Überblick
Du kannst ein signierbares Webformular erstellen, das auf deiner Website eingebettet (oder als Internetlink versendet) werden kann, sodass mehrere Personen problemlos auf dein Formular oder Dokument zugreifen und eine Vereinbarung erstellen können.
Du kannst für ein Webformular eine*n oder mehrere Teilnehmende*n, mehrere Gegenzeichnende und mehrere CC-Parteien einrichten. Der Signaturablauf für ein Webformular ist wie folgt:
- Sobald die*der erste Teilnehmer*in ihre*seine Signatur/Aktion abgeschlossen und überprüft hat, wird eine Vereinbarung erstellt.
- Wenn das Webformular mehrere Teilnehmende zulässt, führen alle Teilnehmenden in der Reihenfolge, in der sie aufgeführt sind, ihre Aktionen aus.
- Nachdem die Teilnehmer ihre Aktionen abgeschlossen haben, werden die Gegenzeichner in der Reihenfolge benachrichtigt, in der sie aufgelistet sind.
- Nach Abschluss der Vereinbarung werden alle Parteien (einschließlich CC-Parteien) über die abgeschlossene Vereinbarung informiert.
Benutzerzugriff auf Webformulare aktivieren/deaktivieren
Die Business- und Enterprise-Dienstebenen bieten die Möglichkeit, die Webformularzugriff- und Unterzeichnendenoptionen zu konfigurieren.
Die Webformularzugriff- und Unterzeichnendenoptionen können auf Konto- oder Gruppenebene aktiviert oder deaktiviert werden. Navigieren Sie hierzu zu Kontoeinstellungen > Globale Einstellungen > Webformulare.
Konfiguration
Webformulare unterliegen mehreren allgemeinen Einstellungen, die alle Vereinbarungen in einer bestimmten Gruppe abdecken. Die praktische Verwendung eines Webformulars unterscheidet sich jedoch häufig von einer Vereinbarung, die direkt an eine*n bekannte*n Empfänger*in gesendet wird, und die entsprechenden Einstellungen für Authentifizierung und E-Mail-Optionen können in Konflikt stehen.
Kund*innen, bei denen Benutzende in mehreren Gruppen aktiviert ist, finden es möglicherweise nützlich, eine neue Gruppe mit selbstdefinierten Einstellungen für die Webformular-Funktion zu erstellen (z. B. Interne Webformulare, die eine weniger strenge Authentifizierung erfordern).
Verfügbarkeit:
Webformulare sind nur für Team- und Enterprise-Lizenz-Abos verfügbar.
Konfigurationsumfang:
Diese Funktion kann auf Konto- und auf Gruppenebene aktiviert werden.
Sie können auf die Optionen für diese Funktion zugreifen, indem Sie zu Globale Einstellungen > Webformulare
navigieren.
In Bezug auf Steuerelemente, die Webformulare direkt beeinflussen, gibt es mehrere Konfigurationsoptionen:
Wenn Sie diese Option aktivieren, wird die Option Webformular veröffentlichen auf der Startseite angezeigt und somit den Benutzer*innen ermöglicht, nach Bedarf Formulare zu erstellen.
CC-Parteien können dem Webformular hinzugefügt werden, wenn sie aktiviert sind. Andernfalls wird die Option zum Hinzufügen von CC-Adressen aus dem Erstellungsprozess entfernt.
Wenn diese Option aktiviert ist, wird im Webformular Optionen der Link PDF herunterladen angezeigt, über den der Empfänger das leere Webformular als PDF anzeigen lassen kann.
Bei Webformularen muss jeder Teilnehmer seine E-Mail-Adresse angeben, damit die Signieraktion explizit zugeordnet und validiert werden kann.
Mit der Einstellung E-Mail-Adresse im Signaturblock erforderlich wird vorgeschrieben, wann die E-Mail erfasst wird: entweder innerhalb der Felder des Webformulars selbst oder auf einer nach dem Signiervorgang eingeblendeten Oberfläche.
Wenn die Option aktiviert ist, ist das Feld E-Mail-Adresse für alle Unterzeichnenden erforderlich. Bei diesem Feld kann es sich um ein einzeln platziertes E-Mail-Adressfeld oder um ein integriertes E-Mail-Adressfeld handeln, das mit einem Signaturblock
hinzugefügt wird.
Vom System wird automatisch ein Signaturblock für jeden Empfänger platziert, für den es im Dokument kein E-Mail-Feld gibt.
Wenn die Einstellung deaktiviert ist, muss innerhalb der Grenzen des Formulars kein E-Mail-Feld für das Webformular vorhanden sein. Nach dem Einsetzen seiner Signatur wird der Empfänger aufgefordert, auf einer eingeblendeten Oberfläche eine E-Mail-Adresse anzugeben.
In allen Fällen muss für jeden Teilnehmer eine E-Mail-Adresse erfasst werden.
Wenn Bestätigen der E-Mail-Adresse für Unterzeichnende erforderlich machen aktiviert ist, müssen Empfangende ihre Signatur verifizieren, bevor die Signatur als abgeschlossen betrachtet wird.
Teilnehmende werden per E-Mail-Link über die Anforderung zur Überprüfung ihrer Signatur informiert:
Mit dem Audit-Bericht wird nachgewiesen, dass die E-Mail-Adresse verifiziert wurde:
Wenn Bestätigen der E-Mail-Adresse für Unterzeichner erforderlich machen deaktiviert ist, muss der Teilnehmer seine E-Mail-Adresse nicht bestätigen, um den Signiervorgang abzuschließen. Die Vereinbarung erhält den Status „Abgeschlossen“ oder fährt mit dem nächsten Teilnehmer fort.
Mit dem Audit-Bericht für nicht verifizierte E-Mail-Adressen wird angegeben, dass auf die Verifizierung verzichtet wurde:
Nicht verifizierte Signaturen werden nicht anerkannt.
Wenn Sie die E-Mail-Authentifizierung für Teilnehmende deaktivieren und eine rechtsverbindliche Signatur benötigen, achten Sie darauf, eine Authentifizierungsart zu verwenden, durch die eine eindeutige Person identifiziert wird (z. B. KBA).
Wenn die*der erste Unterzeichner*in zusätzliche Teilnehmende hinzufügt, muss zunächst die E-Mail-Verifizierung abgeschlossen werden, bevor die*der zweite Teilnehmer*in benachrichtigt wird (unabhängig von dieser Einstellung).
Wenn Weitere Teilnehmer zulassen aktiviert ist, wird auf der Webformular-Oberfläche der Link „Teilnehmer hinzufügen“ angezeigt, mit dem pro Klick ein zusätzlicher Teilnehmerdatensatz eingefügt wird (bis zu 25 zusätzliche Teilnehmer).
Wenn Weitere Teilnehmer zulassen deaktiviert ist, können über die Oberfläche keine weiteren Teilnehmer hinzugefügt werden und Webformulare lassen nur einen externen Unterzeichner zu.
Das Aktivieren von Empfangenden erlauben, ihren Fortschritt zu speichern und später fortzufahren ermöglicht es Empfangenden, das Webformular mit allen Eingabefeldern zu speichern, als wäre dies eine Vereinbarung, die von der*dem Ersteller*in des Webformulars an sie gesendet wurde. Empfangende können ihren Fortschritt explizit speichern, indem sie das Menü Optionen nutzen. Darüber hinaus fordert das Webformular Benutzende automatisch auf, ihren Fortschritt zu speichern, wenn sie versuchen, das Formular zu verlassen.
Nach dem Speichern der Vereinbarung wird eine E-Mail an die*den Empfänger*in gesendet und die*der Unterzeichner*in wird angewiesen, das Ausfüllen des Formulars über den E-Mail-Link fortzusetzen:
Mit sekundären Steuerelementen kann das Empfangendenerlebnis angepasst werden, wenn der Anwendungsfall dies zulässt:
- Beim Öffnen des Webformulars speichern – Wenn diese Option aktiviert ist, werden Empfangende aufgefordert, das Webformular zu speichern, sobald das Formular geöffnet wird. Standardmäßig haben die Unterzeichnenden die Möglichkeit, den Speichervorgang abzubrechen. Diese Option wird empfohlen, wenn Ihre Webformulare lang oder komplex sind, um mögliche Probleme im Zusammenhang mit dem Zeitlimit für Sitzungen zu vermeiden.
- Speichern beim Öffnen erzwingen – Wenn diese Option aktiviert ist, kann die Aufforderung zum Speichern des Webformulars beim Öffnen nicht mehr abgebrochen werden.
- Erneute Authentifizierung von Unterzeichnenden beim Zugriff auf das Webformular über einen per E-Mail erhaltenen Link deaktivieren – Wenn diese Option aktiviert ist, müssen sich Empfangende nicht authentifizieren, wenn sie über den E-Mail-Link auf die gespeicherte Vereinbarung zugreifen. Sie können diese Option aktivieren, wenn Ihr Prozess nicht erfordert, dass jeder Zugriff auf das Formular authentifiziert wird.
- Bearbeitung des Vereinbarungsnamens zulassen – Wenn diese Option aktiviert ist, können Empfangende den Vereinbarungsnamen (der auf der Seite Verwalten angezeigt wird) und den Namen nachfolgender Referenzen (in Berichten, Audit-Berichten usw.) bearbeiten. Im Allgemeinen wird empfohlen, Empfangenden nicht zu gestatten, den Vereinbarungsnamen frei zu bearbeiten, es sei denn, es besteht eine dringende geschäftliche Anforderung dafür.
Weitere Informationen zur Option zum Speichern von Webformularen finden Sie hier >
Häufig gestellte Fragen (FAQ) und bekannte Probleme
Nur, wenn das Webformular den Status Entwurf aufweist.
Nachdem ein Webformular erstellt wurde, kann der Name des Webformulars nicht mehr aktualisiert werden.
Erstellende von Webformularen erhalten immer die abgeschlossene Vereinbarung (es sei denn, es sind Einstellungen vorhanden, um die Benachrichtigung zu unterdrücken).
Wenn eine andere Partei nach der Signatur der Webformularvereinbarung benachrichtigt werden muss, kann das CC-Feld verwendet werden, um sicherzustellen, dass die Partei automatisch einbezogen wird.
Nachdem das Webformular veröffentlicht wurde, können die Gegenzeichnenden nur auf der Seite Verwalten bearbeitet werden.
Nur die E-Mail-Adressen können bearbeitet werden. Die Anzahl der Gegenzeichner kann nicht geändert werden.
Wenn die*der Ersteller*in des Webformulars den Gegenzeichnenden des Webformulars hinzugefügt wurde, kann diese*r Benutzer*in nicht bearbeitet werden
Ja.
Nachdem ein Webformular erstellt wurde, können Sie die Parteien auf CC auf der Seite Verwalten bearbeiten.
Ja.
Vorlagen in der Acrobat Sign-Bibliothek können als Basis für ein Webformular verwendet werden, indem sie über den Link Dateien hinzufügen angehängt werden.
Felder für digitale Signaturen in Webformularen werden derzeit nicht unterstützt.
Der Versuch, ein Webformular mit einer digitalen Signatur zu speichern, löst eine Fehlermeldung aus, die nicht unterstützte Feldtypen identifiziert.
Ja.
Anweisungen zum Deaktivieren des E-Mail-Überprüfungsprozesses finden Sie im Abschnitt zur Konfiguration.
Wenn Sie die E-Mail-Verifizierung deaktivieren, muss der Unterzeichner keine E-Mail-Adresse angeben.
Wenn Sie die E-Mail-Authentifizierung der Signatur deaktivieren und eine rechtsverbindliche Signatur benötigen, stellen Sie sicher, dass Sie eine Authentifizierungsart verwenden, die eine eindeutige Person identifiziert (z. B. KBA, Kennwort).
Ja.
Die URL zu einem Webformular ist genauso eine URL wie jede andere.
Wenn eine URL als Hyperlink zu einem Webformular hinzugefügt wird, bedeutet das nicht, dass eine vom Webformular generierte Vereinbarung logisch mit der Quellvereinbarung verknüpft ist.
Die in einem Webformular erfassten Daten sind in der Transaktions-ID der Vereinbarung enthalten. Die Daten werden nirgendwo sonst im Acrobat Sign-System erfasst. Wenn die Vereinbarung vollständig gelöscht wird, werden die Daten ebenfalls gelöscht.
Durch die Meldung der Webformulare wird der Inhalt aus den Vereinbarungen abgerufen, um den Bericht auszufüllen, die Daten werden jedoch nicht in neuen Speicherorten abgespeichert.
Webformulare, die auf eine E-Mail-Verifizierung (durch Klicken auf den per E-Mail erhaltenen Link E-Mail-Adresse bestätigen oder Überprüfen und signieren ) warten, werden auf der Seite Verwalten nicht angezeigt. Dies gilt sowohl für die Liste der Vereinbarungen In Bearbeitung sowie den zusammenfassenden Bericht:
Webformulare, die gespeichert wurden, ohne dass auf den Link Überprüfen und signieren zugegriffen wurde, können durch Exportieren der Formulardaten für das Webformular beobachtet werden.
Wenn die Option Bestätigen der E-Mail-Adresse für Unterzeichnende erforderlich machen deaktiviert ist, wird jeder Signaturversuch akzeptiert und die Vereinbarung wird auf der Seite Verwalten entsprechend angezeigt.
Der Abschnitt Aktivität der übergeordneten Webformularvorlage erfasst die wichtigsten Ereignisse wie Erstellen, Aktivieren/Deaktivieren und Ersetzen von Teilnehmern
Alle Webformular-Artikel:
- Übersicht und Konfiguration von Webformularen
- Webformular erstellen
- Webformular bearbeiten
- Webformular deaktivieren/aktivieren
- Webformular ein-/ausblenden
- URL und Skriptcode für ein Webformular einblenden
- Vorausfüllen von Webformularfeldwerten mithilfe von URL-Parametern
- Empfangenden ermöglichen, Webformulare zu speichern und später zu bearbeiten
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