Adobe Sign 的新「管理」頁面的設計目的,是改善每位使用者的完整內容元件庫的速度和存取。

概覽

管理頁面是設計來減少待過濾項目,並且改善使用者存取之內容的曝光度。

這個更新的核心是大幅改善索引和搜尋系統,讓使用者無論數量大小都能夠存取他們的所有合約。

為了確保合約資料集已適當地進行索引編製,新「管理」頁面 (針對現有帳戶) 的存取權將會延遲到大約 6 月份的第一週。

 

新「管理」頁面等同於傳統介面。

有鑑於管理頁面上許多功能的複雜度,越進階的功能將會分段發行,讓「燒錄」時間更完整,並且得以隔離可能的任何問題。

後續發行會傳遞更進階的元素,而某些元素已從介面淘汰

註解:

對帳戶啟用存取新頁面的選項時,就會在頁面右上角公開在新版與傳統體驗之間翻轉的選項。

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頁面上載入的預設檢視會顯示等待某人簽署之合約的清單。 

  • 目前等待已登入使用者採取動作的合約,可以在等候我篩選中找到

這份清單是根據「上一次修改」日期來排序,最近修改的合約在最上面。

 

可以按一下詳述合約表格的欄表頭,以套用表格內容的英數字元排序。

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按一下合約記錄以在右邊欄中,公開合約的詳細資訊和控制項。

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按兩下合約記錄以開啟合約本身 (公開檔案的內容) 與右邊欄控制項。

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「管理」頁面上可用的新元素

新「管理」頁面會分割下載整份 PDF 的功能,並且下載個別檔案。

可以輪流按一下各個檔案以下載該檔案的 PDF 版本。

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新「管理」頁面版面配置可以更佳地公開合約的參與者,提供:

  • 有多少參與者已完成他們的動作的執行中狀態 (直接顯示在目前參與者的電子郵件底下)
  • 參與者的完整清單及其與合約的相關角色 (在右邊欄中)
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可以在管理頁面上隱藏內容。此內容未刪除、狀態未變更,且合約可以正常進行簽署週期。只是使用者在「管理」頁面的使用者檢視中看不見合約而已。

注意:

請注意,目前沒有「取消隱藏」按鈕,且搜尋不會傳回隱藏內容。

取消隱藏將會在未來的版本中提供。

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「管理」頁面上可用的元素

傳統頁面上的多個狀態「資料夾」已合併成更實用的一系列篩選,這些篩選會傳回指定狀態類型的合約。您在上方區段中有「合約」篩選,這些篩選會根據合約的目前狀態來傳回合約

有兩種「作用中」狀態。每個狀態在狀態名稱後面附帶指出內容的數量:

  • 進行中 (N) - 以「進行中」狀態傳回的合約正在等候參與者完成他們的動作。等候已登入使用者的合約不會傳回
  • 等候您 (M) - 等候已登入使用者的合約會擷取到「等候您」篩選。

 

有三種「終止」狀態:

  • 已完成 - 已成功並完全解決的合約
  • 已取消 - 因任何原因而遭到放棄的合約。包括:
    • 由傳送者取消的合約
    • 遭到參與者拒絕的合約
    • 由於重複地無法進行驗證而終止的合約
    • 遭遇系統錯誤而導致變成不可行的合約
  • 已過期 - 到達過期日而且自動關閉的合約

 

還有「草稿」狀態,其中包含所有已部份建置的合約。

 

下方區段專屬於範本「父系」物件。根據這些範本所建立的「子系」合約會篩選到合約狀態篩選的上方。

父系物件不是合約本身,但是是用來產生大量的個別合約。這些父系物件包括:

  • (元件庫) 範本 - 您的文件元件庫中可以取得的所有文件和欄位範本
  • 網路表單 - 以前稱為 Widget,網路表單是合約範本,可以連結形式傳遞,或內嵌到網頁。網路表單是由簽署者發起,產生讓每個參與者填寫的子系合約
  • 大量簽署- 大量簽署範本的設計目的是產生大量個別合約,如同「一般」合約進行傳送和簽署
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搜尋列會傳回符合所提供字串的所有合約。搜尋參數所包含的欄位有:

  • 參與者名稱
  • 電子郵件地址
  • 參與者職稱
  • 參與者公司
  • 合約名稱
  • 合約備註
  • 合約訊息
  • 收件者個人訊息
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「依日期篩選」欄位作為篩選,可減少「狀態」篩選和/或「中繼資料」搜尋所傳回的資料集。

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在傳統頁面版面配置右上角中收集的合約中繼資料,已透過頁面散佈。

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合約的「名稱」「職稱」仍然在頁面版面配置的右上方

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「修改合約」連結可以在右下方區段中的動作按鈕找到

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合約「來源」是誰位於右上方,在「狀態」底下

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「目前收件者」是在新的、展開的參與者清單中識別,該清單會清楚顯示所有參與者及其與合約的相對狀態

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「建立日期」緊接在合約建立者名稱底下。

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目前合約「狀態」顯示在建立者名稱和建立日期底下,位於視窗右上方。

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「取代目前參與者」功能可以藉由將滑鼠游標移至目前參與者上找到。

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合約的全域「訊息」位於右上方,就在「傳送者」底下

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「過期日期」可以在全域訊息底下找到。

按一下鉛筆圖示以新增或編輯過期日期。

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取代已傳送合約之檔案的功能可以在右邊欄動作中找到:「修改合約」

完整功能詳細資料

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取代目前參與者的功能可以藉由將滑鼠游標移至目前參與者的圖示上找到,然後按一下「取代參與者」連結

完整功能詳細資料

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合約的傳送者有權限可以在合約傳送之後,變更每個參與者的驗證方法。

如果使用了密碼但是遺失/忘記,這個功能特別有用。只要重設密碼即可。

編輯收件者驗證的功能可以藉由將滑鼠游標移至目前收件者的圖示上找到,然後按一下「驗證」方法旁邊的「編輯」連結。

註解:

這個設定專屬於在收件者驗證使用密碼時。

用來保護已簽署 PDF 的密碼不會受到影響

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建立或刪除提示的功能可以在右邊欄上的下列動作中找到:「提示」

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設定、編輯和刪除合約過期日期的功能可以在右邊欄上的下列動作中找到:「過期日期」

按一下鉛筆圖示以開啟編輯面板。

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取消合約的功能可以在右邊欄上的下列動作中找到:「取消」

完整功能詳細資料

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共用合約的功能可以在右邊欄上的下列動作中找到:「共用」

一旦共用合約:

  • 系統會傳送一封電子郵件給您與其共用合約的使用者 (電子郵件)
    • 電子郵件包含處於目前狀態之合約的 PDF 附件
  • 您與其共用之使用者 (電子郵件地址) 的管理頁面上,合約記錄會變成可用
    • 該名使用者可以檢閱合約,如同他們是合約的副本收件者一般

完整功能詳細資料

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下載合約和/或合約稽核報告的功能可以分別在右邊欄上的下列動作中找到:「下載 PDF」「下載稽核報告」

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合約的事件記錄可以在右邊欄底部的下列動作上找到:「動作」

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按一下「活動」選項以合約的完整活動 (記錄) 取代右邊欄控制項,按時間順序列出,最近的事件在最上方。

完整功能詳細資料

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檢視合約內容 (檔案) 的功能可讓您:

  • 按一下右邊欄中的動作
  • 按兩下合約記錄
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合約會開啟以供檢閱,右邊欄控制項則維持在原地。

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使用者可以從「管理」頁面簽署合約,方法是選取合約記錄,然後按一下右邊欄中的「檢視和簽署」按鈕。

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標準合約簽署介面開啟:

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未來版本中預期加入的元素

以下是預期在接下來幾個發行週期中包含的進階功能清單。

利用這些功能的客戶應該持續使用傳統介面。

帳戶共用目前無法在新的「管理」頁面中使用。使用帳戶共用的客戶應該針對他們的工作持續使用傳統頁面版面配置。

「進階」帳戶共用預期從「首頁」頁面移至「管理」頁面。

上傳合約已簽署版本的功能預期在未來版本中加入。

需要上傳合約已簽署版本的客戶必須在傳統頁面上執行作業。

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檢閱和編輯元件庫範本的功能可以在新的「管理」頁面版面配置上取得,但是其他功能 (例如範本報告) 將在未來版本中加入。

需要存取範本報告的客戶必須在傳統頁面上執行作業。

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檢閱和編輯網路表單的功能可以在新的「管理」頁面版面配置上取得,但是其他功能 (例如活動報告) 將在未來版本中加入。

需要存取網路表單報告的客戶必須在傳統頁面上執行作業。

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檢閱和編輯大量簽署交易的功能目前無法在新的「管理」頁面版面配置上取得,但是預期在未來版本中加入。

需要檢閱其大量簽署內容的客戶必須在傳統頁面上執行作業。

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嘗試在新的「管理」頁面版面配置上開啟篩選,會產生訊息以及連至傳統頁面的連結。

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完全移除的元素

以下元素已從「管理」頁面移除,預期在頁面的完整版本中無法使用。

封存文件的功能已完全移除。 

  • 包括直接郵件封存功能
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在封存中具有內容的客戶仍然可以從「管理」頁面檢視和下載這些檔案,但是無法上傳新文件。

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「列印」功能已遭到移除。

若要列印合約版本,建議下載 PDF 然後從您的本機列印驅動程式列印。

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