Explorez comment PDF Spaces fluidifie le travail d’équipe grâce à des fichiers partagés, des autorisations claires et des outils intégrés pour réviser et contribuer.
Les workflows de document se fragmentent souvent entre des brouillons éparpillés, des commentaires dispersés et des conversations déconnectées. PDF Spaces rassemble les fichiers, le contexte, les informations optimisées par l’IA et l’activité dans un seul espace de travail partagé pour que les équipes puissent collaborer avec clarté et rester alignées.
Pourquoi collaborer sur PDF Spaces
PDF Spaces est conçu pour une collaboration significative et un échange de connaissances plus riche. Les équipes peuvent recueillir des commentaires, ajouter des informations et faire évoluer les idées ensemble, ce qui permet une compréhension plus rapide, un meilleur alignement et des décisions plus claires.
Avec différents niveaux d’autorisation, vous pouvez contrôler exactement comment les participants participent, qu’ils fournissent des commentaires ou qu’ils façonnent activement le projet.
Comment fonctionne la collaboration
La collaboration dans PDF Spaces se déroule dans un environnement partagé unique où votre équipe travaille avec les mêmes fichiers, le même contexte et les mêmes informations, sans changer d’outil ni perdre le fil des conversations. Vous commencez par créer des PDF Spaces qui rassemblent les fichiers, les notes et les liens de votre projet pour établir une source unique de vérité.
Une fois le PDF Spaces prêt, vous pouvez partager soit l’ensemble de l’espace de travail, soit des liens vers des fichiers ou les notes spécifiques, selon ce que les destinataires ont besoin de voir. À partir de là, vous contrôlez la façon dont les utilisateurs participent en définissant des rôles et en personnalisant l’affichage d’accueil avec des conseils et du contexte.
En tant que propriétaire, vous pouvez ajouter plusieurs collaborateurs au PDF Spaces et attribuer les rôles Lecteur, Réviseur ou Contributeur, selon ce que chaque personne doit faire. Les membres de l’équipe peuvent réviser le contenu, ajouter des commentaires et utiliser l’Assistant IA intégré pour résumer les documents, poser des questions ou extraire des informations, aidant ainsi chacun à s’orienter rapidement.
Niveaux d’accès et d’autorisations
PDF Spaces vous permet de contrôler à la fois qui peut accéder à un espace et ce qu’il peut y faire.
- Les niveaux d’accès déterminent l’audience : vous pouvez garder un espace privé en invitant des personnes spécifiques par adresse e-mail, idéal pour un travail confidentiel ou en début de processus. Pour une collaboration plus large, ouvrez-le à votre organisation, permettant à toute personne de votre entreprise d’y accéder via un lien. Lorsque vous devez partager des ressources d’apprentissage ou du matériel public, définissez l’espace comme public, le rendant accessible à toute personne disposant du lien.
- Les niveaux d’autorisation définissent la participation : une fois que les personnes ont accès, vous choisissez comment elles participent. Les Lecteurs peuvent uniquement lire les fichiers. Utilisez ce rôle pour les parties prenantes qui ont besoin d’un accès en lecture seule. Les Réviseurs peuvent afficher des fichiers et ajouter des commentaires. Attribuez ce rôle à toute personne fournissant des commentaires. Les Contributeurs peuvent ajouter, mettre à jour ou supprimer le contenu du projet, y compris les fichiers ajoutés par les propriétaires et les notes qu’ils créent. L’accès Contributeur est idéal pour les coéquipiers qui façonnent activement le projet. Les autorisations s’appliquent à l’ensemble de l’espace PDF, pas aux fichiers individuels.
Ensemble, les paramètres d’accès et d’autorisation vous aident à décider qui voit le projet et à quel point ils peuvent collaborer. L’expérience d’un destinataire est entièrement basée sur l’autorisation que vous attribuez.
Découvrez comment Réviser des PDF Spaces partagés.
Inviter des collaborateurs
Vous pouvez inviter d’autres personnes dans votre PDF Space en envoyant une invitation via Inviter des personnes, où vous pouvez également inclure un message facultatif pour le contexte.Si vous préférez un partage rapide, vous pouvez générer un lien ou l’envoyer directement via des applications comme Outlook, Gmail, Teams ou WhatsApp. Pour les Espaces restreints, les personnes qui n’ont pas d’accès peuvent le demander, et vous pouvez approuver ou refuser leur demande selon vos besoins.
Découvrez comment partager des PDF Spaces.
Rester synchronisé
Les collaborateurs peuvent facilement suivre les mises à jour :
- Afficher et répondre aux commentaires. Les fichiers ou notes avec des commentaires affichent une icône Commentaires , que vous pouvez sélectionner pour afficher et répondre.
- Utilisez les @mentions pour notifier les coéquipiers ou amener de nouveaux réviseurs dans la conversation.
- Recevez des notifications pour les nouveaux commentaires et réponses.
Gérer un PDF Space partagé
En tant que propriétaire d’un PDF Spaces, vous conservez un contrôle total sur l’accès et la participation. Vous pouvez annuler le partage du PDF Spaces à tout moment pour révoquer l’accès instantanément ou le supprimer entièrement lorsque le projet est terminé. Assurez-vous simplement de télécharger d’abord tous les fichiers importants. Si les rôles changent, vous pouvez ajuster les autorisations des participants ou supprimer des personnes via les paramètres de Partager. Vous pouvez également consulter qui a actuellement accès chaque fois que nécessaire.
