Réalisez la formation et les classes virtuelles avec Adobe Connect. Comment gérer les catalogues des formations et recommandations pour y parvenir.

Gestion du catalogue des formations

Le catalogue des formations offre aux gestionnaires de formation une autre méthode d’organisation des cours et des curriculums. Par exemple, un gestionnaire de formation peut rendre un grand nombre de cours disponibles par le biais du catalogue des formations, sans placer tous les cours dans des curriculums. Autre exemple : un gestionnaire de formation peut créer un curriculum, puis diriger les stagiaires vers un ensemble d’informations complémentaires dans le catalogue des formations.

Remarque :

Lors de l’utilisation du catalogue des formations, ajoutez tous les stagiaires concernés dans le groupe d’autorisations Stagiaires. Ainsi, ils pourront consulter toutes les options de formation présentes dans le catalogue. Si vous souhaitez limiter l’accès à certaines options de formation du catalogue, organisez les documents de formation en dossiers et personnalisez les autorisations au niveau des dossiers.

La définition des autorisations dans le catalogue des formations revient aux administrateurs Adobe Connect. Pour plus d’informations, voir Configuration du catalogue des formations.

Remarque :

les administrateurs Adobe Connect peuvent modifier les paramètres d’auto-inscription et de catalogue de formations afin de se conformer aux normes réglementaires. Pour plus d’informations, voir Utilisation des paramètres de contrôle et de conformité.

Ouverture du catalogue des formations

Lorsque vous commencez à utiliser le catalogue des formations, il peut s’avérer utile de créer des dossiers pour organiser les informations. Par exemple, vous pouvez créer des dossiers pour les différents services (Comptabilité, Ressources humaines, Services généraux, etc.) ou pour les différents niveaux de formation (Débutant, Intermédiaire, Avancé, etc.).

  1. Cliquez sur l’onglet Formation dans Adobe Connect Central.
  2. Cliquez sur Catalogue des formations.
  3. Cliquez sur Nouveau dossier pour commencer la création des dossiers et l’organisation du catalogue. Vous pouvez créer une arborescence en ajoutant des sous-dossiers.

Définition d’autorisations dans le catalogue des formations

Vous pouvez définir des autorisations pour des dossiers et des éléments du catalogue de formations. Ceci peut être utile si votre catalogue de formations comporte une structure de dossiers et que vous souhaitez contrôler les personnes autorisées à gérer et à publier dans chaque dossier.

  1. Cliquez sur l’onglet Formation dans Adobe Connect Central.
  2. Cliquez sur Catalogue des formations.
  3. Activez la case à cocher située en regard d’un dossier ou d’un élément.
  4. Cliquez sur Définir autorisations.
  5. Dans la liste Autorisations actuelles de, sélectionnez un utilisateur ou un groupe, cliquez sur Autorisations, puis choisissez le niveau d’autorisation (Refusé, Voir, Publier ou Gérer).

Remarque :

par défaut, le groupe Stagiaires dispose d’autorisations Voir pour le niveau racine du catalogue des formations. Ce paramètre par défaut permet à toute personne du groupe Stagiaires de parcourir le niveau racine du catalogue des formations. Vous pouvez modifier les autorisations pour contrôler qui peut consulter le catalogue des formations.

Ajout d’éléments au catalogue des formations

Seuls les cours, les curriculums et les classes virtuelles peuvent être ajoutés au catalogue des formations. Pour utiliser un contenu du catalogue des formations, convertissez ce contenu en cours. Lorsque vous ajoutez un cours ou un curriculum au catalogue des formations, vous indiquez aussi si les stagiaires peuvent s’inscrire eux-mêmes.

  1. Cliquez sur l’onglet Formation dans Adobe Connect Central.
  2. Localisez le cours/curriculum que vous voulez ajouter au catalogue des formations, puis cliquez dessus.

  3. Cliquez sur Paramètres du catalogue des formations.
  4. Sélectionnez Lister dans le catalogue des formations pour l’auto-inscription des stagiaires. Cela permet aux utilisateurs enregistrés de s’ajouter à la liste des autorisations pour le cours ou le curriculum dans le catalogue des formations.
  5. Effectuez l’une des opérations suivantes :
    • Sélectionnez l’option « L’inscription requiert l’approbation du directeur de cours » pour exiger l’approbation préalable des stagiaires avant qu’ils puissent accéder au cours ou curriculum dans le catalogue des formations. Sélectionnez l’option Informer le ou les directeurs de cours des demandes d’approbation par courrier électronique pour recevoir un message électronique chaque fois qu’un stagiaire souhaite s’auto-inscrire. (Si vous ne sélectionnez pas cette option, recherchez dans le catalogue des formations les stagiaires dont l’état est défini sur En attente.)

    • Sélectionnez l’option « L’inscription est ouverte » pour accorder à tous les utilisateurs l’accès au cours ou curriculum.

  6. Sélectionnez Afficher dans le catalogue des formations.
  7. Sélectionnez l’emplacement ou le navigateur, puis un ou plusieurs dossiers pour afficher cet élément.
  8. Après avoir sélectionné les dossiers, cliquez sur Appliquer la liste.
  9. (Facultatif) Pour ajouter le cours/curriculum à plusieurs dossiers qui ne sont pas au même niveau, sélectionnez Appliquer la liste et Ajouter un autre élément.

Remarque :

les informations relatives à l’auto-inscription ne sont pas incluses dans les rapports de formation.

Information des stagiaires au sujet du catalogue des formations

Une fois que vous avez organisé et ajouté du contenu au catalogue des formations, informez-en les stagiaires.

Remarque :

si vous avisez les stagiaires par message électronique et que des informations supplémentaires sur le curriculum sont disponibles dans le catalogue des formations, modifiez simplement le texte de la notification de manière à inclure un lien vers le catalogue. Ainsi, les stagiaires disposent de toutes les informations nécessaires à partir d’un seul message.

  1. Pour informer les stagiaires au sujet du catalogue des formations, procédez comme suit :
    • Indiquez-leur qu’un nouvel onglet Catalogue des formations est désormais disponible dans la page d’accueil d’Adobe Connect.

    • Envoyez-leur un message électronique contenant un lien vers le catalogue des formations.

    • Placez un lien vers le catalogue des formations sur votre portail Web.

    Remarque :

    un lien placé dans un message électronique ou sur un portail Web peut également pointer directement vers un cours du catalogue des formations.

Approbation d’une personne inscrite à une formation

Si vous sélectionnez l’option d’approbation lors de l’ajout d’un cours, d’un curriculum ou d’une classe virtuelle au catalogue des formations, vous devez gérer et accepter les stagiaires lorsque ceux-ci souhaitent consulter les éléments du catalogue. Cette méthode vous permet, ainsi qu’aux autres gestionnaires de formation, d’échelonner les acceptations et de limiter le nombre de stagiaires pouvant accéder simultanément à un cours, un curriculum ou une classe virtuelle.

  1. Effectuez l’une des opérations suivantes :
    • Si vous avez choisi d’être averti par message électronique lorsqu’un stagiaire demande à être accepté à un cours, un curriculum ou une classe virtuelle du catalogue des formations, cliquez sur lien se trouvant dans le message électronique.

    • Si vous n’avez pas choisi l’option de notification par message électronique, cliquez sur l’onglet Formation, localisez le cours, le curriculum ou la classe virtuelle dont vous souhaitez approuver les stagiaires, puis cliquez dessus.

  2. Cliquez sur Gestion des inscrits.
  3. Dans la liste Inscrits actuels à, sélectionnez un individu dont l’état est En attente d’autorisation.
  4. Cliquez sur Autorisation, puis choisissez Inscrit. (Vous pouvez modifier les autorisations d’un stagiaire sur Refusé ou En attente d’autorisation.)

  5. Dans la boîte de dialogue qui s’affiche, sélectionnez Oui si vous souhaitez aviser le stagiaire de son inscription.

Réalisation d’une classe virtuelle

La disposition d’une classe virtuelle est flexible et vous offre plusieurs manières de présenter les informations et d’interagir avec les participants.

Remarque :

si l’administrateur a activé un avis de conditions d’utilisation, acceptez-le avant d’entrer dans la classe virtuelle. Pour plus d’informations, voir Utilisation des paramètres de contrôle et de conformité.

  1. Dans l’onglet Formation d’Adobe Connect Central, sélectionnez la classe virtuelle que vous souhaitez rejoindre.
  2. Cliquez sur le nom de la classe virtuelle dans la liste située sous la barre de navigation.

  3. Cliquez sur Accéder à la classe virtuelle ou cliquez sur l’URL de la classe.
  4. Gérez les participants qui arrivent en approuvant ou en refusant leur demande d’accès. Pour plus d’informations, voir Invitation de participants et accord ou refus d’accès.
  5. Partager mon écran > Partager le cours > Sélectionner dans la bibliothèque des cours. Sélectionnez les cours disponibles dans la bibliothèque de cours. Vous pouvez partager les cours Adobe Captivate dans vos classes virtuelles.
  6. Réalisez la formation pour les participants. Voici quelques suggestions :
    • Passez d’un mode d’affichage de classe virtuelle à l’autre : Salle d’attente, Salle de cours et Etude. Vous pouvez commencer par la disposition Salle d’attente, qui comprend un grand module Conversation grâce auquel les participants peuvent se présenter les uns aux autres. Passez ensuite à la Salle de classe lorsqu’il s’agit de partager des cours. Enfin, terminez la formation avec la disposition Etude ; elle offre un module de sondage dans lequel les participants peuvent évaluer la session qu’ils viennent de suivre.

    • Lancez des cours dans le module de partage des cours. Synchronisez ou désynchronisez le cours selon vos besoins. Pour plus d’informations, voir Invitation de participants et accord ou refus d’accès.

    • Collaborez avec les participants par le biais du module Participants. Posez des questions aux participants, auxquelles ils peuvent répondre à l’aide d’émoticônes, et encouragez-les à poser des questions en levant virtuellement la main. Pour plus d’informations, voir la section Participation aux réunions et sessions de formation.

    • Diffusez votre image et votre voix, ou celles d’un participant à l’aide du module Vidéo. Pour plus d’informations, voir la section Activation du microphone pour les participants utilisant un ordinateur.

    • Placez les participants dans différentes salles secondaires pour qu’ils puissent travailler en petits groupes. Pour plus d’informations, voir Ateliers.

    • Utilisez le tableau blanc pour collaborer avec les participants ou leur permettre de travailler ensemble pour répondre à une question ou trouver des idées. Pour plus d’informations, voir Partage d’un tableau blanc.

    • Utilisez le module Conversation pour communiquer avec les participants ou répondre à des questions. Pour plus d’informations, voir Conversation dans des réunions.

    • Prenez des notes, par exemple sur des points à approfondir, des informations à ajouter au cours ou des améliorations de la classe virtuelle, grâce au module Note. Pour plus d’informations, voir Prise de notes pendant une réunion.

  7. Pour fermer la classe virtuelle, sélectionnez Réunion > Arrêter la réunion.

Remarque :

les administrateurs Adobe Connect peuvent modifier les modules, le partage et d’autres paramètres afin de se conformer aux normes réglementaires. Ces paramètres ont un impact sur les classes virtuelles et ce qu’il est possible d’y faire. Pour plus d’informations, voir Utilisation des paramètres de contrôle et de conformité.

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