Saiba mais sobre as opções de áudio ao usar o Adobe Connect

A webconferência surgiu como uma ferramenta de comunicação essencial para as organizações atuais. Isso está rapidamente se tornando tão essencial para os profissionais de negócios quanto comunicações por e-mail e voz. No entanto, algumas soluções de webconferência existentes ficaram aquém da facilidade e eficácia das reuniões presenciais. Elas são complexas e difíceis de usar, além de não possuírem funcionalidades reais. Além disso, sem áudio confiável de alta qualidade, as reuniões na Web não funcionam.

O Adobe Connect é diferente porque permite que os usuários empresariais se comuniquem facilmente e interajam com colegas e clientes geograficamente dispersos em tempo real. Ele oferece ferramentas de apresentação e colaboração de alto impacto, incluindo compartilhamento de tela, vídeo multiponto, telefonia integrada e quadro branco. Esses recursos tornam a webconferência uma maneira viável de trabalhar com mais eficiência.

O Adobe Connect usa um aplicativo de desktop para acesso instantâneo e fácil a reuniões do Adobe Connect com qualquer pessoa, em qualquer lugar. Ele permite que os usuários criem URLs personalizados e fáceis de lembrar que nunca são alterados. Os participantes da reunião podem compartilhar suas telas para sessões de trabalho colaborativas com colegas ou reuniões individuais com clientes com o clique de um botão. O Adobe Connect facilita o engajamento de públicos pequenos e grandes com simulações de vídeo, animações e software. O Adobe Connect é ótimo em eventos ao vivo ou reuniões gravadas para exibição posterior sob demanda. Uma interface intuitiva simplifica a organização de fluxos de trabalho de reuniões e a personalização da aparência de reuniões e eventos para refletir a identidade corporativa.

Hoje, os usuários do Adobe Connect têm várias opções de tecnologia para ativar a comunicação por áudio com webconferências. Essas opções incluem comunicação de Voz sobre IP (VoIP), telefonia integrada avançada, Universal Voice e opções assistidas por hardware.

Este white paper fornece uma visão geral das opções na interface de usuário da reunião. Ele explica quais recursos funcionam com cada provedor de áudio parceiro. Ele também abrange casos de uso que representam a maioria dos cenários de webconferência e descreve as práticas recomendadas a serem consideradas. Para mais informações, visite o grupo de usuários do Adobe Connect em www.connectusers.com.

VoIP do Adobe Connect

A conferência baseada em VoIP é semelhante à conferência de áudio baseada em telefonia, pois permite que duas ou mais pessoas se comuniquem em tempo real. Mas, ao contrário da audioconferência, a comunicação VoIP circula exclusivamente por redes IP. Os participantes da reunião usam seus microfones e alto-falantes de computador, ou microfones e alto-falantes externos conectados ao computador, para se comunicar com outros participantes, sem a necessidade de infraestrutura de telefonia. O Adobe Connect fornece VoIP de alta qualidade pronto para uso. Ele oferece recursos como cancelamento de eco e ruído, detecção de silêncio e um assistente de configuração de áudio.

VoIP na interface de usuário do Adobe Connect

Na interface de usuário do Adobe Connect, você pode optar por restringir os direitos de microfone. Ou você pode conceder direitos de microfone a todos usando o recurso Ativar direitos de microfone para participantes.

Se você optar por restringir os direitos de microfone, somente os hosts e apresentadores poderão usar o microfone automaticamente para transmitir o áudio aos participantes da reunião. Nesse modo, para que os participantes falem, é necessário conceder explicitamente direitos de microfone.

Se você optar por conceder direitos de microfone a todos, todos os participantes da reunião poderão ligar o microfone e começar a transmitir o áudio.

Restrinja direitos de microfone para todas as reuniões, exceto para reuniões com um pequeno número de participantes.

Considerações especiais ao usar o VoIP

A transmissão de áudio full-duplex de alta fidelidade no Adobe Connect não gera nenhum custo adicional por participante. Mas antes de usar o VoIP, os organizadores da reunião devem garantir os seguintes itens para todos os participantes:

• Confortável com VoIP— O VoIP existe há anos. Mas é possível que alguns usuários não estejam familiarizados com o uso desse recurso como método principal de comunicação de áudio durante um evento ao vivo.
• Hardware necessário— Seu público deve ter alto-falantes e microfones internos ou externos. Ao usar o VoIP, é uma boa ideia incluir uma observação sobre os requisitos de áudio em seu convite de reunião.
• Largura de banda suficiente— Considere o possível impacto da largura de banda que o VoIP pode ter na sua reunião e na experiência de cada participante.

Para obter a melhor experiência, certifique-se de que todos os participantes em uma reunião baseada em VoIP instalem o aplicativo Connect Meeting para desktop.

Universal Voice

Em certas situações, alguns participantes desejam usar áudio baseado em telefonia, enquanto outros desejam usar o VoIP. Esse cenário é bastante comum em reuniões de webconferência ou seminários que abrangem países. Um número de chamada gratuita poderia estar disponível para os chamadores nos Estados Unidos, mas apenas números de chamada tarifada estão disponíveis para participantes em outros países. Oferecer aos participantes a opção de escolher áudio baseado em telefonia ou VoIP para a mesma reunião é melhor quando você está realizando um evento importante ou grande, como um webinar voltado para o cliente. Nesses eventos, é possível que você não tenha muitos insights sobre as velocidades e configurações de conexão ou seus participantes.

A partir da versão 7.5, o Adobe Connect oferece o Universal Voice, um recurso que transmite praticamente qualquer conferência telefônica para uma reunião do Adobe Connect. Ele cria uma ponte unidirecional entre a conferência telefônica e a funcionalidade VoIP do Adobe Connect. O Adobe Connect permite a integração com qualquer provedor de áudio ou plataforma de teleconferência. Você pode gravar áudio baseado em telefone junto com sua conferência na Web e, em seguida, transmitir o áudio baseado em telefone para os participantes do VoIP. Os participantes podem optar por discar com o telefone ou escutar pelos alto-falantes do computador. Dar aos participantes essa opção pode ajudar a reduzir as tarifas telefônicas dos participantes e do host da reunião, pois há menos pessoas discando. Além disso, os clientes hospedados não precisam adquirir novos serviços ou hardware nem se preocupar com incompatibilidade. (Os clientes locais precisam de um gateway SIP.)

O uso do Universal Voice oferece as seguintes vantagens:

• Alcançar um público maior— Como você pode oferecer os dois métodos de conexão, os participantes podem escolher a opção de áudio mais adequada a eles.
• Flexibilidade— Os hosts de reunião podem usar qualquer provedor de audioconferência, não apenas provedores que sejam parceiros da Adobe. Eles podem até usar vários provedores.
• Taxas reduzidas de tarifa telefônica— Os participantes podem optar por usar VoIP em vez de discar e possivelmente gerar tarifas telefônicas.
• Disponibilidade instantânea— Após a reunião, a gravação do evento fica disponível imediatamente. O pós-processamento para sincronizar o áudio com o evento é desnecessário.

Universal Voice na interface de usuário do Adobe Connect

Ao configurar uma conferência, o host da reunião usa o assistente para configurar qualquer provedor de áudio do Universal Voice. O host pode configurar o número da conferência, os tons de chamada de multifrequência de tom duplo (DTMF) e pausas para discagem na conferência. Um host de reunião pode configurar o Adobe Connect para usar qualquer provedor de áudio.

Integração de telefonia avançada

A telefonia é, de longe, a forma mais amplamente aceita de audioconferência. Pessoas geograficamente dispersas precisam apenas de um telefone para participar de uma conferência na Web em tempo real. Portanto, há algumas barreiras para uma experiência integrada de webconferência e audioconferência. O recurso de gravação integrado garante uma experiência de arquivamento bem-sucedida quando as atividades de audioconferência e webconferência são sincronizadas.

A Adobe fez uma parceria com vários provedores de audioconferência para fornecer recursos avançados de chamadas que dão aos usuários da reunião maior controle sobre a experiência completa de reuniões na Web e em áudio. Controles de chamada, opções de gravação de áudio, gerenciamento de participantes, salas de sessão de grupo e assistência do operador estão disponíveis nos parceiros de áudio da Adobe.

Alguns dos benefícios da integração de telefonia de áudio avançada incluem:

• Um fluxo de trabalho unificado para agendar, notificar e participar de webconferências e conferências de voz
• A capacidade de controlar completamente a chamada de teleconferência por meio da interface de conferência da Web
• A conveniência de gravar um único arquivo sincronizado da reunião do Adobe Connect e áudio da teleconferência

Visite www.adobe.com/products/acrobatconnectpro/partners/#audio para obter uma lista completa de parceiros de teleconferência por áudio.

Telefonia integrada avançada na interface de usuário do Adobe Connect

Ao configurar a reunião no assistente Criar Reunião, escolha Incluir detalhes da conferência de áudio nesta reunião. (Se essa opção não estiver disponível, talvez seja necessário configurar seu perfil com as informações de teleconferência. Entre em contato com o administrador do Adobe Connect para obter mais detalhes sobre como incluir um sistema de teleconferência compatível no perfil da sua conta.) As informações de teleconferência são incluídas no convite da reunião e os participantes também podem fazer com que a teleconferência disque seu telefone diretamente sem inserir nenhuma informação de senha. A reunião grava automaticamente o áudio de uma teleconferência integrada. Para ouvir o áudio da reunião, certifique-se de que todos os participantes estejam conectados à teleconferência.

Os hosts e participantes têm muitos controles de chamada práticos na interface de usuário do Adobe Connect.

Controles de chamada para hosts de reunião:

• Iniciar ou parar a teleconferência— O host pode iniciar e encerrar uma teleconferência com um clique.
• Gravação de voz e na Web sincronizada— A função “gravar reunião” registra a conferência na Web e a teleconferência simultaneamente para criar um único arquivo de fluxo contínuo da reunião.
• Discagem para os participantes— O host da reunião pode discar para os participantes existentes na conferência da Web ou adicionar participantes somente por telefone e chamá-los para ingressar na conferência.
• Alterar volume para participantes selecionados— O host da reunião pode aumentar ou diminuir o nível de volume para cada participante.
• Desativar participantes— O host da reunião pode silenciar todos os participantes ou os participantes selecionados da reunião.
• Colocar participantes em espera— Os participantes da reunião podem ser colocados em espera se o host quiser fechar temporariamente a sala para os participantes.
• Desconectar participantes— O host pode remover um participante do telefone da reunião com um clique.

Controles de chamada para participantes da reunião:

• Ligue-me— Os participantes da reunião podem inserir o número de telefone e fazer com que a teleconferência os retorne. Eles não precisam discar o número da conferência e digitar a senha pelo telefone.
• Silencie-me— Os participantes podem ativar e desativar o som de suas linhas telefônicas.
• Indicador de quem está falando— Os participantes não precisam se perguntar quem está falando na teleconferência. Um indicador visual ao lado do nome do participante facilita a identificação de quem está falando.

O Adobe Connect inclui um kit de desenvolvimento de software (SDK) de integração de telefonia que permite o desenvolvimento personalizado. Supondo que sua ponte ou serviço de telefonia tenha APIs publicadas, o SDK permite que você ou um parceiro autorizado crie um conector entre o Adobe Connect e o sistema de telefonia. As APIs permitem o gerenciamento da conferência por meio do controle de chamadas, sincronização de eventos de gravação durante a reunião. Eles também permitem a convergência de gravações de áudio e da Web no servidor do Adobe Connect.

Considerações especiais ao usar a telefonia integrada avançada

Antes de utilizar a telefonia, os organizadores das reuniões devem considerar os seguintes pontos:

• Custo para o organizador— Os sistemas de audioconferência exigem que os usuários paguem taxas adicionais pelo serviço ou tecnologia.
• Custo para os usuários— Em locais internacionais geograficamente dispersos, as taxas relacionadas ao telefone podem ser caras para o host da reunião (se usar números gratuitos) ou para os participantes da reunião (se for necessário discar a longa distância).
• Capacidade limitada— Alguns provedores de áudio de teleconferência oferecem suporte a um número fixo de participantes em uma chamada. Verifique com antecedência se o provedor oferece suporte ao número necessário de discagens.

Recursos do provedor de audioconferência

A Adobe fez uma parceria com os seguintes provedores globais de teleconferência para oferecer integração entre webconferência e conferência de voz:

• Intercall
• MeetingOne
• LoopUp
• Conference America
  

O gráfico a seguir mostra quais recursos do Adobe Connect estão integrados aos adaptadores de provedor de audioconferência.

Opções de hardware

Os organizadores da reunião podem usar vários dispositivos de terceiros para integrar VoIP e telefonia e capturar áudio automaticamente ou para melhorar a qualidade da gravação do evento. No entanto, a partir do Adobe Connect 7.5, não é necessário usar hardware para integrar VoIP e telefonia. O Universal Voice permite essa integração pronta para uso.

Melhorar a qualidade do áudio gravado

Muitos clientes usam o Adobe Connect para transmitir eventos presenciais ao vivo a partir de locais como centros de convenções ou salas de conferência. Há várias práticas recomendadas que podem ajudar a garantir uma experiência ideal. Uma dessas práticas recomendadas é usar um computador dedicado com uma placa de captura de áudio. Caso contrário, os hosts da reunião poderiam usar o microfone interno do computador host, muitas vezes resultando em uma qualidade de áudio ruim.

O adaptador de sinal Shure X2u XLR-to-USB (www.shure.com/ProAudio/Products/Accessories/ us_pro_X2u_content) permite que os usuários recebam um feed de áudio de alta qualidade do mixer e entrem diretamente no computador com um sinal de alta qualidade via USB. Com esse dispositivo, os usuários não precisam depender da qualidade da placa de som ou do microfone interno do computador. Nenhuma qualidade de áudio é perdida através da conversão, e o dispositivo suporta entradas XLR profissionais e fornece energia fantasma para microfones independentes. Ele funciona com os sistemas operacionais Windows® e Mac, e nenhum driver é necessário.

Usar hardware para integrar VoIP e telefonia

Os clientes que desejam usar hardware para integrar VoIP e telefonia em vez de usar o Universal Voice, a abordagem híbrida pronta para uso apresentada pela primeira vez no Adobe Connect 7.5, têm algumas opções.

Método simples: os apresentadores discam na teleconferência ao mesmo tempo em que transmitem sua voz usando o VoIP do Adobe Connect com um headset ou microfone. Eles estão essencialmente transmitindo áudio através do telefone e do fone de ouvido ao mesmo tempo. Este método é o menos sofisticado.

Método avançado: um método mais sofisticado e mais fácil para situações com vários apresentadores envolve um dispositivo de terceiros que conecta o telefone à entrada de áudio do computador. Um exemplo é o THAT-2 da JK Audio. Usando esse método, um host chama a teleconferência e usa um dispositivo para enviar o áudio da teleconferência para a entrada de linha do computador. Os apresentadores discam na teleconferência e o host transmite o áudio da teleconferência pelo Adobe Connect usando o botão Conversar na Barra de Layout. Esse método permite que uma única pessoa gerencie a transmissão simultânea e reduz a complexidade para os apresentadores. É importante observar que é necessário que todos que estiverem falando na chamada sejam discados para a teleconferência. Pense no VoIP como um fluxo unidirecional, onde os usuários podem ouvir o áudio, mas não falar. Para assistir a um tutorial sobre como usar os dispositivos THAT-2 com o Adobe Connect, visite www.connectusers.com/tutorials/2009/03/that2/index.php.

Método profissional: se você estiver disposto a investir mais dinheiro em uma solução combinada de VoIP e telefonia, usar um cartão de captura e um mixer fornece o mais alto nível de controle e a melhor qualidade de áudio possível.  A equipe do Adobe Connect Event Services usa o cartão de captura ViewCast Osprey 230 combinado com um mixer Polycom. Você usa o software incluído com o cartão Osprey para o controle de áudio, em conjunto com seu computador e controles de reunião para o desempenho ideal. Para saber mais sobre o cartão de captura Osprey, visite www.viewcast.com/products/osprey-230.

Serviços de eventos do Adobe Connect — Se obter um áudio incrível é importante para uma ou mais de suas reuniões, mas você não deseja investir em uma solução avançada, a equipe do Adobe Connect Event Services oferece a capacidade de transmitir áudio de qualquer solução de telefonia para VoIP usando seu equipamento de última geração. Os serviços podem ser adquiridos por evento ou para várias reuniões em série. Para saber mais sobre o Adobe Connect Event Services, visite http://www.adobe.com/br/products/acrobatconnectpro/solutions/marketing/eventservices/ ou entre em contato com seu representante de vendas da Adobe.

Casos de uso

O Adobe Connect é uma solução flexível de webconferência que oferece suporte a vários cenários. Este white paper concentra-se nos requisitos de comunicação em áudio dos três casos de uso comuns, salas de aula virtuais, webconferência e seminários de vendas e marketing.

Salas de aula virtuais

• Os eventos podem ser ao vivo ou sob demanda.
• As sessões ao vivo são semelhantes a ambientes de sala de aula presencial, que às vezes envolvem um apresentador e muitos alunos e às vezes consistem em colaboração entre os participantes.

Webconferência

• Os eventos envolvem duas ou mais pessoas colaborando, mas geralmente não mais do que 50 participantes.
• As interações são semelhantes às interações presenciais em uma sala de conferência.

Seminários de vendas e marketing

• Um indivíduo apresenta para muitos participantes.
• Esses eventos são semelhantes a palestras ou reuniões presenciais em estilo de seminário.

Ao determinar qual opção de conferência é a melhor, as duas maiores considerações são o tamanho da reunião e o nível desejado de interatividade. A tabela a seguir fornece uma visão geral dos pontos fortes e fracos das diferentes opções de tecnologia para suportar a comunicação por áudio.

Resumo

O Adobe Connect fornece várias opções de integração de áudio projetadas para lidar com seus casos de uso específicos. O cenário, a capacidade dos participantes de aproveitar o VoIP, as comparações de custos e os recursos necessários desempenham um papel na determinação do veículo de comunicação apropriado usado com o Adobe Connect. Independentemente da abordagem, áudio integrado com webconferência resulta em colaborações e reuniões mais produtivas e eficazes. Gravações integradas, controle de chamadas dentro da reunião e recursos integrados de convite para reuniões contribuem para a facilidade com que os hosts e os participantes da reunião podem interagir. Ao fornecer esses recursos de maneira integrada, o Adobe Connect ajuda a garantir que a transição para uma adoção mais ampla de webconferências seja a mais tranquila possível para os usuários.