Die Adobe Sign-Funktion „Benutzerdefinierte E-Mail-Vorlagen“ steht nur auf Enterprise-Dienstebene zur Verfügung.

Überblick

Alle von Adobe Sign gesendeten E-Mails werden aus einer HTML-basierten Vorlage generiert, die einige variable Felder verwendet, damit jede E-Mail den jeweiligen Vereinbarungen und Empfängern anpasst werden kann. Die großen Strukturen, wie das Seitenlayout, bleiben statisch und nur die wenigen Variablen (wie der Name der Vereinbarung und die Nachricht) ändern sich mit jeder versendeten Vereinbarung.

Mit den benutzerdefinierten E-Mail-Vorlagen (CEMT, Custom E-Mail Template) können Sie die HTML-Vorlage umgestalten, die E-Mails aus Ihrem Adobe Sign -Konto generiert. Mit CEMT können Sie die Standard-E-Mail mit dem bekannten Branding, Farbschemata, Bildern und Texten so umgestalten, dass sie zur Marke Ihres Unternehmens passt. Sie können auch die normalerweise statischen Strukturen ändern und das Seitenlayout, die verwendete Terminologie, die eingefügten Bilder und vieles mehr anpassen.

Wenn Sie im Enterprise-Dienstplan gelistet sind, können Sie sich von unserem Professional Services Team helfen lassen, die perfekte E-Mail-Vorlage für Ihr Konto oder für einzelne Gruppen in Ihrem Konto zu erstellen. Das kann mit zusätzlichen Gebühren verbunden sein.

Benutzerdefinierte E-Mail-Vorlage


Und so funktioniert's

Sobald Sie sich bei Ihrem Customer Success Manager für das Programm angemeldet haben, arbeitet das Professional Services-Team mit Ihrem Adobe Sign Account-Administrator zusammen, um die vorhandenen Vorlagen anzupassen.

Derzeit gibt es vier Vorlagen, die mit Adobe Sign angepasst werden können.

Benutzerdefinierte Vorlagen können auf Konto- oder Gruppenebene installiert werden. Vorlagen auf Kontoebene werden an Gruppen verteilt und gelangen von dort an einzelne Benutzer. Konto > Gruppe > Benutzer

Vorlagen auf Gruppenebene ersetzen die Vorlagen auf Kontoebene. Die Vorlage auf Gruppenebene wird dann an die Benutzer in dieser Gruppe verteilt. Dies bietet einzelnen Gruppen die Möglichkeit, thematisch passende E-Mail-Vorlagen zu entwerfen.

Beispiel: Wenn das Adobe-Konto eine Gruppe namens „Photoshop“ enthält, können E-Mails so gestaltet werden, dass sie dem Geschmack der Photoshop-Zielgruppe entsprechen. Wahlweise kann die Rechtsabteilung ein ganz anderes Design bevorzugen und ihre E-Mail-Vorlagen können entsprechend gestaltet werden.

Sobald die Vorlagen aktualisiert wurden, gibt Ihr PS-Kontakt sie zur Prüfung an eine Gruppe aus Ihrem Konto heraus. Sie können dann überprüfen, ob das System ordnungsgemäß funktioniert und bei Bedarf weitere Änderungen anfordern. Sobald Ihr Adobe Sign-Administrator die Vorlage überprüft hat, veröffentlicht Ihr PS-Kontakt die Vorlage für die entsprechende Gruppe oder das entsprechende Konto.

 

Benutzer und Administratoren

Sobald die E-Mail-Vorlagen eingerichtet sind, müssen Benutzer und Administratoren nichts mehr tun. Die E-Mail-Vorlagen werden automatisch angewendet.


Was kann angepasst werden

CEMT bietet Ihnen die Möglichkeit, die E-Mail-Vorlagen anzupassen, die für Transaktions-E-Mails von Ihrem Adobe Sign-Konto verwendet werden.

Bitte beachten Sie, dass Absender (die Partei, die die Vereinbarung zum Unterschreiben versendet) die benutzerdefinierte E-Mail-Vorlage nicht ansehen können, da ihre E-Mail auf einem anderen Vorlagentyp basiert. Absender sehen weiterhin die vorhandene Standard-E-Mail-Vorlage.

Innerhalb jedes Vorlagentyps kann es mehrere Versionen geben. Es gibt für jede der unterstützten Sprachen (oder Gebietsschemata) eine Version. Unternehmenskunden können Verträge in mehr als 30 Sprachen versenden und jede Sprache verfügt über eine eigene lokalisierte Vorlage für jeden Vorlagentyp. Wenn Sie den Text in einer E-Mail-Vorlage auf Spanisch aktualisieren, müssen Sie den entsprechenden Text zur Verfügung stellen, damit Ihr PS-Kontakt die Vorlage mit dem richtigen Text aktualisieren kann.

Beispiel: Bitte unterzeichnen:Englisch steht für die Vorlage „Bitte unterzeichnen“ und für das englische Gebietsschema.

 

Es gibt zwei Vorgehensweisen, um die E-Mail-Vorlagen, die Ihr Konto oder Ihre Gruppen in Adobe Sign verwenden, anzupassen:

  1. Beginnen Sie mit der Basisvorlage (Standard). Legen Sie fest, welche Anpassungen Sie in dieser Vorlage mit Ihrem PS-Kontakt vornehmen möchten.
  2. Beginnen Sie mit Ihrem eigenen intern erstellten HTML-Dokument, indem Sie das unten stehende Referenzhandbuch verwenden. Beginnen Sie mit den Textbausteinen aus unserem öffentlichen Github-Repository 


Aktivierung oder Deaktivierung

Benutzerdefinierte E-Mail-Vorlagen können nur vom Professional Services Team von Adobe Sign im Adobe Sign-System aktiviert und konfiguriert werden. Wenden Sie sich bitte an Ihren Customer Success Manager, um den Arbeitsumfang und die zusätzlichen Kosten zu ermitteln, wenn Sie diese Funktion aktivieren möchten.

Vorlagen können auf Konto- und/oder auf Gruppenebene und für jedes/alle Gebietsschema(s) konfiguriert werden.

Kunden können die Entwicklungszeit verkürzen und Dienstleistungskosten minimieren, indem sie ihre Vorlagen mithilfe der unten stehenden Anleitung intern entwerfen:


Häufig gestellte Fragen:

Nein.

Derzeit gibt es keine kundenseitige Benutzeroberfläche für E-Mail-Vorlagen. Sie können Ihre eigene HTML-Vorlage erstellen, diese muss jedoch von Ihrem Ansprechpartner bei Adobe Professional Services überprüft und installiert werden.

Die Anpassung ist auf Konto- oder Gruppenebene verfügbar. Adobe unterstützt keine anpassbaren E-Mail-Vorlagen für einzelne Benutzer. Wir unterstützen auch keine E-Mail-Anpassung für bestimmte Empfänger

Ja, Anpassbarkeit ist für alle Regionen verfügbar

Nein.

Wir bieten derzeit benutzerdefinierte E-Mail-Vorlagen für vier der Standard-E-Mails an:

  • Bitte unterzeichnen
  • Unterschrieben und archiviert
  • Erinnerung
  • Abgebrochen.

Ja, wenn Sie die Installation einer benutzerdefinierten E-Mail-Vorlage anfordern, müssen Sie den Typ (Bitte unterzeichnen) sowie die Sprache der Vorlage angeben.

Sie müssen den übersetzten Text in Ihrer benutzerdefinierten HTML-Vorlage bereitstellen. Jede Kombination aus Typ:Sprache gilt als separate Vorlage. (Z. B.: Bitte unterzeichnen:Spanisch) 

Nein.

Absender erhalten die standardmäßige Basis-E-Mail, die mit Adobe Sign verknüpft ist, da ihre Vorlagen auf einem anderen Vorlagentyp basieren. 

Nein.

Das Bild in der E-Mail-Kopfzeile kann in den Kontoeinstellungen unter Konto -> Kontoeinstellungen -> E-Mail-Einstellungen aktualisiert werden

Diese Vorlagen liegen als kontoweite Vorlagen vor, wobei Gruppen ihre Vorlagen vom Konto übernehmen und Benutzer, die Vorlagen von der Gruppe übernehmen. CEMT kann auf Gruppenebene angewendet werden, sodass alle Benutzer in dieser Gruppe die Vorlage auf Gruppenebene übernehmen würden.

Beispiel: Für das Adobe-Konto ist CEMT nicht implementiert, aber für die Adobe-Sign-Gruppe innerhalb des Kontos hat eine benutzerdefinierte Vorlage für „Bitte unterzeichnen“ implementiert. Max, ein Benutzer der Adobe Sign-Gruppe, verwendet die benutzerdefinierte Vorlage, wenn er Vereinbarungen versendet. Alle anderen Gruppen innerhalb des Adobe-Kontos verwenden weiterhin die Standard-E-Mail-Vorlage.

 

Das ist machbar!

Wenn die Personalabteilung in Ihrem Konto ein anderes Design für ihre Vorlagen als die Rechtsabteilung wünscht, kann die Personalabteilung ihre Vorlagen entsprechend entwerfen. Beachten Sie, dass für verschiedene Vorlagen eine separate Gebühr anfällt. 

Nein, es gibt keine andere Vorlage. Derzeit kann CEMT nur von direkten Teilnehmern am Unterzeichnungsprozess verwendet werden. (Unterzeichner, Genehmiger, Delegierte) 

Bilder sind definitiv eine wichtige Komponente, um Ihre Botschaft mit einer E-Mail zu vermitteln und Adobe Sign unterstützt Bilder in den benutzerdefinierten Vorlagen. Bilder müssen jedoch extern von Ihrem Team oder Unternehmen gehostet werden. Adobe hostet keine Bilder. 

Um den HTML-Code über mehrere E-Mail-Clients hinweg konsistent zu halten, werden tabellenbasierte Layouts empfohlen. Es wird auch empfohlen

klassische Attributdesigns für Tabellen und nur einfache Inline-Styles zu verwenden. <style>-Tags werden von vielen E-Mail-Clients missachtet.

CEMT wurde auf den folgenden E-Mail-Clients getestet:

  • Microsoft Outlook 2016/2019
  • Apple Mail 11/12
  • Google Mail
  • AOL-Mail
  • Yahoo! E-Mail

Nein.

CEMT gilt nur für E-Mails, die während einer Vereinbarung an die Teilnehmer gesendet werden.

Im Falle eines Webformulars erhält der Unterzeichner, der das Webformular ausfüllt, ein angepasstes signiertes und abgelegtes Formular. Die Landing-Page kann jedoch nach dem Ausfüllen des Webformulars nicht über CEMT angepasst werden.

Die Landingpage kann geändert werden, wenn Sie das Webformular über unsere API erstellen.