「帳戶共用」功能適用於 Team、Business 及 Enterprise 服務等級。

使用者內容共用的概述

Adobe Sign 的預設本質是保護使用者的內容,避免未明確受邀的其他所有使用者檢視該內容,或與該內容互動。

合約隱含地包含所有收件者。  範本屬性中明確共用資料庫文件。

然而,大多數組織中都有角色需要監督交易,而無觀察員直接介入,亦無需要全盤了解群組內所有交易的代理人群組。

使用者內容共用可讓一個使用者或群組將他們的內容,與任何其他使用者或群組共用。

有兩種使用者內容共用:

  • 基本 – 僅使用者檢視
  • 進階 – 群組和使用者檢視,選擇性加上修改和傳送
    • 當 UserA 將其內容與 UserX 共用時:
    • 群組共用已啟用
      • 當 UserA 將其內容與 GroupN 共用時:
        • GroupN 的所有成員可以檢視 UserA 的「管理」頁面上的所有內容
        • GroupN 的所有成員具有共用為 UserA 建立的授權 (傳送和/或修改)
      • 當 GroupN 與 UserA 共用時:
        • UserA 可以看見 GroupN 中所有使用者的所有內容
        • UserA 具有授權為 GroupN 中的所有成員「傳送」和/或「修改」合約 (依設定)

進階共用目前僅適用於企業層級帳戶。想要啟用進階共用的管理員,應該聯絡其客服經理來轉換帳戶。

註解:

帳戶一旦轉換成進階共用,就無法回復為基本共用。這是單向程序。


可用性

基本共用適用於所有多重授權的套件。

  • 基本共用的限制是 100 個「共用出去」帳戶和 100 個「與我共用」帳戶。

進階共用僅適用於企業客戶。

  • 進階共用的預設值為 500 個可「共用出去」的帳戶和 500 個可「與我共用」的帳戶
    • 若任一方式都需要 500 個以上的共用,請聯絡客戶經理

個人帳戶從「管理」頁面只能共用個人物件

免費帳戶不支援內容共用。


使用者介面

基本共用

基本共用模型下的使用者可以在「個人偏好設定」區段中,建立、檢閱和取消共用。所有使用者 (包括管理員在內) 有相同的體驗。

有兩個分離頁面,其中一個用於對內共用 (查看其他帳戶),另一個用於對外共用 (共用我的帳戶):

基本共用使用者介面

使用者請求共用時是按一下加號圖示,然後輸入想要與之建立共用的使用者的電子郵件。

基本共用 - 請求查看

請求共用之後,即處於「審核中」狀態,直到受請求的使用者接受或拒絕邀請為止。

共用介面 - 審核中要求


進階共用

當帳戶轉換成進階共用時,使用者介面會從兩個分離頁面變成一個分頁式頁面,稱為共用狀態:

進階共用 - 瀏覽至選單

兩個索引標籤對齊基本共用規則下使用的兩個頁面:

  • 我的帳戶已共用給 > 共用我的帳戶
  • 與我共用 > 查看其他帳戶

使用者建立共用時是按一下加號,這會開啟彈出式視窗,讓使用者輸入電子郵件地址,或從目前帳戶使用者和群組物件清單中選取使用者或群組。

  • 群組名稱右邊的箭頭可展開群組,以列出使用者
  • 加號圖示可將使用者/群組新增至共用要求 (在頂端輸入欄位中)
進階共用 - 群組共用

 

識別共用的使用者/群組之後,要求者就可以定義想要套用至共用的權限 (「傳送」和/或「修改」):

foo

帳戶管理員具有授權,不需要經過核准,就能在其使用者和其 Adobe Sign 帳戶內的任何其他使用者之間完整建立共用。

群組管理員具有授權,不需要經過核准,就能在其使用者和其群組內的任何使用者之間完整建立共用。

群組管理員如果嘗試與其群組外的使用者或群組建立共用,則會建立「審核中」共用。  其他使用者必須明確核准 (接受) 共用要求,才會建立共用。

  • 請求與「群組」共用會產生電子郵件寄給群組管理員,此人負責接受或拒絕任何審核中共用。

在其他方接受或拒絕共用要求之前,非管理員使用者可以請求仍在「審核中」的共用 (根據已設定的控制項)。

進階共用 - 審核中要求


群組共用

管理員(根據進階共用規則) 能夠共用他們所管理的群組,以及管理繫結至群組 (相對於其使用者) 的共用。

群組共用的機械式運作如同使用者共用,不過群組是更大的容器,如果與群組共用,則使用者會獲得權限來存取該群組中所有使用者的內容。

如果從群組中移除使用者,該使用者的內容就不再存在於群組中,所以再也看不到。

以群組管理員身分存取「群組」層級共用:

  • 登入「群組管理員」使用者
  • 瀏覽至「群組 > 我的使用者群組 > 共用狀態」
瀏覽至「群組共用」狀態

註解:

群組可以與本身共用,使得群組中的所有使用者可以完整檢視群組的中所有其他使用者,而不需要定義個別共用。

帳戶管理員可以管理帳戶中所有群組的共用,還可以在群組之間完整建立共用,而不需要另一個使用者接受。

以帳戶管理員身分存取群組共用:

  • 瀏覽至「帳戶 > 群組 > {選取您想要共用的群組}」
選取群組

當「群組」選項載入時,按一下「共用狀態」

群組共用 - 群組共用狀態


管理帳戶之間的共用時可用的其他控制項

「審核中」共用的原建立者,可以重新傳送共用要求給目標使用者,作法如下:

  • 瀏覽至共用介面
  • 按一下您想要重新傳送的共用
  • 按一下「重新傳送共用要求」連結
  • 一封電子郵件會自動傳送給目標使用者
重新傳送共用要求

當使用者請求共用時,目標使用者 (就「群組」而為群組管理員) 會收到內含連結的電子郵件,以便核准共用:

接受或拒絕共用要求電子郵件

或者,使用者可以在應用程式中接受或拒絕要求,作法如下:

  • 瀏覽至共用介面
  • 按一下您想要接受或拒絕的審核中要求
  • 按一下「接受」「拒絕」
接受或拒絕共用要求

這兩種共用模式都允許任一方隨時取消共用:

  • 瀏覽至共用介面
  • 按一下您想要取消的共用
  • 按一下「取消共用」連結
取消共用

對於使用者/群組之間建立的共用,您可以修改權限,作法如下:

  • 瀏覽至共用介面
  • 按一下您想要編輯的共用,以便在清單頂端顯示選項
  • 按一下修改權限連結
  • 編輯權限
  • 按一下「儲存」
修改共用權限


檢視共用內容

與使用者共用的內容會顯示在「管理」索引標籤上。

在管理頁面左上方,您可以看見「您的合約」旁邊有下拉式箭頭

  • 按一下箭頭以顯示與您共用的使用者/群組清單
  • 選取您想要檢視的使用者/群組
  • 另有一個選項可選取「所有共用合約」,這會傳回所有共用內容
選取管理頁面上的下拉式箭頭

頁面會重新整理,以顯示所選的使用者/群組的「管理」頁面內容:

共用帳戶頁眉

註解:

左邊欄的篩選器 (進行中、已完成、網路表單) 會篩選內容,就像您檢視內容時一樣。


進階共用控制項

進階共用允許使用者修改共用帳戶合約上的文件和欄位 (前提是合約仍然合格)。

修改合約:

  • 瀏覽至「管理」頁面
  • 將視圖切換至擁有待修改合約的使用者
  • 按一下合約以選取
  • 展開選項以顯示選項
  • 按一下您想要採取的動作:
修改共用合約

進階共用允許使用者代表共用使用者傳送合約。

共用帳戶就彷彿是傳送此合約的帳戶擁有者一樣擁有此合約。

只有操作記錄和稽核記錄會指出有另一個使用者透過共用帳戶傳送合約。

從共用帳戶傳送合約:

  • 登入您的使用者
  • 在螢幕右上角按一下您的名稱,並選取「切換帳戶」
  • 挑選您要代表哪個使用者傳送
    • 按一下「確定」
進階共用 - 切換帳戶

頁面會重新整理以顯示受限介面。

頁面頂端的橫幅指出您在共用帳戶中,並識別該帳戶的使用者。

橫幅右邊的連結可讓您回到帳戶。

  • 按一下「傳送」索引標籤。
  • 照常設定和傳送合約
切換至帳戶

合約的活動記錄清楚指出,已代表使用者傳送合約:

代表另一個帳戶傳送時的稽核記錄


控制項

「帳戶設定 > 安全設定 > 帳戶共用」中有使用者共用方面的管理控制項

  • 您可以在「帳戶」層級設定共用,使設定向下傳播到所有「群組」
  • 您也可以在「群組」層級設定共用,以覆寫承襲的「帳戶」層級值。

基本共用控制項可定義是否允許共用,以及發起共用的方法:

  • 不允許帳戶共用 – 針對已設定的帳戶/群組,從使用者介面中移除帳戶共用方面的介面。
  • 允許共用帳戶要求 – 允許所設定帳戶/群組中的使用者請求檢視另一個使用者的內容
  • 允許共用自己的帳戶 – 允許所設定帳戶/群組中的使用者將其帳戶與另一個使用者共用
  • 兩者 – 使用者既可請求又可發起共用
管理員選單中的共用控制項

進階共用會啟用另一組權限:

  • 透過外部帳戶 – 啟用後,使用者能夠將其帳戶內容與其他 Adobe Sign 帳戶中的使用者共用
  • 透過內部帳戶 – 啟用後,使用者能夠將其內容與其 (相同) Adobe Sign 帳戶中的其他使用者共用

啟用與內部帳戶共用會准許另外兩個選項:

  • 傳送 – 允許「獲共用」方代表共用方傳送新合約
    • 操作記錄和稽核記錄清楚指出,「獲共用」方已代表共用方傳送合約
    • 共用方就彷彿本身傳送合約一樣擁有和管理合約
  • 修正現有交易 – 允許「獲共用」方修改進行中的合約