El flujo de trabajo de firma digital de Adobe Sign está disponible para todos los niveles de servicio.

Descripción de la función

La firma digital es un tipo de firma electrónica que usa un ID digital basado en un certificado que se obtiene de un proveedor de servicios de confianza basado en la nube o de un sistema local del firmante.

Una firma digital, igual que una manuscrita convencional, identifica a la persona que firma un documento. A diferencia de las manuscritas, una firma basada en un certificado es difícil de falsificar porque contiene información encriptada, que es exclusiva del autor de la firma. Se puede verificar con facilidad e informa a los destinatarios de si el documento se ha modificado después de que el firmante lo firmara inicialmente.

Adobe Sign admite las firmas digitales; solo hay que añadir el campo Firma digital en un formulario. Para ello, se pueden usar las etiquetas de texto, la función de arrastrar y soltar en el entorno de creación de Adobe Sign o la creación en Adobe Acrobat mediante Acroforms.

Sig Image

Marcas de tiempo

Las marcas de tiempo son un componente fundamental tanto para los estándares de cumplimiento de firma de los Estados Unidos como para los de la Unión Europea al aplicar firmas digitales. 

La marca de tiempo actúa como un mecanismo de bloqueo de la identidad del firmante y el propio documento. La identidad se puede establecer de varias maneras (certificado, inicio de sesión, tarjetas de identificación…), pero la marca de tiempo debe proporcionarla una autoridad de sellado de tiempo (TSA). 

La marca de tiempo le garantiza una validez a largo plazo (LTV) del acuerdo firmado; para ello, cierra la firma y el documento. Básicamente le proporciona un bloqueo del bloqueo. Esto es fundamental para el cumplimiento de la firma digital, ya que los certificados de firma personal pueden expirar mientras que la marca de tiempo LTV puede renovarse a lo largo del tiempo sin tener que cambiar la validez de la firma. La marca de tiempo LTV le garantiza que el certificado es válido al aplicarlo y prolonga la validez del acuerdo firmado más allá del intervalo de tiempo del certificado actual del firmante.


Marca de tiempo certificada para el cumplimiento de la normativa e-IDAS en la Unión Europea

Todas las cuentas en la instancia EU1 de Adobe Sign de Europa tienen marcas de tiempo certificadas que cumplen con la normativa e-IDAS y se aplican de forma predeterminada. (Sepa en qué instancia se encuentra)

e-IDAS cert

Cómo se usa

Para los remitentes

Desde el punto de vista de los remitentes, lo único que se necesita es que se coloque un campo de firma digital en el documento que se va a enviar.


Para los autores del documento o de la plantilla

Cada destinatario puede tener, al menos, un campo de firma digital asignado dentro de un acuerdo. Todos los campos de firma adicionales que sean necesarios pueden ser del tipo de campo de firma electrónica estándar.

Tenga en cuenta que el hecho de que un firmante use una firma digital no implica que los demás estén obligados a utilizarla también. Está totalmente permitido que únicamente sus firmantes internos usen las firmas digitales mientras que los externos usen el tipo de campo de firma electrónica (o viceversa).

 

Uso de la creación mediante arrastrar y soltar

Los creadores de la plantilla encontrarán el campo de Firma digital en la sección Campos de firma del entorno de creación.

A continuación encontrará el campo de firma electrónica a la izquierda y el de firma digital a la derecha.

Authoring

Sintaxis de las etiquetas de texto

La sintaxis del campo de firma digital usa el argumento :digitalsignature.

Por ejemplo: {{digsig1_es_:signer1:digitalsignature}}

Nota:

Tal como se ha indicado anteriormente, solo puede haber un campo de firma digital por firmante en cada documento.

Si añade más de una firma digital para un firmante (p.j., {{digsig1_:signer1: digitalsignature}} y {{digsig2_:signer1: digitalsignature}}), solo se mantiene la primera y las otras se eliminan automáticamente cuando el documento se envía para firmarse.


Creación de formularios en Acrobat

Como todos los demás tipos de campos, puede repetir la función de una etiqueta de texto para crear sus documentos en Acrobat cambiando el nombre del campo que contenga la etiqueta de texto completo con todos los argumentos (pero no los pares claves en cada extremo).

Acrobat

La experiencia del firmante

Como las firmas digitales se basan en un certificado, los firmantes deben obtener un ID digital antes de poder usar su firma. Este ID digital se puede obtener de varios proveedores de firmas en la nube, o bien aplicando la firma mediante Adobe Acrobat o Acrobat Reader con un ID digital local.

La solución de Adobe Sign guía al firmante durante el proceso:

  • Abra el acuerdo y rellene los campos obligatorios.
  • Seleccionar uno de los ID digitales existentes o crear uno nuevo
  • Aplicar la firma

Una vez que se aplica la firma, el ciclo de firma prosigue con normalidad.


Abra el acuerdo y rellene los campos…

A los firmantes se les envía una notificación por correo electrónico y se les indica que hagan clic en el enlace Haga clic aquí para revisar y firmar para abrir el acuerdo.

please sign email

 

Cuando el documento esté abierto, el firmante puede leerlo y rellenar todos los campos que sean necesarios. Todos los campos obligatorios se deben rellenar antes de que el firmante pueda seguir con el proceso de firma.

Si mueve el cursor sobre el campo de la firma digital, verá un cuadro de texto con instrucciones adicionales.

DigSig Field

 

Haga clic en el campo para que se abra una ventana emergente que le pida al firmante que seleccione uno de estos dos caminos:

Seleccione la opción adecuada y haga clic en Siguiente

Signature Fork

 

Verá una nueva ventana emergente en la que se solicitará al firmante que seleccione un proveedor de identidad de un menú desplegable.

  • Solo se pueden usar los proveedores que figuran en la lista desplegable 
  • Los firmantes que no tengan un ID digital permitido pueden hacer clic en el vínculo Haga clic para obtener un nuevo ID digital y se les enrutará para obtener un nuevo ID digital de uno de los varios proveedores de firmas en la nube disponibles
  • Una vez que hayan establecido un nuevo ID digital, podrán volver al proceso de firma.
Select IdP

 

El proveedor de identidad solicita al firmante que se autentique en su servicio

IdP Authentication

 

Una vez autenticado, el firmante verá una lista de los ID digitales válidos que puede elegir.

  • Seleccionar el ID digital
  • Haga clic en Siguiente.
Choose ID cert

 

Vista previa de la firma que se presenta.

  • Haga clic en Editar firma para:
    • Firmar de forma manual con el ratón o mediante el panel táctil
    • Cargar una imagen de firma
  • Haga clic en Aceptar cuando esté listo para continuar.
Digital Signature Preview

 

El firmante vuelve al acuerdo y se le solicita que Clic firmar.

Click to Sign

 

Es posible que el proveedor de identidad solicite una autenticación de segundo factor adicional.

Ejemplo: el siguiente proveedor requiere que se establezca un PIN estático al configurar el ID digital, así como una contraseña de un solo uso.

  • Introduzca los valores necesarios y haga clic en Aceptar.
Second factor authentication

 

Una vez introducida la autenticación de segundo factor, se firma el documento y se muestra un mensaje de éxito.

otp_success


Firmas de Aadhaar

Los clientes del centro de datos de la India (IN1) tienen el cumplimiento de firma Aadhaar configurado de forma predeterminada. 

Cumpliendo con los estrictos requisitos de la India para la gestión de datos en línea, las cuentas de Adobe Sign que se encuentran en el centro de datos de la India ahora gestionan todos los datos dentro de las fronteras del país. 

Aadhaar ID Panel

Descargar y firmar con Acrobat

Después de seleccionar Descargar y firmar con Acrobat, se muestra una ventana emergente que describe el proceso

  • Haga clic en Aceptar.
Local Instructions

 

El botón Continuar para firmar aparece en la parte inferior de la ventana cuando se han rellenado todos los campos obligatorios.

  • Haga clic en Continuar para firmar.
local continue to sign


Descargue y abra el archivo PDF en Acrobat o Adobe Reader

Al hacer clic en el botón Continuar para firmar se inicia la página de descargas.

Get Adobe page

Nota:

Si no tiene Acrobat o Adobe Reader, debe descargarlo e instalarlo.. En la parte inferior de la página hay un enlace (>Obtener aquí) a Adobe Reader, un visor de PDF gratuito.

 

Haga clic en el botón Descargar documento y Acrobat (o Reader, dependiendo de la aplicación que haya instalado) abre el PDF.

En la parte superior de la ventana de Reader hay un cartel azul en el que se indica que se necesita una firma digital.

En una pestaña amarilla se indica dónde hacer clic y situar la firma.

In Acrobat


Crear un ID digital nuevo

Al hacer clic en la zona de la firma se abre un cuadro de diálogo en el que se muestran todos los certificados disponibles. 

Si ya existen ID digitales válidos:

  • Seleccione uno para utilizarlo para su firma.
  • Haga clic en Continuar.
  • Vaya a Aplicar la firma.

Si no hay ningún certificado, solo estará disponible el botón Configurar ID digital nuevo.

Choose Certificate

 

Tras hacer clic en el botón para crear un nuevo ID digital, se muestra el panel de configuración. Aquí encontrará tres opciones:

  • Utilizar un dispositivo de creación de firmas: se usa cuanto tiene un dispositivo físico que conecta a su sistema local.
  • Utilizar un ID digital de un archivo: se utiliza para importar un ID digital existente a partir de un archivo de red.
  • Crear un ID digital nuevo: se utiliza cuando no tiene ningún ID digital existente al que pueda acceder.

Seleccione Crear un ID digital nuevo y, luego, haga clic en Continuar.

Choose Cert Type

 

El panel cambia y se le pregunta dónde quiere guardar el ID digital.

  • Guardar en archivo: esta opción almacena el ID digital en su sistema local y hace que esté disponible para firmas basadas en Adobe.
  • Guardar en el almacén de certificados de Windows: al guardar el ID digital en el almacén de certificados de Windows, este está disponible para otras aplicaciones que no sean Adobe Reader ni Acrobat.

Seleccione Guardar en archivo y haga clic en Continuar.

Save to File

 

El panel se actualiza para mostrar los detalles del ID digital.

Asegúrese de que todos los campos estén rellenados correctamente y haga clic en Continuar.

Filled in cert

 

En el siguiente panel se le pedirá que proporcione una contraseña para el ID digital.

Debe introducir esta contraseña cada vez que intente aplicar su firma digital.

Cuando haya introducido su contraseña, haga clic en Guardar para finalizar la creación de su ID digital.

Passwords for Cert

 

Luego volverá al primer panel, en el que se muestran todos los ID digitales.

Seleccione el ID digital que desea usar y haga clic en el botón Continuar.

Select ID


Aplique la firma

Después de hacer clic en Continuar, el panel se actualiza para mostrar la representación visual de su objeto de firma.

Puede usarla tal cual o personalizar más el aspecto del objeto.

Para personalizarlo, haga clic en el botón Editar de la esquina superior derecha del panel, que carga el panel Personalizar.

edit your sig

Observe que en la parte superior del panel Personalizar existan las mismas opciones de firma que en la aplicación. Puede reemplazar la fuente personalizada con una firma dibujada o una imagen.

Realice las ediciones que quiera y, luego, haga clic en Guardar para guardar el nuevo formato.

 

Volverá a la pantalla anterior, en la que se le pide la contraseña de su ID digital.

Apply Sig

 

Escriba la contraseña para el ID digital elegido en el campo Escriba el PIN o la contraseña del ID digital y haga clic en Firmar.

El panel del ID digital desaparece, el PDF se actualiza y se muestra un nuevo cartel azul en la parte superior, en el que se indica que la firma es válida. Además, aparece una pequeña ventana emergente que confirma que la firma digital se ha aplicado correctamente.

acrobat_success

 

Haga clic en Aceptar y cierre el PDF. El proceso de firma de este destinatario ha finalizado.

A continuación, se muestra un ejemplo de un campo normal de firma electrónica en la parte izquierda y una firma digital a la derecha.

Applied Sig

Historial e informe de auditoría

La pestaña Historial y el relacionado Informe de auditoría son ligeramente diferentes a un informe de firma electrónica estándar, ya que tienen un evento adicional: el ha firmado el documento electrónicamente.

En el ejemplo que se muestra a continuación podrá ver que el primer firmante tiene un evento “firmado electrónicamente” y ya está.

El segundo firmante tiene tanto un evento firmado electrónicamente como uno firmado digitalmente.

La razón de esta situación es que el proceso de firma digital se produce en dos partes. La parte que se hace en el navegador web (al rellenar los campos) y la que realiza en su escritorio local (aplicar el certificado de firma digital).

Cuando el firmante rellena la parte del campo y hace clic en el botón Enviar y proceder a la firma, el contenido que se ha introducido se actualiza y se coloca en el PDF. Esto es lo que indica el evento firmado electrónicamente.

Cuando se aplica la firma digital, se publica el evento firmado digitalmente.

History

 

Para mantener la armonización con la información del Historial, puede ver que en el informe de auditoría también se reflejan las dos etapas del proceso de firma.

Audit Report

Cómo activar o desactivar esta función

El flujo de trabajo de firma digital lo puede activar en el nivel de cuenta el administrador de cuentas de Adobe Sign.

Se permite la configuración del nivel de grupo y se sustituirán los valores del nivel de cuenta, pero no se pueden configurar dentro de la UI dirigida al cliente. Póngase en contacto con el equipo de asistencia de Adobe si quiere establecer la configuración del nivel de grupo.

Para acceder a la configuración del nivel de cuenta, vaya a Cuenta > Configuración de cuenta > Preferencias de firma > Configuración adicional.

NAv to Settings


Opciones de configuración

Permitir firmas digitales basadas en la nube

La activación de las firmas digitales solo permite la firma digital local de forma predeterminada.

Al marcar la opción Permitir firmas digitales basadas en la nube, activará la opción para usar las firmas digitales basadas en la nube para sus firmantes, lo que hace que la firma digital también sea posible en los dispositivos móviles.

Si las firmas digitales son importantes para su proceso de firma, le recomendamos encarecidamente que active la opción basada en la nube.

release notes

Mostrar la opción "Razón para firmar"

Algunos requisitos de cumplimiento exigen que el firmante indique la razón por la que se ha aplicado una firma digital. Ejemplo: Artículo 21 CFR, sección 11 y cumplimiento de la normativa SAFE-Biopharma.

Si las firmas digitales se utilizan para satisfacer un requisito de cumplimiento, hable con su equipo legal para determinar si también necesita una razón que justifique la firma durante el proceso.

Si necesita controles avanzados de firma, consulte la página de BioPharma >


Preselección de proveedores de ID digital

Varias opciones para identificar qué proveedores de ID digital aceptarátambiénestán disponibles.

Estas opciones de preselección permiten al administrador definir:

  • El destinatario interno y externo a discreción
  • Un proveedor favorito
  • Acceso a los proveedores restringidos (p. ej.: BankID)

Consulte el artículo de preselección de proveedores de ID digital aquí >


Opciones de formato de la firma digital

PKCS#7 es el formato predeterminado que rige la firma digital de la mayoría de las cuentas de Adobe Sign (que no sean de la Unión Europea).

Las cuentas europeas EU1 usan el formato PAdES (ETSI EN 319142) de forma predeterminada para cumplir la normativa e-IDAS.

Todos los administradores del nivel de cuenta pueden solicitar que se cambie esta configuración de un formato a otro mediante el envío de una solicitud al equipo de asistencia de Adobe Sign.

Esta función se puede activar y configurar en los niveles de cuenta o de grupo.


RSA-PSS

RSA-PSS es un esquema de firma que se basa en el sistema criptográfico RSA y una mayor garantía de seguridad con relación al anterior esquema de RSA-PKCS#1 versión 1.5. 

La implementación en Adobe Sign de RSA-PSS no requiere ninguna configuración por parte del administrador de la cuenta.

  • Cuando se elige "Firma en la nube", y el ID digital del firmante admite RSA-PSS y RSA-PKCS#1, el esquema de firma RSA-PSS se utiliza de forma predeterminada.
  • Cuando se elige "Firmar con Acrobat", el uso de RSS-PSS o RSA-PKCS#1 depende de la configuración del firmante en su aplicación Acrobat.
  • Adobe Sign es totalmente compatible con las respuestas de CRL y OCSP que se firman con el esquema de RSA-PSS.
  • El uso del esquema de RSA-PSS debe cumplir los requisitos propios de Alemania respecto a las firmas electrónicas cualificadas.


Información que se debe saber

El flujo de trabajo de firma digital hace que el acuerdo sea un proceso único. Como para conseguir que se ponga la firma hay que llevar a cabo acciones especiales, hay varias limitaciones que se deben tener en cuenta.

  • Cada firmante solo puede tener un campo de firma digital asignado.
  • Los widgets no admiten firmas digitales.
  • Mega Sign no admite las firmas del tipo Descargar y firmar con Acrobat. Las firmas digitales basadas en la nube funcionan como es debido
  • Las firmas digitales inhabilitan la visibilidad limitada de documentos. Todos los destinatarios verán todas las páginas.
  • Las firmas digitales no se pueden delegar en ningún caso: Función del destinatario, Delegación del firmante o Reemplazar firmante.
  • Los firmantes en dispositivos móviles solo pueden aplicar una firma digital basada en la nube.
  • Las firmas digitales basadas en la nube no son compatibles al firmar desde los exploradores Internet Explorer o Edge cuando se activa el Modo protegido.
  • Los usuarios que compartan su contenido o cuentas que tengan habilitada la función de compartir avanzada no pueden usar las firmas digitales.
  • La protección electrónicano se puede usar junto con las firmas digitales.
  • El primer firmante es el único que puede aplicar archivos adjuntos. Los firmantes posteriores que adjunten archivos nuevos invalidarán todas las firmas digitales anteriores.
  • Los campos de número de transacción convertirán una firma digital en una firma electrónica.

Esta obra está autorizada con arreglo a la licencia de Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual 3.0 Unported de Creative Commons.  Los términos de Creative Commons no cubren las publicaciones en Twitter™ y Facebook.

Avisos legales   |   Política de privacidad en línea