Adobe Sign til selvunderskrivelse (Experience Cloud)

Self Sign er en nem komponent, der er lige til at bruge og gør det muligt for brugere af community-portal at underskrive selvbetjeningsaftaler. Føj denne komponent til en Salesforce Experience Cloud-portal (kunde, partner, medarbejder osv.), så brugere kan starte og underskrive deres aftaler direkte i portalen.

Forudsætninger

Nye installationer bør være opmærksomme på Generer prøveaftaleskabeloner, når Salesforce knyttes til Adobe Sign

Trin 1 – tilknyt din konto

Hvis skabelonerne ikke blev genereret under installationen, eller hvis du har opgraderet fra en tidligere version af pakken til v19, kan du generere aftalerne på fanen Adobe Sign-administrator.

2. Generer skabeloner fra fanen Administrator

Bekræft, at:

  • Fanen Aftaletyper har typen NDA
  • Fanen Aftaleskabeloner har skabelonen Test communityaftale
3. Aftaletype – fortrolighedsaftale

4. Aftaleskabeloner – testcommunity


Aktivér Chatter (kun v18-21)

Hvis din pakkeversion er under v22, skal Chatter være aktiveret i din SFDC-organisation.

Hvis du ikke allerede har Chatter aktiveret:

  • Gå til: Konfiguration > Platformsværktøjer > Funktionsindstillinger > Chatter > Chatter-indstillinger
  • Klik på knappen Rediger
  • Markér afkrydsningsfeltet Aktivér
  • Klik på Gem


Aktivér Digital Experiences

Digital Experiences skal være aktiveret, hvis det ikke allerede er.

  • Gå til: Indstil > Platformværktøjer > Featureindstillinger > Digital Experiences > indstillinger
  • Tjek Aktivér Digital Experiences -afkrydningsfeltet
  • Angiv et domænenavn til dine Experiences
    • Hvis din konto allerede har et etableret domæne, kan du bruge den samme værdi til Experiences
  • Klik på Gem
    • Klik på OK, når du bliver advaret om, at dit domæne ikke kan ændres, når det først er etableret
Aktivér Digital Experiences


Aktivér to CSP-pålidelige websteder

To pålidelige websteder med politik for indholdssikkerhed skal være konfigureret for at tillade basis-URL'erne for din Adobe Sign-konto

1. Find din Adobe Sign URL-shard:

  • Log ind på Adobe Sign og se på URL'en
  • Kopiér parameteren lige før echosign.com (om muligt adobesign.com)-delen (shard -værdien)
    • .na1 i dette tilfælde: https://caseyjones.na1.echosign.com
  • Luk fanen

 

2. Gå til Konfiguration > Indstillinger > Sikkerhed > CSP-pålidelige websteder

3. Klik på Nyt pålideligt websted

 

4. Indstil felter som følger:

  • Pålideligt websteds navn: AdobeSign
  • Pålideligt websteds URL: https://secure.<shard>.adobesign.com
    • (f.eks. https://secure.na1.adobesign.com)
    • Hvis din konto ikke er opdateret til adobesign.com-domænet, kan du bruge echosign.com i stedet
  • Aktiv: Bevar markeret
  • Sammenhæng: Udforsk Builder-websteder
  • Markér CSP-direktivet Tillad websted for frame-src

5. Klik på Gem

CSP definition af pålideligt websted

 

6. Gå tilbage til Konfiguration > Indstillinger > Sikkerhed > CSP-pålidelige websteder

7. Klik på Nyt pålideligt websted

8. Indstil felter som følger:

  • Pålideligt websteds navn: AdobeSign2
  • Pålideligt websteds URL: https://secure.adobesign.com
  • Aktiv: Bevar markeret
  • Sammenhæng: Udforsk Builder-websteder
  • Markér CSP-mappen Tillad websted for frame-src

9. Klik på Gem

Andet CSP-pålideligt websted

 

Når du er færdig, bør CSP-webstederne se sådan ud:

Pålidelige CSP-websteder


Aktivér tilladelsessættet Adobe Sign-communitybruger for alle communitybrugere

Aktivering af communitybrugerne med tilladelsessættet Adobe Sign-communitybruger er ikke en forudsætning for at bygge communityportalen, men det kræves, før de kan bruge portalen:

  • Gå til: Konfiguration > Administration > Brugere > Tilladelsessæt
  • Klik på tilladelsessættet Adobe Sign-communitybruger
Tildel tilladelsessæt

  • Siden Tilladelsessæt åbnes:
    • Klik på Administrer tildelinger
  • Siden Tildelte brugere åbnes
    • Klik på Tilføj tildeling
  • Siden Tildel brugere åbnes
    • Vælg alle de brugere, som tilladelsessættet skal gælde for
    • Klik på Tildel
Tildel tilladelsessæt til brugere


Oprettelse af Community-portalbruger

Klon profilen Community-brugerprofilen

For at konfigurere dine brugerprofiler til at bruge Adobe Signs selvbetjeningsportal skal du redigere profilen, hvilket betyder, at du skal klone én af standardprofilerne.

  • Gå til: Konfiguration > Administration > Brugere > Profiler
  • Klik på linket Klon ved siden af én af Kunde Community-standardprofilerne
    • Der er fire Kunde Community-profiler, og de kan alle bruges
    • Bemærk Brugerlicens-typen af den profil, du kloner
  • Angiv et intuitivt navn til din klonede profil og Gem


Opret en konto, kontakt og bruger for communityet

En konto, kontakt og bruger skal oprettes.

Bemærk:

En kontoejer skal associeres med en rolle for at aktivere portalbrugere. Sørg for, at din Salesforce-bruger har en rolle associeret (enhver rolle kan bruges).

Konfiguration > Administration > Brugere > Brugere > {klik på Rediger-linket til venstre for dit fulde navn}

Sådan oprettes kontoen:

  • Start appen Sales fra App Launcher
  • Klik på den nedadgående pil på fanen Konto, og vælg menupunktet + Ny konto

Når Ny konto-overlejringen vises, skal du skrive en Kontonavn-værdi, der tydeligt identificerer denne konto som Adobe Sign Portal-kontoen.

  • Dette er den eneste nødvendige værdi
  • Klik på Gem, når du er færdig

Derefter skal der oprettes en kontakt og bruger på kontoen:

  • Klik på ikonet Opret øverst til højre i vinduet
  • Vælg Ny kontakt i menuen

Når Ny kontakt-overlejringen vises:

  • Angiv en meningsfuld værdi for Navn
  • Angiv en Mail-værdi for kontakten. Helst mailen til en administrator, der administrerer community-portalens indhold
  • Associer den Kontakt til Adobe Sign Community-portalkontoen, som du oprettede i det forrige trin
  • Klik på Gem
Konfigurer communitykontakten

  • Åbn den nye side Kontakt, som du lige oprettede
  • Klik på tandhjulet Konfiguration øverst til højre i vinduet
  • Vælg Rediger objekt i menuen
Rediger kontaktobjektet

 

  • Vælg Sidelayout i det venstre spor
  • Rediger Kontaktlayout 

 

  • Vælg Mobil- og Lightning-handlinger fra objektindstillingerne
  • Træk knappen Aktivér kundebruger til sektionen Salesforce: mobil- og Lightning-handlinger
  • Træk knappen Log på Experience som bruger til sektionen Salesforce Mobile og Lightning-handlinger
  • Gem sidelayoutet

  • Gå tilbage til din community-kontakt, og klik på knappen Aktivér kundebruger
Aktivér kundebruger

En Ny bruger-side åbnes med kontaktoplysningerne importeret.

Konfigurer brugeren:

  • Indstil Brugerlicens til at matche licensen for den profil, du klonede tidligere
  • Indstil den Profil til den klonede profil
  • Klik på Gem, når du er færdig

Siden Konfigurationsbruger opdateres og viser brugerens detaljer.

  • Hold markøren over linket Tildelinger af tilladelsessæt
  • Klik på knappen Rediger tildelinger

Siden Tildeling af tilladelsessæt for brugeren åbnes.

  • Vælg Adobe Sign Community-bruger
  • Klik på knappen Tilføj
  • Klik på Gem


Konfiguration af SFDC Community-siden


Start en ny Digital oplevelse

  • Naviger til: Opsætning > Platformsværktøjer > Funktionsindstillinger > Digital Experiences > Alle websteder
  • Klik på knappen Ny.
Digitale oplevelser - Alle websteder

 

  • Vælg Kundeservice
    • Kundeservice kræves til selvbetjeningskomponenterne

 

  • Når siden Kundeservice indlæses, skal du klikke på Start

 

  • Giv webstedet et Navn
    • Du kan valgfrit føje et webstedsspecifikt navn til URL'en, hvilket er nyttigt, hvis du har flere websteder
  • Klik på Opret, når Navn er konfigureret

Et flot grafisk show kører, mens communityet oprettes. Når det er gjort, vises Community-siden.

►Navnet på communityet vises øverst i vinduet fremhævet i gult

►Den webstedsspecifikke streng i URL'en kan ses i adressefeltet fremhævet i grønblåt


Konfigurer arbejdsrummet for Experience for at aktivere brugere

  • Naviger til: Opsætning > Platformsværktøjer > Funktionsindstillinger > Digitale oplevelser > Alle websteder
  • Klik på linket Workspaces i dit community
Klik på Arbejdsområder

Siden Mine Workspaces indlæses:

  • Klik på Administration

Siden Administration åbnes for dit community.

Med Indstillinger valgt i det venstre spor:

  • Klik på knappen Aktivér til højre for statusindikatoren
Aktiver webstedet

 

Vælg Medlemmer i det venstre spor

  • Vælg Alle på søgelisten
  • Vælg den brugerdefinerede profil, som du oprettede fra listen Tilgængelige profiler
  • Klik på knappen Tilføj, så profilen flyttes til listen Valgte profiler
  • Klik på knappen Gem

Udgiv portalen 

  • Naviger til: Opsætning > Platformsværktøjer > Funktionsindstillinger > Digital Experiences > Alle websteder
  • Klik på linket Builder i dit community
Vælg Builder

  • Klik på Udgiv øverst til højre i vinduet
Udgiv


Sæt Profilsynligheds-indstillingerne for community-brugerens Mail-indstilling til Offentlig

Mailadressen i sektionen Profilsynlighed i communityet skal være indstillet til Offentlig:

  • Åbn siden Kontakt for den bruger, du bruger til at sende på vegne af
  • Vælg Log på Experience som bruger
Log ind på Experience som bruger

Portalgrænsefladen åbnes:

  • Klik på brugernavnet øverst til højre i community-sidens vindue for at åbne rullevinduet
  • Vælg Mine indstillinger

Siden Mine indstillinger for brugeren åbnes:

  • I sektionen Profilsynlighed skal du indstille værdien Mail til Offentlig
  • Klik på Gem


Tilføj komponenten Adobe Self Service Sign til Workspace

  • Naviger til: Opsætning > Platformsværktøjer > Funktionsindstillinger > Digitale oplevelser > Alle websteder
  • Klik på linket Workspaces i dit community
  • Klik på Builder i sektionen Mine Workspaces på siden
  • Klik på ikonet Komponenter øverst til venstre på siden, scroll til bunden af menuen, og klik-træk muligheden Adobe Self Service Sign til sidelayoutet.
    • Slip komponenten hvor du ønsker, Adobe Sign-aftaler skal vises
Træk komponenten til arbejdsområdet

 

Siden opdateres for at vise den tilføjede komponent på sidelayoutet og viser administrationspanelet for komponenten øverst til højre.

14. Adobe Self Service Sign-objektet på communitysiden

Administrationspanelet øverst til højre i vinduet styrer Portal-indstillingerne. Alle aftaler, der er vist i komponenten, har indstillingerne anvendt.

Ingen af indstillingerne kræves og bør kun bruges, når du ønsker at bruge indstillingen globalt.

De individuelle indstillinger er:

► Aftaleskabelon – hvad er den skabelon, der styrer aftalerne, som er vist i portalen.

► Aftaleomfang – denne indstilling dikterer, hvilken grad af underskriverinteraktion der kræves. To indstillinger er mulige:

○ Bruger- Bruger -indstillingen gør aftalen tilgængelig for alle brugere på kontoen, og de skal alle underskrive den. 

○ Konto – indstillingen Konto gør aftalen tilgængelig for alle brugere på kontoen, men kræver, at kun én bruger underskriver den. Når aftalen er underskrevet, er den ikke længere tilgængelig for andre kontobrugere.

► Deadline for underskrivelse – et statisk datofelt, der begrænser, hvor længe aftalen kan underskrives, Når deadlinen passeres, fjernes knappen Underskriv ved siden af aftalen, så brugere ikke kan fuldføre aftalen.

► Fornyelsesdage – en fri talværdi, der angiver, hvornår aftalen gøres tilgængelig igen, efter den er underskrevet. Hvis du har en aftale, der skal underskrives igen hver 90. dag, kan du genudgive aftalen automatisk 90 dage efter den forrige aftale blev underskrevet.

► Overskriftstitel – den øverste titel i selvbetjeningskomponenten lige til højre for Adobe Sign-login i ovenstående billede.

► Skjul overskriftslogo – skjuler Adobe Sign-logoet til venstre for Overskriftstitel. Markér feltet for at skjule logoet

 

Klik på knappen Udgiv for at gøre portalen tilgængelig.

  • Hver gang du foretager en ændring af portalen eller andre indstillinger, skal du genudgive portalen


"Tillad afsendelse på vegne af andre" for at aktivere brugere, der ikke har nogen Adobe Sign-licens

Hvis du har portalbrugere, der ikke er licenseret i Adobe Sign, skal du omgå brugerlicenseringen ved at udnytte funktionen "Send på vegne af", der er indbygget i pakken. Dette lader en community-bruger generere en aftale ved hjælp af licensering af en anden bruger.

Denne installation kræver fire konfigurationer:

  • Aktivér funktionen Tillad afsendelse på vegne af andre i de brugerdefinerede indstillinger
  • Aktivér Tillad afsendelse på vegne af for den licenserede bruger
  • Konfigurer aftaleskabelonen med en community-brugers Salesforce ID med en Adobe Sign-licens
  • Angiv Profilsynlighed-indstillingerne for ovenstående community-brugers Mail-indstilling til Offentlig

 

Del ét – aktivér indstillingen:

  1. Gå til Konfiguration > Platformsværktøjer > Brugerdefineret kode > Brugerdefinerede indstillinger
    • Dette indlæser siden Brugerdefinerede indstillinger
  2. Klik på etiketten Adobe Sign-indstillinger
    • Siden Adobe Sign-indstillinger indlæses

 3. Klik på knappen Administrer

 4. Klik på Ny (eller Rediger, hvis du har konfigureret indstillinger før)

  • Siden Adobe Sign-indstillinger indlæses.

5. Søg efter Tillad afsendelse på vegne af andre

  • Aktivér indstillingen ved at markere afkrydsningsfeltet
  • Klik på Gem

Aktivér brugeren for at få aftaler sendt på brugerens vegne

For at aktivere den bruger, der understøtter funktionen Send på vegne af, skal du føje feltet Tillad afsendelse som andre brugere til brugerpostlayoutet ved at gøre følgende:

  • Gå til Konfiguration > Platformsværktøjer > Objekter og felter > Objektstyring
  • Vælg Bruger fra Objektstyring
  • Vælg Brugersidelayouts fra det venstre spor på objektsiden Bruger
  • Klik på linket Brugerlayout
  • Med Felter markeret skal du klikke på Adobe Sign Tillad afsendelse som andre brugere og trække den til "Flere oplysninger (overskrift er kun synlig ved redigering)" i layoutet
  • Klik på Gem

Med feltet på plads skal du aktivere den specifikke bruger:

  • Gå til: Konfiguration > Administration > Brugere > Brugere
  • Klik på handlingen Rediger for "community-kontakt"-brugeren
  • På siden Brugerredigering, i sektionen Flere oplysninger skal du aktivere indstillingen Adobe Sign Tillad afsendelse som andre brugere.
  • Klik på knappen Gem


Konfigurer aftaleskabelonen med administrators bruger-id

Hver aftaleskabelon kan have én (og kun én) bruger, som aftalerne sendes på vegne af. Den valgte bruger skal kunne sende aftaler via Adobe Sign, men der er ingen restriktioner på plads.

Nedenstående eksempel anvender den tidligere konfigurerede Community-bruger.

 

Først skal du finde og gemme Salesforce-brugerens bruger-id:

  • Gå til Konfiguration > Administration > Brugere > Brugere
  • Klik på linket Fuldt navn for brugeren

Siden Konfigurer brugere åbnes.

Bruger-id'et findes i sidens URL (fremhævet i gult nedenfor):

Den ovenstående URL er (med ID i fed):

https://adobedocwinter18test-dev-ed.lightning.force.com/one/one.app?source=aloha#/setup/page?nodeId=ManageUsers&address=%2F0051I000000TA5N

Vær forsigtig med ikke at inkludere %2F

  • Kopiér og gem bruger-id'et

 

Anvend derefter bruger-id'et på skabelonen:

  • Gå til: App Launcher > Adobe Sign > Aftaleskabeloner
  • Klik på det Navn på aftaleskabelon, som du vil redigere
Gå til Aftaleskabelon

Klik på fanen Modtagere, og rediger feltet Send på vegne af

  • Indsæt Salesforce-bruger-id'et i feltet (der er et pladsholder-id, som du roligt kan slette)
  • Klik på Gem
Rediger Send på vegne af


Udfyldelse af portalen med aftaler

Der er to metoder til at levere aftaler til brugere på i community-portalen:

  • Send direkte – hvis du sender en aftale til en Salesforce Kontakt, ser den bruger aftalerne vist i deres personlige portalvisning.
  • Kontoskabelon – når du har brug for at få signaturer fra en konto, kan du oprette en skabelon og derefter vise den skabelon til brugerne. Fra brugerens perspektiv ser dette ens ud, men denne metode genererer kun en ny aftale i det øjeblik, at brugeren klikker på knappen Underskriv/Godkend. Få mere at vide i sektionen Aftaleskabelon.

 

Begge metoder kræver, at du:

  • Konfigurerer portalen korrekt
    • Den skal være aktiv
    • Den skal tillade den korrekte profil, så brugeren har adgang til den
    • Den skal have Adobe Sign-komponenten installeret
  • Konfigurer brugerne for communityet
    • Aktiveret i communityet
    • Konfigureret med den korrekte brugerlicens og -profil

Sådan sender du en aftale direkte til en bruger:

  • Modtageren skal være en Kontakt 
    • Hvis du bruger en Mail-værdi, udfyldes aftalen ikke i portalen
Konfigureret aftale

Oprettelse af an skabelon på kontoniveau 

  • Oprettet med en Aftaleskabelon, der på korrekt vis ser op til en Aftaletype
  • Har en Masterobjekttype indstillet til Kontakt
  • Har en fil vedhæftet
  • Har valgfrit Send på vegne af konfigureret


Visning af Community-brugere

Med brugere og portalen korrekt konfigureret udfyldes aftaler, der er sendt til kontakten, på portalen, så brugere har adgang til dem og kan underskrive dem efter deres forgodtbefindende.

Aftaler, der venter på, at brugeren underskriver, vises øverst. Knappen til højre for aftalenavnet indikerer, om der kræves en signatur eller godkendelse.

  • Hver gang en bruger underskriver eller godkender en aftaler, vises der en fuldført-besked øverst i komponentpanelet

Aftaler, der tidligere er underskrevet af brugeren, men venter på, at andre modtagere fuldfører deres handlinger, vises som de næste.

Nederst i komponentpanelet er de fuldførte aftaler med underskriverens/godkenderens e-mailadresse og udførelsesdatoen vist.

Eksempelportal

Aftaleskabelon

Der kan indsættes en Aftaleskabelon i community-portalen via communityets administrationspanel for komponenter.

Administrationspanel

Når skabelonen er tilføjet, ses den i sektionen Venter på dig og ligner præcist en aftale, der er sendt direkte til brugeren.

Forskellen er, at knappen Send/Godkend aktiverer skabelonen til at generere en ny aftale på det tidspunkt, hvor der klikkes på den, og hoster derefter aftalen i portalen. Så aftalelisten er ikke udfyldt med disse potentielle aftale, indtil brugeren indleder underskrivelsesprocessen.

Kun én skabelon kan bruges ad gangen, og den skabelon styres af andre indstillinger på administrationspanelet (beskrevet nedenfor).


Aftaleomfang

Aftaleomfanget begrænser, hvem der kan udløse skabelonen i forhold til volumen:

  • Når Aftaleomfang er indstillet til Bruger, er skabelonen tilgængelig for alle brugere med adgang til portalen. Hver bruger kan underskrivere sin egen kopi af aftalen
    • Når Bruger er aktiveret, er hver underskreven kopi af skabelonen synlig i portalen under sektionen Fuldførte aftaler
  • Muligheden Konto tillader kun én bruger at underskrive (den første bruger klikker på knappen og genererer aftalen). Efter den første underskriver fuldfører aftalen, fjernes linket fra visningen af alle andre brugere


Deadline for underskrivelse

Hvis en Deadline for underskrivelse angives i administrationspanelet for komponenter, skal aftaler underskrives inden den dato. Deadlinen fremgår tydeligt under aftalenavnet.

Deadline defineret

Når den definerede dato er passeret, fjernes knappen Underskriv, og deadlineteksten vises i rød skrift.

Udløbet aftale


Fornyelsesdage

Værdien Fornyelsesdage er ikke eksplicit synlig på kundens side, men vil bevirke, at skabelonlinket bliver tilgængeligt igen, når antallet af dage er passeret.

Eksempel: Hvis der er en værdi på 360, vil aftaleskabelonens link blive vist igen, 360 dage efter at skabelonen sidst blev underskrevet.


Overskriftstitel og -logo

Overskriftstitlen er et åbent tekstfelt og kan ændres til en hvilken som helst værdi.

Overskriftslogoet kan slås til/fra og enten viser eller skjuler Adobe Sign-logoet.

Adobe-logo

Log ind på din konto