha “Propriedades da página” no menu “Opções” do painel “Miniaturas de página”. Na área “Ordem de tabulação” da caixa de diálogo “Propriedades da página”, altere a ordem do conteúdo de “Não especificado” para “Usar a estrutura do documento”.

Se você tiver exportado seu documento como um arquivo PDF interativo e tiver selecionado a opção “Usar estrutura para obter a ordem de tabulação”, poderá pular esta etapa. Como a versão de impressão da caixa de diálogo “Exportar Adobe PDF” do InDesign não tem essa opção, você deve selecioná-la no Acrobat.

Executar a verificação de acessibilidade do Acrobat

No painel “Ferramentas” do Acrobat, expanda as opções de acessibilidade (Exibir > Ferramentas > Acessibilidade) e selecione “Verificação completa”. Certifique-se de que a opção “Criar relatório de acessibilidade” esteja selecionada. Essa opção mostra se o documento contém erros e detalha os problemas, se houver.