Obtenga más información sobre las opciones de audio al utilizar Adobe Connect

Las conferencias web han pasado a ser una herramienta de comunicación fundamental para las organizaciones actuales. Se están convirtiendo rápidamente en algo tan esencial para los profesionales de la empresa como el correo electrónico y las comunicaciones de voz. Sin embargo, algunas de las soluciones de conferencias web existentes no consiguen alcanzar los niveles de facilidad y eficacia de las reuniones presenciales. Son complejas y difíciles de usar, y carecen de funcionalidad real. Además, sin un audio fiable y de alta calidad, las reuniones web carecen de utilidad.

Adobe Connect es diferente porque permite a los usuarios empresariales comunicarse e interactuar fácilmente en tiempo real con compañeros y clientes dispersos geográficamente. Ofrece herramientas de presentación y colaboración extremadamente útiles, como el uso compartido de la pantalla, el vídeo multipunto, la telefonía integrada y la pizarra. Estas funciones permiten que las conferencias web sean un método viable para aumentar la eficacia en el trabajo.

Adobe Connect utiliza una aplicación de escritorio para acceder de forma instantánea y sin complicaciones a reuniones con cualquier persona y en cualquier lugar. Permite a los usuarios crear direcciones URL personalizadas y fáciles de recordar que nunca cambian. Los participantes de la reunión pueden compartir sus pantallas para realizar sesiones de trabajo en colaboración con sus colegas o reuniones individuales con los clientes con solo pulsar un botón. Adobe Connect facilita la participación de pequeños y grandes grupos de usuarios con vídeos, animaciones y simulaciones de software. Adobe Connect es excelente tanto en eventos en directo como en reuniones grabadas para su posterior visualización a la carta. Una interfaz intuitiva simplifica la organización de los flujos de trabajo de las reuniones y la personalización de la apariencia de las reuniones y los eventos para mostrar la marca corporativa.

En la actualidad, los usuarios de Adobe Connect disponen de varias opciones tecnológicas para impulsar la comunicación de audio mediante conferencias web. Estas opciones incluyen la comunicación de voz sobre IP (VoIP), la telefonía integrada avanzada, Universal Voice y las opciones asistidas por hardware.

Este documento técnico proporciona una descripción general de las opciones de la interfaz de usuario de la reunión. En él, se describen las características que funcionan con cada proveedor de audio asociado. También abarca casos prácticos que representan la mayoría de los escenarios de conferencias web y describe las prácticas recomendadas que se deben tener en cuenta. Para obtener información adicional, visite la comunidad de usuarios de Adobe Connect en www.connectusers.com.

VoIP en Adobe Connect

Las conferencias basadas en VoIP son similares a las conferencias de audio basadas en telefonía, ya que permiten a dos o más personas comunicarse en tiempo real. Sin embargo, a diferencia de las conferencias de audio, las comunicaciones VoIP viajan exclusivamente por redes IP. Los participantes de la reunión utilizan los micrófonos y los altavoces del ordenador (o micrófonos y altavoces externos conectados al equipo) para comunicarse con otros usuarios sin necesidad de ninguna infraestructura de telefonía. Adobe Connect proporciona VoIP de alta calidad desde el primer momento. Ofrece funciones como, por ejemplo, la cancelación de eco y ruido, la detección de silencio y un sencillo asistente de configuración de audio.

VoIP en la interfaz de usuario de Adobe Connect

En la interfaz de usuario de Adobe Connect, puede optar por restringir los derechos de micrófono. O bien, puede conceder derechos de micrófono a todos los usuarios mediante la función Habilitar los derechos de micrófono para participantes.

Si decide restringir los derechos de micrófono, solo los anfitriones y los presentadores podrán utilizar automáticamente el micrófono para transmitir audio a los participantes de la reunión. En este modo, para que los participantes hablen, es necesario concederles explícitamente derechos de micrófono.

Si decide conceder derechos de micrófono a todos, cada uno de los participantes de la reunión podrá encender el micrófono y comenzar a transmitir audio.

Restrinja los derechos de micrófono para todas las reuniones, excepto para aquellas con un reducido número de asistentes.

Consideraciones especiales al utilizar VoIP

La transmisión de audio de alta fidelidad y dúplex completo en Adobe Connect no conlleva ningún coste adicional por asistente. Sin embargo, antes de utilizar VoIP, los organizadores de las reuniones deben garantizar lo siguiente para todos los participantes:

• Conocimientos sobre VoIP: la tecnología VoIP existe desde hace años. Sin embargo, es posible que algunos usuarios no estén familiarizados con su uso como método principal de comunicación de audio durante un evento en directo.
• Hardware necesario: el público debe tener altavoces y micrófonos internos o externos. Al utilizar VoIP, es recomendable incluir una nota sobre los requisitos de audio en la invitación a la reunión.
• Ancho de banda suficiente: tenga en cuenta los posibles efectos que la tecnología VoIP puede tener en el ancho de banda para mejorar la reunión y la experiencia de cada participante.

Para obtener la mejor experiencia, asegúrese de que todos los participantes de una reunión basada en VoIP instalen la aplicación Connect Meeting para escritorio.

Universal Voice

En determinadas situaciones, es posible que algunos asistentes deseen utilizar audio basado en telefonía, mientras que otros pueden optar por utilizar VoIP. Este escenario es bastante común en reuniones o seminarios de conferencias web que abarcan varios países. Un número gratuito podría estar disponible para las personas que llamen dentro de Estados Unidos, pero solo los números de pago estarán disponibles para los participantes de otros países. Es recomendable ofrecer a los participantes la opción de elegir entre audio basado en telefonía o VoIP para la misma reunión cuando se celebra un evento importante o de gran envergadura, como un seminario web para clientes. En estos eventos, es posible que no conozca las velocidades y las configuraciones de conexión ni a los asistentes.

A partir de la versión 7.5, Adobe Connect ofrece Universal Voice, una función que transmite prácticamente cualquier conferencia telefónica a una reunión de Adobe Connect. Crea un puente unidireccional entre la conferencia telefónica y la función VoIP de Adobe Connect. Adobe Connect permite la integración con cualquier proveedor de audio o plataforma de teleconferencia. Puede grabar audio telefónico junto con la conferencia web y, a continuación, transmitirlo a los participantes de VoIP. Los participantes pueden optar por conectarse con sus teléfonos o escuchar la reunión a través de los altavoces del ordenador. Ofrecer esta opción puede ayudar a reducir los gastos telefónicos de los participantes y el anfitrión de la reunión, ya que hay menos personas que acceden de forma telefónica. Además, los clientes alojados no necesitan adquirir nuevos servicios o hardware ni preocuparse por la incompatibilidad. Los clientes locales necesitan una puerta de enlace de Protocolo de inicio de sesión (SIP).

El uso de Universal Voice ofrece las siguientes ventajas:

• Llegar a un público más amplio: al poder ofrecer ambos métodos de conexión, los participantes pueden elegir la opción de audio que más les convenga.
• Flexibilidad: los anfitriones de la reunión pueden utilizar cualquier proveedor de conferencias de audio, no solo aquellos que son socios de Adobe. Incluso pueden usar varios proveedores.
• Tarifas de llamadas telefónicas reducidas: los participantes pueden optar por utilizar VoIP en lugar de marcar un número, lo que conllevaría gastos telefónicos.
• Disponibilidad instantánea: después de la reunión, la grabación del evento estará disponible al instante. No es necesario el posprocesamiento para sincronizar el audio con el evento.

Universal Voice en la interfaz de usuario de Adobe Connect

Al configurar una conferencia, el anfitrión de la reunión utiliza el asistente para establecer un proveedor de audio de Universal Voice. El anfitrión puede configurar el número de la conferencia, los tonos de llamada multifrecuencia de doble tono (DTMF) y las pausas para el acceso telefónico. También puede configurar Adobe Connect para que utilice cualquier proveedor de audio.

Integración de telefonía avanzada

La telefonía es, con mucho, la forma de conferencia de audio más aceptada. Las personas dispersas geográficamente solo necesitan un teléfono para participar en una conferencia web en tiempo real. Por lo tanto, hay pocas barreras para una experiencia de conferencia web y de audio integrada. La capacidad de grabación integrada garantiza una experiencia de archivado satisfactoria cuando se sincronizan las actividades de audio y conferencias web.

Adobe se ha asociado con varios proveedores de conferencias de audio para proporcionar funciones avanzadas de llamada que ofrecen a los usuarios de las reuniones un mayor control sobre la experiencia completa de las reuniones de audio y web. Los socios de audio de Adobe ofrecen control de las llamadas, opciones de grabación de audio, gestión de participantes, salas de descanso y asistencia del operador.

Entre las ventajas de la integración de telefonía de audio avanzada, se incluyen las siguientes:

• Un flujo de trabajo unificado para programar y notificar conferencias web y de audio, además de asistir a ellas.
• La capacidad de controlar completamente la llamada de teleconferencia a través de la interfaz de conferencia web.
• La comodidad de grabar un único archivo sincronizado de la reunión de Adobe Connect y el audio de la teleconferencia.

Visite www.adobe.com/products/acrobatconnectpro/partners/#audio para obtener una lista completa de socios de teleconferencias de audio.

Telefonía integrada avanzada en la interfaz de usuario de Adobe Connect

Al configurar la reunión en el Asistente para crear una reunión, elija Incluir detalles de conferencia de audio en la reunión. (Si esta opción no está disponible, es posible que deba configurar su perfil con la información de la teleconferencia. Póngase en contacto con el administrador de Adobe Connect para obtener más información sobre cómo incluir un sistema de teleconferencias admitido en el perfil de la cuenta). La información de la teleconferencia se incluye en la invitación a la reunión y los participantes también pueden hacer que la teleconferencia marque su teléfono directamente sin introducir ningún código de acceso. Durante la reunión, se graba automáticamente el audio de una teleconferencia integrada. Para escuchar el audio de la reunión, asegúrese de que todos los participantes estén conectados a la teleconferencia.

Los anfitriones y los participantes disponen de una gran cantidad de controles de llamada útiles en la interfaz de usuario de Adobe Connect.

Controles de llamada para el anfitrión de la reunión:

• Iniciar o detener la teleconferencia: el anfitrión puede iniciar y finalizar una teleconferencia con un solo clic.
• Grabación de voz y web sincronizada: la función "grabar reunión" permite grabar simultáneamente la conferencia web y la teleconferencia para crear un único archivo de transmisión de la reunión.
• Acceso telefónico para participantes: el anfitrión de la reunión puede llamar a los participantes de la conferencia web para invitarlos, o añadir participantes telefónicos y llamarlos para unirse a la conferencia.
• Cambiar el volumen de los participantes seleccionados: el anfitrión de la reunión puede aumentar o reducir el nivel de volumen de cada asistente.
• Silenciar participantes: el anfitrión de la reunión puede silenciar a todos los participantes de la reunión o solo a los que seleccione.
• Poner a los participantes en espera: el anfitrión puede poner en espera a los participantes de la reunión si desea silenciarlos temporalmente.
• Desconectar participantes: el anfitrión puede eliminar a un participante telefónico de la reunión con un solo clic.

Controles de llamadas para los participantes de la reunión:

• Llámame: los asistentes a la reunión pueden introducir su número de teléfono y hacer que la teleconferencia les devuelva la llamada. No es necesario que marquen el número de la conferencia e introduzcan el código de acceso a través del teléfono.
• Desactivar mi audio: los asistentes pueden activar y desactivar el audio de sus líneas telefónicas.
• Indicador del orador: los asistentes no tienen que preguntarse quién habla en la teleconferencia. Un indicador visual junto al nombre del asistente facilita la identificación de los oradores.

Adobe Connect incluye un kit de desarrollo de software (SDK) de integración de telefonía, que permite el desarrollo personalizado. Si el puente o el servicio de telefonía ha publicado las API, el SDK le permite a usted o a un socio autorizado crear un conector entre Adobe Connect y el sistema de telefonía. Las API permiten la gestión de la conferencia a través del control de llamadas y la sincronización de los eventos de grabación durante la reunión. También permiten la convergencia de las grabaciones de audio y web en el servidor de Adobe Connect.

Consideraciones especiales al utilizar la telefonía integrada avanzada

Antes de utilizar la telefonía, los organizadores de reuniones deben tener en cuenta los siguientes puntos:

• Coste para el organizador: los sistemas de conferencias de audio obligan a los usuarios a pagar una cuota adicional por el servicio o la tecnología.
• Coste para los usuarios: en el caso de ubicaciones internacionales dispersas geográficamente, las tarifas telefónicas pueden resultar caras para el organizador de la reunión (si se utilizan números gratuitos) o para los participantes (si tienen que realizar llamadas a larga distancia).
• Capacidad limitada: algunos proveedores de audio para teleconferencias admiten un número fijo de participantes en una llamada. Asegúrese de antemano de que su proveedor admita el número necesario de llamadas telefónicas.

Funciones del proveedor de conferencias de audio

Adobe se ha asociado con los siguientes proveedores de teleconferencias líderes en el mundo para ofrecer integración entre las conferencias web y de voz:

• Intercall
• MeetingOne
• LoopUp
• Conference America
  

En el siguiente cuadro, se indican qué funciones de Adobe Connect están integradas con los diferentes adaptadores de proveedores de conferencias de audio.

Opciones de hardware

Los organizadores de reuniones pueden utilizar una serie de dispositivos de terceros para integrar VoIP y telefonía, y capturar automáticamente audio, o mejorar la calidad de la grabación de eventos. Sin embargo, a partir de Adobe Connect 7.5, no es necesario utilizar hardware para integrar VoIP y telefonía. Universal Voice permite esta integración desde el primer momento.

Mejora de la calidad de audio grabado

Muchos clientes utilizan Adobe Connect para retransmitir eventos en directo desde lugares como, por ejemplo, centros de convenciones o salas de conferencias. Hay una serie de prácticas recomendadas que pueden ayudar a garantizar una experiencia óptima. Una de estas prácticas recomendadas es utilizar un ordenador específico con una tarjeta de captura de audio. De lo contrario, los anfitriones de la reunión podrían utilizar el micrófono interno del ordenador principal, lo que a menudo da lugar a una mala calidad de audio.

El adaptador de señal XLR a USB de Shure X2u (www.shure.com/ProAudio/Products/Accessories/ us_pro_X2u_content) permite a los usuarios usar una entrada de audio de alta calidad del mezclador y transferirla directamente al ordenador con una señal de alta calidad a través de USB. Con este dispositivo, los usuarios no tienen que depender de la calidad de la tarjeta de sonido o del micrófono interno del ordenador. No se pierde calidad de audio con la conversión, y el dispositivo admite entradas XLR profesionales y proporciona alimentación fantasma para los micrófonos autónomos. Funciona tanto con el sistema operativo Windows® como con Mac OS y no se requieren controladores.

Uso de hardware para integrar VoIP y telefonía

Para los clientes que deseen utilizar el hardware a fin de integrar VoIP y telefonía en lugar de utilizar Universal Voice, el enfoque híbrido listo para usar que se introdujo por primera vez en Adobe Connect 7.5 ofrece algunas opciones.

Método sencillo: los presentadores acceden por teléfono a la teleconferencia, al mismo tiempo que transmiten su voz mediante VoIP en Adobe Connect con un micrófono o unos auriculares con micrófono. Básicamente, transmiten el audio a través del teléfono y los auriculares con micrófono al mismo tiempo. Este método es el menos sofisticado.

Método avanzado: un método más sofisticado que es más sencillo cuando hay varios presentadores; se utiliza un dispositivo de terceros que conecta el teléfono a la entrada de audio del ordenador. Un ejemplo es THAT-2 de JK Audio. Con este método, un anfitrión llama a la teleconferencia y utiliza un dispositivo para enviar el audio de la teleconferencia a la entrada de línea del ordenador. Los presentadores se conectan mediante acceso telefónico a la teleconferencia y el anfitrión transmite el audio de la misma a través de Adobe Connect mediante el botón Hablar de la barra de diseño. Este método permite que una sola persona gestione la transmisión simultánea y reduce la complejidad para los presentadores. Es importante señalar que es necesario que todas las personas que vayan a intervenir en la llamada estén conectadas a la teleconferencia. Piense en VoIP como una secuencia unidireccional en la que los usuarios pueden oír el audio, pero no hablar. Para ver un tutorial sobre cómo usar los dispositivos THAT-2 con Adobe Connect, visite www.connectusers.com/tutorials/2009/03/that2/index.php.

Método profesional: si está dispuesto a invertir más dinero en una solución combinada de VoIP y telefonía, el uso de una tarjeta de captura y un mezclador proporciona el mayor nivel de control y la mejor calidad de audio posible.El equipo de Adobe Connect Event Services utiliza la tarjeta de captura ViewCast Osprey 230 junto con un mezclador Polycom. Para el control de audio, se utiliza el software incluido con la tarjeta Osprey, junto con los controles de la reunión y el ordenador para obtener un rendimiento óptimo. Para obtener más información sobre la tarjeta de captura Osprey, visite www.viewcast.com/products/osprey-230.

Adobe Connect Event Services: si conseguir un buen sonido es importante para una o varias de sus reuniones, pero no desea invertir en una solución avanzada, el equipo de Adobe Connect Event Services le ofrece la posibilidad de retransmitir el audio de cualquier solución de telefonía a VoIP mediante sus equipos de última generación. Los servicios se pueden adquirir por evento o para varias reuniones de una serie. Para obtener más información sobre Adobe Connect Event Services, visite http://www.adobe.com/products/acrobatconnectpro/solutions/marketing/eventservices/ o póngase en contacto con su representante de ventas de Adobe.

Casos prácticos

Adobe Connect es una solución de conferencias web flexible que admite varios escenarios. Este documento técnico se centra en los requisitos de comunicación de audio de los tres casos prácticos habituales: clases virtuales, conferencias web y seminarios de ventas y marketing.

Clases virtuales

• Los eventos pueden ser en directo o bajo demanda.
• Las sesiones en directo son similares a las clases presenciales, que a veces implican a un presentador y a una gran cantidad de alumnos, y otras veces consisten en la colaboración entre participantes.

Conferencias web

• En los eventos, hay dos o más personas que colaboran, pero, por lo general, no suele haber más de 50 participantes.
• Las interacciones son similares a las que suelen producirse entre personas en una sala de conferencias.

Seminarios de ventas y marketing

• Un individuo ofrece una presentación a muchos participantes.
• Estos eventos son similares a conferencias o reuniones presenciales de tipo seminario.

A la hora de determinar la opción de conferencia ideal, las dos consideraciones más importantes son el tamaño de la reunión y el nivel de interactividad deseado. En la siguiente tabla, se proporciona una descripción general de los puntos fuertes y débiles de las diferentes opciones tecnológicas para la comunicación de audio.

Resumen

Adobe Connect ofrece varias opciones de integración de audio diseñadas para abordar los casos prácticos específicos. El escenario, la capacidad de los participantes para aprovechar la tecnología VoIP, los diferentes costes y las funciones necesarias influyen a la hora de determinar el vehículo de comunicación adecuado utilizado con Adobe Connect. Independientemente del enfoque, el audio integrado con las conferencias web genera colaboraciones y reuniones más productivas y eficaces. Las grabaciones integradas, el control de llamadas durante la reunión y las funciones integradas de invitación a reuniones contribuyen a facilitar la interacción entre los anfitriones y los participantes. Al proporcionar estas funciones de forma integrada, Adobe Connect ayuda a garantizar que la transición hacia una adopción más amplia de las conferencias web se realice en las mejores condiciones posibles para los usuarios.