Die Adobe Acrobat Sign-Funktion „Benutzerdefinierte E-Mail-Vorlagen“ steht nur Enterprise-Konten mit ETLA-Lizenzvereinbarung zur Verfügung.
Überblick
Alle von Adobe Acrobat Sign gesendeten E-Mails werden aus einer HTML-basierten Vorlage generiert, die einige variable Felder verwendet, damit jede E-Mail den jeweiligen Vereinbarungen und Empfängern anpasst werden kann. Die großen Strukturen wie das Seitenlayout bleiben statisch und nur die wenigen Variablen (wie der Name der Vereinbarung und die Nachricht) ändern sich mit jeder versendeten Vereinbarung.
Mit den benutzerdefinierten E-Mail-Vorlagen (CEMT, Custom E-Mail Template) können Sie die HTML-Vorlage umgestalten, die E-Mails aus Ihrem Acrobat Sign -Konto generiert. Mit CEMT können Sie die Standard-E-Mail mit dem bekannten Branding, Farbschemata, Bildern und Texten so umgestalten, dass sie zur Marke Ihres Unternehmens passt. Sie können auch die normalerweise statischen Strukturen ändern und das Seitenlayout, die verwendete Terminologie, die eingefügten Bilder und vieles mehr anpassen.
Enterprise-Kunden mit ETLA-Lizenzvereinbarung können mit unserem Professional Services-Team die perfekte E-Mail-Vorlage für Ihr Konto oder für einzelne Gruppen in Ihrem Konto erstellen. Das kann mit zusätzlichen Gebühren verbunden sein.
Und so funktioniert's
Derzeit gibt es vier Vorlagen, die mit Acrobat Sign angepasst werden können.
Benutzerdefinierte Vorlagen können auf Konto- oder Gruppenebene installiert werden. Vorlagen auf Kontoebene werden an Gruppen verteilt und gelangen von dort an einzelne Benutzer. Konto > Gruppe > Benutzer
Vorlagen auf Gruppenebene ersetzen die Vorlagen auf Kontoebene. Die Vorlage auf Gruppenebene wird dann an die Benutzer in dieser Gruppe verteilt. Dies bietet einzelnen Gruppen die Möglichkeit, thematisch passende E-Mail-Vorlagen zu entwerfen.
Beispiel: Wenn das Adobe-Konto eine Gruppe namens „Photoshop“ enthält, können E-Mails so gestaltet werden, dass sie dem Geschmack der Photoshop-Zielgruppe entsprechen. Wahlweise kann die Rechtsabteilung ein ganz anderes Design bevorzugen und ihre E-Mail-Vorlagen können entsprechend gestaltet werden.
Sobald die Vorlagen aktualisiert wurden, gibt Ihr PS-Kontakt sie zur Prüfung an eine Gruppe aus Ihrem Konto heraus. Sie können dann überprüfen, ob das System ordnungsgemäß funktioniert und bei Bedarf weitere Änderungen anfordern. Sobald Ihr Acrobat Sign-Administrator die Vorlage überprüft hat, veröffentlicht Ihr PS-Kontakt die Vorlage für die entsprechende Gruppe oder das entsprechende Konto.
Benutzer und Administratoren
Sobald die E-Mail-Vorlagen eingerichtet sind, müssen Benutzer und Administratoren nichts mehr tun. Die E-Mail-Vorlagen werden automatisch angewendet.
Was kann angepasst werden
CEMT bietet Ihnen die Möglichkeit, die E-Mail-Vorlagen anzupassen, die für Transaktions-E-Mails von Ihrem Acrobat Sign-Konto verwendet werden.
Bitte beachten Sie, dass Absender (die Partei, die die Vereinbarung zum Unterschreiben versendet) die benutzerdefinierte E-Mail-Vorlage nicht ansehen können, da ihre E-Mail auf einem anderen Vorlagentyp basiert. Absender sehen weiterhin die vorhandene Standard-E-Mail-Vorlage.
Innerhalb jedes Vorlagentyps kann es mehrere Versionen geben. Es gibt für jede der unterstützten Sprachen (oder Gebietsschemata) eine Version. Unternehmenskunden können Verträge in mehr als 30 Sprachen versenden und jede Sprache verfügt über eine eigene lokalisierte Vorlage für jeden Vorlagentyp. Wenn Sie den Text in einer E-Mail-Vorlage auf Spanisch aktualisieren, müssen Sie den entsprechenden Text zur Verfügung stellen, damit Ihr PS-Kontakt die Vorlage mit dem richtigen Text aktualisieren kann.
Beispiel: Bitte signieren:Englisch steht für die Vorlage „Bitte signieren“ und für das englische Gebietsschema.
Es gibt zwei Vorgehensweisen, um die E-Mail-Vorlagen, die Ihr Konto oder Ihre Gruppen in Acrobat Sign verwenden, anzupassen:
- Beginnen Sie mit der Basisvorlage (Standard). Legen Sie fest, welche Anpassungen Sie in dieser Vorlage mit Ihrem PS-Kontakt vornehmen möchten.
- Beginnen Sie mit Ihrem eigenen intern erstellten HTML-Dokument, indem Sie das unten stehende Referenzhandbuch verwenden. Beginnen Sie mit den Textbausteinen aus unserem öffentlichen Github-Repository
Aktivierung oder Deaktivierung
Benutzerdefinierte E-Mail-Vorlagen können nur vom Professional Services Team von Acrobat Sign im Acrobat Sign-System aktiviert und konfiguriert werden.
Wenn Sie diese Funktion aktivieren möchten und derzeit eine aktive Vereinbarung mit Professional Services haben, wenden Sie sich an diese, um den Arbeitsumfang und zusätzliche Kosten zu ermitteln. Andernfalls reichen Sie ein Support-Ticket ein, um Zugriff auf die Funktion „Benutzerdefinierte E-Mail-Vorlage“ zu erhalten. Der Support leitet Sie dann an das Professional Services Team weiter.
Vorlagen können auf Konto- und/oder auf Gruppenebene und für jedes/alle Gebietsschema(s) konfiguriert werden.
Kunden können die Entwicklungszeit verkürzen und Dienstleistungskosten minimieren, indem sie ihre Vorlagen mithilfe der unten stehenden Anleitung intern entwerfen:
Bekannte Probleme
Wenn Ihr Konto so konfiguriert ist, dass Dokumente in der endgültigen E-Mail in die Originaldateien aufgeteilt werden und die Vereinbarung acht oder mehr Dateien enthält, werden keine Dateien zurückgesendet. Für die Anzahl der Dateien, die bei Verwendung des E-Mail-Dienstes CEMT angehängt werden können, gibt es eine feste Obergrenze.
- Durch das Entfernen der Bedingung, alle Dateien aufzuteilen, können Kunden problemlos bei der Erstellung von Vereinbarungen mehrere Dateien anhängen.
- Das aufgeteilte Dokument kann problemlos über die Seite „Verwalten“ heruntergeladen werden.
Häufig gestellte Fragen:
Nein.
Derzeit gibt es keine kundenseitige Benutzeroberfläche für E-Mail-Vorlagen. Sie können Ihre eigene HTML-Vorlage erstellen, diese muss jedoch von Ihrem Ansprechpartner bei Adobe Professional Services überprüft und installiert werden.
Die Anpassung ist auf Konto- oder Gruppenebene verfügbar. Adobe unterstützt keine anpassbaren E-Mail-Vorlagen für einzelne Benutzer. Wir unterstützen auch keine E-Mail-Anpassung für bestimmte Empfänger
Ja, Anpassbarkeit ist für alle Regionen verfügbar
Nein.
Wir bieten derzeit benutzerdefinierte E-Mail-Vorlagen für vier der Standard-E-Mails an:
- Bitte unterzeichnen
- Unterschrieben und archiviert
- Erinnerung
- Abgebrochen.
Ja, wenn Sie die Installation einer benutzerdefinierten E-Mail-Vorlage anfordern, müssen Sie den Typ (Bitte unterzeichnen) sowie die Sprache der Vorlage angeben.
Sie müssen den übersetzten Text in Ihrer benutzerdefinierten HTML-Vorlage bereitstellen. Jede Kombination aus Typ:Sprache gilt als separate Vorlage. (Z. B.: Bitte unterzeichnen:Spanisch)
Absendende erhalten die benutzerdefinierte Version der „Abgebrochen“-E-Mail nur, wenn ein*e Empfangende*r das Signieren ablehnt.
Andere E-Mails an Absendende werden weiterhin mit der Standard-Basis-E-Mail von Adobe Acrobat Sign generiert.
Nein.
Das Bild in der E-Mail-Kopfzeile kann in den Kontoeinstellungen unter Konto -> Kontoeinstellungen -> E-Mail-Einstellungen aktualisiert werden
Diese Vorlagen liegen als kontoweite Vorlagen vor, wobei Gruppen ihre Vorlagen vom Konto übernehmen und Benutzer die Vorlagen von der Gruppe übernehmen. CEMT kann auf Gruppenebene angewendet werden, sodass alle Benutzer in dieser Gruppe die Vorlage auf Gruppenebene übernehmen würden.
Beispiel: Für das Adobe-Konto ist CEMT nicht implementiert, aber für die Acrobat Sign-Gruppe innerhalb des Kontos hat eine benutzerdefinierte Vorlage für „Bitte signieren“ implementiert. Max, ein Benutzer Acrobat Sign-Gruppe, verwendet die benutzerdefinierte Vorlage, wenn er Vereinbarungen versendet. Alle anderen Gruppen innerhalb des Adobe-Kontos verwenden weiterhin die Standard-E-Mail-Vorlage.
Das ist machbar!
Wenn die Personalabteilung in Ihrem Konto ein anderes Design für ihre Vorlagen als die Rechtsabteilung wünscht, kann die Personalabteilung ihre Vorlagen entsprechend entwerfen. Beachten Sie, dass für verschiedene Vorlagen eine separate Gebühr anfällt.
Nein, es gibt keine andere Vorlage. Derzeit kann CEMT nur von direkten Teilnehmern am Unterzeichnungsprozess verwendet werden. (Unterzeichner, Genehmiger, Delegierte)
Bilder sind definitiv eine wichtige Komponente, um Ihre Botschaft mit einer E-Mail zu vermitteln und Acrobat Sign unterstützt Bilder in den benutzerdefinierten Vorlagen. Bilder müssen jedoch extern von Ihrem Team oder Unternehmen gehostet werden. Adobe hostet keine Bilder.
Um den HTML-Code über mehrere E-Mail-Clients hinweg konsistent zu halten, werden tabellenbasierte Layouts empfohlen. Es wird auch empfohlen, klassische Attributdesigns für Tabellen und nur einfache Inline-Styles zu verwenden. <style>-Tags werden von vielen E-Mail-Clients missachtet.
CEMT wurde auf den folgenden E-Mail-Clients getestet:
- Microsoft Outlook 2016/2019
- Apple Mail 11/12
- Google Mail
- AOL-Mail
- Yahoo! E-Mail
Nein.
CEMT gilt nur für E-Mails, die während einer Vereinbarung an die Teilnehmer gesendet werden.
Im Falle eines Webformulars erhält der Unterzeichner, der das Webformular ausfüllt, ein angepasstes signiertes und abgelegtes Formular. Die Landing-Page kann jedoch nach dem Ausfüllen des Webformulars nicht über CEMT angepasst werden.
Die Landingpage kann geändert werden, wenn Sie das Webformular über unsere API erstellen.
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