O fluxo de trabalho de assinatura digital do Adobe Sign está disponível em todos os níveis de serviço.

Descrição do recurso

As assinaturas digitais são um tipo de assinatura eletrônica que usa uma ID digital baseada em certificado, obtida a partir de um provedor de serviço de confiança em nuvem ou do sistema local de signatários.

Uma assinatura digital, tal como uma assinatura manuscrita convencional, identifica o signatário do documento. Ao contrário de uma assinatura manuscrita, é difícil falsificar uma assinatura baseada em certificado, pois ela contém informações criptografadas exclusivas do signatário. Ela pode ser facilmente verificada e informa aos destinatários se o documento foi modificado depois de o signatário tê-lo assinado inicialmente.

O Adobe Sign oferece suporte para assinaturas digitais ao inserir o campo Assinatura digital em um formulário (por meio de Tags de texto, arrastar e soltar no ambiente de criação do Adobe Sign ou criar no Adobe Acrobat com Acroforms).

Sig Image

Carimbo de data e hora

Os carimbos de data e hora são um componente essencial dos padrões de conformidade de assinatura dos EUA e da UE para a aplicação de assinaturas digitais. 

O carimbo de hora atua como um mecanismo de bloqueio para a identidade do signatário e o próprio documento. A identidade pode ser estabelecida de várias formas (certificado, logon, cartão de ID…), mas o carimbo de hora deve ser fornecido por autoridade de carimbo de hora (TSA) autorizada e confiável. 

O carimbo de hora garante a validade de longo prazo (LTV) do contrato assinado, bloqueando a assinatura, bem como o documento. Basicamente, fornecer um bloqueio para o bloqueio. Isso é essencial para a conformidade de assinatura digital porque os certificados de assinatura pessoais podem expirar, enquanto que o carimbo de hora do LTV pode ser renovado ao longo do tempo sem alterar a validade da assinatura. O carimbo de hora do LTV garante que o certificado era válido quando foi aplicado e estende a validade do contrato assinado para além do escopo de tempo real do certificado do signatário.


Carimbo de data e hora qualificado para conformidade com e-IDAS na União Europeia

Todas as contas do Adobe Sign na instância EU1 da Europa têm os carimbos de data e hora qualificados em conformidade com e-IDAS aplicados por padrão. (Saiba em qual instância você está)

e-IDAS cert

Como é usado

Para remetentes

Da perspectiva dos Remetentes, basta inserir um campo de Assinatura digital no documento que será enviado.


Para autores de documentos/modelos

Cada destinatário pode ter, no máximo, um campo de assinatura digital atribuído a si mesmo em um contrato. Os campos de assinatura adicionais necessários podem ser campos de assinatura eletrônica padrão.

Observe que o fato de um signatário utilizar uma assinatura digital não significa que todos os outros signatários também sejam obrigados a usar uma. É perfeitamente possível permitir que apenas seus signatários internos apliquem assinaturas digitais, exigindo dos signatários externos a utilização de um campo de assinatura eletrônica (ou vice-versa).

 

Usar criação por arrastar e soltar

Criadores de modelos encontrarão o campo Assinatura digital na seção Campos de assinatura do ambiente de Criação.

Abaixo é possível ver o campo de assinatura eletrônica à esquerda e o campo de assinatura digital à direita.

Authoring

Sintaxe das tags de texto

A sintaxe para um campo de assinatura digital usa o argumento :digitalsignature

Por exemplo: {{digsig1_es_:signer1:digitalsignature}}

Observação:

Conforme mencionado anteriormente, pode haver apenas um campo de assinatura digital por signatário em cada documento.

Se você adicionar mais de uma Assinatura digital para um signatário (por exemplo, {{digsig1_:signer1: digitalsignature}} e {{digsig2_:signer1: digitalsignature}}), somente a primeira será mantida, a outra será removida automaticamente quando o documento for enviado para assinatura.


Criação de formulários no Acrobat

Como todos os outros tipos de campo, você pode replicar a funcionalidade de uma Tag de texto ao criar seus documentos no Acrobat, renomeando o campo para conter toda a tag de texto com todos os argumentos (mas não os pares de chave nas extremidades).

Acrobat

A experiência do signatário

Como as assinaturas digitais estão baseadas em certificado, os signatários precisam obter uma ID digital antes de aplicar a assinatura. Esta ID digital pode ser obtida de um dos vários provedores de assinatura em nuvem ou ao aplicar a assinatura usando o Adobe Acrobat ou o Acrobat Reader, usando uma ID digital local.

A solução Adobe Sign guia o signatário pelo processo:

  • Abra o contrato e preencha todos os campos necessários;
  • Escolher IDs digitais existentes ou criar uma nova
  • Aplique a assinatura.

Uma vez que a assinatura é aplicada, o ciclo de assinatura continua como normalmente.


Abra o contrato e preencha todos os campos necessários...

Os signatários são notificados por email e instruídos a abrir o contrato pelo link Clique aqui para revisar e assinar.

please sign email

 

Com o documento aberto, o signatário pode lê-lo e preencher todos os campos necessários. Todos os campos obrigatórios precisam ser preenchidos para que o signatário possa avançar pelo processo de assinatura.

Passar o mouse sobre o campo de assinatura digital exibe um balão de texto com instruções adicionais.

DigSig Field

 

Clicar no campo abre uma sobreposição que solicita que o assinante selecione um de dois caminhos:

Selecione a opção adequada e clique em Avançar

Signature Fork

 

Uma nova sobreposição é apresentada, solicitando que o signatário selecione um provedor de identidade de uma lista suspensa.

  • Apenas os provedores listados na lista suspensa podem ser usados
  • Os signatários que não possuem uma ID digital permitida podem clicar no link Clique para adquirir uma nova ID digital e ser roteados para obter uma nova ID digital de um dos vários provedores de assinatura em nuvem.
  • Depois de estabelecer uma nova ID digital, eles poderão retornar ao processo de assinatura.
Select IdP

 

O provedor de identidade contesta o signatário para autenticar o serviço

IdP Authentication

 

Uma vez autenticado com êxito, o signatário recebe IDs digitais válidas para escolha.

  • Selecione a ID digital
  • Clique em Avançar
Choose ID cert

 

Uma visualização da assinatura é apresentada.

  • Clique em Editar assinatura para:
    • Assinar manualmente por meio do teclado de toque ou do mouse
    • Fazer upload de uma imagem de assinatura
  • Clique em OK quando estiver pronto para continuar.
Digital Signature Preview

 

O signatário é retornado ao contrato e solicitado a Clique para assinar

Click to Sign

 

O provedor de identidade pode, então, solicitar uma autenticação adicional de dois fatores.

Ex.: o provedor abaixo requer um PIN estático, definido ao configurar a ID digital, e uma senha de uso único.

  • Insira os valores necessários e clique em OK
Second factor authentication

 

Quando a autenticação de segundo fator é adicionada com êxito, o documento é assinado e uma mensagem de êxito é exibida.

otp_success


Assinaturas de Aadhaar

Os clientes no datacenter da Índia (IN1) têm assinaturas em conformidade com a Aadhaar configurados por padrão. 

Aderindo aos requisitos rigorosos da Índia para o gerenciamento de dados, as novas contas do Adobe Sign no datacenter da Índia agora gerenciam os dados totalmente dentro das fronteiras do país. 

Aadhaar ID Panel

Baixar e assinar com o Acrobat

Depois de selecionar Baixar e assinar com o Acrobat, uma sobreposição é exibida, descrevendo o processo

  • Clique em OK
Local Instructions

 

O botão azul Continuar para Assinar será exibido na parte inferior da janela quando todos os campos obrigatórios forem preenchidos.

  • Clique em Continuar para Assinar
local continue to sign


Baixe e abra o PDF no Acrobat ou no Adobe Reader.

Clicar no botão Continuar para Assinar abre a página de download.

Get Adobe page

Observação:

Se você não tiver o Acrobat ou o Adobe Reader, será necessário baixar e instalá-lo. Na parte inferior da página há um link (>Obter aqui) para o Adobe Reader, um visualizador de PDF gratuito.

 

Clique no botão Baixar documento e o Acrobat (ou o Reader, dependendo de qual aplicativo está instalado) abrirá o PDF.

Na parte superior da janela do Reader há um banner azul indicando que uma assinatura digital é necessária.

Uma guia amarela indica onde clicar e inserir a assinatura.

In Acrobat


Criar nova ID digital

Clicar na área de assinatura abre uma caixa de diálogo mostrando todos os certificados disponíveis. 

Se as IDs digitais válidas já estiverem presentes:

  • Selecione um para usar para a assinatura;
  • Clique em Continuar
  • Ignore e clique em Aplicar a assinatura.

Se nenhum certificado puder ser encontrado, somente os botões para Configurar nova ID digital estarão disponíveis.

Choose Certificate

 

Depois de clicar no botão para criar uma nova ID digital, você verá o painel de configuração. Nele você encontra três opções:

  • Usar um dispositivo de criação de assinatura - Usado quando você tem um dispositivo físico conectado ao sistema local.
  • Usar uma ID digital de um arquivo - usado para importar uma ID digital existente a partir de um arquivo na rede.
  • Criar nova ID digital - usado quando você não tem uma ID digital existente que possa acessar

Selecione Criar uma nova ID digital e clique em Continuar.

Choose Cert Type

 

O painel muda para perguntar onde você deseja armazenar a ID digital:

  • Salvar para arquivo - essa opção armazena a ID digital no sistema local e a disponibiliza para assinaturas baseadas na Adobe.
  • Salvar no Windows Certificate Store - essa opção salva a ID digital de maneira a disponibilizá-la para outros aplicativos que não o Adobe Reader / Acrobat.

Selecione Salvar para arquivo e clique em Continuar.

Save to File

 

O painel atualiza para mostrar os detalhes da ID digital.

Verifique se todos os campos foram preenchidos corretamente e clique em Continuar.

Filled in cert

 

O próximo painel solicita que você forneça uma senha para a ID digital.

Será necessário digitar essa senha sempre que tentar aplicar sua assinatura digital.

Uma vez inserida a sua senha, clique em Salvar para concluir a criação da sua ID digital.

Passwords for Cert

 

Você é retornado ao primeiro painel, que mostra todas as suas IDs digitais.

Selecione a ID digital a ser usada e clique no botão Continuar

Select ID


Aplique a assinatura.

Após clicar em Continuar, o painel atualiza para mostrar a representação visual do seu objeto de assinatura.

Use-o como está ou personalize a aparência do objeto.

Para personalizá-lo, clique no botão Editar na parte superior direita do painel, o que carrega o painel Personalizar.

edit your sig

Na parte superior do painel Personalizar, observe que são apresentadas as mesmas opções de assinatura do aplicativo. É possível substituir a fonte padrão por uma assinatura desenhada ou por uma imagem.

Faça as alterações desejadas e clique em Salvar para salvar o novo formato.

 

Isso faz com que você retorne à tela anterior e solicita a senha da ID digital.

Apply Sig

 

Digite a senha para a ID digital escolhida no campo Inserir o PIN ou a senha da ID digital e clique em Assinar.

O painel da ID digital desaparece e o PDF atualiza para mostrar um novo banner azul na parte superior, indicando que a assinatura é válida. Além disso, uma pequena janela pop-up é exibida, confirmando que a assinatura digital foi realizada com sucesso.

acrobat_success

 

Clique em OK e feche o PDF; o processo de assinatura para este destinatário está concluído!

Veja a seguir o exemplo de um campo normal de assinatura eletrônica à esquerda e de uma assinatura digital à direita.

Applied Sig

Histórico e relatório de auditoria

Na guia Histórico e o Relatório de auditoria relacionado são um pouco diferentes de um relatório padrão com assinatura eletrônica, pois apresentam um evento adicional: Documento assinado digitalmente.

No exemplo a seguir, você pode ver que o primeiro signatário tem um evento de “assinado eletronicamente” e isso é todo.

O segundo signatário tem um evento de assinado eletronicamente, bem como um evento de assinado digitalmente.

O motivo disso é que o processo de assinatura digital ocorre em duas etapas. A etapa realizada no navegador (preenchimento dos campos) e a etapa realizada em seu computador local (aplicação do certificado de assinatura digital).

Quando o signatário conclui a parte de preenchimento dos campos e clica no botão Envie e prossiga para assinar, o conteúdo de entrada é carregado e impresso no PDF. É isso que indica o evento assinado eletronicamente.

Quando a assinatura digital é aplicada, o evento assinado digitalmente é publicado.

History

 

Na mesma linha das informações em Histórico, o relatório de auditoria também reflete os dois estágios do processo de assinatura.

Audit Report

Como ativar ou desativar

O fluxo de trabalho de assinatura digital pode ser ativado no nível da conta pelo administrador de conta do Adobe Sign.

As configurações em nível do grupo são permitidas e substituirão os valores em nível de conta, mas não poderão ser configuradas na UI voltada para o cliente. Entre em contato com o suporte da Adobe se desejar definir as configurações em nível de grupo. 

Para acessar as configurações em nível de conta, navegue para: Conta > Configurações da conta > Preferências de assinatura > Configurações adicionais.

NAv to Settings


Opções configuráveis

Permitir assinaturas baseadas em nuvem

Por padrão, permitir assinaturas digitais permite apenas assinaturas digitais locais.

Ao marcar a opção Permitir assinaturas baseadas em nuvem, a opção para usar assinaturas digitais baseadas em nuvem é habilitada para seus signatários, o que disponibiliza a assinatura digital em dispositivos móveis.

Se as assinaturas digitais forem importantes para o seu processo de assinatura, é fortemente recomendado ativar a opção baseada em nuvem.

release notes

Mostrar motivo da assinatura

Alguns requisitos de conformidade exigem que um motivo para a aplicação de uma assinatura digital seja especificado pelo signatário. Ex.: título 21 CFR parte 11 e conformidade com SAFE-Biopharma.

Se assinaturas digitais forem usadas para atender uma demanda de conformidade, consulte sua equipe jurídica para determinar se você também deve exigir um motivo de assinatura no processo de assinatura.

Se você precisar de controles avançados de assinatura, consulte a página da BioPharma >


Pré-seleção de provedor de ID digital

Uma quantidade de opções para identificar quais provedores de ID digital você aceitarátambém estádisponível.

Essas opções de pré-seleção permitem que o administrador defina:

  • Destinatário interno e externo de modo não-intrusivo
  • Um fornecedor preferencial
  • Acesso a provedores restritos (por exemplo: BankID)

Consulte o artigo de Pré-seleção do provedor de ID digital aqui >


Opções de formato da assinatura digital

PKCS#7 é o formato padrão que rege a assinatura digital para a maioria das contas (fora da UE) do Adobe Sign.

Contas no fragmento europeu (EU1) usam o formato PAdES (ETSI EN 319142) por padrão para estar em conformidade com a eIDAS.

Qualquer administrador em nível de conta pode solicitar a alteração desta configuração de um formato para outro, enviando uma solicitação à equipe de suporte do Adobe Sign.

Esse recurso pode ser ativado e configurado em nível de grupo ou de conta.


RSA-PSS

RSA-PSS é um esquema de assinatura baseado no sistema criptográfico RSA e oferece garantia de segurança aprimorada em relação ao esquema RSA-PKCS#1 v.1.5 mais antigo. 

A implementação do RSA-PSS pelo Adobe Sign não requer configuração por parte do Administrador da conta.

  • Quando “Assinatura em nuvem” for selecionado, e a ID digital do signatário for compatível tanto com RSA-PSS quanto RSA-PKCS#1, o esquema de assinatura RSA-PSS é usado por padrão.
  • Quando “Assinar com o Acrobat” for escolhido, o uso de RSS-PSS ou RSA-PKCS#1 depende das configurações do signatário no seu aplicativo do Acrobat
  • O Adobe Sign oferece suporte total a respostas e CRL e OCSP que são assinadas com o esquema RSA-PSS.
  • O uso do esquema RSA-PSS é necessário para estar em conformidade com os requisitos específicos da Alemanha para assinaturas eletrônicas qualificadas.


Aspectos a considerar

O fluxo de trabalho de assinatura digital força o contrato a um processo original. Devido ao gerenciamento especial necessário para inserir a assinatura, há várias limitações que devem ser consideradas.

  • Cada signatário pode ter somente um campo de assinatura digital atribuído a ele.
  • Os Widgets não oferecem suporte a assinaturas digitais.
  • O Mega Sign não é compatível com assinaturas Baixar e assinar do Acrobat. As assinaturas digitais baseadas em nuvem funcionam como esperado.
  • As assinaturas digitais desabilitam a visibilidade limitada do documento. Todos os destinatários verão todas as páginas.
  • As assinaturas digitais não podem ser delegadas de modo algum: função do destinatário, delegação do signatário ou Substituir o signatário.
  • Os signatários em dispositivos móveis só podem aplicar uma assinatura digital baseada em nuvem
  • Assinaturas digitais baseadas em nuvem não são suportados ao assinar por meio dos navegadores Internet Explorer ou Edge quando o Modo protegido estiver ativado.
  • Os usuários que estiverem compartilhando conteúdo, ou contas que possuem o compartilhamento avançado ativado, não podem usar assinaturas digitais.
  • eVaultingO não pode ser usado com assinaturas digitais.
  • Os anexos de arquivo só podem ser aplicadas pelo primeiro signatário. Os signatários subsequentes que anexam arquivos novos invalidam todas as assinaturas digitais anteriores
  • Os campos de número de transação converterão uma assinatura digital em uma assinatura eletrônica

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