Přehled
Více osobám lze poskytnout snadný přístup k formuláři nebo dokumentu pro podepsání a vytváření dohod tím, že vytvoříte webový formulář, který umožňuje podepsání, a vložíte jej na web (nebo odešlete ve formě webového odkazu).
Webový formulář lze nakonfigurovat pro jednoho nebo více účastníků, více druhých podepisujících a několik stran uvedených v kopii. Postup pro získávání podpisů u webového formuláře vypadá následovně:
- Jakmile první účastník dokončí a ověří svůj podpis / svou akci, je vytvořena dohoda
- Pokud je webový formulář určen pro větší počet účastníků, jednotliví účastníci dokončí své akce týkající se dohody v postupném pořadí, v jakém jsou uvedeni.
- Jakmile všichni účastníci dokončí své akce, druzí podepisující dostanou upozornění v tom pořadí, v jakém jsou uvedeni.
- Jakmile je dohoda dokončena, všechny strany (včetně osob uvedených v kopii) dostanou upozornění o dokončení dohody.
Postup povolení/zakázání přístupu uživatelů k webovým formulářům
Firemní nebo podniková úroveň služby může konfigurovat přístup k webovým formulářům a možnosti podepisujícího.
Přístup k webovým formulářům a možnosti podepisujícího lze povolit nebo zakázat na úrovni účtu či skupiny v nabídce Nastavení účtu > Globální nastavení > Webové formuláře
Konfigurace
Webové formuláře podléhají několika obecným nastavením, která se vztahují na všechny dohody v určité skupině. Praktické použití webového formuláře se však často liší od dohody zaslané přímo známému příjemci a související nastavení týkající se možností ověřování a e-mailu mohou být v konfliktu.
Pro zákazníky, kteří mají zapnutou funkci Uživatelé ve více skupinách, může být užitečné vytvořit novou skupinu s přizpůsobeným nastavením pro práci s webovým formulářem (např. interní webové formuláře, které vyžadují méně přísné ověřování).
Dostupnost:
Webové formuláře jsou k dispozici pro týmové a podnikové licenční plány.
Rozsah konfigurace:
Funkci lze aktivovat na úrovních účtu a skupiny.
Ovládací prvky pro tuto funkci lze posoudit přechodem na Globální nastavení > Webové formuláře
Pokud jde o ovládací prvky, které přímo ovlivňují webové formuláře, existuje několik možností konfigurace:
Po zaškrtnutí tohoto políčka se na domovské stránce zobrazí možnost Publikovat webový formulář, která uživatelům umožňuje vytvářet formuláře podle potřeby.
Když je povolena tato možnost, je možné do webového formuláře přidávat uživatele uvedené v kopii. V opačném případě je možnost přidávat adresy pro zaslání kopie z procesu vytváření odebrána.
Pokud je funkce povolená, v Možnostech webového formuláře se objeví odkaz Stáhnout PDF, pomocí kterého může příjemce stáhnout prázdný webový formulář jako soubor PDF.
Webové formuláře vyžadují, aby každý účastník poskytl svoji e-mailovou adresu, aby akce podepsání mohla být zřetelně přiřazena a ověřena.
Nastavení Vyžadovat e-mailovou adresu v bloku podpisu určuje, zda dojde k zadání e-mailu do polí samotného formuláře, nebo v překryvném rozhraní po procesu podepsání.
Pokud je povolena tato možnost, u každého podepisujícího je vyžadováno pole E-mailová adresa. Toto pole může být jednotlivě vložené pole E-mail, nebo vestavěné pole e-mailu, které je zahrnuto v bloku podpisu
.
Systém automaticky vloží pole Blok podpisu do dolní části poslední strany pro každého účastníka, který v dokumentu nemá pole E-mail.
Když je toto nastavení vypnuto, webový formulář nevyžaduje, aby ve formuláři bylo přítomno pole e-mailu. Po potvrzení podpisu je příjemce vyzván k zadání e-mailové adresy prostřednictvím překryvného rozhraní.
Ve všech případech musí být shromážděny e-mailové adresy všech účastníků.
Když je zapnuta možnost Vyžadovat, aby podepisující osoba ověřila svou e-mailovou adresu, příjemce musí ověřit svůj podpis, než bude podpis účastníka považován za dokončený.
Účastník je o požadavku k ověření podpisu informován prostřednictvím odkazu zaslaného na jejich e-mail:
Zpráva o auditu jasně vykazuje, že e-mail byl ověřen:
Když je možnost Vyžadovat, aby podepisující osoba ověřila svou e-mailovou adresu vypnuta, účastník nemusí pro dokončení procesu podpisu ověřovat svou e-mailovou adresu. Dohoda je poté považována za dokončenou, nebo pokračuje s dalším účastníkem.
Zpráva o auditu pro neověřené e-mailové adresy vykazuje, že ověření bylo odmítnuto:
Neověřené podpisy budou zamítnuty.
Pokud účastníkovi zakážete ověřování e-mailem a vyžadujete právně závazný podpis, ujistěte se, že používáte nějakou formu ověřování, která poskytuje totožnost jedinečné osoby (například: ověřování založené na znalostech).
Pokud první podepisující připojí další účastníky, je nejprve nutné ověřit e-mailovou adresu prvního účastníka, až poté bude upozorněn druhý účastník (nezávisle na tomto nastavení).
Když je zapnuta možnost Povolit další účastníky, rozhraní webového formuláře zobrazí odkaz Přidat účastníka, který vloží jeden záznam o dalším účastníkovi za každé kliknutí (s maximálním počtem 25 dalších účastníků).
Pokud je funkce Povolit další účastníky vypnutá, v rozhraní není možné další účastníky přidat a u webových formulářů lze přidat pouze jednoho externího podepisujícího.
Povolení možnosti Povolit příjemcům uložit jejich pokrok a pokračovat později zobrazuje příjemcům možnost uložit webový formulář se všemi vstupními poli, jako kdyby to byla dohoda, kterou jim zaslal tvůrce webového formuláře. Příjemce může svůj postup explicitně uložit pomocí nabídky Možnosti. Vedle toho webový formulář automaticky vyzve uživatele, aby uložil svůj postup v případě, že se pokusí formulář opustit.
Po uložení dohody je příjemci doručen e-mail a podepisujícímu se zobrazí pokyny, aby mohl pokračovat ve vyplňování formuláře prostřednictvím e-mailového odkazu:
Pokud to umožňuje případ použití, podřízená nastavení umožňují upravení postupu příjemce:
- Uložit při otevření webového formuláře – Pokud je povolena tato možnost, příjemce musí webový formulář uložit, jakmile je formulář otevřen. Ve výchozím nastavení má podepisující možnost proces ukládání zrušit. Doporučujeme tuto možnost, pokud jsou vaše webové formuláře dlouhé a komplikované, aby se předešlo možnému vypršení platnosti relace.
- Vynutit uložení při otevření – Pokud je tato možnost povolena, odebere možnost zrušení výzvy k uložení webového formuláře po jeho otevření.
- Vypnout opakované ověření autora při otevření webového formuláře z e-mailového odkazu – Pokud je povolena tato možnost, příjemce se nemusí ověřit při přistupování k uložené dohodě prostřednictvím e-mailového odkazu. Pokud váš proces nevyžaduje, aby byl ověřen každý přístup k formuláři, zvažte povolení této možnosti.
- Povolit úpravy názvu dohody – Pokud je povolena tato možnost, příjemce může upravovat název dohody (jak je znázorněno na stránce Správa) a následných odkazů (hlášení, zprávy o auditu atd.). Obecně doporučujeme neumožňovat příjemcům volně upravovat název dohody, pokud k tomu není vážná obchodní potřeba.
Další podobnosti o možnosti ukládat webové formuláře naleznete zde >
Časté dotazy a známé problémy
Pouze pokud je webový formulář ve stavu Koncept.
Poté, co je webový formulář vytvořen, není možné aktualizovat jeho název.
Autor webového formuláře vždy obdrží dokončenou dohodu (pokud nejsou aktivní nastavení, která by potlačila odeslání upozornění).
Pokud musí být po podepsání webového formuláře dohody upozorněna další strana, je možné použít pole Kopie a zajistit tak automatické začlenění další strany.
Po publikování webového formuláře lze druhé podepisující upravit pouze na stránce Správa.
Lze upravit pouze e-mailové adresy. Počet druhých podepisujících nelze měnit.
Pokud byl tvůrce webového formuláře přidán mezi druhé podepisující webového formuláře, nelze tohoto účastníka upravit
Ano.
Po vytvoření webového formuláře můžete strany v kopii upravit na stránce Správa.
Ano.
Šablony v knihovně Acrobat Sign lze použít jako základ pro webové formuláře, pokud je připojíte přes odkaz Přidat soubory.
Pole digitálního podpisu ve webových formulářích nejsou podporována.
Při pokusu o uložení webového formuláře s digitálním podpisem se zobrazí chybová zpráva s označením nepodporovaných typů polí.
Ano.
Pokyny pro zakázání procesu ověřování e-mailu naleznete v části Konfigurace.
I když ověření pomocí e-mailové zprávy vypnete, podepisující stejně musí e-mailovou adresu zadat.
Pokud zakážete ověřování podpisu e-mailem a vyžadujete právně závazný podpis, ujistěte se, že používáte nějakou formu ověřování, která poskytuje totožnost jedinečné osoby (například: ověřování založené na znalostech nebo heslo).
Ano. Běžný přehled
Adresa URL webového formuláře je jednoduše adresa URL jako každá jiná.
Přidání adresy URL webového formuláře ve formě hypertextového odkazu nevytváří logické propojení žádné dohody vytvořené webovým formulářem se zdrojovou dohodou.
Údaje shromážděné na webovém formuláři jsou obsaženy v ID transakce dohody. Tyto údaje se nevkládají na žádné jiné místo v systému Acrobat Sign, a pokud je dohoda zcela odstraněna, odstraní se i tyto údaje.
Vykazování na webových formulářích čerpá obsah k vyplnění sestavy z dohod(y), ale neukládá data na žádná nová místa.
Webové formuláře čekající na ověření e-mailem (kliknutím na e-mailový odkaz Potvrdit e-mailovou adresu nebo Zkontrolovat a podepsat) se na stránce Správa nezobrazují. To platí pro seznam dohod se stavem Probíhá i pro souhrnnou zprávu:
Webové formuláře, které byly uloženy, ale k odkazu Zkontrolovat a podepsat nebylo přistoupeno, lze vyhledat exportováním dat formuláře pro webový formulář.
Pokud je zakázána možnost Vyžadovat, aby podepisující osoba ověřila svou e-mailovou adresu, je přijat jakýkoli pokus o podepsání a dohoda se odpovídajícím způsobem zobrazí na stránce Správa.
Část Aktivita šablony nadřazeného webového formuláře zaznamenává hlavní události, jako jsou vytvoření, aktivace/deaktivace a nahrazení účastníků
Všechny články o webových formulářích:
- Přehled a konfigurace webových formulářů
- Vytvoření webového formuláře
- Úprava webového formuláře
- Zakázání/povolení webového formuláře
- Skrytí/zobrazení webového formuláře
- Nalezení adresy URL a skriptu k webovému formuláři
- Předvyplnění hodnoty pole webového formuláře pomocí parametrů URL
- Povolení ukládání webových formulářů a jejich obnovení příjemci
