Instalace zkušební verze systému Workday

Tento dokument poskytuje zákazníkům Workday požadované kroky k aktivaci zkušebního účtu Adobe Sign a jeho následné integraci do vašeho nájemce systému Workday. Dokument slouží jako instalační příručka a nejde o ucelenou školicí příručku k systému Workday.

Pokud již máte účet u služby Adobe Sign, není třeba začínat se zkušební verzí. O integraci do systému Workday požádejte svého klientského manažera úspěchu.

Pro používání služby Adobe Sign v rámci systému Workday je nutné, abyste rozuměli či porozuměli tomu, jak vytvářet a měnit položky Workday, jako jsou: rámec firemního procesu, nastavení nájemce a konfigurace, výkaznictví a integrace Studio Workday.

Důležitými kroky k dokončení integrace jsou:

• Aktivace vašeho zkušebního účtu služby Adobe Sign
• Vygenerování integračního klíče ve službě Adobe Sign
• Instalace integračního klíče do nájemce systému Workday

Chcete-li požádat o 30denní zkušební verzi služby Adobe Sign, vyplňte tento formulář:

https://land.echosign.com/esign-trial-workday-registration.html

Do jednoho pracovního dne vám odborník na nábor Adobe Sign vytvoří účet (ve službě Adobe Sign) pro systém Workday. Po jeho vytvoření obdržíte potvrzovací e-mail:

Podle pokynů v e-mailu inicializujte svůj účet a dostanete se na domovskou stránku služby Adobe Sign.

U nových instalací je třeba, aby byl ve službě Adobe Sign vygenerován integrační klíč, a poté zadán do systému Workday. Tento klíč automaticky ověří prostředí Adobe Sign a Workday, aby si vzájemně důvěřovala a sdílela obsah. 

Jak vygenerovat integrační klíč ve službě Adobe Sign:

• Přihlaste se ke svému správci ve službě Adobe Sign
• Přejděte do části Účet > Osobní preference > Přístupové tokeny
• Klikněte na ikonu plus v kruhu na pravé straně okna

Načte se rozhraní Vytvořit integrační klíč:

• Zadejte intuitivní název vašeho klíče (např. Workday)

Integrační klíč musí mít povoleny následující prvky:

• agreement_read
• agreement_write
• agreement_send
• widget_read
• library_read

• Klikněte na tlačítko Uložit

Stránka Přístupové tokeny je otevřena a zobrazuje klíče vytvořené ve vašem účtu.

• Klikněte na definici klíče vytvořeného pro systém Workday
  • Integration Key (Integrační klíč) je zobrazen v horní části definice
• Klikněte na odkaz integrační klíč

Integrační klíč je zobrazen.

• Zkopírujte tento klíč a uložte jej na bezpečné místo pro další krok
• Klikněte na OK

Instalace integračního klíče do nájemce Workday vytvoří vztah důvěry se službou Adobe Sign. Jakmile se tak stane, lze k jakémukoli firemnímu procesu přidat krok Review Document (Zkontrolovat dokument), který umožňuje podpisový proces.

Poznámka: Služba Adobe Sign je v rámci celého prostředí systému Workday označena jako „Document Cloud společnosti Adobe“.

Jak instalovat integrační klíč:

• Přihlaste se jako správce účtu do systému Workday
• Hledejte Edit Tenant Setup - Business Processes (Upravit nastavení nájemce – firemní procesy)

Načte se stránka Edit Tenant Setup - Business Processes (Upravit nastavení nájemce – firemní procesy).

K integraci služby Adobe Sign patří čtyři pole:

Adobe Document Cloud Acknowledgment (Potvrzení pro Adobe Document Cloud) – Potvrzení integrace s fixním textem.

Adobe Document Cloud API Key (Klíč API pro Adobe Document Cloud) – Místo instalace integračního klíče

Adobe Document Cloud Sender Email Address (E-mailová adresa odesílatele pro Adobe Document Cloud) – E-mailová adresa správce skupiny ve službě Adobe Sign

Remove documents awaiting eSignature when Document is Canceled (Odstranit dokumenty čekající na e-podpis, když je dokument zrušen) – Volitelná konfigurace, která odstraní dokumenty z podpisového cyklu, dojde-li ke zrušení dokumentu v systému Workday.

Dokončete instalaci:

• Vložte váš integrační klíč do pole Integrační klíč API služby Adobe Sign
• Zadejte e-mailovou adresu správce Adobe Sign do pole E-mailová adresa odesílatele pro Document Cloud společnosti Adobe
• Klikněte na OK

Nyní lze přidat funkci Adobe Sign do jakéhokoli firemního procesu přidáním kroku Review Document (Zkontrolovat dokument) a jeho konfigurací, aby mohla být volba „eSign by Adobe (E-podepsat společností Adobe)“ použita jako typ e-podpisu.

Dokument pro krok Zkontrolovat dokument může být statický dokument, dokument generovaný krokem Generovat dokument v rámci stejného firemního procesu, anebo formátovaná zpráva vytvořená pomocí Tvůrce zpráv Workday. Ke všem těmto případům lze přidat Adobe Text Tags (Textové tagy Adobe) pro regulaci vzhledu a polohy konkrétních komponentů podepisování Adobe. V definici firemního procesu musí být uveden zdroj dokumentu. Při průběhu firemního procesu nelze odeslat dokument ad-hoc.

Díky kroku Zkontrolovat dokument dává používání služby Adobe Sign možnost řadit podpisové skupiny. Můžete tak specifikovat skupiny vycházející z rolí, které se podepisují po řadě. Paralelní podepisování skupinami není podporováno.

Potřebujete-li pomoci s konfigurací kroku Zkontrolovat dokument, přečtěte si Stručný návod zde:
https://helpx.adobe.com/cz/sign/help/Workday_Quick_Start.html

Společnost Workday je majitelem integrace a je prvním kontaktním místem pro případ otázek týkajících se rozsahu integrace, nároků na funkce nebo problémů v každodenním fungování integrace.

Komunita Workday má několik dobrých článků zabývajících se řešením integrace a generováním dokumentů:

Řešení problémů s integrací e-podpisů

https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/zhA~hYllD3Hv1wu0CvHH_g

Krok Zkontrolovat dokumenty
https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/TboWWKQemecNipWgxLAjqg

Generování dynamických dokumentů

https://community.workday.com/node/176443

Nabídka tipů pro konfiguraci generování dokumentů

https://community.workday.com/node/183242

Adobe Sign je integračním partnerem, kterého je třeba kontaktovat, pokud se při integraci nedaří získat podpisy nebo pokud selže upozornění na chybějící podpisy.

Zákazníci služby Adobe Sign kontaktují pro podporu svého manažera pro úspěch zákazníků (CSM). Případně je také možné se obrátit na technickou podporu Adobe na telefonním čísle: 1-866-318-4100. Vyčkejte na seznam produktů a zadejte: 4, a dále 2 (na vyzvání).

Přidávání textových tagů Adobe do dokumentů
https://helpx.adobe.com/content/dam/help/en/sign/adobesign_text_tags_guide.pdf

Konfigurace a příklady kroku Review Document (Zkontrolovat dokument)
https://helpx.adobe.com/cz/sign/help/Workday_Quick_Start.html