Přehled
Funkce Automatická detekce pracovního postupu umožňuje správcům řídit verze dohody na úrovni souboru, a to díky instalaci jedinečného řetězce znaků na první stránku souboru PDF. Tento jedinečný řetězec se následně přidá do vlastního pracovního postupu, což aplikaci Acrobat Sign umožní logicky propojit nahraný soubor a pracovní postup, když odesílatel soubor nahraje.
To umožňuje organizacím, které vytvářejí vlastní dokumenty na základě standardizovaných šablon, automatizovat strukturu dohod a umisťovat pole formulářů prostřednictvím šablon, čímž se výrazně zkracuje doba, kterou odesílatelé věnují konfiguraci a autorizaci jednotlivých dohod.
Využití automatizovaných pracovních postupů u odesílatelů
Automatickou detekci pracovního postupu uživatelé spouštějí při odesílání souboru PDF prostřednictvím tlačítka Spustit z knihovny > Vybrat soubory z mého počítače na Domovské stránce.
- Nahrání souboru pomocí jiné metody/rozhraní než prostřednictvím tlačítka Spustit z knihovny > Vybrat soubory z mého počítače zcela obejde proces automatické detekce.
- Detekci pracovního postupu spustí pouze soubor PDF.
- Při pokusu o nahrání dokumentu v jiném formátu než PDF se zobrazí chyba Neplatný dokument.
Jakmile je soubor nahrán, aplikace Acrobat Sign vyhodnotí první stránku nahraného souboru a vyhledá potenciální řetězec textu pro sladění.
Všechny řetězce, které splňují parametry textu pro sladění, se porovnají s řetězci textu pro sladění používanými všemi pracovními postupy, k nimž má odesílatel přístup prostřednictvím členství ve skupině.
Pokud se řetězec textu pro sladění shoduje s textem pro sladění v pracovním postupu, je odesílatel přesměrován na vlastní stránku pro vytvoření souvisejícího pracovního postupu.
- Nahraný soubor se automaticky připojí a nemusí být odstraněn.
- Pokud je pracovní postup k dispozici na úrovni organizace, odesílatel může vybrat skupinu, do které bude dohoda odeslána.
- Pokud pracovní postup souvisí s jednou skupinou, je výběr skupiny automaticky nastaven na hodnotu, ke které je pracovní postup přidružen. Tuto hodnotu nelze změnit.
- Všechny ostatní možnosti pracovního postupu jsou k dispozici stejně jako u ručně vybraného pracovního postupu.
Pracovní postup lze nakonfigurovat tak, aby aplikoval vrstvu formulářových polí, čímž odpadá nutnost odesílatelů zobrazovat náhled a přidávat pole s podpisem.
Odesílatel dohodu Odešle po ověření konečné konfigurace dohody.
Postup konfigurace pracovních postupů pro automatizaci
Definování textu pro sladění
Důrazně doporučujeme, abyste měli plán, jak řetězce textu pro sladění vytvořit. Pokud máte stovky pracovních postupů nebo pokud váš účet používá více skupin, z nichž některé používají podobné formuláře, zjistíte, že je nezbytné zavést konvenci pro pojmenování řetězce textu pro sladění.
Požadavky řetězce textu pro sladění jsou:
- Každý řetězec textu pro sladění musí být v rámci účtu Acrobat Sign zákazníka jedinečný.
- Kód musí být souvislý řetězec znaků o délce 20 až 30 znaků.
- Tento řetězec může obsahovat pouze alfanumerické znaky, pomlčku „-“, a podtržítko „_“. Tečky ani mezery nejsou povoleny.
Při určování konvence textu pro sladění zvažte následující:
- Zda má formulář existující ID dokumentu, který můžete začlenit (např. W-4 nebo NDA)
- Zda je u formuláře uvedena srozumitelná verze (např. W-4_2024 nebo NDA_Q1-2024)
- Zda je třeba zahrnout název skupiny související s pracovním postupem (např. HR-W-4_2024 nebo Lgl_NDA_Q1-2024)
- Jaký typ rozumného řetězce verzí mohou použít a pochopit ostatní tvůrci dokumentů (např. HR-W-4_2024_ver1_1 nebo Lgl_NDA_Q1-2024_interns)
Pamatujte, že řetězec musí mít 20 až 30 znaků, proto vyplňte obsah něčím smysluplným, co v budoucnu usnadní údržbu řetězce.
Přidání textu pro sladění do dokumentu PDF
Řetězec textu pro sladění musí být na první stránce nahraného souboru.
Text může mít libovolnou barvu nebo velikost.
Čísla verzí se obvykle nacházejí v rozích dokumentů, ale můžete je umístit kamkoli na první stránku:
Přidání textu pro sladění na kartu Informace o pracovním postupu
Vytvořte nový pracovní postup (nebo upravte stávající) a přidejte řetězec textu pro sladění na kartu Informace o pracovním postupu:
Přidání řetězce textu pro sladění do pracovního postupu nebrání ručnímu použití pracovního postupu.
Konfigurace karty Dokumenty pro vložení nahraného PDF
Pracovní postup musí být nakonfigurován tak, aby přijímal nahraný soubor na kartě Dokumenty. Postup konfigurace dokumentu:
- Vyberte odkaz Přidat dokument, který přidá řádek pro jeden dokument (soubor).
- Zadejte Název dokumentu. Tato hodnota se zobrazí odesílajícímu na stránce Vytvořit při vytváření dohody. Doporučujeme, aby Název dokumentu vyjadřoval, že se jedná o stejný soubor, který byl nahrán, aby nedocházelo k matení odesílatelů.
- Pole Soubory a Název dokumentu ponechte prázdná.
- Obecně se doporučuje zaškrtnout políčko Povinné, aby se v uživatelském rozhraní daná položka zobrazovala jako povinná a omezil se tak počet dotazů, proč položku uživatel nemůže nahradit. Zaškrtávací políčko Povinné však nemá žádný mechanický dopad, protože nahraný soubor se automaticky připojí a odesílatel jej nemůže odstranit bez ohledu na to, jak je políčko nakonfigurováno.
K šabloně lze přidat další dokumenty, pokud váš postup umožňuje odesílateli přidat do dohody další/podpůrný obsah.
Zvažte, jak aplikovat pole formuláře v dohodě
Přidání polí formuláře prostřednictvím šablony ušetří odesílatelům čas strávený vytvářením vlastních polí a zajistí správné umístění a pojmenování polí pro případné vykazování.
Automatizovaná detekce pracovních postupů funguje se soubory PDF obsahujícími textové značky, nebo u souborů navržených jako AcroForms.
Chcete-li aplikovat všechna pole související s podpisem a sběrem dat, lze do pracovního postupu případně přidat vrstvu formulářových polí z karty Dokumenty. To vyžaduje, aby byla předem vytvořena šablona:
- Vytvořte šablonu pomocí stejného souboru PDF, který navrhujete, spolu s textem pro sladění.
- Do názvu šablony přidejte řetězec textu pro sladění, díky čemuž ji vždy rychle najdete.
- Šablonu nakonfigurujte jako obojí – jako dokument i jako vrstvu formulářových polí.
- Zajistěte, aby rozsah položky Kdo smí použít tuto šablonu odpovídal rozsahu definovanému v pracovním postupu.
- Vytvořte pole v šabloně.
- Uložte šablonu
Přidání vrstvy formulářových polí do pracovního postupu:
- Otevřete pracovní postup a přejděte na kartu Dokumenty.
- Vyberte ikonu Přidat dokument v části Vrstva formulářových polí.
- Panel pro výběr zobrazuje všechny vrstvy formulářových polí, které jsou k dispozici (prostřednictvím výběru skupiny).
- Vyberte správnou vrstvu formulářových polí.
- Vyberte možnost OK a dokončete postup přidání.
Kromě všech polí zahrnutých do PDF (textové značky nebo AcroForm) se použije i vrstva formulářových polí.
Odpovídající hodnoty textu pro sladění se zobrazí v seznamu pracovních postupů
Pracovní postupy, které mají hodnotu textu pro sladění, tuto hodnotu zobrazí v seznamu vlastních pracovních postupů: