Adición y gestión de los usuarios

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Última actualización el 24 ene. 2023

Adobe Acrobat Sign hace que añadir usuarios a una cuenta resulte más rápido y fácil para los administradores. También puede definir los niveles de autoridad del usuario, editar perfiles de usuario, y desactivar y reactivar a los mismos.

Nota:

Esta página describe los procesos para manipular usuarios individuales en cuentas de nivel empresarial y de negocios dentro del entorno nativo de Acrobat Sign.

Los administradores del entorno nativo que necesiten crear o editar un gran número de usuarios deberían consultar el artículo Creación o actualización de usuarios por lote.

Las cuentas que administran usuarios a través de Adobe Admin Console deberían consultar el artículo Administración de Adobe Acrobat Sign en Admin Console.

Los administradores de Adobe Admin Console pueden administrar varios usuarios mediante la carga por lote de CSV aquí >

Mensaje de error: no puede añadir esa dirección de correo electrónico a su cuenta

Al añadir usuarios a su cuenta de Acrobat Sign, puede que se muestre un error que indique que no puede añadir una determinada dirección de correo electrónico a su cuenta.

Error: No puede añadir este usuario a su cuenta

Este mensaje de error sugiere la existencia de uno de estos dos problemas relacionados con la dirección de correo electrónico que ha proporcionado:

Inicie sesión como administrador y vaya a la sección Usuarios del menú de administrador
Haga clic en el icono de Más opciones y seleccione Mostrar todos los usuarios.
Busque el nombre o la dirección de correo electrónico del usuario.

El estado del usuario es el valor situado más a la derecha en el registro de usuario.
El estado determina el siguiente paso.

Haga clic una vez en el usuario para mostrar las acciones disponibles (justo debajo del campo de búsqueda). Solo se muestran las opciones que pertenecen al estado actual del usuario:
- Inactivo: Haga clic en el enlace Reactivar usuario.
  
  Un administrador ha desactivado a los usuarios inactivos en el sistema de forma expresa
- Creado: Haga clic en el enlace Reenviar invitación para volver a enviar el correo electrónico al usuario
  
  Los usuarios creados ya están en el sistema, pero todavía no han establecido sus contraseñas
- No verificado: Haga clic en el enlace Restablecer contraseña para volver a enviar el correo electrónico de verificación al usuario
  
  Los usuarios no verificados han cambiado su dirección de correo electrónico, pero aún no han verificado el cambio de correo electrónico
- Pendiente: Haga clic en + y cree al usuario
  
  Los usuarios pendientes se han incluido en los procesos de acuerdo (como destinatarios o en copia) pero nunca se han creado formalmente y no han proporcionado las credenciales de autenticación

Algunas cuentas se configuran con seguridad de nivel de dominio. Todos los clientes de licencias del sitio deberían disponer de este tipo de seguridad, como los clientes que utilizan SAML.

Sin embargo, la seguridad de nivel de dominio no se expone en la interfaz del administrador. Solo se puede evaluar a última instancia mediante el servicio de Asistencia al cliente o el equipo de Customer Success.

Si el usuario del problema no está clasificado en ningún nivel en su cuenta, seguramente el problema esté relacionado con un tema de permisos de dominio. Póngase en contacto con el servicio de Asistencia al cliente o con su Administrador de éxito si dispone de uno.

Cerciórese de incluir el correo electrónico del administrador de su cuenta y el del usuario que intenta agregar.

Nota:

La reclamación de propiedad de dominios es un proceso más directo, pero lleva tiempo. Si considera que tiene problemas relacionados con el tipo de dominio o si desea evitar activamente esta posibilidad, inicie el proceso de reclamación con tiempo.

Cómo añadir usuarios a su cuenta

Siga los pasos a continuación para añadir un usuario individual a su cuenta:

Inicie sesión como administrador y vaya a la sección Usuarios del menú de administrador
Haga clic en el signo más (+) situado en la esquina superior derecha.
Introduzca la dirección de correo electrónico, el nombre y el apellido del usuario.

Si es necesario, especifique en qué grupo de usuarios desea colocarlo de los que aparecen en la lista desplegable.
- Puede crearse un nuevo grupo seleccionando Crear un nuevo grupo para este usuario y, a continuación, proporcionando un nombre de grupo.
Seleccione Ver sus acuerdos si desea que los acuerdos del usuario se compartan en su página Administrar. Compartir de este modo es unidireccional.
Cuando haya comprobado que toda la información sea correcta, haga clic en Guardar.

Aparecerá un mensaje en la parte superior de la ventana que le indicará que la operación se ha realizado correctamente y el nuevo usuario se mostrará en la lista de usuarios.

Editar el nivel de autoridad de un usuario

Los administradores de la cuenta de Acrobat Sign tienen la autoridad de subir el nivel de los usuarios bajo su autoridad hasta llegar al mismo nivel que ellos.

Los administradores de un grupo pueden ascender a los usuarios a administradores del mismo grupo.

Los administradores de cuentas pueden ascender:

A un usuario a administrador de grupo para cualquier grupo en la cuenta
A un usuario a administrador de cuenta, lo que les concede autoridad completa en la cuenta
A un administrador de cuenta a administrador de privacidad

Todos los administradores tienen la autoridad para:

Permitir o prohibir al ID de usuario enviar acuerdos
Permitir o prohibir al ID de usuario firmar acuerdos

Para configurar la autoridad de un usuario:

Inicie sesión como administrador y vaya a la sección Usuarios del menú de administrador
Busque el nombre o la dirección de correo electrónico del usuario que desea editar
Haga clic una vez en el usuario para mostrar las acciones disponibles (justo debajo del campo de búsqueda)
Seleccione Editar usuario entre las opciones
Configure los ajustes de usuario que desee y haga clic en Guardar cuando haya terminado.

Las opciones incluyen:
- El usuario es un administrador de cuenta
- El usuario es un administrador de privacidad
- El usuario es un administrador de grupo
- El usuario puede enviar documentos
- El usuario puede firmar documentos
Nota:

No hay límite en el número de administradores (de cualquier tipo) que se pueden agregar a su cuenta (dentro del número de licencias).

Editar un perfil de usuario como administrador

Los administradores de la cuenta de Acrobat Sign tienen autoridad para realizar cambios en el contexto de un perfil de usuario.

Inicie sesión como administrador y vaya a la sección Usuarios del menú de administrador
Busque el nombre o la dirección de correo electrónico del usuario que desea editar
Haga clic una vez en el usuario para mostrar las acciones disponibles (justo debajo del campo de búsqueda)
Seleccione Editar usuario entre las opciones
Haga clic en el botón Editar perfil
Edite los valores según sea necesario y haga clic en Guardar cuando haya terminado.

Nota:

No hay límite en el número de administradores (de cualquier tipo) que se pueden agregar a su cuenta (dentro del número de licencias).

Desactivar a un usuario (estado inactivo)

Un administrador de cuenta puede desactivar un ID de usuario en una cuenta. Un ID de usuario inactivo no puede iniciar sesión o enviar documentos y no ocupará un puesto en la cuenta.

Un usuario inactivo puede tener permiso para firmar acuerdos siempre que el ID de usuario inactivo no deshabilite explícitamente su autoridad para firmar.

Cuando algún usuario abandone la organización, desactive su ID de usuario desde la Admin Console de Acrobat Sign para garantizar que no se produzcan inicios de sesión no autorizados.

La desactivación del ID de usuario impide todas las actividades relacionadas con el inicio de sesión, pero no cancela ni afecta en modo alguno a los acuerdos en curso. Todas las transacciones en el ID de usuario se completarán con normalidad. La desactivación es, simplemente, una medida de seguridad de acceso/inicio de sesión.

Los usuarios inactivos se pueden reactivar en cualquier momento, sin perjudicar al ID de usuario. Sin embargo, el usuario tiene que restablecer su contraseña usando el enlace “Olvidé mi contraseña” en la página de inicio de sesión.

Los administradores de cuentas pueden desactivar usuarios en cualquier momento. Los administradores de grupo pueden desactivar usuarios si se les ha concedido acceso a la capacidad de agregar usuarios.

Para desactivar a un usuario:

Inicie sesión como administrador y vaya a la sección Usuarios del menú de administrador
Busque la dirección de correo electrónico del usuario que desea desactivar
Haga clic una vez en el usuario para mostrar las acciones disponibles (justo debajo del campo de búsqueda)
Seleccione Desactivar usuario entre las opciones
Una vez haya hecho clic en Desactivar usuario, se abrirá una página de confirmación. El texto de confirmación indica que comprende que este usuario ya no podrá iniciar sesión ni enviar acuerdos. El usuario ya no contará con respecto a la cantidad máxima de licencias de las que dispone.

En la pantalla de solicitud se presentan dos opciones:
- Haga clic aquí para revisar todos los acuerdos en la cuenta del <usuario>: se recomienda habilitar esta opción si el usuario sigue siendo un empleado que podría tener que firmar un acuerdo (p. ej., directivas internas). Si no se habilita, el usuario no podrá firmar ningún acuerdo mediante Acrobat Sign.
- Permitir que el usuario desactivado firme acuerdos: se recomienda habilitar esta opción si el usuario tiene acuerdos que deban revisarse en línea. Establece un uso compartido unidireccional que permite al administrador ver los acuerdos del usuario. El uso compartido se puede cancelar en cualquier momento.
Una vez que haya activado las opciones que prefiera, seleccione Sí.
Precaución:

Los ID de usuario que están marcados como inactivos tienen el acceso a Acrobat Sign bloqueado por completo.

Los usuarios inactivos aún pueden firmar acuerdos siempre que el ID de usuario no esté configurado explícitamente para no permitir la firma.

Reactivar a un usuario

Los ID de usuario inactivos se pueden reactivar y devolver al uso normal.

Reactivar a un usuario no afecta al estado de los acuerdos relacionados con ese ID de usuario.

Solo el administrador de la cuenta puede volver a activar un ID de usuario, y solo si hay una plaza disponible. Todos los administradores de cuentas tienen autoridad para reactivar a los usuarios; también la tienen los administradores de grupos a los que los administradores de cuentas autorizan para agregar usuarios.

Para reactivar un ID de usuario:

Inicie sesión como administrador y vaya a la sección Usuarios del menú de administrador.
Haga clic en el icono de Más opciones y seleccione Mostrar todos los usuarios.
Busque la dirección de correo electrónico del usuario que desea reactivar.
Haga clic una vez en el usuario para mostrar las acciones disponibles (justo debajo del campo de búsqueda).
Seleccione Reactivar usuario entre las opciones. El usuario aparecerá como usuario Activo en la lista.

Nota:

Un usuario reactivado tiene una contraseña caducada y no puede iniciar sesión.

El acto de reactivar a un usuario hace que se le envíe un correo electrónico de Cambio de contraseña.

Una vez cambiada la contraseña, el usuario podrá iniciar sesión con normalidad y tendrá acceso completo a todos los acuerdos/plantillas de la biblioteca/formularios web a los que estuviera asociado previamente.

Exportación de una lista de usuarios

Inicie sesión como administrador y vaya a la sección Usuarios del menú de administrador
Haga clic en el icono Exportar lista de usuarios (el cuadro con una flecha) en la esquina superior derecha:
El archivo CSV se descarga automáticamente en el sistema.

Abra el archivo CSV para ver la lista de usuarios.
- Ordénela por Estado para agrupar a sus usuarios activos.
Aparecerá un mensaje en la parte superior de la ventana que le indicará que la operación se ha realizado correctamente y el nuevo usuario se mostrará en la lista de usuarios.