Activation de la configuration automatique des nouveaux utilisateurs sur la plate-forme Adobe

Cette page fournit des informations aux administrateurs Adobe Acrobat Sign qui gèrent les utilisateurs et les licences Acrobat Sign sur la plateforme d’entreprise d’Adobe, le portail Adobe Admin Console.

Pour les organisations qui gèrent Acrobat Sign sur le portail Adobe Admin Console et qui intègrent Acrobat Sign dans des applications partenaires, l’administrateur peut désormais configurer Acrobat Sign plus précisément afin que les utilisateurs finaux soient automatiquement paramétrés dans le compte Acrobat Sign, à partir de l’application partenaire.

En règle générale, les utilisateurs finaux ont accès au compte Acrobat Sign d’une organisation lorsqu’un administrateur ajoute l’utilisateur final aux droits d’accès Acrobat Sign dans le portail Admin Console. L’utilisateur final peut ensuite envoyer des accords à partir de l’intégration du partenaire Acrobat Sign OU en utilisant l’application web Acrobat Sign ou l’application mobile Acrobat Sign.

Toutefois, la configuration automatique permet à l’utilisateur final d’être ajouté au compte Acrobat Sign simplement en initiant un workflow de signature à partir de l’application partenaire.

Cette fonctionnalité est disponible pour tous les clients des formules Grands comptes Acrobat Sign.

Cette fonctionnalité est disponible dans les applications partenaires Acrobat Sign suivantes :

• Salesforce
• Microsoft Dynamics
• Microsoft SharePoint
• Oracle NetSuite

La prise en charge d’autres applications partenaires Acrobat Sign est prévue au fil du temps.

Activation de la configuration automatique pour les applications partenaires Acrobat Sign

Activation de la configuration automatique dans l’application web Acrobat Sign

Activation de la configuration automatique dans l’application partenaire Acrobat Sign

L’administrateur doit également s’assurer que la configuration automatique est activée dans l’application partenaire Acrobat Sign.

Pour plus d’informations, consultez le guide d’intégration des partenaires Acrobat Sign qui s’applique.

Les applications actuellement prises en charge sont les suivantes :

• Salesforce
• Microsoft Dynamics
• Microsoft SharePoint
• Oracle NetSuite

Résultat de la configuration automatique dans le portail Admin Console

Le nouvel utilisateur est créé dans le portail Admin Console

• Lorsqu’un utilisateur accède à Acrobat Sign (pour la première fois) dans l’application partenaire Acrobat Sign, il est créé en tant que nouvel utilisateur dans Admin Console ET bénéficie d’une licence Acrobat Sign.
  • Si l’utilisateur existe déjà dans le portail Admin Console, il bénéficie uniquement d’une licence Acrobat Sign.
    • Si l’utilisateur existe déjà dans le portail Admin Console et est déjà configuré avec une licence Acrobat Sign, aucune modification n’est apportée.
    • La licence Acrobat Sign peut être mise à niveau vers Acrobat Sign pour les entreprises, si l’utilisateur dispose d’une formule Acrobat Sign inférieure.
      
• L’utilisateur est créé avec un type d’identité Adobe en fonction de la façon dont l’organisation est configurée dans Admin Console :
  • Si l’organisation a configuré un Federated ID pour un domaine/répertoire déposé et activé SSO/SAML, ET si l’adresse e-mail de l’utilisateur final correspond à ce domaine déposé, le nouvel utilisateur final est ajouté en tant qu’utilisateur Federated ID.
  • Si l’organisation a configuré un Enterprise ID pour un domaine/répertoire déposé (et n’a pas activé SSO/SAML), ET si l’adresse e-mail de l’utilisateur final correspond à ce domaine déposé, le nouvel utilisateur final est ajouté en tant qu’utilisateur Enterprise ID.
  • Dans le cas contraire, l’utilisateur final est ajouté en tant qu’utilisateur Business ID ou en tant qu’utilisateur Adobe ID.

Le nouvel utilisateur a droit à une licence Acrobat Sign

Lorsque l’utilisateur est associé au produit Acrobat Sign dans le portail Admin Console, il obtient une licence d’utilisation du service Acrobat Sign.

• L’utilisateur est ajouté au profil de produit Acrobat Sign qui a été configuré sur la page Paramètres d’intégration d’Acrobat Sign.

Expérience de l’utilisateur final dans l’application partenaire Acrobat Sign

Pour un utilisateur final Enterprise ID/Federated ID

Adobe recommande aux organisations d’activer les Federated ID pour leurs utilisateurs finaux, et ce pour diverses raisons. L’utilisation des Enterprise ID et Federated ID lors du workflow de configuration automatique permet aux utilisateurs finaux de bénéficier d’un accès immédiat à l’utilisation d’Acrobat Sign au sein de l’application partenaire, sans avoir à fournir de consentement ni à subir de retard dans l’utilisation d’Acrobat Sign.

• Les utilisateurs d’Enterprise ID sont invités à créer un mot de passe la première fois qu’ils se connectent à l’application web Adobe Acrobat Sign (ou à tout site web Adobe).
• Les utilisateurs de Federated ID ne sont jamais invités à créer un mot de passe, car Adobe utilise le fournisseur d’identité SSO/SAML de l’organisation.

Pour un utilisateur final avec un Business ID/un Adobe ID

Les utilisateurs disposant d’un Business ID et d’un Adobe ID ne peuvent pas utiliser Acrobat Sign immédiatement dans l’application partenaire.

Un message d’erreur est déclenché dans l’application partenaire Acrobat Sign (avec un e-mail d’accompagnement) pour terminer le processus de connexion au compte Acrobat Sign (et établir un mot de passe, le cas échéant).

Une fois que l’utilisateur final a terminé le processus de connexion au compte Acrobat Sign, il peut alors utiliser Acrobat Sign au sein de l’application partenaire.

Problèmes courants et résolution