Yleiskatsaus
Automaattisen työnkulkujen tunnistuksen avulla hallinnoijat voivat hallita sopimusten versioita tiedostotasolla asettamalla PDF-tiedoston ensimmäiselle sivulle yksilöllisen merkkijonon. Tämä yksilöllinen merkkijono lisätään sitten mukautettuun työnkulkuun, jolloin Acrobat Sign voi loogisesti yhdistää lähetetyn tiedoston ja työnkulun, kun lähettäjä lähettää tiedoston.
Näin organisaatiot, jotka tuottavat mukautettuja asiakirjoja vakiopohjille, voivat automatisoida sopimusrakenteen ja lisätä lomakekenttiä mallien avulla, minkä ansiosta lähettäjiltä kuluu vähemmän aikaa sopimustensa määrittämiseen ja laatimiseen.
Miten lähettäjät käyttävät automaattisia työnkulkuja
Automaattinen työnkulun havaitseminen käynnistyy, kun käyttäjä lähettää PDF-tiedoston Aloitus-sivun Aloita kirjastosta > Valitse tiedostot Omalta tietokoneelta -painikkeella.
- Tiedoston lähettäminen jollakin muulla menetelmällä tai liittymässä kuin Aloita kirjastosta > Valitse tiedostot Omalta tietokoneelta -painikkeella ohittaa automaattisen tunnistusprosessin kokonaan.
- Työnkulun tunnistuksen käynnistää vain PDF-tiedosto.
- Muun kuin PDF-muotoisen asiakirjan lähettäminen aiheuttaa Virheellinen asiakirja -virheen.
Kun tiedosto on lähetetty, Acrobat Sign arvioi ladatun tiedoston ensimmäisen sivun ja etsii mahdollista vastaavaa merkkijonoa.
Etsittävää tekstiä vastaavia merkkijonoja verrataan kaikkiin niihin etsittäviin merkkijonoihin, joita käytetään työnkuluissa, joihin lähettäjällä on pääsy ryhmäjäsenyyksien kautta.
Jos tiedostossa oleva merkkijono vastaa työnkulussa olevaa tekstiä, lähettäjä ohjataan työnkulun mukautetulle luontisivulle.
- Ladattu tiedosto liitetään automaattisesti, eikä sitä voi poistaa.
- Jos työnkulku on käytettävissä organisaatiotasolla, lähettäjä voi valita ryhmän, josta sopimus lähetetään.
- Jos työnkulku liittyy yhteen ryhmään, ryhmän valitsin asetetaan automaattisesti arvoon, johon työnkulku liittyy, eikä sitä voi muuttaa.
- Kaikki muut työnkulkuvaihtoehdot ovat käytettävissä samaan tapaan kuin manuaalisesti valitussa työnkulussa.
Työnkulku voidaan määrittää käyttämään lomakekenttätasoa, jolloin lähettäjien ei tarvitse esikatsella ja lisätä allekirjoituskenttiä.
Lähettäjä lähettää sopimuksen sen jälkeen, kun sopimuksen lopullinen kokoonpano on tarkistettu.
Automaation työnkulkujen määrittäminen
Määritä vastaava teksti
On erittäin suositeltavaa tehdä suunnitelma siitä, miten vastaavan tekstin merkkijonot muodostetaan. Jos sinulla on satoja työnkulkuja tai jos tililläsi on useita ryhmiä, joista jotkin käyttävät samankaltaisia lomakkeita, huomaat, että vastaava teksti -merkkijonon nimeämistapa on erittäin tärkeä.
Vastaava teksti -merkkijonon vaatimukset ovat:
- Jokaisen vastaava teksti -merkkijonon on oltava yksilöllinen asiakkaan Acrobat Sign -tilillä.
- Koodin on oltava jatkuva merkkijono, jonka pituus on 20–30 merkkiä.
- Merkkijono voi sisältää vain aakkosnumeerisia merkkejä, ajatusviivoja (-) ja alaviivoja ( _). Pisteet tai välilyönnit eivät ole sallittuja.
Kun määrität tekstin vastaavuuden käytäntöä, ota huomioon seuraavat seikat:
- Onko lomakkeella olemassa oleva asiakirjatunnus, jonka voit sisällyttää (esim. W-4 tai NDA)
- Onko lomakkeesta ilmeinen versio, joka on helposti ymmärrettävä (esim. W-4_2024 tai NDA_Q1-2024)
- Onko työnkulkuun liittyvän ryhmän nimi sisällytettävä (esim. HR-W-4_2024 tai Lgl_NDA_Q1-2024)
- Minkä tyyppistä versiomerkkijonoa muut asiakirjan luojat voivat kohtuullisesti käyttää ja ymmärtää (esim. HR-W-4_2024_ver1_1 tai Lgl_NDA_Q1-2024_harjoittelijat)
Muista, että merkkijonon on oltava 20–30 merkin pituinen, joten täytä tila mielekkäällä tavalla, joka helpottaa ylläpitoa tulevaisuudessa.
Lisää vastaava teksti asiakirjan PDF-tiedostoon
Vastaava teksti -merkkijonon on oltava ladatun tiedoston ensimmäisellä sivulla.
Teksti voi olla minkä tahansa värinen tai kokoinen.
Versionumerot ovat usein asiakirjojen kulmissa, mutta voit sijoittaa merkkijonon mihin tahansa kohtaan ensimmäisellä sivulla:
Lisää vastaava teksti Työnkulun tiedot -välilehteen
Luo uusi työnkulku (tai muokkaa olemassa olevaa työnkulkua) lisätäksesi vastaava teksti -merkkijonon Työnkulun tiedot -välilehdelle:
Vastaava teksti -merkkijonon lisääminen työnkulkuun ei estä työnkulun käyttämistä manuaalisesti.
Määritä Asiakirjat-välilehti sisältämään lähetetyn PDF-tiedoston
Työnkulku on määritettävä siten, että se hyväksyy ladatun tiedoston Asiakirjat-välilehdellä. Voit määrittää asiakirjan seuraavasti:
- Valitse Lisää asiakirja -linkki, joka lisää rivin yhdelle asiakirjalle (tiedostolle).
- Anna Asiakirjan otsikko. Arvo näkyy lähettäjän laatimissivulla sopimusta luotaessa. On suositeltavaa, että Asiakirjan otsikosta käy ilmi, että asiakirja on sama kuin lähetetty tiedosto, jottei lähettäjille aiheudu sekaannusta.
- Jätä Tiedostot - ja Asiakirjan nimi -kentät tyhjiksi.
- Yleisenä suosituksena on valita Pakollinen-ruutu niin, että se näkyy käyttäjän käyttöliittymässä vaadittuna elementtinä. Tämä voi vähentää kysymyksiä siitä, miksi käyttäjä ei voi korvata sitä. Pakollinen -valintaruudulla ei kuitenkaan ole mekaanista vaikutusta, koska ladattu tiedosto liitetään automaattisesti, eikä lähettäjä voi poistaa sitä. Tämä ei vaihtele sen mukaan, miten valintaruutu on määritetty.
Malliin voidaan lisätä muita asiakirjoja, jos prosessi sallii lähettäjän lisätä sopimukseen lisäsisältöä.
Mieti, miten voit käyttää lomakekenttiä sopimuksessa
Lomakekenttien lisääminen malliprosessin avulla säästää lähettäjien aikaa, sillä heidän ei tarvitse luoda omia kenttiään. Näin varmistetaan myös, että kenttien sijoitus ja nimeäminen on oikea mahdollista raportointia varten.
Automaattinen työnkulkujen tunnistus toimii PDF-tiedostoissa, jotka sisältävät tekstitunnisteita tai jotka on suunniteltu AcroForms-muotoon.
Vaihtoehtoisesti lomakekenttätaso voidaan lisätä työnkulkuun Asiakirjat -välilehdeltä, jos haluat käyttää kaikkia allekirjoitukseen ja tiedonkeruuseen liittyviä kenttiä. Tämä edellyttää, että malli on luotu etukäteen:
- Luo malli käyttämällä samaa PDF-tiedostoa, jota olet suunnittelemassa ja joka sisältää vastaavan tekstin.
- Lisää vastaava teksti -merkkijono mallisi nimeen, jotta se löytyy nopeasti.
- Määritä malli olemaan sekä asiakirja että lomakekenttätaso.
- Varmista, että Kuka voi käyttää tätä mallia vastaa työnkulussa määritettyä laajuutta.
- Luo kentät malliin.
- Tallenna malli
Lomakekenttäkerroksen lisääminen työnkulkuun:
- Avaa työnkulku ja siirry Asiakirjat-välilehteen.
- Valitse Lomakekenttätaso-osiossa Lisää asiakirja -kuvake.
- Valitsinpaneeli näyttää kaikki käytettävissä olevat lomakekenttätasot (ryhmäsi valinnan kautta).
- Valitse oikea lomakekenttätaso.
- Valitse OK ja viimeistele liittäminen.
Lomakekenttätasoa käytetään kaikkien PDF-tiedostoon sisältyvien kenttien (tekstitunnisteen tai AcroFormin) lisäksi.
Vastaava teksti -arvot näkyvät työnkulkujen luettelossa
Vastaava teksti -arvon sisältävät työnkulut näyttävät kyseisen arvon mukautettujen työnkulkujen luettelossa: