Administration et gestion de comptes Adobe Connect

Adobe Connect Central est une application Web qui permet d’utiliser des comptes Adobe Connect. Les administrateurs utilisent Adobe Connect Central pour gérer un compte et les utilisateurs associés. Les hôtes de réunion l’utilisent quant à eux pour créer et planifier des réunions. Pour les gestionnaires de formation, Adobe Connect Central sert à créer des cours et y inscrire des participants.

Connexion à Adobe Connect Central

Modification de votre profil

Détermination du numéro de version d’Adobe Connect

Connaître votre numéro de version peut s’avérer utile, en particulier si vous contactez l’équipe d’assistance Adobe Connect ou si vous signalez des problèmes avec une application.

Icônes d’Adobe Connect Central

Adobe Connect Central utilise des icônes pour représenter les réunions, séminaires, présentations, cours et curriculums.

Présentation associée à un groupe de stagiaires inscrits et pour lequel un suivi individuel est assuré. Le cours peut être utilisé indépendamment ou en tant que partie intégrante d’un curriculum.

Groupe de cours et autre contenu pédagogique qui accompagne les étudiants dans leur propre cursus de formation. Un curriculum peut inclure du contenu, des présentations, des réunions, des séminaires Adobe Connect et du contenu externe, comme des sessions en salle et des listes d’ouvrages recommandés.

Dans un curriculum, formation se déroulant à l’extérieur d’Adobe Connect ; formation en salle, par exemple.

Un événement Adobe Connect inclut l’inscription, les invitations, les rappels et la création de rapports. Les événements impliquent généralement de nombreux participants et sont basés sur une réunion, un séminaire, une présentation ou une formation Adobe Connect.

Réunion se déroulant en ligne et en temps réel, au sein de laquelle un présentateur ou un hôte peut montrer des diapositives ou des présentations multimédia, partager son écran, converser et diffuser du contenu audio et vidéo en direct.

Classe en ligne avec dispositions personnalisables et contenu archivé réutilisable. Les salles de cours virtuelles ont des fonctions audio et vidéo, ainsi que des ateliers destinés à l’apprentissage en collaboration.

Réunion planifiée concernant au moins 50 participants, dont l’interaction et la participation restent minimales.

Enregistrement d’une réunion ou d’un séminaire que les utilisateurs peuvent consulter à leur convenance.

Fichiers créés dans Macromedia Authorware, un produit Adobe. Authorware est un outil visuel permettant de créer des applications d’e-learning.

Présentation créée avec Adobe Presenter, un module externe pour Microsoft PowerPoint qui permet aux utilisateurs d’ajouter des fichiers audio, des questionnaires et des fonctionnalités visuelles à une présentation PowerPoint. Les fichiers PPT et PPTX sont convertis en présentations lors de leur transfert dans Adobe Connect.

Les fichiers Image peuvent être des dessins, des photographies, des diagrammes, des graphiques, des icônes ou tout autre type de graphiques.

Fichier vidéo.

Fichier définissant la structure et la disposition d’un document Web à l’aide de différentes balises.

Fichier audio.

Un fichier PDF Adobe.

Fichier multimédia lisible dans Flash Player.

Création d’administrateurs

Les administrateurs sont des utilisateurs chargés de gérer Adobe Connect à l’échelle de l’entreprise. Les administrateurs créent, suppriment et gèrent les comptes d’utilisateurs. Les administrateurs gèrent également les autorisations attribuées aux utilisateurs et aux groupes. Les administrateurs effectuent ces tâches à l’aide d’une application Web appelée Adobe Connect Central.

Il existe deux niveaux d’administrateur Adobe Connect, à savoir : administrateur et administrateur limité. Les administrateurs disposent de tous les privilèges d’administration, tandis que les administrateurs limités ne bénéficient que de certains privilèges. Les administrateurs ont la possibilité de définir les autorisations des administrateurs limités.

Le premier administrateur est créé lors de l’installation d’Adobe Connect ou lors de la création du compte. L’administrateur peut à son tour créer d’autres administrateurs et administrateurs limités. Ainsi, un administrateur peut créer des comptes d’administrateurs limités destinés aux employés de l’assistance technique, qui viennent en aide aux utilisateurs d’Adobe Connect.

Création d’un administrateur

Création d’un administrateur limité

Définition d’autorisations pour le groupe des administrateurs limités

Affichage et modification d’informations sur le compte

La page Résumé du compte s’affiche lorsque vous cliquez sur l’onglet Administration. Elle décrit les applications et les produits activés pour le compte en question.

La plupart des informations de compte de la page Résumé du compte ne peuvent pas être modifiées via Adobe Connect Central. Vous pouvez modifier les paramètres de compte suivants dans Adobe Connect Central :

• Fuseau horaire par défaut

• Langue par défaut

• Stratégie d’événements utilisateur (si votre compte inclut la fonction Evénements)

• Informations principales sur les contacts

Les informations modifiées ici s’appliquent à tout le compte. (Pour modifier les informations de profil de votre propre compte utilisateur, cliquez sur Mon profil > Modifier mes préférences dans Adobe Connect Central.)

Affichage des informations sur le compte

Modification des informations du compte

Modèles de tarification

Le modèle de tarification détermine le montant payé votre société pour son utilisation. Il est associé aux informations de quota et d’utilisation disponibles dans Fonctions système. Il existe plusieurs modèles pour les formations et les réunions.

Il existe un modèle de tarification pour la formation :

Ce modèle limite le nombre de stagiaires pouvant être actifs dans tous les cours ou curriculums au même moment.

Il existe deux modèles de tarification pour les réunions. Vous pouvez afficher les informations associées au modèle que votre société a acheté :

Ce modèle limite le nombre d’utilisateurs qui peuvent lancer des réunions. Chaque organisateur peut démarrer une seule réunion active à la fois. Si une réunion commence sans organisateur nommé, tous les participants disposent des privilèges de participant jusqu’à ce que l’organisateur nommé arrive dans la réunion. Lorsque le premier organisateur nommé rejoint la réunion, les privilèges de tous les autres participants sont restaurés sur les valeurs définies avant la réunion.

Chaque réunion est limitée au nombre de participants défini dans le fichier de licence. Un organisateur doit être présent pour lancer la réunion. Ensuite, cinq minutes après le départ du dernier organisateur de la salle de réunion, tous les participants prennent automatiquement le niveau de participant. Les rôles et autorisations des utilisateurs sont restaurés dès qu’un organisateur nommé réintègre la réunion. L’organisateur nommé doit être membre du groupe Administrateurs de réunions.

Remarque : un organisateur peut assister à un maximum de deux réunions simultanées. Quels que soient les privilèges de cet utilisateur dans les réunions en cours, le fait qu’il tente d’assister à une troisième réunion génère un message d’erreur.

Ce modèle limite le nombre de participants pouvant être actifs dans une réunion au même moment. Cette limite ne s’applique pas aux personnes participant aux séminaires.

Remarque : vous ne pouvez pas avoir de quotas pour les organisateurs nommés et les participants simultanés en même temps.

Les quotas des salles de séminaire n’ont aucune incidence sur les autres quotas. La limite de participation à un séminaire détermine le nombre de participants qui peuvent être actifs simultanément dans un séminaire. Cette limite s’applique à chaque salle de séminaire.

Les modèles de tarification d’organisateur nommé et de participants simultanés affichent les mêmes champs. Toutefois, selon le modèle de tarification dont votre société a fait l’acquisition, certains champs ne sont pas pertinents :

• Vous pouvez avoir des réunions sur le modèle Utilisateur simultané qui ont également une limite Utilisateurs simultanés par réunion.

• Si votre établissement utilise le modèle Organisateurs nommés, Adobe Connect indique une capacité de salle maximale. Cette valeur s’affiche dans le champ Utilisateurs simultanés par réunion. Le champ Nbre max. de participants à une réunion n’est pas pertinent en cas d’utilisation du modèle d’organisateur nommé. Adobe Connect limite en effet le nombre d’organisateurs à l’aide du champ Utilisateurs simultanés par réunion. Le nombre est généralement défini sur 100 utilisateurs.

Modification des paramètres de notification

Adobe Connect avise l’administrateur des comptes (et éventuellement d’autres utilisateurs) lorsque la licence d’un compte est sur le point d’expirer. Adobe Connect avise également l’administrateur lorsqu’un compte est sur le point d’atteindre une de ses limites de capacité.

Configuration de plusieurs notifications sur les produits

Pour informer les utilisateurs des fréquentes mises à jour, les administrateurs envoient simultanément plusieurs notifications de maintenance du système, ainsi que des notifications sur les produits basées sur les comptes. Par exemple, un administrateur peut envoyer une notification breakfix à tous les utilisateurs, en plus des notifications régulières de mise à niveau d’Adobe Connect basée sur les comptes.

Les comptes d’utilisateur sont préconfigurés pour recevoir les notifications de maintenance. Vous pouvez configurer des comptes utilisateur spécifiques afin de recevoir les notifications concernant le produit en suivant ces étapes :

Vous pouvez configurer un compte d’utilisateur afin de pouvoir recevoir simultanément trois notifications maximum. En général, vous envoyez deux notifications de maintenance et une seule notification sur le produit. Toutefois, en fonction des exigences, vous pouvez configurer un compte d’utilisateur spécifique afin qu’il puisse recevoir trois notifications de maintenance. Les notifications de maintenance ont une priorité supérieure à celles des notifications sur les produits. Par conséquent, les notifications de maintenance apparaissent en premier dans le module Notifications. Si un utilisateur ferme une notification, la notification réapparaît dans le module Notifications lorsque l’utilisateur rouvre la réunion. Sinon, l’utilisateur peut choisir Ne plus afficher ce message afin que la notification ne s’affiche plus lorsque la réunion est rouverte.

Affichage des informations sur l’utilisation du compte

Personnalisation de la conception d’un compte

Si votre société a acheté les fonctionnalités de personnalisation, le lien Personnalisation de l’onglet Administration est activé. Cette fonction vous permet de mettre Adobe Connect aux couleurs de votre société.

Pour visualiser l’effet de la personnalisation, déconnectez-vous d’Adobe Connect Central, reconnectez-vous, puis actualisez l’affichage du navigateur.

Personnalisation de l’interface utilisateur d’Adobe Connect Central

Le lien de personnalisation de la bannière vous permet de personnaliser les éléments suivants de l’interface utilisateur d’Adobe Connect Central (interface utilisateur) :

• la couleur d’arrière-plan ;

• la couleur du texte des liens situés en haut (dans le cas des liens Aide et Déconnexion, dans le coin supérieur droit) ;

• la couleur du texte de navigation (pour les liens situés sous la barre d’onglet) ;

• la couleur de surbrillance de la sélection ;

• la couleur des en-têtes de tableau (pour les barres qui identifient les titres des pages ou les colonnes dans les pages de liste) ;

• le logo de la bannière, l’image qui apparaît dans le coin supérieur gauche d’Adobe Connect Central. Les fichiers pris en charge sont au format JPEG, PNG, GIF ou BMP et la taille de fichier prise en charge est 360 x 50 pixels.

Personnalisation de votre compte Adobe Connect

Personnalisation de la page de connexion

Le lien Personnaliser la connexion permet de personnaliser la page de connexion. Vous pouvez modifier l’un des attributs suivants :

• Couleur du titre de la réunion

• Couleur du nom de connexion

• Couleur d’arrière-plan (couleur de la zone de connexion)

• Image du logo principal ; il doit s’agir d’un fichier JPEG, PNG, GIF ou BMP et sa taille doit être de 410 x 310 pixels.

Personnalisation de l’aspect des réunions Adobe Connect

Vous pouvez personnaliser l’apparence de vos réunions en fonction du type de client Adobe Connect que vous utilisez :

• Client et application de bureau Flash
• Client HTML

Client et application de bureau Flash

L’onglet Personnaliser la réunion permet de modifier l’aspect des réunions Adobe Connect. Les paramètres définis ici s’appliquent à chaque réunion créée à partir de votre compte. (Ces paramètres n’ont pas d’incidence sur la disposition des réunions.)

Client HTML

L’option Personnaliser la réunion HTML permet de modifier l’aspect des réunions Adobe Connect. Les paramètres définis ici s’appliquent à chaque réunion créée à partir de votre compte. (Ces paramètres n’ont pas d’incidence sur la disposition des réunions.)

Affectation de minutes de réunion à des centres de coûts

Lorsque vous importez des utilisateurs dans Adobe Connect, vous pouvez associer chacun d’eux à un centre de coûts. Si des utilisateurs sont associés à des centres de coûts, vous pouvez activer la génération de rapports du centre de coûts afin de déterminer dans quelle proportion chaque centre utilise Adobe Connect.

La méthode la plus simple pour associer des utilisateurs à des centres de coûts consiste à importer les utilisateurs dans un fichier CSV ou à effectuer une synchronisation avec un service d’annuaire LDAP. Si vous n’utilisez aucune de ces méthodes, vous pouvez également associer manuellement un utilisateur à un centre de coûts.

Si la génération de rapports du centre de coûts est désactivée, aucun suivi des réunions n’est effectué à des fins de rapport. Si les utilisateurs ne sont pas affectés à des centres de coûts et si les réunions sont facturées par participant, Adobe Connect n’effectue pas le suivi des données pour ces utilisateurs.

Association manuelle d’utilisateurs à des centres de coûts

Activation de la génération de rapports du centre de coûts

Désactivation de la génération de rapports du centre de coûts

Utilisation des paramètres de contrôle et de conformité

Dans certains secteurs réglementés, les sociétés doivent se conformer à des normes gouvernementales. Ces normes indiquent quand et comment les employés sont autorisés à communiquer et si la société est tenue de consigner et d’archiver les communications. Par exemple, certaines sociétés doivent consigner toutes les communications effectuées sur leurs réseaux.

Les sociétés peuvent aussi choisir de conserver les communications au sein du personnel et celles effectuées entre les employés et les utilisateurs externes afin de répondre aux normes de contrôle interne. Les paramètres de conformité et de contrôle permettent de se conformer aux normes et de contrôler le déroulement général des réunions.

Les paramètres de conformité et de contrôle s’appliquent globalement à l’ensemble du compte Adobe Connect. Les valeurs définies s’appliquent immédiatement à toutes les réunions commençant après l’enregistrement des paramètres. Les paramètres ne s’appliquent pas aux réunions en cours au moment de l’enregistrement. Ils s’appliquent aux réunions récentes, jusqu’à 10 minutes après la fin de la réunion.

Personnalisation des paramètres de conformité et de contrôle

Onglet Paramètres d’accès

Les administrateurs peuvent rendre les réunions et les enregistrements plus restrictifs et refuser l’accès à tous les participants. Adobe Connect offre les options suivantes pour les réunions et les enregistrements : 

Toute personne disposant de l’URL peut entrer dans la salle

Par défaut, ce paramètre est activé pour tous les comptes. 

Si ce paramètre est désactivé, pour toutes les réunions, enregistrements ou sessions de classe virtuelle existants, seuls les utilisateurs enregistrés et les invités acceptés pourront assister à la réunion ou visionner un enregistrement. Dans la section Modifier les infos de la réunion, l’hôte peut accorder l’accès en conséquence. 

Si le paramètre est activé, pour toutes les nouvelles réunions, enregistrements ou sessions de classe virtuelle, un message indiquera que tout utilisateur disposant de l’URL peut accéder à la salle ou visionner un enregistrement. Dans la section Modifier les infos de la réunion, l’hôte peut accorder l’accès à la salle de réunion à tous les utilisateurs disposant de l’URL de cette réunion. 

Autoriser l’accès public à l’enregistrement 

Si le paramètre Autoriser l’accès public à l’enregistrement est désactivé, tous les membres du compte peuvent accéder à tous les enregistrements existants, une fois que les utilisateurs n’ont plus le niveau d’accès précédent (Public). 

Pour tous les nouveaux enregistrements, l’hôte ne verra pas l’option Public. 

Spécification des applications à partager ou à bloquer

Pour empêcher les utilisateurs de partager des applications ou des processus non autorisés, utilisez l’une des méthodes suivantes :

• Créer une liste blanche répertoriant les applications autorisées.

• Créer une liste noire des applications ou des processus qui ne peuvent pas être partagés.

Ces deux options s’excluent mutuellement : vous pouvez spécifier une liste blanche ou une liste noire. Les applications répertoriées dans la liste noire ne peuvent pas être partagées par les participants, les présentateurs et les hôtes. Pour empêcher les utilisateurs de partager des applications ou des processus non autorisés, entrez les différentes applications Windows et Mac OS dans les zones de texte. La liste des éléments disponibles apparaît lorsque les utilisateurs sélectionnent Windows ou Applications dans la fenêtre Démarrer le partage d’écran.

Affichage des enregistrements forcés

Création d’un lien vers un enregistrement forcé

Les liens pointent vers la plus récente version de l’enregistrement. Si l’enregistrement est modifié d’une quelconque manière (soit directement, soit par le biais d’un lien), les modifications se répercutent dans tous les liens menant à l’enregistrement.

Suppression d’un enregistrement forcé

Seuls les administrateurs sont en mesure de supprimer des enregistrements forcés.

Configuration du suivi d’engagement

L’engagement est mesuré par le biais du tableau de bord de l’engagement dans les séminaires, réunions, classes virtuelles et événements. Une fois la configuration terminée, les participants peuvent choisir de se désinscrire du suivi de l’engagement. Si les participants choisissent de désactiver le suivi, Adobe Connect exclut le décompte des conversations privées et l’index d’engagement des données sur la réunion qui sont communiquées aux hôtes de l’événement.

Les administrateurs de compte contrôlent différents paramètres de désinscription du suivi de l’engagement et fournissent aux administrateurs d’événements un contrôle limité sur cette option.

Les changements ci-dessus les paramètres entrent en vigueur immédiatement pour toutes les nouvelles sessions Adobe Connect.

Paramètres du client HTML

Les administrateurs de compte peuvent activer ou désactiver le client HTML dans leur compte pour les réunions, les formations et les webinaires. Ils peuvent activer de force le client HTML pour toutes les salles de formation existantes dans leur compte. Ils peuvent également activer ou désactiver le module personnalisé dans le client HTML.

Paramètres avancés

Dans la section Demander l’application Adobe Connect, les administrateurs peuvent forcer l’utilisation de l’application de bureau Adobe Connect pour que chacun rejoigne une réunion, une formation ou un webinaire. Choisissez l’option applicable, puis cliquez sur Enregistrer.

Les utilisateurs n’ayant pas l’application Adobe Connect installée sur leur ordinateur sont invités à l’installer. Ces paramètres sont appliqués immédiatement pour toutes les nouvelles sessions Adobe Connect.

Paramètres d’interface de l’application et du navigateur

Masquer l’« Écran d’entrée » pour toutes les salles

Si vous sélectionnez cette option, les participants ne pourront pas définir le microphone, le haut-parleur ni la caméra avant d’entrer dans la réunion. Sélectionnez cette option s’il s’agit d’une conférence audio uniquement par téléphone.

Il s’agit d’un paramètre global. Si cette option est sélectionnée, un participant ne peut pas afficher l’écran d’entrée avant d’accéder à la réunion pour chaque réunion créée.

Configuration du catalogue des formations

Par défaut, seuls les administrateurs ont accès au catalogue des formations. Un administrateur doit définir les autorisations concernant le catalogue des formations pour que les gestionnaires de formation puissent l’utiliser. Les administrateurs sont en mesure de créer tout type de structure de dossiers et d’autorisations. Par exemple, un administrateur peut accorder à l’ensemble du groupe des gestionnaires de formation l’autorisation de gérer le dossier racine du catalogue des formations. Autre exemple : un administrateur pourrait créer des dossiers pour chaque gestionnaire de formation.

Création d’un nom et d’une URL personnalisés pour le catalogue des formations

La création d’une URL personnalisée est facultative. Si vous n’en créez pas, le système en génère une, mais il est cependant plus simple d’utiliser une URL que vous créez.

Création d’une structure de dossiers et définition d’autorisations

Autorisation de l’accès aux pages locales d’aide et d’assistance

Les utilisateurs sur site peuvent désormais accéder à l’aide et à la documentation correspondant à leur environnement à l’aide des liens d’aide intégrés aux produits, et ne sont plus redirigés vers adobe.com. Les administrateurs d’Adobe Connect et le service informatique de l’entreprise peuvent fournir du contenu et des informations de dépannage locaux et ciblés aux utilisateurs avant que ces derniers ne soient redirigés vers le contenu du site adobe.com. La page d’accueil à laquelle l’utilisateur accède via le système d’aide intégré doit être disponible à l’adresse suivante http://www.example.com/system/help/support/.