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Adobe Sign zeichnet sich naturgemäß dadurch aus, dass die Inhalte eines Benutzers vor dem Zugriff durch alle anderen Benutzer geschützt werden, die nicht explizit eingeladen wurden, diese Inhalt anzuzeigen oder damit zu interagieren.
Vereinbarungen schließen alle Empfänger implizit ein. Bibliothekselemente werden explizit in den Vorlageneigenschaften freigegeben.
In den meisten Organisationen gibt es jedoch Rollen, bei denen Transaktionen ohne direkte Beteiligung des Beobachters beaufsichtigt werden müssen, oder es gibt Gruppen von Mitarbeitern, die generell Kenntnis von allen Transaktionen in der Gruppe haben müssen.
Die Benutzerinhaltsfreigabe ermöglicht Benutzern oder Gruppen, ihre Inhalte für andere Benutzer oder Gruppen freizugeben.
Es sind zwei Arten der Benutzerinhaltsfreigabe verfügbar:
- Einfach: Nur Benutzeranzeige
- Benutzer A gibt seinen Inhalt für Benutzer X frei:
- Benutzer X kann den gesamten Inhalt anzeigen (und nur anzeigen), der auf der Seite Verwalten von Benutzer A sichtbar ist.
- Benutzer A gibt seinen Inhalt für Benutzer X frei:
- Erweitert: Gruppen- und Benutzeranzeige mit optionaler Möglichkeit zum Ändern und Senden
- Benutzer A gibt seinen Inhalt für Benutzer X frei:
- Benutzer X kann auf der Seite Verwalten von Benutzer A den gesamten Inhalt anzeigen.
- Benutzer X kann eine Vereinbarung ändern, die gerade bearbeitet wird (sofern diese Option aktiviert ist).
- Benutzer X kann eine Vereinbarung im Namen des Benutzers senden (sofern diese Option aktiviert ist).
- Im Verlauf und im Audit-Protokoll wird vermerkt, dass Benutzer X eine Vereinbarung im Namen von Benutzer A gesendet hat.
- Die Vereinbarung gehört Benutzer A und wird von diesem verwaltet.
- Die Gruppenfreigabe ist aktiviert
- Benutzer A gibt seinen Inhalt für Gruppe N frei:
- Alle Mitglieder von Gruppe N können den gesamten Inhalt auf der Seite Verwalten von Benutzer A anzeigen.
- Alle Mitglieder von Gruppe N verfügen über die durch die Freigabe festgelegten Berechtigungen in Bezug auf Benutzer A (Senden und/oder Ändern)
- Gruppe N wird für Benutzer A freigegeben:
- Benutzer A kann den gesamten Inhalt für alle Benutzer in Gruppe N anzeigen.
- Benutzer A ist berechtigt, Vereinbarungen für alle Mitglieder von Gruppe N zu senden und/oder zu ändern (gemäß Konfiguration).
- Benutzer A gibt seinen Inhalt für Gruppe N frei:
- Benutzer A gibt seinen Inhalt für Benutzer X frei:
Die erweiterte Freigabe ist derzeit nur für Konten auf Enterprise-Ebene verfügbar. Administratoren, die die erweiterte Freigabe aktivieren möchten, müssen sich zwecks Konvertierung ihres Kontos an ihren Success Manager wenden.
Hinweis:
Wenn ein Konto einmal für die erweiterte Freigabe konvertiert wurde, kann die einfache Freigabe nicht wiederhergestellt werden. Dieser Prozess funktioniert nur in einer Richtung.
Die einfache Freigabe steht für alle Pakete mit mehreren Lizenzen zur Verfügung.
- Die einfache Freigabe ist begrenzt auf 100 Konten, die der Benutzer freigeben kann, sowie 100 Konten, die für den Benutzer freigegeben werden können.
Die erweiterte Freigabe ist nur für Enterprise-Kunden verfügbar.
- Im Rahmen der erweiterten Freigabe werden standardmäßig 500 Konten unterstützt, die der Benutzer freigeben kann, und 500 Konten, die für den Benutzer freigegeben werden können.
- Wenn Sie mehr als 500 Freigaben in eine der beiden Richtungen benötigen, wenden Sie sich an Ihren Success Manager.
Für Einzelkonten ist nur die Freigabe einzelner Objekte über die Seite Verwalten möglich.
Kostenlose Konten unterstützen die Inhaltsfreigabe nicht.
Benutzer mit dem einfachen Freigabemodell können ihre Freigaben unter „Persönliche Voreinstellungen“ erstellen, überprüfen und stornieren. Das Erlebnis ist für alle Benutzer (einschließlich Administratoren) gleich.
Es gibt zwei getrennte Seiten, eine für eingehende Freigaben (andere Konten anzeigen) und eine für ausgehende Freigaben (mein Konto freigeben):
Benutzer fordern Freigaben an, indem sie auf das Pluszeichen klicken und die E-Mail-Adresse des Benutzers eingeben, der ihnen die Freigabe einrichten soll.
Nachdem die Freigabe angefordert wurde, weist sie den Status „Ausstehend“ auf, bis der angefragte Benutzer die Anforderung annimmt oder ablehnt.
Wenn ein Konto für die erweiterte Freigabe konvertiert wird, werden nicht mehr zwei getrennten Seiten auf der Benutzeroberfläche angezeigt, sondern nur noch eine Seite mit Registerkarten und dem Titel Freigabestatus:
Die beiden Registerkarten stimmen mit den beiden Seiten überein, die für das einfache Freigabemodell verwendet werden:
- Mein Konto freigegeben für > Mein Konto freigeben
- Für mich freigegeben > Andere Konten anzeigen
Benutzer erstellen Freigaben, indem Sie auf das Pluszeichen klicken. Daraufhin wird ein Popup-Fenster angezeigt, in dem sie entweder eine E-Mail-Adresse eingeben oder Benutzer oder Gruppen aus einer Liste der aktuellen Kontobenutzer und Gruppenobjekte auswählen können.
- Mit dem Pfeil auf der rechten Seite des Gruppennamens wird die Gruppe erweitert und die Benutzer werden aufgeführt.
- Mit dem Pluszeichen wird der Benutzer/die Gruppe der Freigabeanforderung (im oberen Eingabefeld) hinzugefügt.
Kontoadministratoren sind berechtigt, ohne Zustimmung eine vollständige Freigabe zwischen ihrem Benutzer und einem beliebigen anderen Benutzer innerhalb des Adobe Sign-Kontos zu erstellen.
Gruppenadministratoren sind berechtigt, ohne Zustimmung eine vollständige Freigabe zwischen ihrem Benutzer und einem beliebigen anderen Benutzer innerhalb der Gruppe zu erstellen.
Gruppenadministratoren, die versuchen, eine Freigabe mit einem Benutzer oder einer Gruppe außerhalb ihrer Gruppe einzurichten, erstellen eine Freigabe mit dem Status „Ausstehend“. Der andere Benutzer muss die Freigabeanforderung ausdrücklich genehmigen (annehmen), bevor die Freigabe erstellt werden kann.
- Wenn eine Freigabe mit einer Gruppe angefordert wird, wird eine E-Mail an den Gruppenadministrator generiert, der ausstehende Freigaben annimmt oder ablehnt.
Benutzer ohne Administratorrechte können eine Freigabe anfordern (basierend auf den konfigurierten Einstellungen), die solange im Status „Ausstehend“ verbleibt, bis die andere Partei die Freigabeanforderung annimmt oder ablehnt.
Administratoren können (nach der Regelung für die erweiterte Freigabe) die Gruppe freigeben, für die sie der Administrator sind, und die Freigaben verwalten, die mit der Gruppe (nicht mit deren Benutzern) verknüpft sind.
Gruppenfreigaben funktionieren im Ablauf genauso wie Benutzerfreigaben, nur dass die Gruppe ein größerer Container ist und der Benutzer bei einer Gruppenfreigabe Zugriff auf den gesamten Inhalt aller Benutzer in dieser Gruppe erhält.
Wenn ein Benutzer aus der Gruppe entfernt wird, wird der Inhalt des betreffenden Benutzers aus der Gruppe entfernt und ist damit nicht mehr sichtbar.
So greifen Sie als Gruppenadministrator auf die Freigabe auf Gruppenebene zu:
- Melden Sie sich als Gruppenadministrator-Benutzer an.
- Navigieren Sie zu Gruppe > Meine Benutzergruppe > Freigabestatus.
Hinweis:
Eine Gruppe kann für sich selbst freigegeben werden, sodass alle Benutzer die Inhalte aller anderen Benutzer in der Gruppe voll einsehen können, ohne dass individuelle Freigaben definiert werden müssen.
Kontoadministratoren können die Freigaben für alle Gruppen im Konto verwalten und vollständige Freigaben zwischen Gruppen ohne Zustimmung durch einen anderen Benutzer einrichten.
So greifen Sie als Kontoadministrator auf die Gruppenfreigabe zu:
- Navigieren Sie zu Konto > Gruppen > {Gruppe auswählen, die Sie freigeben möchten}.
Ersteller einer Freigabe im Status „Ausstehend“ können die Freigabeanforderung erneut an den Zielbenutzer senden, indem sie die folgenden Schritte ausführen:
- Navigieren Sie zur Freigabeoberfläche.
- Wählen Sie die Freigabe, die erneut gesendet werden soll, durch einmaliges Klicken aus.
- Klicken Sie auf den Link Freigabeanforderung erneut senden.
- Eine E-Mail wird automatisch an den Zielbenutzer gesendet.
Wenn ein Benutzer eine Freigabe anfordert, erhält der Zielbenutzer (bzw. im Fall von Gruppen der Gruppenadministrator) eine E-Mail mit einem Link, über den er die Freigabe annehmen kann:
Alternativ dazu können Benutzer eine Anforderung in der Anwendung annehmen oder ablehnen, indem sie die folgenden Schritte ausführen:
- Navigieren Sie zur Freigabeoberfläche.
- Wählen Sie die ausstehende Anforderung, die angenommen oder abgelehnt werden soll, durch einmaliges Klicken aus.
- Klicken Sie auf Annehmen oder Ablehnen.
Die Berechtigungen für eine zwischen Benutzern oder Gruppen erstellte Freigabe können wie folgt geändert werden:
- Navigieren Sie zur Freigabeoberfläche.
- Wählen Sie die Freigabe, die Sie bearbeiten möchten, durch einmaliges Klicken aus. Daraufhin werden die Optionen oben in der Liste angezeigt.
- Klicken Sie auf den Link Berechtigungen ändern.
- Bearbeiten Sie die Berechtigungen.
- Klicken Sie auf Speichern.
Der für den Benutzer freigegebene Inhalt wird auf der Registerkarte Verwalten angezeigt.
In der oberen linken Ecke der Verwaltungsseite sehen Sie einen Dropdown-Pfeil neben Ihre Vereinbarungen.
- Klicken Sie auf den Pfeil, um die Liste der Benutzer/Gruppen bereitzustellen, die für Sie freigegeben wurden.
- Wählen Sie den Benutzer/die Gruppe aus, die Sie anzeigen möchten.
- Sie können auch Alle freigegebenen Vereinbarungen auswählen. Mit dieser Option wird der gesamte freigegebene Inhalt zurückgegeben.
Die Seite wird aktualisiert und zeigt nun die Seite Verwalten des ausgewählten Benutzers/der ausgewählten Gruppe an:
Hinweis:
Mit den Filtern auf der linken Leiste (In Bearbeitung, Abgeschlossen, Webformulare) wird der Inhalt genauso für die Anzeige gefiltert wie Ihr eigener Inhalt.
Die erweiterte Freigabe ermöglicht einem Benutzer, Dokumente und Felder von Vereinbarungen eines freigegebenen Kontos zu ändern (solange die Berechtigung für die Vereinbarung besteht).
So ändern Sie eine Vereinbarung:
- Navigieren Sie zur Seite Verwalten.
- Wechseln Sie zur Ansicht des Benutzers, dem die zu ändernde Vereinbarung gehört.
- Klicken Sie einmal auf die Vereinbarung, um sie auszuwählen.
- Erweitern Sie die Optionen, um sie anzuzeigen.
- Klicken Sie auf die Aktion, die Sie ausführen möchten:
- Vereinbarung öffnen: Zeigen Sie die Vereinbarung in ihrem aktuellen Status an.
- Erinnerung: Legen Sie Erinnerungen fest oder bearbeiten Sie sie.
- Abbrechen: Brechen Sie die Transaktion ab.
- PDF herunterladen: Laden Sie eine Kopie der Vereinbarung in ihrem aktuellen Status herunter.
- Audit-Bericht herunterladen: Laden Sie den Audit-Bericht im aktuellen Status herunter.
- Vereinbarung ändern: Bearbeiten Sie die Dokumente und/oder Felder der Vereinbarung.
- Freigeben: Geben Sie die jeweilige Vereinbarung frei.
- Notizen: Fügen Sie der Vereinbarung Notizen hinzu.
- Einzelne Dateien herunterladen: Der Benutzer kann einzelne Dateien der Vereinbarung herunterladen, wenn ursprünglich mehrere Dateien hochgeladen wurden.
Die erweiterte Freigabe ermöglicht einem Benutzer, eine Vereinbarung im Namen eines freigegebenen Benutzers zu senden.
Diese Vereinbarung gehört dem freigegebenen Konto, als ob der Eigentümer des Kontos sie gesendet hätte.
Nur der Verlauf und das Audit-Protokoll weisen darauf hin, dass die Vereinbarung über das freigegebene Konto von einem anderen Benutzer gesendet wurde.
So senden Sie eine Vereinbarung von einem freigegebenen Konto:
- Melden Sie sich als Benutzer an.
- Klicken Sie auf Ihren Namen in der oberen rechten Ecke des Bildschirms und wählen Sie Konto wechseln.
- Wählen Sie den Benutzer aus, in dessen Namen Sie senden möchten.
- Klicken Sie auf OK.
Die Seite wird aktualisiert und zeigt nun eine eingeschränkte Oberfläche an.
Ein Banner am oberen Rand der Seite bedeutet, dass Sie sich in einem freigegebenen Konto befinden und gibt den Benutzer dieses Kontos an.
Auf der rechten Seite des Banners befindet sich ein Link, über den Sie wieder zu Ihrem Konto wechseln können.
- Klicken Sie auf die Registerkarte Senden
- Konfigurieren und senden Sie die Vereinbarung wie sonst auch.
Im Aktivitätsprotokoll der Vereinbarung wird eindeutig angegeben, dass die Vereinbarung im Namen des Benutzers gesendet wurde:
Die Optionen zur Verwaltung der Benutzerfreigabe finden Sie unter Kontoeinstellungen > Sicherheitseinstellungen > Kontofreigabe.
- Die Freigabe kann auf Kontoebene konfiguriert werden. In diesem Fall werden die Einstellungen von allen Gruppen im Konto übernommen.
- Die Freigabe kann auch auf Gruppenebene konfiguriert werden. Dadurch werden die übernommenen Kontoebenenwerte außer Kraft gesetzt.
Mit den Optionen für die einfache Freigabe wird festgelegt, ob die Freigabe zulässig ist und mit welcher Methode die Freigabe gestartet wird:
- Kontofreigabe nicht zulassen: Die Oberfläche für die Kontofreigabe wird aus der Benutzeroberfläche für das konfigurierte Konto/die konfigurierte Gruppe entfernt.
- Anforderung auf Freigabe des Kontos zulassen: Benutzer des konfigurierten Kontos/der konfigurierten Gruppe können anfordern, dass sie den Inhalt eines anderen Benutzers anzeigen dürfen.
- Freigabe des eigenen Kontos zulassen: Benutzer des konfigurieren Kontos/der konfigurierten Gruppe können ihr eigenes Konto für einen anderen Benutzer freigeben.
- Beides: Benutzer können sowohl die Freigabe anfordern als auch ihr Konto freigeben.
Die erweiterte Freigabe ermöglicht zusätzliche Berechtigungen:
- Für externe Konten: Wenn diese Option aktiviert ist, können Benutzer ihren Kontoinhalt für Benutzer in anderen Adobe Sign-Konten freigeben.
- Für interne Konten: Wenn diese Option aktiviert ist, können Benutzer ihren Inhalt für andere Benutzer in ihrem (also im selben) Adobe Sign-Konto freigeben.
Die Aktivierung der Freigabe für interne Konten bietet zwei zusätzliche Optionen:
- Senden: Ermöglicht der Partei, für die Inhalte freigegeben wurden, neue Vereinbarungen im Namen der freigebenden Partei zu senden.
- Aus dem Verlauf und dem Audit-Protokoll geht eindeutig hervor, dass die Vereinbarung von der Partei, für die Inhalte freigegeben wurden, im Namen der freigebenden Partei gesendet wurden.
- Die Vereinbarung gehört der freigebenden Partei und wird von dieser so verwaltet, als hätte sie sie selbst gesendet.
- Vorhandene Transaktionen ändern: Ermöglicht der Partei, für die Inhalte freigegeben wurden, die Änderung von Vereinbarungen, die gerade bearbeitet werden.
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