Ein Webformular erstellen

Klicke auf der Startseite auf Webformular veröffentlichen.

Gib den Webformularnamen ein.

• Wenn du eine Datei hinzufügst, ohne zunächst den Namen des Webformulars festzulegen, übernimmt das Webformular den Namen der Datei.
• Du kannst den Namen des Webformulars nur bearbeiten, solange es sich im Status Entwurf befindet. Nachdem das Webformular erstellt wurde, wird der Namenswert gesperrt.
  

Konfiguriere den Prozess für die erste teilnehmende Person:

(Die erste teilnehmende Person ist die Person, die zu Beginn mit dem Webformular interagiert. Wenn mehrere teilnehmende Personen zugelassen sind, gibt die erste teilnehmende Person die E-Mail-Adressen aller nachfolgenden teilnehmenden Personen an.)

• Rolle des Teilnehmers:
  • Unterzeichnende: Unterzeichnende müssen allen weiteren erforderlichen Feldern zusätzlich eine Signatur hinzufügen.
  • Genehmigende: Genehmigende können Felder ausfüllen, müssen jedoch keine Signatur hinzufügen.
  • Annehmende: Annehmende können, ebenso wie Genehmigende, Feldinhalte hinzufügen, sind jedoch nicht verpflichtet, eine Signatur hinzuzufügen.
  • Ausfüllende: Ausfüllende können nur Felder ausfüllen. Dir ist möglicherweise kein Signaturfeld zugewiesen.
• Authentifizierung:
  • Keine: Diese Option verwendet nur die E-Mail-Verifizierung, nachdem das Webformular übermittelt wurde (sofern konfiguriert).
    
  • Kennwort: Bei der Option „Kennwort“ müssen Empfangende ein Kennwort eingeben, bevor sie das Dokument anzeigen können.
    
  • Acrobat Sign: Bei Verwendung der Acrobat Sign-Authentifizierungsmethode müssen sich Unterzeichnende über eine Adobe ID bei Adobe authentifizieren. Dies ist eine reibungsarme Authentifizierungsmethode, sofern bekannt ist, dass die unterzeichnende Person über eine Adobe ID verfügt.
  • Wissensbasierte Authentifizierung (KBA): KBA kann als Authentifizierungsmethode aktiviert werden, wenn dein Konto unbegrenzte KBA-Transaktionen zulässt. Beachte, dass KBA nur in den USA gültig ist.
  • Telefon : Für die Telefonauthentifizierung muss die erste Unterzeichnerin bzw. der erste Unterzeichner ihre bzw. seine Telefonnummer angeben und diese Nummer per SMS- oder Sprachnachricht bestätigen, bevor die Unterzeichnerin bzw. der Unterzeichner auf die Vereinbarung zugreifen kann.

(Optional, sofern aktiviert) Teilnehmende hinzufügen

Wenn du auf den Link Teilnehmende hinzufügen klickst, wird dem Webformular ein*e weitere*r Teilnehmer*in hinzugefügt.

• Weitere Teilnehmende werden durch die erste teilnehmende Person definiert, die alle E-Mail-Adressen der nachfolgenden Teilnehmenden angeben muss.
  • Es können Anweisungen für den*die erste*n Teilnehmer*in bereitgestellt werden, wie/wann die zusätzlichen Teilnehmenden hinzugefügt werden sollen.
    
• Für zusätzliche Teilnehmende kann es optional oder erforderlich sein, dass die erste empfangende Person sie konfiguriert.

• Teilnehmende hinzufügen: Über den Link Teilnehmende hinzufügen kannst du eine oder mehrere nachfolgende teilnehmende Parteien (teilnehmende Partei 2, teilnehmende Partei 3 usw.) hinzufügen, die von der ersten teilnehmenden Partei definiert werden müssen.
  • Durch Klicken auf den Link wird eine Teilnehmendenzeile (maximal 25) zur Seite hinzugefügt.
    
  • Die zusätzlichen Teilnehmenden können optional oder erforderlich sein:
    • Falls der weitere Teilnehmer optional ist, wird Teilnehmer 1 aufgefordert, den nächsten Teilnehmer zuzuweisen. Wenn keine neuen Teilnehmenden identifiziert werden, geht der Signaturablauf bei den Gegenzeichnenden (falls vorhanden) weiter.
    • Gegebenenfalls muss Teilnehmer*in 1 einen Namen und eine E-Mail-Adresse angeben, damit Teilnehmer*in 2 die Vereinbarung fortführen kann. Ohne diese Angaben wird die Vereinbarung an diesem Punkt blockiert.
  • Zusätzliche Teilnehmende werden wie teilnehmende Person 1 konfiguriert, wobei die Optionen einige Änderungen aufweisen:
    • Zusätzlichen Teilnehmenden stehen zwei zusätzliche Rollen zur Verfügung, die zugewiesen werden können: Zertifizierte Empfangende und Delegierende*r.
      
    • Zusätzlichen Teilnehmenden kann zwar nicht Kennwort als Authentifizierungsmethode zugewiesen werden, jedoch die Methode E-Mail-OTP.
    • Zusätzlichen Teilnehmenden kann eine Authentifizierung mit Digitaler Identität zugewiesen werden, wenn mindestens eine solche Identität für die Gruppe konfiguriert ist.

Wenn Teilnehmer 1 die erforderlichen Aktionen abgeschlossen hat und auf Senden klickt, wird er aufgefordert, den nächsten Teilnehmer zuzuweisen:

• Teilnehmer 1 muss den Namen und die E-Mail-Adresse von Teilnehmer 2 angeben.
  • Nachdem Teilnehmer*in 2 hinzufügt wurde, kann dann Teilnehmer*in 3 hinzugefügt werden usw.
    
• Wenn Teilnehmer 2 angegeben wurde, muss Teilnehmer 1 zuerst dessen E-Mail-Adresse bestätigen, bevor das System Teilnehmer 2 benachrichtigt.
  • Auch durch Deaktivieren der Option Bestätigen der E-Mail-Adresse für Unterzeichnende erforderlich machen kann diese Bestätigung nicht umgangen werden.

Füge Gegenzeichner und CC-Parteien hinzu.

Wenn dein Webformular gegengezeichnet werden soll:

• Gib im Bereich für Gegenzeichner die E-Mail-Adressen der Parteien ein, die die Vereinbarung gegenzeichnen oder genehmigen sollen:
  • Du kannst dich selbst (den Ersteller des Webformulars) einschließen, indem du über dem Datensatz des Gegenzeichners den Link Mich hinzufügen wählst.
  • Du kannst eine Empfangsgruppe hinzufügen, indem du den Link über dem Datensatz der gegenzeichnenden Partei auswählst. Webformulare unterstützen sowohl Ad-hoc-Empfangsgruppen als auch wiederverwendbare Empfangsgruppen.
  • Du kannst ein Elektronisches Siegel hinzufügen, indem du den Link über dem Datensatz der gegenzeichnenden Partei auswählst. In der Gruppe, in der das Webformular erstellt wird, muss ein elektronisches Siegel konfiguriert sein, damit diese Option angezeigt wird.
    
  • Konfiguriere für jede empfangende Partei die gewünschte Rolle. Alle von der Administration aktivierten Rollen sind verfügbar, mit Ausnahme eines elektronischn Siegels, welches immer eine unterzeichnende Partei ist.
  • Definiere die richtige Authentifizierungsmethode für jeden Gegenzeichner. Gegenzeichnern können beliebige Authentifizierungsmethoden zugewiesen werden, einschließlich einer Digitalen Identität (sofern mindestens eine solche Identität für die Gruppe konfiguriert ist).
  • Alle definierten Gegenzeichner*innen müssen ihre Signatur/Genehmigung in der Reihenfolge abschließen, in der du sie auflistest, damit die Vereinbarung abgeschlossen wird.
  • Die E-Mail-Adressen der Gegenzeichner*innen können bearbeitet werden, nachdem die Vereinbarung auf der Seite Verwalten gesendet wurde (nur Enterprise-Ebenen-Service).
    
    • Du kannst nur die E-Mail-Adresse eines Gegenzeichners bearbeiten. Du kannst nicht die Anzahl der Gegenzeichnenden erhöhen oder verringern.
      

Füge CC-Parteien hinzu, indem du auf den Link CC anzeigen klickst.

• Gib die E-Mail-Adresse(n) ein, die automatisch in die E-Mails zum Abschluss der Vereinbarung aufgenommen werden sollen.
  • Die CC-E-Mail-Adressen können bearbeitet werden, nachdem die Vereinbarung auf der Seite Verwalten gesendet wurde (nur Enterprise-Ebenen-Service).
    • Du kannst nur die E-Mail-Adresse einer CC-Partei bearbeiten. Du kannst nicht die Anzahl der CC-Parteien erhöhen oder verringern.

Für Gegenzeichnende und auf CC gesetzte Parteien kann eine private Nachricht konfiguriert werden. Die private Nachricht wird in den Text der E-Mail-Benachrichtigung aufgenommen und ist optional auf der e-Signatur-Seite verfügbar (je nach Konfiguration der sendenden Gruppe).

Wähle das Symbol Private Nachricht hinzufügen aus, um das überlagernde Fenster für private Nachrichten zu öffnen. Gib deine Nachricht ein und wähle Speichern.

• Für Gegenzeichnende sind individuelle private Nachrichten pro empfangender Person konfiguriert. 
• Auf CC gesetzte Parteien erhalten alle die gleiche private Nachricht.

Ziehe die Dateien, die du als Basis für das Webformular verwenden möchtest, per Drag & Drop in den Bereich Dateien oder klicke auf Dateien hinzufügen und navigiere über ein beliebiges vernetztes Laufwerk oder einen integrierten Dateispeicher zu dem Dokument.

Optionen konfigurieren

• Kennwortschutz: Wenn du ein Kennwort festlegen möchtest, mit dem die durch die Webformular-Signatur erstellte finale PDF geöffnet werden kann, aktiviere dieses Kontrollkästchen.  Du wirst zur Eingabe des Kennworts aufgefordert.
• Empfängersprache (nur Business- und Enterprise-Dienstebenen): Diese Einstellung bestimmt die Sprache, die für Anweisungen auf dem Bildschirm sowie für E-Mail-Benachrichtigungen im Zusammenhang mit dem Webformular verwendet werden soll.

Wähle die Option Felder „Vorschau“ und „Signatur hinzufügen“ und klicke auf Weiter.

Die Seite wird aktualisiert und zeigt die hochgeladenen Dateien in der Authoring-Umgebung an.

Ziehe die benötigten Felder nach Bedarf von der rechten Seite auf das Dokument.

Füge für alle Unterzeichnenden (einschließlich der*des ersten Unterzeichner*in und aller Gegenzeichnenden) mindestens ein Signaturfeld ein.

E-Mail-Adressfelder sind optional, aber wenn das Formular selbst kein Feld enthält, wird die/der Teilnehmer*in von Adobe Acrobat Sign aufgefordert, eine E-Mail-Adresse bereitzustellen.  In allen Fällen muss für alle Teilnehmenden eine E-Mail-Adresse angegeben werden.

Nachdem alle Felder platziert wurden, wähle die Schaltfläche Speichern in der rechten unteren Ecke. Wenn du das Dokument an dieser Stelle speicherst, wird das Webformular als aktive, öffentliche URL gestartet.

Du erreichst dann die Seite, die nach Erstellung des Webformulars angezeigt wird. Hier kannst du die URL für das Webformular sowie den iframe-/JavaScript-Code kopieren, mit dem du das Webformular einbetten kannst.

Du kannst das Webformular auch als Empfänger*in und Unterzeichner*in testen.