Hinzufügen oder Bearbeiten einer vorhandenen Kopf- oder Fußzeile:

Navigieren zu: Kontoeinstellungen > E-Mail-Einstellungen

Globale Textfußzeile

Im oberen Bereich der Seite befindet sich der Text für die Textfußzeile. Diese Fußzeile kann auf Konto- oder Gruppenebene konfiguriert werden.

Dieser Text wird unterhalb des Bildes der Seitenfußzeile und des Nachrichteninhalts der Vereinbarung angezeigt.

Fußzeilen auf Benutzerebene (Signaturdateien)

Wenn du das Kontrollkästchen Benutzern erlauben, ihre eigenen E-Mail-Fußzeilen zu haben aktivieren, kann jeder Benutzer optional eine eigene personalisierte Fußzeile einschließen, ähnlich wie eine Signaturdatei in einer E-Mail.

Diese Benutzerfußzeile wird zusätzlich zur globalen Fußzeile und allen möglicherweise verwendeten Bildfußzeilen hinzugefügt.

Benutzer können eigene Fußzeilen festlegen wie folgt:

• Bewege den Mauszeiger über den Benutzernamen in der oberen rechten Ecke des Bildschirms, um das Menü zu öffnen, und wähle Mein Profil aus.
  • Die Seite wird aktualisiert und zeigt das Menü „Benutzer“ an, wobei Persönliche Vorgaben bereits erweitert ist.
• Du wählst Meine E-Mail-Fußzeile aus, um die Seite zu öffnen.

Die Benutzerfußzeile wird zwischen dem Fußzeilenbild und der globalen Textfußzeile eingefügt:

Für Firmen mit einer Verbundanmeldungslösung bietet Acrobat Sign SAML 2-Optionen zur Benutzerauthentifizierung.

• Wenn du Konto Adobe Console zur Verwaltung von Benutzerberechtigungen verwendest, findest du hier Anweisungen zur Konfiguration von SAML.
• Informationen zur ausschließlichen Abwicklung der Benutzerverwaltung über die Acrobat Sign-Oberfläche findest du im SAML-Handbuch.

Für die SAML-Konfiguration ist es erforderlich, dass du deine Domänennamen anforderst.

Die SAML-Einstellungen für Acrobat Sign findest du unter Konto > Kontoeinstellungen > SAML-Einstellungen

Für die Authentifizierung bei der Acrobat Sign-App sind zahlreiche Einstellungen verfügbar, sodass du die Sicherheitskriterien entsprechend deiner Unternehmensrichtlinie für den Zugriff konfigurieren kannst.

Die Sicherheitseinstellungen für den Benutzerzugriff findest du unter Konto > Kontoeinstellungen > Sicherheitseinstellungen.

Einstellungen für einmaliges Anmelden

Du kannst Benutzern die Anmeldung bei Acrobat Sign mit einer Authentifizierung über andere Dienste entweder erlauben oder verweigern. Es wird empfohlen, eine oder beide dieser Einstellungen zu deaktivieren, wenn sie nicht verwendet werden, damit Benutzern für die Anmeldung nur eine Option zur Verfügung steht und der Vorgang vereinfacht wird.

Einstellungen zum Merken der Anmeldedaten

Markiere das Kontrollkästchen Anmeldedaten speichern mit einem Häkchen, um diese Einstellung für die Authentifizierung bei Acrobat Sign zu aktivieren. Mit dieser Einstellung wird die Authentifizierung beim Dienst (auf dem lokalen System) für den ausgewählten Zeitrahmen gespeichert.

Richtlinien für Anmeldekennwort

Die Optionen unter Richtlinien für Anmeldekennwort legen fest, ob Benutzer ihr Kennwort nach einer bestimmten Anzahl von Monaten ändern müssen, ob sie ein vorheriges Kennwort als neues Kennwort verwenden können und wie viele Anmeldeversuche möglich sind, bevor ihre Benutzer-ID gesperrt wird.

Stärke für Anmeldekennwort

Mit dieser Einstellung kannst du die Stärke oder den Schwierigkeitsgrad des Kennworts anpassen, das Benutzer in deinem Konto festlegen.

Erlaubte IP-Bereiche

Diese Option lässt eine Authentifizierung bei der Acrobat Sign-Anwendung nur zu, wenn die Anforderung von den angegebenen IP-Adressen stammt.

Bestätigung der Unterzeichneridentität

Wenn Benutzer Dokumente signieren, müssen sie sich bei Auswahl dieser Option zuerst bei Acrobat Sign anmelden, bevor sie ihre Signatur anwenden können. Dadurch wird sichergestellt, dass es sich beim Unterzeichner entweder um den Benutzer selbst oder um eine Person mit den Anmeldeinformationen des Benutzers handelt.

Dieser Abschnitt betrifft Sicherheitsmaßnahmen, die angewendet werden, während eine Vereinbarung den Signaturvorgang durchläuft.  Diese Einstellungen findest du unter Konto > Kontoeinstellungen > Sicherheitseinstellungen.

Art der PDF-Verschlüsselung

Diese Einstellung bestimmt die Art der Verschlüsselung, die auf das Dokument angewendet wird, nachdem es über Acrobat Sign gesendet wurde. Diese Verschlüsselung stellt sicher, dass das Dokument geöffnet, jedoch nicht bearbeitet werden kann. Jede Version der Verschlüsselung ist mit anderen Versionen von Acrobat kompatibel. Die empfohlene Option ist 128-Bit AES, um sicherzustellen, dass das Dokument auf den meisten Systemen geöffnet werden kann.

Kennwort für das Signieren einer Vereinbarung

Diese Einstellung wird auf die Option „Kennwortauthentifizierung“ für Empfänger angewendet, um während des Signaturzyklus auf das Dokument zuzugreifen. (Wird auf der Seite „Senden“ beim anfänglichen Senden der Vereinbarung konfiguriert.)

Die Einstellung beschränkt die Anzahl der Versuche, die der Empfänger hat, um das richtige Kennwort einzugeben. Sobald die zulässige Anzahl überschritten ist, wird die Vereinbarung unwiderruflich abgebrochen.

Dokumentkennwortstärke

Diese Einstellung wird auf Kennwörter zum Signieren von Vereinbarungen, auf die PDF-Verschlüsselung von Vereinbarungen und auf die Verschlüsselung von Identitätsberichten angewendet.

Mit dieser Funktion kannst du die Stärke oder den Schwierigkeitsgrad des Kennworts anpassen, das deine Benutzer eingeben müssen.

Schwierigkeitsgrad der wissensbasierten Authentifizierung

Diese Option steuert die wissensbasierte Authentifizierung (KBA, Knowledge Based Authentication) für Empfänger auf der Seite „Senden“.

Diese Beschränkung legt die Anzahl der Versuche fest, die dem Unterzeichner bei der wissensbasierten Authentifizierung zur Verfügung stehen, um auf das Dokument zuzugreifen. Sobald die zulässige Anzahl überschritten ist, wird die Vereinbarung abgebrochen. Hier wird auch der Schwierigkeitsgrad für die wissensbasierte Authentifizierung festgelegt.

• Mittel: Den Unterzeichnern werden drei Fragen gestellt, die sie alle richtig beantworten müssen. Wenn sie nur zwei Fragen richtig beantworten, erhalten sie zwei weitere Fragen, die sie beide richtig beantworten müssen.
• Hoch: Den Unterzeichnern werden vier Fragen gestellt, die sie alle richtig beantworten müssen. Wenn sie nur drei Fragen richtig beantworten, erhalten sie zwei weitere Fragen, die sie beide richtig beantworten müssen.

Die wissensbasierte Authentifizierung erfordert eine Sozialversicherungsnummer, sodass diese Option nur für Empfänger in den USA geeignet ist.

Diese Einstellungen steuern die PDF-Sicherheit von Vereinbarungen, die den Signaturzyklus abgeschlossen haben und vollständig ausgeführt wurden.

Kennwortschutz für signierte Dokumente

Diese Einstellung findest du unter Konto > Kontoeinstellungen > Sendeeinstellungen.

Diese Einstellung erlaubt, verweigert oder erzwingt von Absendern das Festlegen eines Kennworts für das signierte Dokument. (Dies unterscheidet sich vom optionalen Kennwort für den Zugriff auf eine Vereinbarung während des Signiervorgangs.)

Wenn eine Kennworteingabe erlaubt oder erzwungen wird, muss der Absender das Kennwort eingeben und es an alle anderen Parteien, die signierte Dokumente prüfen müssen, weitergeben. 

Du kannst die Option für eine Benutzer-ID aktivieren oder deaktivieren, um den Inhalt des jeweiligen Benutzerkontos für eine andere Benutzer-ID freizugeben.

Diese Einstellung findest du unter Konto > Kontoeinstellungen > Sicherheitseinstellungen.

Durch die Freigabe eines Kontos erhält ein Benutzer (nur) Einblick in den gesamten Vereinbarungsinhalt eines anderen Benutzers.   Dies ist ideal für Manager, die den Fortschritt der ihnen direkt unterstellten Mitarbeiter prüfen müssen. 

Alle erstellten Freigaben gelten nur in eine Richtung, es erfolgt keine Freigabe in die umgekehrte Richtung.

Wenn du die Kontofreigabe aktivierst, solltest du die Option „Einem Benutzer, der darum bittet, das Konto eines anderen Benutzers anzuzeigen“ auswählen.

Erweiterte Kontofreigabe (nur Enterprise-Dienststufe)

Für Kunden auf Enterprise-Stufe, die eine praxisorientiertere Art der Freigabe benötigen, bei der Verträge und Bibliotheksvorlagen direkt geändert werden können, kann der technische Support die erweiterte Freigabe aktivieren.

Die erweiterte Freigabe kann nicht wieder rückgängig gemacht werden.  Wenn die Option aktiviert ist, verändern sich die Beziehungen der freigegebenen Objekte unwiderruflich.  Wenn du also der Meinung bist, dass die erweiterte Freigabe für dein Unternehmen wichtig ist, wende dich an deinen Success Manager, um ein Testkonto einrichten zu lassen, damit du die Funktion testen und sicherstellen kannst, dass sie dir alles Gewünschte ermöglicht.

Abhängig von deiner Acrobat Sign-Option hast du Zugriff auf verschiedene „Rollen“, die definieren, welche Aktionen deine Empfänger für die Vereinbarung ausführen können.  Weitere Informationen zu den verschiedenen Rollenberechtigungen findest du in der Support-Datenbank.

Es wird empfohlen, dass du nur die Rollen aktivierst, die du tatsächlich benötigst, um die Erfahrung des Absenders zu optimieren.

Empfängergruppen bestehen aus einer Gruppe identifizierter Einzelpersonen, ansonsten entspricht die Funktionsweise derjenigen für einzelne Unterzeichner.  Alle Mitglieder werden gleichzeitig benachrichtigt. Sobald ein Gruppenmitglied die Vereinbarung signiert hat, ist der nächste Unterzeichner an der Reihe.

Aktiviere diese Option, wenn du eine Gruppe von Unterzeichnern für ein Signaturereignis definieren möchtest.

Methoden zur Authentifizierung der Identität

Mit dieser Einstellung kannst du verschiedene Methoden aktivieren, mit denen deine Benutzer die Identität der Unterzeichner bestätigen können. Die Methoden werden auf der Seite „Senden“ als Element des Empfängerdatensatzes konfiguriert.

Es wird empfohlen, dass du nur die Bestätigungsmethode(n) aktivierst, die deinen internen Richtlinien entspricht bzw. entsprechen.

• Signierungskennwort: Erfordert, dass die Unterzeichner ein bestimmtes Kennwort eingeben, um das Dokument zu signieren. Das Kennwort muss dem Unterzeichner getrennt von der Transaktion mitgeteilt werden. Wenn das Kennwort verloren geht oder in Vergessenheit gerät, kann es nicht wiederhergestellt werden.
• Wissensbasierte Authentifizierung: Erfordert, dass die Unterzeichner ihre Sozialversicherungsnummer eingeben und Identitätsfragen beantworten, die durch einen Drittanbieter nach dem Zufallsprinzip generiert werden.
• Telefon (SMS): Erfordert, dass der Absender eine Telefonnummer für den Empfänger angibt. Der Empfänger erhält einen 8-stelligen Code zur Eingabe und Authentifizierung.
  • Support-Kontakt: Gib deinen eigenen Wert bei der Meldung „Bei Fragen kontaktiere bitte xxxxx“ ein. Beispiel: eine E-Mail-Adresse des Supports, eine Telefonnummer, ein URL
• Acrobat Sign-Authentifizierung: Erlaube den Empfängern, sich mit ihren Acrobat Sign-Anmeldedaten zu authentifizieren. Ideal für interne Unterzeichner
• Authentifizierung mit behördlichem Ausweis: Erlaube, dass von Behörden ausgestellte Dokumente (Ausweis, Führerschein oder Pass) als Authentifizierungsdokument verwendet werden.

Verwende standardmäßig folgende Methode

Diese Einstellung bestimmt die standardmäßige Authentifizierungsmethode für externe Empfänger. Nur Optionen, die aktiviert wurden, können in der Dropdownliste ausgewählt werden.

Absendereinstellungen

Diese Option erlaubt oder verweigert dem Absender die Möglichkeit, die festgelegte Standardmethode zur Authentifizierung zu ändern. Aktiviere diese Option nur, wenn dir Situationen bekannt sind, in denen der Absender eine andere als die Standardmethode zur Bestätigung der Identität festlegen muss.

Authentifizierung der Identität von internen Empfängern

Durch Aktivieren dieser Einstellung erlaubst du Absendern, eine andere Methode zur Bestätigung der Identität festzulegen, wenn Vereinbarungen an Empfänger gesendet werden, die Benutzer in deinem Acrobat Sign-Konto sind.

Allgemein wird empfohlen, die Einstellung „E-Mail“ als Bestätigungsmethode für interne Signaturen beizubehalten, um Mitarbeitern, die zahlreiche Verträge pro Tag gegenzeichnen müssen, die wiederholte Authentifizierung zu ersparen.  Wenn du außerdem die Funktion Bestätigung der Unterzeichneridentität (Sicherheitseinstellungen) aktivierst, kannst du eine passive Kennwortbestätigung nutzen, ohne dass sich der Unterzeichner mehrmals ausdrücklich authentifizieren muss.

Durch Aktivieren von Nachrichtenvorlagen für dein Konto können Benutzer eine von dir vordefinierte E-Mail-Nachricht auswählen. Dadurch kann sichergestellt werden, dass deine Unterzeichner die richtigen Nachrichten und Informationen erhalten.

Um Nachrichtenvorlagen zu aktivieren, navigierst du zu Konto > Kontoeinstellungen > Nachrichtenvorlagen.

Nachrichtenvorlagen aktivieren

Markiere die Option Nachrichtenvorlagen aktivieren mit einem Häkchen.

Ein Link wird oben rechts im Nachrichtenfeld (auf der Seite „Senden“) eingefügt, um die Auswahl der Vorlage zu ermöglichen:

Absendern erlauben, den Nachrichteninhalt zu bearbeiten

Erlaube oder verweigere Benutzern die Möglichkeit, die im Nachrichtenfeld auf der Seite „Senden“ bereitgestellte Nachrichtenvorlage zu ändern. 

Aktiviere diese Option, um die Anpassung des Nachrichteninhalts situationsabhängig zu erlauben.

Kunden können ihren Verträgen Dateien auf die unterschiedlichsten Arten hinzufügen. Dies ist davon abhängig, wie die Dokumente erstellt und verwaltet werden und wie die Versionskontrolle ausgeführt wird. 

Kunden mit Ad-hoc-Dateien, d. h. Inhalten, die für jede Transaktion angepasst werden, müssen wahrscheinlich in der Lage sein, Dateien von ihrem lokalen System hochzuladen.  Textbausteinvorlagen, die sich selten ändern, sollten jedoch idealerweise aus einer kontrollierten Quelle bereitgestellt werden.

• Den Absendern erlauben, Dokumente von ihren Computern anzuhängen: Durch Deaktivieren dieser Option wird der Link Mein Computer aus dem Popup Dateien auswählen auf der Seite „Senden“ entfernt.
• Den Absendern erlauben, Dokumente aus ihrer Dokumentenbibliothek anzuhängen: Durch Deaktivieren dieser Option wird der Link „Bibliotheksdokumente“ aus dem Popup Dateien auswählen entfernt.
• Dokumente aus der gemeinsamen Acrobat Sign-Bibliothek einschließen: Durch Deaktivieren dieser Option werden die von Acrobat Sign bereitgestellten Dokumente I-9, W-4 und W-9 entfernt.
• Den Absendern erlauben, Dokumente aus Google Drive anzuhängen: Durch Deaktivieren dieser Option wird der Link Google Drive aus dem Popup Dateien auswählen entfernt.
• Den Absendern erlauben, Dokumente aus Dropbox anzuhängen: Durch Deaktivieren dieser Option wird der Link Dropbox aus dem Popup Dateien auswählen entfernt.
• Den Absendern erlauben, Dokumente aus Box.com anzuhängen: Durch Deaktivieren dieser Option wird der Link Box.com aus dem Popup Dateien auswählen entfernt.
• Den Absendern erlauben, Dokumente aus OneDrive anzuhängen: Durch Deaktivieren dieser Option wird der Link OneDrive aus dem Popup Dateien auswählen entfernt.

Erinnerungen sind E-Mails, die an die Empfänger von Dokumenten gesendet werden, wenn sie an der Reihe sind, aktiv zu werden. In einem täglichen oder wöchentlichen Zyklus wird eine Erinnerungs-E-Mail an die Empfänger gesendet, um sie darauf hinzuweisen, dass eine Vereinbarung auf sie wartet.

Eine Standarderinnerung für von Benutzer in diesem Konto erstellte Verträge einstellen

• Aktiviere die Option, um eine Standarderinnerung festzulegen.
• Wähle die Häufigkeit aus, mit der die Erinnerung gesendet werden soll.
• Der Hinweis, den du eingibst, wird in der Erinnerungs-E-Mail angezeigt, die an den jeweiligen Empfänger gesendet wird.

In einigen Fällen möchtest du möglicherweise festlegen, dass Dokumente, die nach einer bestimmten Anzahl von Tagen immer noch nicht signiert sind, ablaufen oder der Vorgang für sie abgebrochen wird. 

Nachdem eine Vereinbarung abgelaufen ist, kann sie nicht mehr neu gestartet oder abgerufen werden und wird im Abschnitt „Abgebrochen/Abgelehnt“ auf der Seite „Verwalten“ angezeigt.

• Dokumentablauf aktivieren: Markiere diese Option mit einem Häkchen, um das Ablaufen von Dokumenten zu aktivieren. Dadurch werden die Optionen angezeigt, die du für das Ablaufen von Dokumenten festlegen kannst.
• Den Absendern erlauben, die Ablaufeinstellungen pro Dokument einzustellen: Hierdurch wird allen Benutzern des Kontos die Ablaufoption auf der Seite „Senden“ angezeigt. Außerdem können sie die Standardeinstellung für das Ablaufen anpassen.
• Modifizierung der Ablaufeinstellungen nach Versand des Dokuments zulassen: Durch Aktivieren dieser Option können Benutzer das Ablaufdatum einer Vereinbarung nach dem Senden anpassen, verlängern oder entfernen.
• Begrenzte Anzahl von Tagen, für die Unterzeichner Dokumente signieren müssen: Hier kann die Anzahl der Tage festgelegt werden, bis das Dokument abläuft.
• Interne Unterzeichner für Dokument-Ablauffristen einschließen: Wenn die Benutzer in deinem Konto Verträge unterzeichnen oder gegenzeichnen gilt das Ablaufdatum für sie genauso wie für die externen Unterzeichner.
• Ablaufinformationen in den an Unterzeichner gesendeten E-Mails einschließen: Hierdurch wird das Ablaufdatum der Transaktion in die E-Mail aufgenommen, die an die Unterzeichner gesendet wird.

Um die Benutzer in deinem Konto zu überprüfen oder zu bearbeiten, melde dich als Kontoadministrator an und navigiere zu Konto > Benutzer.

Oben auf der Seite „Benutzer“ siehst du eine kurze Zusammenfassung mit der Anzahl der Lizenzen in deinem Konto und der Anzahl der aktiven Benutzer, die diese Lizenzen nutzen. 

Wenn diese Zusammenfassung fehlt, hast du eine Sitelizenz und können eine unbegrenzte Anzahl an Benutzern hinzufügen.

Auf der Seite „Benutzer“ befinden sich drei Steuerelemente:

1. Einen neuen Benutzer erstellen: Öffnet ein Popup-Formular, in dem du einen einzelnen Benutzer erstellen oder eine CSV hochladen kannst, um mehrere Benutzer auf einmal zu erstellen.
2. Benutzerliste exportieren: Durch Klicken auf das Exportsymbol wird eine CSV-Datei generiert, in der alle Benutzer des Kontos aufgelistet werden, unabhängig von ihrem Status (Aktiv, Erstellt, Inaktiv oder Ausstehend) sowie ihre persönlichen (Konto-)Werte (Name, E-Mail, Titel, Firma usw.).
3. Optionen: Die Optionsliste filtert den Inhalt, der auf der Seite angezeigt wird.  Standardmäßig werden nur aktive Benutzer angezeigt. Du hast zudem die Möglichkeit, alle Benutzer oder nur inaktive Benutzer anzuzeigen. Darüber hinaus gibt es drei Optionen, um festzulegen, wie viele Benutzer pro Seite angezeigt werden sollen (15, 30 oder 50).

Einen einzelnen Benutzer erstellen:

• Melde dich als Kontoadministrator an und navigiere zu Konto > Benutzer.
• Klicke auf das Plussymbol, um einen neuen Benutzer zu erstellen. Das Popup Erstellen wird geöffnet.

• Gib die E-Mail-Adresse, den Vor- und Nachnamen des Benutzers ein, den du erstellen möchtest. Stelle sicher, dass alle diese Informationen korrekt sind, insbesondere die E-Mail-Adresse. Nachdem der Benutzer erstellt wurde, kann die E-Mail-Adresse nicht mehr geändert werden, bis die eingegebene E-Mail bestätigt wird. Wenn die E-Mail fehlerhaft ist, kann sie nicht bestätigt werden.

Aktiviere die Option Deine Verträge anzeigen, wenn du die Verträge dieses Benutzers für deinen Benutzer freigeben möchtest. Dadurch sind alle Verträge dieses Benutzers für dich sichtbar.

Daraufhin kehrst du zur Seite „Benutzer“ zurück.

Klicke auf das Symbol Optionen und wähle Alle Benutzer zeigen aus.

Wenn du alle Benutzer (nicht nur die aktiven Benutzer) anzeigen, siehst du die neue Benutzer-ID mit dem Status Erstellt.

Nachdem der Benutzer ein Kennwort festgelegt hat, nimmt die Benutzer-ID den Status „Aktiv“ an.

Eine einzelne Benutzer-ID deaktivieren

Gelegentlich kann sich die Notwendigkeit ergeben, einen Benutzer zu deaktivieren. Die Person kann das Unternehmen verlassen haben und du möchtest den Benutzer und die mit ihm verbundenen Dokumente schützen. Wie oben bereits erwähnt, kann ein Benutzer mit einer inaktiven Benutzer-ID sich nicht mehr anmelden und auch keine Dokumente senden oder signieren. 

Eine Benutzer-ID in den Status „Inaktiv“ setzen:

• Melde dich als Administrator an und navigiere zu Konto > Benutzer.
• Wähle die Benutzer-ID, die du deaktivieren möchtest, durch einfaches Klicken aus. Die möglichen Aktionen für den Benutzer werden am oberen Rand der Benutzerliste angezeigt.

• Klicke auf den Link Benutzer deaktivieren. Hierdurch wird das Popup-Fenster Benutzer deaktivieren geöffnet.

Im Popup-Fenster „Benutzer deaktivieren“ kannst du erzwingen, dass alle Verträge für dich freigegeben werden. Dies ist nützlich, wenn der Benutzer, der deaktiviert wird, Inhalte besitzt, die du möglicherweise zu einem späteren Zeitpunkt wiederherstellen musst.

Um den Deaktivierungsvorgang abzuschließen, klicke auf die Schaltfläche Ja.

Die Benutzer-ID wird in den Status Inaktiv versetzt und das Kennwort für die Benutzer-ID wird ungültig, sodass nicht mehr auf die Benutzer-ID zugegriffen werden kann.

Eine einzelne Benutzer-ID erneut aktivieren

Die erneute Aktivierung einer Benutzer-ID entspricht der Vorgehensweise einer Deaktivierung:

• Melde dich als Administrator an und navigiere zu Konto > Benutzer.
• Klicke auf das Symbol Optionen und wähle Nur nicht aktive Benutzer zeigen aus.

• Suche die Benutzer-ID, die du erneut aktivieren möchtest, und klicke einfach darauf, um die Links oben in der Benutzerliste anzuzeigen.

• Klicke auf den Link Benutzer neu aktivieren.

Ein grünes Banner sollte angezeigt werden, das angibt, dass du die Benutzer-ID erfolgreich neu aktiviert hast.

Die neu aktivierte Benutzer-ID nimmt den Status „Aktiv“ an, das Kennwort des Benutzers ist jedoch abgelaufen.

Es wird automatisch eine E-Mail an den Benutzer gesendet mit der Aufforderung, ein neues Kennwort festzulegen. Sobald der Benutzer das Kennwort neu festgelegt hat, verfügt er über vollständigen Zugriff auf den gesamten früheren Inhalt für diese Benutzer-ID.

Der Benutzer kann auch den Link Ich habe mein Kennwort vergessen auf der Anmeldeseite verwenden, um das Kennwort zurückzusetzen.

Es gibt vier Berechtigungsstufen in Acrobat Sign:

• Benutzer: Jeder, der sich beim Acrobat Sign-Dienst authentifizieren kann
• Gruppenadministrator: Ist berechtigt, Benutzer hinzuzufügen und Berichte für die Gruppe(n) auszuführen, deren Administrator er ist
• Kontoadministraton: Ist berechtigt, Benutzer hinzuzufügen und Berichte für alle Gruppen und das Konto als Ganzes abzurufen
• Datenschutzadministrator (muss zuerst Kontoadministrator sein): Ist berechtigt, Benutzer und Vereinbarungen über DSGVO-Tools zu löschen

Alle einzeln erstellten Benutzer sind Standardbenutzer.

Du kannst die Berechtigung für eine Benutzer-ID wie folgt erhöhen:

• Melde dich bei Acrobat Sign als Kontoadministrator an.
• Navigiere zu Konto > Benutzer.
• Suche die Benutzer-ID, die du hochstufen möchtest, und wähle den Benutzer aus, um die Links für Aktionen oben in der Benutzerliste anzuzeigen.

• Klicke auf den Link Benutzer bearbeiten.  Hierdurch wird das Popup-Fenster Bearbeiten geöffnet.

• Im Fenster „Bearbeiten“ hast du die Möglichkeit, die Benutzer-ID als Gruppenadministrator, Kontoadministrator oder beides zu aktivieren. Markiere die gewünschte Berechtigungsoption für die Benutzer-ID mit einem Häkchen.
  • Kontoadministratoren besitzen alle Berechtigungen in Acrobat Sign, um die Einstellungen zu bearbeiten oder Benutzer auf Gruppen- oder Kontoebene hinzuzufügen.
  • Gruppenadministratoren besitzen nur Berechtigungen innerhalb der Gruppe, zu der sie gehören.
    
• Klicke auf Speichern, wenn der Vorgang beendet ist. 

Um zahlreiche Benutzer gleichzeitig zu erstellen, lege eine CSV-Datei mit allen Benutzern an und lade diese in 
Acrobat Sign hoch.

Acrobat Sign erstellt alle Benutzer und sendet ihnen sofort eine E-Mail zum Festlegen der Kennwörter und Aktivieren der Benutzer-IDs.

Zahlreiche Benutzer gleichzeitig erstellen:

• Melde dich als Kontoadministrator an und navigiere zu Konto > Benutzer.
• Klicke auf das Plussymbol, um einen neuen Benutzer zu erstellen. Das Popup-Fenster Erstellen wird geöffnet.
• Klicke auf die Registerkarte Mehrere Ben. erst..

• Klicke auf den Link CSV-Musterdatei herunterladen.  Eine CSV-Datei wird auf dein System heruntergeladen.
• Öffne die CSV-Musterdatei.
• Lösche die drei Zeilen mit Beispieldaten. Behalte die erste Zeile (Kopfzeile) bei.
• Gib die Werte ein, die du für die neu zu erstellenden Benutzer-IDs benötigst.
  • Die erforderlichen Spalten zum Erstellen neuer Benutzer sind:
    • E-Mail-Adresse
    • Vorname
    • Nachname

• Lösche alle Spalten, die du nicht verwendest.
• Speichere die CSV-Datei (stelle sicher, dass die Datei als CSV und nicht in einem anderen Format gespeichert wird).
• Klicke auf die Schaltfläche Durchsuchen und wähle deine CSV-Datei aus.
• Klicke auf Importieren, um die Datei hochzuladen.

Sobald die Datei importiert ist, generiert Acrobat Sign alle Benutzer-IDs und ein grünes Banner wird angezeigt, das dich über die Anzahl der erstellten Benutzer informiert.

Eine neue Gruppe erstellen:

• Melde dich als Kontoadministrator an und navigiere zu Konto > Gruppen.

• Klicke auf das Symbol Neue Gruppe hinzufügen. Im anschließend eingeblendeten Fenster Erstellen wirst du aufgefordert, den Namen der Gruppe anzugeben.

• Gib den Namen der Gruppe ein.
• Klicke auf Speichern.

Sobald du auf die Schaltfläche Speichern geklickt hast, wird die Gruppe erstellt und in der Liste „Gruppe“ angezeigt.

Eine Gruppe kann von einem Kontoadministrator aus der Ansicht gelöscht werden.

Eine Gruppe löschen:

• Wähle die Gruppe aus, indem du auf sie klickst.
  • Daraufhin wird das Kontextmenü oben in der Liste angezeigt
• Klicke auf Gruppe löschen
  • Die Standardgruppe kann nicht gelöscht werden
  • Alle Benutzer müssen aus der Gruppe entfernt werden, bevor sie gelöscht werden kann.

Eine Liste der gelöschten Gruppen kann angezeigt werden, indem du auf das Symbol Optionen klickst und Nur gelöschte Gruppen anzeigen: auswählst

Nachdem deine neue Gruppe erstellt wurde, besteht der nächste Schritt darin, Benutzer hinzuzufügen.  Acrobat Sign bietet drei Methoden, je nachdem, wie viele Benutzer verschoben werden müssen:

• Einen einzelnen Benutzer über das Benutzerprofil verschieben
• Mehrere Benutzer durch Massenerstellung/-bearbeitung in einer CSV-Datei verschieben
• Mehrere Benutzer mit dem Tool Benutzer zu Gruppe zuweisen verschieben

Einen einzelnen Benutzer über das Benutzerprofil verschieben

Einen einzelnen Benutzer zu einer Gruppe zuweisen:

• Melde dich als Administrator an und navigiere zu Konto > Benutzer.
• Doppelklicke auf die spezifische Benutzer-ID, die du bearbeiten möchtest. Dadurch wird der Bereich „Benutzerinfo“ geöffnet.
• Klicke auf das Dropdownfeld Benutzergruppe, um die Optionen anzuzeigen.
• Wähle die Gruppe aus, um den Benutzer zuzuweisen.
• Klicke auf Speichern.

Gleichzeitiges Verschieben mehrerer Benutzer

Die Funktion Mehrere Ben. erst. kann auch verwendet werden, um vorhandene Benutzer zu bearbeiten. 

Diese Methode ist zu bevorzugen, wenn zusätzlich zur Gruppeneinstellung weitere Werte geändert werden müssen. Wenn du eine komplette Neustrukturierung vornehmen möchtest, ist die Massenaktualisierung besser geeignet.

Benutzergruppen gleichzeitig aktualisieren:

• Melde dich als Administrator an und navigiere zu Konto > Benutzer.
• Klicke auf das Symbol Benutzerliste exportieren. Es wird eine CSV-Datei mit der gesamten Liste der Benutzer in deinem Konto auf dein System heruntergeladen.

• Öffne die heruntergeladene CSV-Datei und lösche alle Spalten, die du nicht verwenden möchtest.
  • Falls du einfach nur Benutzer verschiedenen Gruppen zuweisen möchtest, benötigst du lediglich Folgendes:
    • E-Mail-Adresse
    • Vorname
    • Nachname
    • Gruppenname
• Lösche alle Zeilen für Benutzer, die du nicht aktualisieren musst.
• Speichere die CSV-Datei (stelle sicher, dass das Format CSV erhalten bleibt).
  

• Klicke auf das Plussymbol, um einen neuen Benutzer zu erstellen. Das Popup-Fenster Erstellen wird geöffnet.
• Klicke auf die Registerkarte Mehrere Ben. erst..
• Wähle die CSV-Datei aus, du gerade gespeichert hast.
• Klicke auf Importieren.

Sobald auf die Schaltfläche „Importieren“ geklickt hast, werden die Daten für die Benutzer im System mit den neuen Werten in der CSV-Datei aktualisiert. Ein grünes Banner wird im oberen Bereich der Seite angezeigt, um anzugeben, wie viele Benutzer aktualisiert wurden.

Benutzer innerhalb der Gruppeneinstellungen Gruppen zuweisen

Wenn du mehrere Benutzer in eine neue Gruppe verschieben musst, die Anzahl jedoch nicht für eine Massenbearbeitung ausreicht, ist die Option „Benutzer zu Gruppe zuweisen“ in den Gruppeneinstellungen die beste Wahl.

Aufrufen der Funktion Benutzer zu Gruppe zuweisen:

• Melde dich als Kontoadministrator an und navigiere zu Konto > Gruppen.
• Doppelklicke auf die Gruppe, in die du Benutzer verschieben möchtest. Hierdurch werden die Einstellungen auf Gruppenebene geöffnet.
  • Du kannst die Gruppe auch durch einfaches Klicken auswählen, und dann auf den Link Gruppeneinstellungen klicken.

• Klicke auf die Option Benutzer in Gruppe in der Leiste auf der linken Seite.
• Klicke auf das Symbol Benutzer zu Gruppe zuweisen.

Das Fenster Benutzer dieser Gruppe zuweisen wird geöffnet und zeigt alle aktiven Benutzer an, die derzeit dieser Gruppe nicht zugewiesen sind.

• Klicke auf das Symbol Optionen und wähle Alle Benutzer zeigen aus.

• Doppelklicke auf jeden Benutzer, den du in die Gruppe verschieben möchtest. Die ausgewählten Benutzer werden im Feld Ausgewählte Benutzer am unteren Rand des Fensters angezeigt.
  • Um einen Benutzer aus dem Feld Ausgewählte Benutzer zu entfernen, klicke auf das X neben der E-Mail.
• Sobald alle Benutzer ausgewählt sind, klicke auf die Schaltfläche Zuweisen.

Administratoren auf Kontoebene können den Umfang der Berechtigungen für Gruppenadministratoren mithilfe von drei Einstellungen definieren:

• Gruppenadministratoren können neue Benutzer ihren Gruppen hinzufügen.
• Gruppenadministratoren können Einstellungen für ihre Gruppen bearbeiten.
• Welche Berichtdaten können Gruppenadmins sehen?

Dies sind allgemeine Einstellungen für alle Gruppenadministratoren, die keine weitere Differenzierung bieten.  Wenn du für Gruppenadministratoren die Möglichkeit zum Hinzufügen von Benutzern deaktivierst, gilt dies für alle Gruppenadministratoren innerhalb des Kontos.

Die ersten beiden Einstellungen anpassen:

Melde dich als Kontoadministrator an und navigiere zu Konto > Kontoeinstellungen > Globale Einstellungen > Einstellungen für Gruppenadministratoren.

Durch Aktivieren von Gruppenadministratoren können neue Benutzer ihren Gruppen hinzufügen erhalten alle Gruppenadministratoren die Berechtigung, beliebige Benutzer der Gruppe hinzuzufügen, wobei alle normalen Einschränkungen gelten.

Zu den normalen Einschränkungen gehören beispielsweise folgende Situationen:

• Der Benutzer gehört zu einer anderen Gruppe oder einem anderen Konto.
• Die E-Mail-Domäne des Benutzers ist keine genehmigte Domäne für das Konto.

Durch Aktivieren von Gruppenadministratoren können Einstellungen für ihre Gruppen bearbeiten können Gruppenadministratoren die Kontoebeneneinstellungen für ihre Gruppe überschreiben.

Zum Bearbeiten der Einstellung Welche Berichtdaten können Gruppenadministratoren sehen? navigiere zu Konto > Kontoeinstellungen > Berichteinstellungen.

Alle Gruppen übernehmen standardmäßig die Einstellungen auf Kontoebene.  Die meisten Einstellungen auf Kontoebene können jedoch auf Gruppenebene überschrieben werden.  Dies ist besonders hilfreich, wenn einige deiner Benutzer spezielle Empfängerrollen, Bestätigungsmethoden für Empfänger oder sogar ein besonderes Branding benötigen.

Kontoadministratoren navigieren zu Konto > Gruppen und doppelklicken auf die Gruppe, um die Einstellungen auf Gruppenebene zu öffnen, oder klicken einfach auf die Gruppe und wählen Gruppeneinstellungen aus den Linkoptionen über der Liste aus.

Wenn Administratoren auf Gruppenebene zum Ändern der Einstellungen auf Gruppenebene berechtigt sind, müssen sie nur auf den Link Gruppe oben auf der Seite klicken, um die Einstellungen zu öffnen. 

Die Einstellungen, die Gruppenadministratoren angezeigt werden, sind die gleichen wie für Kontoadministratoren und funktionieren auf die gleiche Art.

1. Klicke auf die Registerkarte Startseite. Klicke dann auf Wiederverwendbare Vorlage erstellen.

Die Seite Erstellen einer Bibliotheksvorlage wird angezeigt:

2. Gib im Feld Vorlagenname einen Namen für die Vorlage ein. Dies kann später bei Bedarf geändert werden.

3. Klicke auf die Schaltfläche Durchsuchen, um auf deinem lokalen System zu der Datei zu navigieren, die zur Erstellung der wiederverwendbaren Vorlage verwendet werden soll. Wenn du ein wiederverwendbares Dokument erstellst, wird diese Datei samt Inhalt verwendet. Wenn du eine wiederverwendbare Formularfeldebene erstellst, wird der Inhalt der Datei für die Vorlage nicht berücksichtigt.

4. Wähle die entsprechende Vorlagenoption aus: Als wiederverwendbares Dokument erstellen, Als wiederverwendbare Ebene für Formularfelder erstellen oder beide Optionen.

5. Wähle die passende Berechtigungsoption für die Freigabe der Vorlage aus. Wenn du eine neue Vorlage erstellt hast und testest, wird empfohlen, dass du nur dich selbst als berechtigten Benutzer festlegen und den Zugriff erweiterst, sobald du dich davon überzeugt hast, dass das Dokument wie vorgesehen funktioniert.

6. Klicke auf die Schaltfläche Felder in der Vorschau anzeigen oder hinzufügen. Das Authoring- Erlebnis wird angezeigt. 

7. Platziere die erforderlichen Felder für die gewünschten Teilnehmer, indem du sie durch Drag & Drop von den Formularfeldregisterkarten auf das Dokument ziehst. 

8. Klicke auf die Schaltfläche Speichern, nachdem du die gewünschten Felder hinzugefügt hast.

Die Vorlage wird jetzt im Bereich „Bibliotheksvorlagen“ auf der Seite „Verwalten“ angezeigt. Wenn du die Vorlage über die entsprechenden Berechtigungen für Benutzer in deiner Gruppe oder innerhalb deines Unternehmens freigegeben hast, wird die Vorlage jetzt auch im Bereich „Bibliotheksvorlagen“ auf der Seite „Verwalten“ dieser Benutzer angezeigt.

Die Zugriffsberechtigungen für jede Vorlage können vom Ersteller der Vorlage bearbeitet werden. Gehe hierzu folgendermaßen vor:

• Melde dich als Vorlageneigentümer an.
• Navigiere zur Seite Verwalten.
• Suche die zu bearbeitende Vorlage und klicke auf den Link Bearbeiten.

Dadurch wird die Vorlage in der Authoring-Umgebung geöffnet.

In der Leiste auf der rechten Seite wird oben Vorlageneigenschaften angezeigt.

Klicke auf die Kopfzeile „Vorlageneigenschaften“, um den Abschnitt zu erweitern. Die folgenden Optionen sind verfügbar:

• Vorlagenname: Du kannst den Vorlagennamen jederzeit ändern.
• Vorlagentyp: Du kannst die verfügbare Vorlage jederzeit konvertieren, um sie als Dokument, Formularfeldüberlagerung oder beides zur Verfügung zu stellen.
• Zulässige Benutzer: Diese Einstellung bestimmt, welche Benutzer Zugriff auf die Vorlage haben.

Beim Einrichten eines Berichts können die Ergebnisse über mehrere Parameter angepasst werden. Alle Parameter, die im Folgenden beschrieben werden, sind verfügbar. 

Erstellungsdatum

Das Erstellungsdatum ist der Zeitraum, den der Bericht einschließen soll. Verwende entweder einen der vier vorgegebenen Zeiträume (diese Woche, letzte Woche, dieser Monat, letzter Monat) oder gib einen beliebigen Datumsbereich ein.

Benutzer und Gruppen

Mit diesem Parameter kannst du den Bericht für bestimmte Benutzer oder Gruppen ausführen. Wähle einzelne oder mehrere aus oder führe den Bericht für alle Benutzer des Kontos aus.

Dokumente und Arbeitsabläufe

Über diese Option können bestimmte Dokumente ausgewählt und in den Bericht aufgenommen werden. Bei den in diesem Feld aufgelisteten Dokumenten handelt es sich um die Bibliotheksdokumente, die für das Konto verwendet werden. Einzelne einmalige Dokumente werden hier nicht aufgeführt. 

Name des Dokuments

Über diese Option können bestimmte Dokumente ausgewählt und in den Bericht aufgenommen werden. Bei den in diesem Feld aufgelisteten Dokumenten handelt es sich um die Bibliotheksdokumente, die für das Konto verwendet werden. Einzelne einmalige Dokumente werden hier nicht aufgeführt. 

Massenversand

Wenn du diesen Parameter aktivierst, werden Massenversand-Vereinbarungen in den Bericht aufgenommen..

Leistungsziele

Über die Ansicht „Leistungsziele“ kannst du Grenzwerte für die Leistung festlegen. Die gemessene Leistung wird im fertigen Bericht angezeigt.

Benchmark

Standardmäßig ist der Benchmark-Parameter für Berichte deaktiviert. Klicke auf den Link „Berichteinstellungen“, um ihn zu aktivieren.

Benchmarking bietet eine ergänzende Methode zur Verfolgung des Fortschritts bei Verträgen und Signierraten. 

Diagramm der Verträge nach

Jede aktivierte Option (nach Datum, Absender, Gruppe, Formular, Arbeitsablauf und Signaturtyp) bietet einen anderen Diagrammtyp für den Bericht.

Und so weiter

Die Parameter in diesem Bereich werden verwendet, um die Diagramme im Bericht zu ändern. Wenn du die Standardparameterwerte änderst, kann dies den Berichtvorgang beschleunigen.

Sobald du auf die Schaltfläche Bericht ausführen klickst, wird der Bericht basierend auf deinen Parametern generiert. Für deinen Bericht stehen mehrere Aktionen zur Verfügung.

Bericht mit aktuellen Daten aktualisieren

Klicken auf diesen Link gleicht einer Aktualisierung der Seite. Der neue Bericht enthält die letzten Transaktionen und Aktivitäten.

Bericht speichern

Wenn du den Bericht speicherst, kannst du ihn zu einem späteren Zeitpunkt erneut ausführen.

Bericht freigeben

Durch die Freigabe des Berichts kannst du die Berichtergebnisse an andere Personen senden. Du musst nur ihre E-Mail-Adressen und eine Nachricht eingeben.

Bericht planen

Durch das Festlegen eines Zeitplans für diesen Bericht wird er mit den gleichen Parametern in der von dir vorgegebenen Häufigkeit ausgeführt.

Berichtdaten exportieren

Nach dem Klicken auf diesen Link wirst du aufgefordert, eine CSV-Datei zu öffnen oder zu speichern. CSV-Dateien können in Excel geöffnet werden und alle Transaktionsinformationen für die im Bericht enthaltenen Verträge werden in verschiedenen Spalten kategorisiert.

Druckerfreundliche Version

Durch Klicken auf diesen Link öffnest du eine druckerfreundliche Version des Berichts.

Einstellungen bearbeiten

Durch Klicken auf diesen Link öffnest du die Berichteinstellungen und kannst die konfigurierten Parameter des Berichts bearbeiten.