Collaborer sur PDF Spaces

Les workflows de document se fragmentent souvent entre des brouillons éparpillés, des commentaires dispersés et des conversations déconnectées. PDF Spaces rassemble les fichiers, le contexte, les informations optimisées par l’IA et l’activité dans un seul espace de travail partagé pour que les équipes puissent collaborer avec clarté et rester alignées.

Pourquoi collaborer sur PDF Spaces

PDF Spaces est conçu pour une collaboration significative et un échange de connaissances plus riche. Les équipes peuvent recueillir des commentaires, ajouter des informations et faire évoluer les idées ensemble, ce qui permet une compréhension plus rapide, un meilleur alignement et des décisions plus claires.

Avec différents niveaux d’autorisation, vous pouvez contrôler précisément comment les participants participent, qu’ils fournissent des commentaires ou qu’ils façonnent activement le projet.

Comment fonctionne la collaboration

La collaboration dans PDF Spaces se déroule dans un environnement partagé unique où votre équipe travaille avec les mêmes fichiers, le même contexte et les mêmes informations, sans changer d’outil ni perdre le fil des conversations. Vous commencez par créer des PDF Spaces qui rassemblent les fichiers, les notes et les liens de votre projet pour établir une source unique de vérité.

Une fois le PDF Space prêt, vous pouvez partager soit l’ensemble de l’espace de travail, soit des liens vers des fichiers ou des notes spécifiques, selon ce que les destinataires ont besoin de voir. À partir de là, vous contrôlez la façon dont les utilisateurs participent en définissant des rôles et en personnalisant l’affichage d’accueil avec des conseils et du contexte. Pour les liens privés ou réservés à l’organisation, les nouveaux utilisateurs peuvent demander l’accès au PDF Space en utilisant Demander l’accès. Le créateur peut ensuite approuver ou refuser la demande. 

En tant que propriétaire, vous pouvez ajouter plusieurs collaborateurs au PDF Space et attribuer les rôles Observateur, Réviseur ou Contributeur, selon les besoins de chaque personne. Les membres de l’équipe peuvent réviser le contenu, ajouter des commentaires et utiliser l’Assistant IA intégré pour résumer les documents, poser des questions ou extraire des informations, aidant ainsi chacun à s’orienter rapidement.

Niveaux d’accès et d’autorisations

PDF Spaces vous permet de contrôler à la fois qui peut accéder à un espace et ce qu’il peut y faire.

Les niveaux d’accès déterminent l’audience : vous pouvez garder un PDF Space privé en invitant des personnes spécifiques par adresse e-mail, idéal pour un travail confidentiel ou en début de processus. Pour une collaboration plus large, ouvrez-le à votre organisation afin que toute personne dans votre entreprise puisse y accéder via un lien. Lorsque vous devez partager des ressources d’apprentissage ou du matériel public, définissez le PDF Space comme public, afin qu’il soit accessible à toute personne disposant du lien. 

Les niveaux d’autorisation définissent la participation : une fois que les personnes ont accès, vous choisissez comment elles participent. Les autorisations s’appliquent à l’ensemble de l’espace PDF, pas aux fichiers individuels. 

• Les Observateurs peuvent uniquement lire les fichiers. Utilisez ce rôle pour les parties prenantes qui ont besoin d’un accès en lecture seule.
• Les Réviseurs peuvent afficher des fichiers et ajouter des commentaires. Attribuez ce rôle à toute personne fournissant des commentaires. 
• Les Contributeurs peuvent ajouter, mettre à jour ou supprimer le contenu du projet, y compris les fichiers ajoutés par les propriétaires et les notes qu’ils créent. Il est idéal pour les coéquipiers qui façonnent activement le projet. Les autorisations Contributeur ne sont pas prises en charge pour les liens d’accès public.

Ensemble, les paramètres d’accès et d’autorisation vous aident à décider qui voit le projet et à quel point ils peuvent collaborer. L’expérience d’un destinataire est entièrement basée sur l’autorisation que vous attribuez.

Découvrez comment réviser des PDF Spaces partagés.

Inviter des collaborateurs

Vous pouvez inviter d’autres personnes dans votre PDF Space en envoyant une invitation via Inviter des personnes, où vous pouvez également inclure un message facultatif pour le contexte. Si vous préférez un partage rapide, vous pouvez générer un lien ou l’envoyer directement via des applications comme Outlook, Gmail, Teams ou WhatsApp. Pour les PDF Spaces restreints, les personnes sans accès peuvent en demander un, et vous pouvez approuver ou refuser leur demande selon vos besoins.

Découvrez comment partager des PDF Spaces.

Rester synchronisé

Les collaborateurs peuvent facilement suivre les mises à jour :

• Afficher et répondre aux commentaires. Les fichiers ou notes avec des commentaires affichent une icône Commentaires, que vous pouvez sélectionner pour afficher et répondre aux commentaires.
• Utilisez les @mentions pour notifier les coéquipiers ou amener de nouveaux réviseurs dans la conversation.
• Recevez des notifications pour les nouveaux commentaires et réponses.

Gérer un PDF Space partagé

En tant que propriétaire d’un PDF Space, vous conservez le contrôle de l’accès et de la participation. Vous pouvez annuler le partage du PDF Space à tout moment pour révoquer l’accès instantanément ou le supprimer entièrement lorsque le projet est terminé. Assurez-vous simplement de télécharger tous les fichiers nécessaires au préalable. Si les rôles changent, vous pouvez ajuster les autorisations des participants ou supprimer des personnes via les paramètres de l’option Partager. Vous pouvez également vérifier qui a actuellement accès chaque fois que nécessaire.