在 Box 文档库中,请执行以下操作之一:
- 右键单击要转换为 PDF 的非 PDF 文件,然后选择集成 > 使用 Adobe Acrobat 创建 PDF。
适用于 Box 的 Adobe Acrobat 是集成的 PDF 服务包,允许您执行以下操作:
适用于 Box 的 Adobe Acrobat 支持所有新式浏览器,例如 Chrome、Firefox、Safari、 和 Microsoft Edge。
从 2021 年 10 月 1 日起,Acrobat 工具将不再支持 Internet Explorer 和 Microsoft Edge 旧版浏览器。
使用 Adobe 基于 Web 的高质量 PDF 预览程序在线打开和查看 PDF。要打开 PDF,请执行以下操作之一:
如果显示用于授予访问权限的权限对话框,请单击允许访问 Box。
该 PDF 将显示在 Adobe Acrobat 预览窗口中。从顶部菜单中,您可以添加批注、搜索单词、下载 PDF、打印 PDF、编辑 PDF 以组织页面、合并文件、将 PDF 导出为其他格式、发送文档以请求签名和转换为 PDF。
A. 撤消或重做更改 B. 添加批注 - 添加文本注释、添加附注、高亮显示工具和使用绘图工具 C. 擦除绘图 D. 在文档中查找 E. 下载 PDF、打印 PDF、获取帮助、登录或注销 F. 编辑以组织页面、合并文件、导出 PDF、发送以请求签名和转换为 PDF
您可以将 Microsoft Office 文档和其他受支持的文件格式转换为高质量的 Adobe PDF,同时保留字体、格式和布局。
该加载项允许您将以下常见文件类型转换为 PDF:
可以转换为 PDF 的源文件类型 | 支持的文件扩展名 |
---|---|
Microsoft Word | .doc、.docx |
Microsoft Excel | .xls、.xlsx |
Microsoft PowerPoint | .ppt、.pptx |
图像文件格式 | .bmp、.gif、.jpeg、.jpg、.png、.tif、.tiff |
RTF 格式 | .rtf |
文本文件 | .txt、.text |
Adobe Illustrator | .ai |
Adobe InDesign | .indd |
Adobe Photoshop | .psd |
“填写并签署”表单格式 | .form |
将文件转换为 PDF 的步骤:
在 Box 文档库中,请执行以下操作之一:
A. 建议的应用程序列表 B. 使用 Adobe Acrobat 创建 PDF
系统可能会提示您登录 Adobe Acrobat。使用您的 Adobe ID 和密码登录。
如果您已在 Adobe Acrobat 预览窗口中打开一个 PDF 文件,则单击编辑 > 转换为 PDF 将会显示 Box 文件资源管理器。选择要转换为 PDF 的文件,然后单击复选标记图标。
该文件将转换为 PDF,并保存回您的 Box 库中。此外,还会显示该文件的预览。
如果您从 Box 文档库的共享文件夹中选择要转换的文件,则转换后的 PDF 文件的副本将保存到 Box 文档库的同一共享文件夹中。如果您没有访问共享文件夹所需的权限,则转换后的 PDF 文件将保存在 Box 文档库的主文件夹中。
该扩展允许您将以下常见文件类型转换为 PDF:
可以转换为 PDF 的源文件类型 | 支持的文件扩展名 |
---|---|
Microsoft Word | .doc、.docx |
Microsoft Excel | .xls、.xlsx |
Microsoft PowerPoint | .ppt、.pptx |
图像文件格式 | .bmp、.gif、.jpeg、.jpg、.png、.tif、.tiff |
RTF 格式 | .rtf |
文本文件 | .txt、.text |
Adobe Illustrator | .ai |
Adobe InDesign | .indd |
Adobe Photoshop | .psd |
“填写并签署”表单格式 | .form |
将文件合并为 PDF 的步骤:
从 Box 文档库中,选择要合并的文件,单击鼠标右键,然后执行以下操作之一:
从 Adobe Acrobat 预览窗口中,单击编辑 > 登录。出现提示时,输入您的 Adobe ID 和密码。
在工具栏中选择编辑 > 合并文件。
此时会显示文件预览。使用“合并”按钮下的选项在“网格视图”或“列表视图”中排列文件。您还可以使用窗口右下角的 + 或 - 按钮放大或缩小缩览图预览。要添加更多文件,请单击插入文件按钮。
从 Box 文件资源管理器窗口中选择文件,然后单击复选标记图标。
要删除文件,请选择该文件,然后单击删除 图标。输入新的文件名,然后单击保存。
(可选)如果文件有多个页面,则页码显示在文件下方。将鼠标悬停在文件上,然后单击展开箭头按钮可将其展开。使用拖放操作可更改要在合并的 PDF 中显示页面的顺序。
这些文件将合并为一个 PDF,并保存回您的 Box 文档库中。此外,还会显示该文件的预览。
如果您从 Box 文档库的共享文件夹中选择要合并的文件,则合并后的文件将保存到 Box 文档库的同一共享文件夹中。如果您没有访问共享文件夹所需的权限,则合并后的文件将保存在 Box 文档库的主文件夹中。
您可以将 PDF 文件转换为各种文档格式。
Adobe Acrobat 可以对包含图像、矢量图、隐藏的文本或所有这些元素的 PDF 文件执行 OCR。例如,它可对通过扫描文档创建的 PDF 文件执行 OCR。此外,Adobe Acrobat 还可以对其无法解释的文本(因为这些文本未能在源应用程序中进行正确编码)执行 OCR。
OCR 可将文本(扫描的文本)图像转换为可编辑的字符,这样您就可以搜索、修改和复制文本了。
该扩展支持您从 PDF 导出下列文件类型:
将 PDF 导出为 |
支持的文件扩展名 |
---|---|
Microsoft Word |
.doc、.docx |
Microsoft Excel |
.xlsx |
Microsoft PowerPoint |
.pptx |
RTF 格式 |
.rtf |
图像 |
.jpg、.tiff 和 .png |
导出 PDF 的步骤:
从 Box 文档库中,选择要导出的 PDF 文件,单击鼠标右键,然后执行以下操作之一:
从 Adobe Acrobat 预览窗口中,单击编辑 > 登录。出现提示时,输入您的 Adobe ID 和密码。
在工具栏中选择编辑 > 导出 PDF。
将显示“导出 PDF”页面。执行以下操作:
单击导出为 [ 所选格式] 按钮。
(例如,在上面步骤 4 的屏幕截图中,该按钮的名称显示为导出为 Microsoft Word 文档 (*.docx)。)
选定的 PDF 文件将使用相同的名称导出为所需格式。导出的文档会自动保存在 Box 文档库的同一文件夹中。
如果您从共享文件夹中选择要导出的 PDF 文件,则导出的 PDF 文件将保存到 Box 文档库的同一共享文件夹中。如果您没有访问共享文件夹所需的权限,则导出的 PDF 文件将保存在 Box 文档库的主文件夹中。
您可以通过删除、重新排序或旋转页面来组织现有 PDF 文档。
组织 PDF 中页面的步骤:
从 Box 文档库中,选择要组织的 PDF 文件,单击鼠标右键,然后执行以下操作之一:
从 Adobe Acrobat 预览窗口中,单击编辑 > 登录。出现提示时,输入您的 Adobe ID 和密码。
在工具栏中选择编辑 > 组织页面。
此时将显示“组织页面”窗口。该页面将显示所选 PDF 的页面缩略图。
要删除页面,请执行以下操作:
要旋转页面,请执行以下操作:
要对页面进行重新排序,请将页面缩略图拖到新的位置。页面将被重新编号。
要保存现有文件中的更改,请单击保存。输入新的文件名,然后单击保存。该文件将保存回 Box 文档库的同一文件夹中。
如果您从 Box 文档库的共享文件夹中选择要组织的文件,则组织的 PDF 文件将保存到 Box 文档库的同一共享文件夹中。如果您没有访问共享文件夹所需的权限,则组织的 PDF 文件将保存在 Box 文档库的主文件夹中。
您可以使用 Box 中的 Adobe Acrobat 集成让其他人对文档进行签名,该集成依赖于 Adobe Acrobat Sign 提供的云服务。通过该工具,签名者无论身在何处,均可使用 Web 浏览器或移动设备快速签名协议。签名者无需注册或购买任何 Adobe 产品就可对协议进行签名。
除了 PDF,您还可以发送 Microsoft Office 文件、各种图像文件和文本文件以进行签名。支持的文件类型有:DOC、DOCX、RTF、XLS、XLSX、PPT、PPTX、TXT、TIFF、TIF、BMP、GIF、JPG、JPEG 和 PNG。
注意:请先完成内容编辑,然后再进行签名。已签名的协议会由 Acrobat Sign 进行认证。
让他人签署文档的步骤:
登录您的 Box.com 帐户。
选择文件并执行以下操作之一:
A. 建议的应用程序列表 B. 使用 Acrobat Sign 发送
在权限对话框中,单击允许访问 Box。
出现提示时,使用您的 Adobe ID 登录。如果无法登录或收到错误消息,那么您可能使用的是已创建的 Acrobat Sign ID。如果您使用的是已创建的 Acrobat Sign ID,则必须使用同一电子邮件地址注册新的 Adobe ID。请按照将已创建的 Acrobat Sign ID 转换为 Adobe ID 部分中提到的步骤执行操作。
注册后,Adobe 数据库会将您的 Adobe ID 正确关联到 Acrobat Sign ID,并允许您对现有用户帐户进行身份验证。
在“发送以请求签名”登陆页面中,执行以下操作:
根据用户类型,用户可以在“发送以请求签名”登陆页面使用部分或所有选项。
单击发送。
已发送协议的副本以及审核历史记录将存储在您的 Box 文档库中,并且会显示一个确认对话框。
在 Box 中,活动信息流会显示协议的当前状态。打开发送以请求签名的 PDF 文档时,右侧窗格中的活动会显示协议状态,例如已发送以请求签名、发送方已完成文档等。
A. 已发送以请求签名的协议 B. 显示协议已完成的状态
适用于 Box 的 Acrobat Sign 支持将密码作为对签名者的第二因素身份验证方法。
通过单击收件人电子邮件地址右侧的电子邮件图标,然后从下拉菜单中选择密码,可以设置密码选项。
系统将提示您输入一个介于 3 到 32 个字符之间的字母数字值。
在正确输入密码之前,签名者将无法查看文档
使用密码身份验证时,请记住以下几点:
已签名 PDF 默认情况下是密封的,以防止 PDF 内容遭到篡改。
此外,发件人可以应用密码,防止他人打开 PDF 后查看其内容。
此密码是在创建协议时设置的介于 3 到 32 个字符之间的字母数字值:
与身份验证密码类似,此密码不会存储在协议记录中,如果丢失,将无法找回。打开 PDF 时,会强制输入密码进行身份验证。在成功输入密码之前,无法查看 PDF 内容。成功应用密码后,才能阅读 PDF 内容。基本的 PDF 防篡改安全性仍然有效,可以防止内容遭到篡改。
在发送协议时,可以为整个协议设置提醒。
这意味着,每位收件人会在轮到自己签署文档时收到一个提醒。只有当前收件人会收到协议提醒通知。
最初发送带有提醒的协议时,一封标有请签署的电子邮件会发送给第一位收件人。该事件为首个提醒启动了计时器。
如果将提醒配置为每三天发送一次(举例说明),那么第一个提醒将会在请签署电子邮件发送后的 72 小时触发。
当收件人完成了对协议的操作后,该收件人的提醒时钟将会终止。
如果有多位收件人,那么当工作流程中的前一位收件人完成其操作后,下一位收件人就会立即收到请签署电子邮件。系统将根据新收件人收到请签署电子邮件的时间(不是初始时间戳),为新收件人启动提醒时钟。
这个过程会在协议的所有收件人中循环,直到完全执行了协议为止。
默认情况下,会将已签名的 PDF 推送回原始文档启动此过程时所在的原始文件夹。发送协议时,发件人可以选择将此默认路径更改为 Box 中的任何其他文件夹。
注意:重新设置文档路径仅适用于一个协议。这不会更改将来或以前文档的既定行为。
要更改协议的目标文件夹,请执行以下操作:
2. 在 Box 文件夹资源管理器中,选择所需的文件夹,然后单击复选标记图标以将其选中。
发送后的页面将会更新,以反映新的路径。如果需要,您可以再次更改路径。
关闭发送后的页面之后,您将无法进一步编辑已签名 PDF 的返回路径。
签名者会收到一封电子邮件,其中包含用于签署协议的链接。签名者无需注册或购买任何 Adobe 产品,即可对协议进行签名。他们可以使用 Web 浏览器、移动设备或 Acrobat/Acrobat Reader 桌面应用程序来签署协议。要签署协议,请单击审阅并签名。
发送协议以进行签名时,协议副本以及审核历史记录会存储在您的 Box 文档库中。根据协议状态,会向协议名称中添加后缀 (in-progress-Acrobat Sign)、(completed-Acrobat Sign)、(failed-Acrobat Sign) 或 (expired-Acrobat Sign)。
要跟踪所有已发出进行签名的协议,请执行以下操作:
从已发送协议的确认对话框中,单击跟踪协议。协议页面将显示在新的浏览器标签页中。
如果您拥有已创建的 Acrobat Sign ID,则应该使用同一电子邮件地址注册新的 Adobe ID。注册后,Adobe 数据库会将您的 Adobe ID 正确关联到 Acrobat Sign ID,并允许您对现有用户帐户进行身份验证。要使用已创建的 Acrobat Sign ID 注册新 Adobe ID,请执行以下操作:
使用已创建的 Acrobat Sign ID 注册新 Adobe ID 时,不会丢失任何数据。
在 Adobe Acrobat 登录页面中,单击创建帐户。
使用您现有的 Acrobat Sign ID,填写要求提供的详细信息,然后单击创建帐户。
输入发送给您的六位数字代码,以确认您的电子邮件地址。
确认 Adobe ID 后,将显示“发送以请求签名”页面。
使用 Document Cloud 注释功能,以便您在查看或阅读文档时自行编写注释。您可以使用文本注释、附注、高亮显示或绘图工具为 PDF 文件添加注释。要添加注释,请执行以下操作:
从 Box 文档库中,选择要添加注释的 PDF 文件,单击鼠标右键,然后选择打开方式 > Adobe Acrobat (Web)。
在工具栏中,单击以选择所需的批注工具,然后单击要放置注释的位置。下面的注释类型可供使用:
使用添加文本批注时,相同的文本将作为注释发布,并显示在注释窗格中。
A. 添加文本注释 B. 添加附注 C. 高亮文本 D. 使用绘图工具
当您选择 PDF 中的任意文本时,以下其他注释工具可供使用:
A. 高亮文本 B. 为文本加删除线 C. 为文本加下划线 D. 复制文本
使用批注(例如文本注释、高亮文本、绘图工具、为文本加删划线和为文本加下划线),可将注释立即添加到文档。使用附注批注,可将注释窗格显示在文档右侧。键入您的注释,然后单击发布。
Document Cloud 会在 30 秒内自动保存 PDF。要立即保存 PDF,请单击工具栏中的保存。
如果您从 Box 文档库的共享文件夹中为 PDF 添加注释,则文件将保存到同一文件夹,而不是主文件夹中。
要更改注释的颜色,请执行以下操作:
选择注释。此时会显示一个弹出窗口。
同样,您可以选择并更改绘图工具批注的线条宽度,并调整添加文本批注的字体大小。
单击颜色以打开颜色面板。
选择所需的颜色,然后单击保存。
要编辑注释,请执行以下操作:
要删除注释,请选择注释并执行以下操作之一:
要擦除绘图注释,请执行以下操作:
如果您拥有已创建的 Acrobat Sign ID,则应该使用同一电子邮件地址注册新的 Adobe ID。注册后,Adobe 数据库会将您的 Adobe ID 正确关联到 Acrobat Sign ID,并允许您对现有用户帐户进行身份验证。有关更多信息,请参阅将已创建的 Acrobat Sign ID 转换为 Adobe ID。
通过将 Adobe 和 Google Web 条目添加到受信任的站点区域来配置您的浏览器。
请在浏览器中启用第三方 Cookie 以使用集成。
为 Adobe Document Cloud 扩展禁用弹出窗口阻止程序,或将其添加到 Safari 和 Firefox 浏览器的例外列表中。
Firefox
Safari
配置浏览器设置以禁用弹出窗口阻止程序。
请在浏览器中启用第三方 Cookie 以使用集成。
如果将协议移到用户具有以下其中一个权限的文件夹,则不会更新协议状态:
您需要在 Admin Console 中启用活动信息流的设置。
在 Box 中,单击左侧窗格中的 Admin Console。
单击 应用程序。
单击切换开关以启用 Box 活动信息流。
在 Box Admin Console 中,通过执行以下操作,选择 Adobe Acrobat 作为 PDF 文件的默认应用程序:
在 Box 中,单击左侧窗格中的 Admin Console。
单击左侧窗格中的应用程序。在“默认编辑器”部分中,选择 Adobe Acrobat 作为 PDF 文件的默认应用程序。
不允许使用下列文件名格式:
对于共享文件,如果您注册了以下任何角色,则适用于 Box 的 Adobe Acrobat 将无法使用。
如果您尚未购买 Adobe Acrobat 订阅,则您在对 PDF 执行任何操作时,会看到一条消息“您的当前计划不支持高级工具”。要购买可用的 Adobe Acrobat 计划,请执行以下操作:
在 Adobe Acrobat 预览窗口中,单击编辑,然后单击查看计划。
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