Översikt
Att ta bort en avtalspost i Adobe Sign är en noggrant kontrollerad process som måste godkännas av en administratör på kontonivå.
Att ta bort ett avtal från systemet innebär inte att avtalet blir ogiltigt (om det har slutförts) och inte heller att de berörda parterna befrias från sina skyldigheter.
Att annullera ett juridiskt avtal är en juridisk förhandling mellan de berörda parterna, precis som att skapa ett avtal, och att permanent radera ett avtal bör endast göras när företaget är säkert på att avtalet inte längre är i kraft.
Ta bort avtal på användarnivå – dölja det från vyn
Mot bakgrund av ovanstående tillåter inte Adobe Sign användare som inte är administratörer att ta bort ett avtal från systemet.
Det en användare kan göra är dölja avtalet från sin vy.
Ett dolt avtal visas inte i sökningar eller rapporter. Det är helt uteslutet från användarens upplevelse. (Och kan visas igen om det behövs!)
Användare som behöver ta bort en avtalstransaktion helt måste kontakta sin administratör på kontonivå för att slutföra åtgärden.
Dataförvaltning:
ta bort avtal efter ett fast tidsintervall
Administratörer på kontonivå kan konfigurera principer för datalagring på konto- och gruppnivå.
Regler för dataförvaltning gäller avtal som har uppnått ett slutgiltigt läge (fullständigt, utgånget eller övergivet).
En regel är möjlig per grupp. Själva regeln definierar hur länge avtalet behålls i Adobe Sign-systemet efter att det har blivit slutgiltigt och om revideringsrapporten/SIR ska tas bort med avtalets PDF-filer.
Administratörer på gruppnivå har inte behörighet att definiera regler för dataförvaltning. Administratörsbehörigheter på kontonivå krävs för att konfigurera gruppnivåinställningarna
GDPR-baserad borttagning
Administratörer på sekretessnivå har behörighet att helt och hållet radera ett avtal för ett särskilt ändamål.
En administratör på sekretessnivå är en administratör på kontonivå med ytterligare behörighet. Alla administratör på kontonivå kan befordras till sekretessnivå.
Administratörer på sekretessnivå använder GDPR-verktyg för att hitta och ta bort enskilda avtal.
API-driven borttagning
API-baserad borttagning av avtal kan aktiveras, där kundadministratörer kan välja att använda API i Adobe Sign för att individuellt ta bort dokument.
Detta är en kodad lösning:
- Det API-anrop som används är: DELETE /agreements/{agreementId}/documents
Kontakta supportteamet för att aktivera det här alternativet.
