Adobe Acrobat Sign Search – så här fungerar det

Översikt

Med Adobe Acrobat Sign kan du söka med komplext innehåll i användarens avtal. Sökfältet, som finns på sidan Hantera, visar alla transaktioner som matchar någon av de strängar som har angetts för den valda innehållskällan.

  • Om du tittar på "dina avtal" söker du i ditt innehåll. Om du tittar på ett delat konto söker du i det delade kontots innehåll

Innehållet i nedanstående fält indexeras när en transaktion skapas/uppdateras:

  • Titel – avtalstitel.
  • Obs! – en anteckning om ett privat avtal som gjorts av deltagaren och som inte är synlig för någon annan.
  • Meddelande – en lista över meddelanden som är synliga för den här deltagaren (innehåller både offentliga och privata meddelanden).
  • Ursprungligt filnamn – ursprungligt namn på en uppladdad fil som är associerad med avtalet.
  • E-post – mottagarens (inklusive kopior) eller avsändarens e-postadress.
  • Fullständigt namn – mottagarens (inklusive kopior) eller avsändarens för- och efternamn.
  • Befattning – mottagarens (inklusive kopior) eller avsändarens befattning inom företaget.
  • Företagsnamn – mottagarens (inklusive kopior) eller avsändarens företags- eller organisationsnamn.
  • Mottagarens gruppnamn – namnet på ad hoc-avtalsgruppen som mottagarna kan tillhöra.
  • Textfältsinnehåll – innehållet i textfältet som användaren har tillhandahållit i formuläret.
  • Delarens fullständiga namn – fullständigt namn på den som delar avtalet. Detta är namnet på användaren i icke-delningsfall.
  • Delarens namn på mottagargrupp – namn på mottagargrupp för den som delar avtalet. Detta är användarnamnet på mottagargruppen i icke-delningsfall.
  • Externt ID – avsändarens tilldelade ID till avtalet som kan ha vilken form som helst, men vanligtvis i form av ”<groupID>:<ID>”. Externt ID skickas i anropet till API:et för att skapa avtal.
  • Externt grupp-ID – avsändarens tilldelade grupp-ID till avtalet som kan ha vilket format som helst och vanligtvis används som prefix för externt ID. Externt grupp-ID skickas i anropet till API:et för att skapa avtal. Du måste ange ett externt ID om du anger parametern för externt grupp-ID.

Så här fungerar textsökning

Om du sökte efter strängen: ”En enkel fisk”

  • Acrobat Sign ”tokeniserar” strängen med blanksteg som avgränsare. Exempelsträngen delas upp i tre token: Enenkel och fisk
    • Tecknen i strängfrågan tillhör en av tre olika typer: bokstav, siffra eller avgränsare.
    • Tecken som behandlas som avgränsare (utom blanksteg) är: ~ ` ! @ # $ % ^ & * ( ) - + = { } [ ] | \ . , : ; " ' < > ? /
      • Punkter, understreck och apostrofer blir kvar som en del av en variabel om tecken före och efter den symbolen är av samma typ.
      • Citattecken som omger hela frågesträngen är inte avgränsare och anger ett bokstavligt strängvärde (fras)
      • Citattecken i en frågesträng är avgränsare och anger inte ett bokstavligt strängvärde
  • Skiftlägesskillnaden har tagits bort. t.ex.: en, enkel, och fisk
  • Sökningen försöker sedan matcha varje tokens fullständiga text till ett indexerat värde
    • En mer komplex tokenisering sker för avtalstiteln (se nedan)
  • En inkluderande sökning används, vilket innebär att alla avtal som matchar minst en token från minst ett sökbart fält inkluderas i den returnerade datauppsättningen
    • Den returnerade datauppsättningen sorteras efter relevanspoäng med det mest relevanta sökresultatet överst.

Fältet Avtalstiteln:

Som tidigare nämnts har fältet Avtalstitel en mer avancerad tokenisering på grund av en extra ”anpassad” tokeniserare som främst tokeniserar på kontextavgränsare (till skillnad från explicita tecken). Den här anpassade tokeniseraren skiljer sig från standarden på följande sätt:

  • Prefixtoken (upp till 10 tecken) genereras - en prefixtoken är den stegvisa strängen för alla standardtoken. Om standardtoken t.ex. är fisk, är stegvisa token följande: ffifis och fisk
    • Det gör att du kan söka efter delsträngar, eftersom du börjar med det första tokentecknet
    • Matchningar mellan strängar ignoreras. Att t.ex. söka efter bar kommer inte att matcha ordet uppenbarligen
  • Dela token vid icke-alfanumeriska tecken. Exempel: Strängen:Super_Duper returnerar token: Super och Duper
    • Understreck är inte avgränsare i standardtokeniseraren
  • Dela token vid skiftlägesövergångar. Exempel: strängen PowerShot returnerar token: Power och Shot
  • Dela token vid bokstav/nummer-övergångar. Exempel: strängen XL500 returnerar token: XL och 500
  • Tar bort inledande eller avslutande avgränsare från varje token. Exempel: Strängen: XL---42+'Autocoder' returnerar token: XL42 och Autocoder
  • Tar bort engelska genitivformen ('s) från slutet av varje token. Exempel: strängen Dave's returnerar token: Dave

Observera att kombinationen av standard- och anpassade tokeniserare gör att du kan söka efter den fullständiga tokensträngen (tack vare standardtokeniseraren) och prefixtoken (tack vare den anpassade tokeniseraren), men du matchar inte en prefixtoken som sträcker sig över en avgränsare. 

Exempel 1: om du har ett avtal med namnet My_NDA

  • Standardtokeniseraren skapar en token som ser ut så här: my_nda
  • Den anpassade tokeniseraren skulle skapa en serie med prefixtoken: mmynnd och nda
  • Om du försöker söka efter my_nd returneras inga resultat eftersom 
    • Standardtokeniseraren inte skapar prefixtoken, endast fullständiga strängar
    • Den anpassade tokeniseraren avgränsar understrecket, och eventuella prefixtoken inkluderar inte det

Exempel 2: om du har ett avtal med namnet XL500

  • Standardtokeniseraren skapar en token som ser ut så här: xl500
  • Den anpassade tokeniseraren skapar en serie med prefixtoken: xxl550 och 500
  • Om du försöker söka efter xl5 returneras inga resultat eftersom 
    • Standardtokeniseraren inte skapar prefixtoken, endast fullständiga strängar
    • Den anpassade tokeniseraren avgränsar bokstav/nummer-övergången, och ingen prefixtoken kan skapas som överbryggar från en bokstav till en siffra

Söka med särskild frågesyntax

Enligt beskrivningen i avsnittet ovan utför Avtalssökning en ungefärlig matchning mellan alla sökbara fält i ett avtal. Sökbart fältinnehåll tokeniseras och sedan matchas dessa token mot frågesträngen vid frågetillfället. Avtalssökning utför också en prefixmatching för upp till 10 tecken för dessa token. Matchningar av ett helt fältvärde och matchningar av en fras från ett fältvärde kan dock bara göras med en speciell syntax.

FRASMATCHNINGSFRÅGA:

En frasmatchningsfråga ska användas när en frassökning bland alla sökbara fält krävs.

  • En vanlig fråga med ungefärlig matchning matchar om någon token visas i ett fält (men inte nödvändigtvis alla) och tokenordningen är irrelevant eftersom token inte behöver visas tillsammans
  • En frasmatchning ger oss möjlighet att matcha när flera token visas i samma fält och dessa token visas i den ordning som anges inom citattecknen

Syntaxformat för frasmatchningsfråga:

'<phrase_match_query>'

eller

"<phrase_match_query>"

Om frågesyntaxen inte följer reglerna för syntax för en frasmatchningsfråga kommer Avtalssökningen att utföra en vanlig ungefärlig matchningsfråga bland alla sökbara fält.

PREFIXFRÅGA FÖR FÄLTNAMN:

En prefixfråga för fältnamn bör användas när du söker efter endast ett specifikt fält i användaravtalet. Prefixfrågan för fältnamn ska innehålla ett fältnamnsprefix följt av en vanlig ungefärlig matchning eller frasmatchningsfråga.

Sytaxformat för prefixfråga för fältnamn:

<field_name>:<query>

eller

<field_name>:"<phrase_match_query>"

eller

<field_name>:'<phrase_match_query>'

Om <field_name> inte anges kommer alla fält som stöds för frasmatchningen att efterfrågas. Annars efterfrågas bara fältet <field_name>. 

Om frågesyntaxen inte följer reglerna för prefixfrågesyntax för fältnamn kommer Avtalssökningen att använda hela frågan som en sökfråga (ungefärlig matchning eller frasmatchning, beroende på syntaxen) och utföra en sökning bland alla sökbara fält. 

Till exempel frasmatchningsfråga:

titeln: ”Hello World”

ska endast göra en sökning mot fältet som innehåller avtalstiteln.

Nedan finns en lista med prefix som stöds för prefixfrågan för fältnamn.

Prefix för fältnamn är skiftlägesokänsliga.

FÄLTINNEHÅLL

 NAMNPREFIX FÖR STRÄNGFRÅGEFÄLT

BESKRIVNING AV FÄLTINNEHÅLL

Titel

title*

Avtalstitel.

Anteckning

note

En anteckning om ett privat avtal som gjorts av deltagaren och som inte är synlig för någon annan.

Meddelande

message

En lista över meddelanden som är synliga för den här deltagaren (innehåller både offentliga och privata meddelanden).

Ursprungligt filnamn

originalFileName

Ursprungligt namn på en uppladdad fil som är associerad med avtalet.

E-post

email**

Mottagarens (inklusive kopior) eller avsändarens e-postadress.

Fullständigt namn

fullName***

Mottagarens (inklusive kopior) eller avsändarens för- och efternamn.

Befattning

jobTitle

Mottagarens (inklusive kopior) eller avsändarens befattning inom företaget.

Företagsnamn

companyName

Mottagarens (inklusive kopior) eller avsändarens företags- eller organisationsnamn.

Mottagargruppens namn

recipientGroupName

Namnet på ad hoc-avtalsgruppen som mottagarna kan tillhöra.

Textfältsinnehåll

textFieldContent

Formulärets textfältsinnehåll som tillhandahålls av användaren.

Delarens fullständiga namn sharerFullName Delaren av avtalets fullständiga namn. Detta är namnet på användaren i icke-delningsfall.
Delarens namn på mottagargruppen sharerRecipientGroupName Mottagargruppens namn på den som delar avtalet. Detta är användarnamnet på mottagargruppen i icke-delningsfall.
Externt ID

externalId

Avsändare som har tilldelats ett ID till avtalet som kan vara av vilken typ som helst, men vanligtvis i form av ”<groupID>:<ID>”. Externt ID skickas i anropet till API:et för att skapa avtal.

Externt grupp-ID

externalGroupId

Avsändarens tilldelade grupp-ID till avtalet som kan ha vilket format som helst, används vanligtvis som prefix för externt ID. Externt grupp-ID skickas i anropet till API:et för att skapa avtal.

Du måste ange ett externt ID om du anger parametern för externt grupp-ID.

För bakåtkompatibilitet har vissa av fältnamnsprefixen alias som är likvärdiga i funktionalitet med de ursprungliga fältnamnsprefixen. Dessa alias är inaktuella och kommer till slut att tas bort:

  *  Fältnamnsprefixets ”name” kan användas i stället för ”title”.

 ** Fältnamnsprefixets ”participantEmail” kan användas i stället för ”email”.  

*** Fältnamnsprefixets ”participantName” kan användas i stället för ”fullName”.

Filtrera returnerade data

Sökning i ditt innehåll kan returnera ett mycket stort antal poster.

Fyra filter, som kan användas var för sig eller i kombination, är tillgängliga för att minska datauppsättningen till en hanterbar lista med poster.

Filtrera efter ändringsdatum

Värde för Ändringsdatum filtrerar den senaste tids-/datumstämpeln när en användaråtgärd uppdaterar avtalet. Ändringsdatum blir ett låst värde när avtalet når en slutlig status (Slutfört/Avbrutet/Utgånget).

Filterikonen ändringsdatum öppnar alternativen för att minska datauppsättningen ytterligare genom att välja ett datumintervall:

  • Alla datum
  • De senaste 24 timmarna
  • De senaste sju dagarna
  • De senaste trettio dagarna
  • De senaste tolv månaderna
  • Anpassat datumintervall

Filtrera efter fältvärden

Med inmatningsrutan Sök (till höger om knappen Filter) kan du tillämpa ett filter på enskilda fält som kan innehålla väldigt specifika eller unika data.

Alternativen för sökbara fält är:

  • Alla fält – standardvärdet. Det här alternativet söker igenom alla fältalternativ efter den exakta strängen i sökfältet och returnerar den största uppsättningen poster.
  • Titel – begränsar den returnerade datauppsättningen till poster med den sökta strängen som finns i objektets titel (t.ex. avtalsnamn).
  • Anteckning – begränsar datauppsättningen till poster som innehåller den sökta strängen i de personliga anteckningarna för användarens som söker.
  • Meddelande – begränsar datauppsättningen till poster som innehåller den sökta strängen i meddelandefältet eller i avtalets privata meddelande.
  • Ursprungliga filnamn – utvärderar filnamnet på det ursprungliga överförda dokumentet och returnerar bara poster som matchar.
  • E-post – matchar e-postadressen för en mottagare.
    • Observera att det här filtret inte fångar upp textfält som är definierade med en e-postadress-validering.  
  • Fullständigt namn – matchar namnvärdet som anges av en mottagare när en signatur tillämpas. Om bara ett namn anges returneras alla poster som matchar det värdet.
    • Observera att Namnvärden beror på vad mottagaren anger och kanske inte matchar tidigare signaturvärden eller profilnamn (om mottagaren har ett Acrobat Sign-användarkonto).
  • Befattning – matchar värden som placerats i befattningsfältet.
  • Företagsnamn – matchar värden som placerats i företagsfältet.
  • Mottagargruppnamn – matchar (angivet av avsändaren) mottagargruppens namn.
  • Textfältsinnehåll – matchar det exakta värdet för textinmatningsfält. Detta inkluderar standardvärden och enskilda ord i större textblock.

Filtrera efter grupp

Konton där Användare i flera gruppers är aktiverat har åtkomst till ett gruppfilter som begränsar den returnerade datauppsättningen till att bara omfatta avtal som har skickats från den gruppen.

Sökfilter

Filtrera efter dolt innehåll

Det finns ytterligare ett alternativ för att söka efter dolt innehåll.

När Sök i dolt innehåll har valts inkluderas endast dolt innehåll i den returnerade datauppsättningen

Obs!

När ett filter är markerat visas en tagg bredvid filterikonen. Du kan klicka på ett filter för att ta bort det när datauppsättningen har returnerats.

Få hjälp snabbare och enklare

Ny användare?