Adobe Acrobat Sign Web 表单

概述

可以创建可签名的 Web 表单以将其嵌入到您的网站(或作为 Web 链接发送),从而允许多人轻松访问您的表单或文档并创建协议。

可以将 Web 表单配置为具有一个或多个参与者、多个会签者和多个抄送方。Web 表单的签名流程如下:

  • 第一位参与者完成并验证其签名/操作后,即会创建一个协议
    • 如果 Web 表单允许多个参与者,则所有参与者都按列出的顺序完成其操作。
  • 参与者完成其操作后,会签者会按其列出顺序收到通知。
  • 协议完成后,所有相关方(包括抄送方)都会收到已完成协议的通知。
启用了位于多个组的用户的帐户可能希望定义一个或多个专用群组,以控制 Web 表单的签名和电子邮件选项,与此同时为直接发送的协议保留不同的选项。

如何启用/禁用用户对 Web 表单的访问权限

商业和企业服务级别可以配置 Web 表单访问和签名者选项。

通过导航至帐户设置 > 全局设置 > Web 表单,可以在帐户或组级别启用或禁用 Web 表单访问和签名者选项

“全局”页面上的控件

配置

Web 表单受涵盖特定群组中的所有协议的一些常规设置约束。但是,在实际使用 Web 表单时,过程通常与直接发送给已知收件人的协议不同,并且,与身份验证和电子邮件选项相关的设置可能会发生冲突。

启用了多个群组中的用户的客户可能会发现,一种有用的做法是创建一个新群组,并为 Web 表单体验使用自定义设置(例如;需要不太严格的身份验证的内部 Web 表单)。

可用性:

Web 表单可用于团队企业许可计划。

配置范围:

该功能可以在帐户级别和组级别启用

可以通过导航至全局设置 > Web 表单
来访问此功能的控件

 

在直接影响 Web 表单的控件方面,有几个配置选项:

选中此选项将在主页上显示发布 Web 表单选项,以允许用户根据需要创建表单。

允许在主页上使用 Web 表单效果

启用后,可将抄送方添加到 Web 表单。否则,将从创建过程中删除用于添加抄送方的选项。

允许在 Web 表单中进行抄送

启用后,将在 Web 表单选项上显示一个下载 PDF 链接,允许收件人以 PDF 形式下载 Web 表单。

允许以 PDF 形式预览 Web 表单

Web 表单需要每位参与者提供其电子邮件地址,以明确属性化和验证签名操作。

需要在签名块中输入一个电子邮件地址设置指示何时在 Web 表单字段中或叠加中(在签名流程后)收集电子邮件。

启用后,每个签名者都需要一个电子邮件地址字段。此字段可以是单独放置的电子邮件字段,也可以是签名块
中包含的内置电子邮件字段。

“需要在签名块中输入电子邮件”已启用,且分开放置电子邮件字段

对于文档上没有电子邮件字段的每位收件人,系统将自动在最后一页的底部放置签名块字段。

“需要在签名块中输入电子邮件”已启用,但未放置电子邮件字段

如果设置已禁用,则 Web 表单无需在表单范围内显示电子邮件字段。提交签名后,系统将提示收件人通过叠加界面提供电子邮件地址。

“需要在签名块中输入电子邮件”已禁用

注意:

在所有情况下,都必须为每个参与者收集电子邮件地址。

需要签名者验证他们的电子邮件地址启用后,收件人必须先验证其签名,然后参与者的签名才被视为已完成。

系统将要求参与者通过电子邮件发送的链接来验证其签名:

电子邮件验证签名后页面和电子邮件链接

审核报告明确表示电子邮件已验证:

已启用电子邮件验证审核报告

需要签名者验证他们的电子邮件地址禁用后,参与者无需验证其电子邮件即可完成其签名过程。协议假定处于已完成状态或将针对下一参与者进行处理。

禁用设置时的签名后页面

未经验证电子邮件地址的审核报告表示已放弃验证:

已禁用电子邮件验证审核报告

注意:

未经验证的签名可能会被拒绝。

如果您禁用了参与者的电子邮件验证,但是需要具有法律约束力的签名,请您确保采取某种身份验证形式(例如,KBA)来标识唯一的人员。

警告:

如果第一位签名者包含其他参与者,则必须先完成电子邮件验证,然后再通知第二位参与者(无论此设置如何)。

允许更多参与者启用后,Web 表单界面会显示一个“添加参与者”链接,每次单击即可插入其他参与者记录(最多可插入 25 个其他参与者)。

允许更多参与者禁用后,该界面将不允许添加其他参与者,且 Web 表单将只允许具有一个外部签名者。

允许更多参与者界面

启用允许收件人保存其进度并稍后继续后,收件人可以选择保存包含所有输入字段的 Web 表单,就像它是 Web 表单创建者发送给他们的协议一样。收件人可以使用选项菜单显式保存其进度。此外,如果用户尝试离开表单,Web 表单会自动提示用户保存其进度。

保存 Web 表单提示

保存协议后,系统会向收件人发送一封电子邮件,并且会显示相关说明,供签名者继续通过电子邮件链接填写表单:

保存的 Web 表单电子邮件通知

如果用例允许,可以使用从属控件调整收件人体验:

  • 打开 Web 表单时保存 - 启用后,系统会在收件人打开表单后立即提醒他们保存 Web 表单。默认情况下,签名者可以选择取消保存过程。如果 Web 表单较长或复杂,则建议使用此选项以避免潜在的会话超时问题。
    • 在打开时强制保存 - 启用此选项后,将删除在打开时取消保存 Web 表单提示的选项。
  • 禁用签名人在从电子邮件链接访问 Web 表单时重新进行身份验证 - 启用后,收件人在通过电子邮件链接访问已保存的协议时无需进行身份验证。如果您的流程不要求每次访问表单均进行身份验证,请考虑启用此选项。
  • 允许编辑协议名称 - 启用后,收件人可以编辑协议名称(显示在管理页面上)和后续引用(报告、审核报告等)。通常建议禁止收件人随意编辑协议名称,除非有迫切的业务需求。

有关保存 Web 表单的选项的详细信息,请参阅此处 >

常见问题解答和已知问题

仅当 Web 表单处于草稿状态时。

创建 Web 表单后,无法更新 Web 表单的名称。

Web 表单创建者始终会收到已完成的协议(除非已设置禁止通知)。

如果必须在签署 Web 表单协议时通知其他方,则可以使用“抄送”字段来确保自动包括其他方。

“抄送”字段

发布 Web 表单后,只能在管理页面上编辑会签者。

只能编辑电子邮件地址。不能更改会签者的数量。

注意:

如果 Web 表单的创建者已添加到 Web 表单会签者中,则无法编辑参与者

是。

创建 Web 表单后,您可以在管理页面上编辑抄送方。

是。

通过添加文件链接附加 Acrobat Sign 库中的模板后,即可基于这些模板创建 Web 表单。

Web 表单中当前不支持数字签名字段。

尝试保存带数字签名的 Web 表单会触发一条错误消息,该消息识别不受支持的字段类型。

不支持数字签名

是。

有关禁用电子邮件验证过程的说明,请参阅“配置”部分

禁用电子邮件验证并不会消除签名者提供电子邮件地址的要求。

注意:

如果您禁用了签名的电子邮件验证,但是需要具有法律约束力的签名,请您确保采取某种身份验证形式(例如,KBA、密码)来标识唯一的人员。

Web 表单的双重因素身份验证

是。 

指向 Web 表单的 URL 与任何其他 URL 都是一样的。

从逻辑上讲,将 URL 作为超链接添加到 Web 表单并不会把 Web 表单生成的任何协议链接到源协议。

在 Web 表单上收集的数据包含在协议的事务 ID 中。数据不会填充到 Acrobat Sign 系统中的任何其他位置,并且,如果协议被完全删除,数据也会随之删除。

在 Web 表单上进行报告时,会提取协议中的内容以填充报告,但不会将数据保存到任何新位置。

等待电子邮件验证的 Web 表单(通过点击电子邮件中的确认我的电子邮件地址审阅并签名链接)不会显示在管理页面上。对于进行中协议列表以及汇总摘要报告都是如此:

“管理”页面中的 Web 表单视图

对于已保存但审阅并签名链接尚未被访问的 Web 表单,可通过导出 Web 表单的表单数据来进行查看。

字段数据的 CSV

注意:

如果禁用了需要签名者验证他们的电子邮件地址选项,任何签名尝试都会被接受,协议也会相应地显示在管理页面上议。

父 Web 表单模板的活动部分会记录主要事件,比如创建、启用/禁用和替换参与者

Web 表单活动

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