Webové formuláře služby Adobe Acrobat Sign

Overview (Přehled)

Více osobám lze poskytnout snadný přístup k formuláři nebo dokumentu pro podepsání a vytváření dohod tím, že vytvoříte webový formulář, který umožňuje podepsání, a vložíte jej na web (nebo odešlete ve formě webového odkazu).

Webový formulář lze nakonfigurovat pro jednoho nebo více účastníků, více druhých podepisujících i několik stran uvedených v kopii. Postup pro získávání podpisů u webového formuláře vypadá následovně:

  • Dohoda vzniká, jakmile první účastník postup dokončí a ověří svůj podpis nebo akci.
    • Pokud je webový formulář určen pro větší počet účastníků, jednotliví účastníci dokončí svoje akce týkající se dohody v tom pořadí, v jakém jsou uvedeni.
  • Jakmile všichni účastníci dokončí své akce, druzí podepisující dostanou upozornění v tom pořadí, v jakém jsou uvedeni.
  • Jakmile je dohoda dokončena, všechny strany (včetně osob uvedených v kopii) dostanou upozornění o dokončení dohody.
Účty, které mají aktivovanou funkci Uživatelé ve více skupinách, mohou chtít definovat jednu nebo více vyhrazených skupin pro řízení možností podpisu a e-mailu webového formuláře při zachování různých možností pro přímo odesílané dohody.


Postup povolení/zakázání přístupu uživatelů k webovým formulářům

Úroveň služeb pro střední a velké podniky má možnost konfigurovat přístup k webovým formulářům a možnostem pro podepisující.

Přístup k webovým formulářům a možnosti podepisujícího lze povolit nebo zakázat na úrovni účtu či skupiny v nabídce Účet > Nastavení účtu > Globální nastavení > Webové formuláře

Ovládací prvky na stránce Globální

Možnosti konfigurace

Webové formuláře podléhají několika obecným nastavením, která se vztahují na všechny dohody v určité skupině. Praktické použití webového formuláře se však často liší od dohody zaslané přímo známému příjemci a související nastavení týkající se možností ověřování a e-mailu mohou být v konfliktu.

Pro zákazníky, kteří mají aktivovánu funkci Uživatelé ve více skupinách, může být užitečné vytvořit novou skupinu s přizpůsobeným nastavením pro práci s webovým formulářem (např. interní webové formuláře, které nevyžadují tak přísné ověřování).

Pokud jde o ovládací prvky, které přímo ovlivňují webové formuláře, existuje několik možností konfigurace:

Po zaškrtnutí tohoto políčka se na domovské stránce zobrazí možnost Publikovat webový formulář, která uživatelům umožňuje vytvářet formuláře podle potřeby.

Povolení použití funkce webových formulářů na domovské stránce

Pokud je funkce povolená, e-mailové adresy lze do webového formuláře přidávat jako adresy, na které se zašle kopie. V opačném případě je možnost přidávat adresy pro zaslání kopie z procesu vytváření odebrána.

Povolit kopie v rámci webových formulářů

Pokud je funkce povolená, v Možnostech webového formuláře se objeví odkaz Stáhnout PDF, pomocí kterého může příjemce stáhnout prázdný webový formulář jako soubor PDF.

Povolit náhled webových formulářů v PDF

Webové formuláře vyžadují, aby každý účastník poskytl svoji e-mailovou adresu, aby akce podepsání mohla být zřetelně přiřazena a ověřena.

Nastavení Vyžadovat e-mailovou adresu v bloku podpisu určuje, zda dojde k zadání e-mailu do polí samotného formuláře, nebo v překryvném rozhraní po procesu podepsání.

Když je nastavení zapnuto, v rámci dokumentu je vyžadováno pole E-mailová adresa pro každého podepisujícího. Toto pole může být jednotlivě vložené pole E-mail, nebo vestavěné pole e-mailu, které je zahrnuto v bloku podpisu.

Zapnutý blok podpisu s povinným e-mailem s diskrétně vloženým polem e-mailu

Systém automaticky vloží pole Blok podpisu do dolní části poslední strany pro každého účastníka, který v dokumentu nemá pole E-mail.

Blok podpisu se zapnutou možností povinného vyplnění e-mailu, ale bez vloženého pole e-mailu

Když je toto nastavení vypnuto, webový formulář nevyžaduje, aby ve formuláři bylo přítomno pole e-mailu. Po potvrzení podpisu je příjemce vyzván k zadání e-mailové adresy prostřednictvím překryvného rozhraní.

Blok podpisu s vypnutou možností vyplnění povinného e-mailu

Poznámka:

Ve všech případech musí být shromážděny e-mailové adresy všech účastníků

Když je zapnuta možnost Vyžadovat, aby podepisující osoba ověřila svou e-mailovou adresu, příjemce musí před dokončením podepsání uživatelem ověřit svůj podpis.

Účastník je o požadavku k ověření podpisu informován prostřednictvím odkazu zaslaného na jeho e-mail:

E-mailová stránka s ověřením po podepsání a e-mailový odkaz

Zpráva o auditu jasně vykazuje, že e-mail byl ověřen:

Zpráva o auditu s povoleným ověřováním e-mailu

Když je možnost Vyžadovat, aby podepisující osoba ověřila svou e-mailovou adresu vypnuta, účastník nemusí pro dokončení procesu podpisu ověřovat svou e-mailovou adresu. Dohoda je poté považována za dokončenou, nebo pokračuje s dalším účastníkem.

Stránka po podepsání, když je nastavení vypnuto

Zpráva o auditu pro neověřené e-mailové adresy vykazuje, že ověření bylo odmítnuto:

Zpráva o auditu s vypnutým ověřováním e-mailu

Pozor:

Neověřené podpisy budou zamítnuty.

Pokud účastníkovi zakážete ověřování e-mailem a vyžadujete právně závazný podpis, ujistěte se, že používáte nějakou formu ověřování, která poskytuje totožnost jedinečné osoby (například: ověřování založené na znalostech).

Pokud první podepisující osoba připojí další účastníky, je nejprve nutné ověřit e-mailovou adresu prvního účastníka, až poté bude upozorněn druhý účastník (nezávisle na tomto nastavení).

Když je zapnuta možnost Povolit další účastníky, rozhraní webového formuláře zobrazí odkaz Přidat účastníka, který vloží jeden záznam o dalším účastníkovi za každé kliknutí (s maximálním počtem 25 dalších účastníků).

Pokud je funkce Povolit další účastníky vypnutá, v rozhraní není možné další účastníky přidat a u webových formulářů lze přidat pouze jednoho externího podepisujícího.

Rozhraní Povolit další účastníky

Časté dotazy a známé problémy

Pouze pokud je webový formulář ve stavu Koncept.

Poté, co je webový formulář vytvořen, není možné aktualizovat jeho název.

Autor webového formuláře vždy obdrží dokončenou dohodu (pokud nejsou aktivní nastavení, která by potlačila odeslání upozornění).

Má-li být po podepsání webového formuláře dohody upozorněna další strana, je možné použít pole Kopie a zajistit tak automatické začlenění další strany.

Pole Kopie

Po publikování webového formuláře lze druhé podepisující upravit pouze na stránce Správa.

Lze upravit pouze e-mailové adresy. Počet druhých podepisujících nelze měnit.

Poznámka:

Pokud byl tvůrce webového formuláře přidán mezi druhé podepisující webového formuláře, nelze tohoto uživatele upravit

Ano.

Po vytvoření webového formuláře můžete strany v kopii upravit na stránce Správa.

Ano.

Šablony v knihovně Acrobat Sign lze použít jako základ pro webové formuláře, pokud je připojíte přes odkaz Přidat soubory.

Pole digitálního podpisu nejsou v současnosti podporována ve webových formulářích.

Při pokusu o uložení webového formuláře s digitálním podpisem se zobrazí chybová zpráva s označením nepodporovaných typů polí.

Digitální podpisy nejsou podporovány

Ano.

Pokyny pro zakázání procesu ověřování e-mailu naleznete v části Konfigurace.

I když ověření pomocí e-mailové zprávy vypnete, podepisující stejně musí e-mailovou adresu zadat.

Pozor:

Pokud zakážete ověřování podpisu e-mailem a vyžadujete právně závazný podpis, ujistěte se, že používáte nějakou formu ověřování, která poskytuje totožnost jedinečné osoby (například: ověřování založené na znalostech nebo heslo).

Dvoufaktorové ověřování pro webový formulář

Ano. Běžný přehled

Adresa URL webového formuláře je jednoduše adresa URL jako každá jiná.

Přidání adresy URL webového formuláře ve formě hypertextového odkazu nevytváří logické propojení žádné dohody vytvořené webovým formulářem se zdrojovou dohodou.

Údaje shromážděné na webovém formuláři jsou obsaženy v ID transakce dohody. Tyto údaje se nevkládají na žádné jiné místo v systému Acrobat Sign, a pokud je dohoda zcela odstraněna, odstraní se i tyto údaje.

Vykazování na webových formulářích čerpá obsah k vyplnění sestavy z dohod(y), ale neukládá data na žádná nová místa.

Část Aktivita šablony nadřazeného webového formuláře zaznamenává hlavní události, jako jsou vytvoření, aktivace/deaktivace a nahrazení účastníků

Aktivita webového formuláře

Logo Adobe

Přihlaste se ke svému účtu.