Yleiskatsaus
Voit luoda allekirjoitettavan verkkolomakkeen upotettavaksi verkkosivustoosi (tai lähettää sen verkkolinkkinä), jolloin useat ihmiset voivat helposti käyttää lomakettasi tai dokumenttiasi ja luoda sopimuksen.
Verkkolomakkeeseen voidaan määrittää yksi tai useita osallistujia, useita varmentajia ja useita osapuolia, joille siitä lähetetään kopio. Verkkolomakkeen allekirjoituksen kulku on seuraava:
- Kun ensimmäinen osallistuja on täyttänyt ja vahvistanut allekirjoituksensa/toimensa, sopimus luodaan
- Jos verkkolomakkeeseen voi osallistua useita osallistujia, kukin osallistuja suorittaa toimenpiteensä siinä järjestyksessä, jossa heidät on lueteltu.
- Kun osallistujat ovat suorittaneet toimenpiteensä, allekirjoituksen varmentajat saavat siitä ilmoituksen siinä järjestyksessä, jossa heidät on lueteltu.
- Kun sopimus on saatu valmiiksi, kaikille osapuolille (myös kopioiden vastaanottajille) ilmoitetaan valmistuneesta sopimuksesta.
Kuinka ottaa käyttöön tai poistaa käytöstä käyttäjien pääsy verkkolomakkeeseen
Verkkolomakkeiden käyttöoikeus- ja allekirjoittaja-asetukset ovat määritettävissä Yritys- ja Suuryritys-palvelutasoilla.
Verkkolomakkeiden käyttöoikeus- ja allekirjoittaja-asetukset voidaan ottaa käyttöön tai poistaa käytöstä tili- tai ryhmätasolla kohdassa Tilin asetukset > Yleiset asetukset > Verkkolomakkeet
Määritys
Verkkolomakkeisiin sovelletaan useita yleisiä asetuksia, jotka kattavat kaikki tietyn ryhmän sopimukset. Käytännössä verkkolomakkeen käyttäminen on usein erilaista verrattuna suoraan tunnetulle vastaanottajalle lähetettyyn sopimukseen, ja niihin liittyvät todentamis- ja sähköpostivaihtoehtoja koskevat asetukset voivat olla ristiriidassa keskenään.
Käyttäjiä useissa ryhmissä -ominaisuuden käyttöön ottaneiden asiakkaiden voi olla järkevää luoda uusi ryhmä, jonka asetukset mukautetaan verkkolomakkeen käyttöön (esim. sisäisille verkkolomakkeille, jotka eivät vaadi yhtä tiukkaa todentamista).
Saatavuus:
Verkkolomakkeet ovat käytettävissä tiimi- ja suuryritystason käyttöoikeussopimuksille.
Kokoonpanon laajuus:
Ominaisuus voi olla käytössä sekä tili- että ryhmätasolla.
Tämän ominaisuuden ohjaimia voidaan arvioida siirtymällä kohtaan Yleiset asetukset > Verkkolomakkeet
Mitä tulee suoraan verkkolomakkeisiin suoraan vaikuttaviin säätöihin, määritysvaihtoehtoja on olemassa useita:
Valitsemalla tämän vaihtoehdon kotisivulle tulee näkyviin Julkaise verkkolomake -vaihtoehto, joka sallii käyttäjien luoda lomakkeita tarpeen mukaan.
Kopion saavat osapuolet voidaan lisätä verkkolomakkeeseen, kun se on käytössä. Muussa tapauksessa luontiprosessista poistetaan vaihtoehto kopion vastaanottajien lisäämiselle.
Kun tämä asetus on käytössä, verkkolomakkeen vaihtoehdoissa näkyy Lataa PDF -linkki, jolloin vastaanottaja voi ladata verkkolomakkeen PDF-muodossa.
Verkkolomakkeet edellyttävät, että kukin osallistuja antaa sähköpostiosoitteensa, jotta allekirjoitustoiminto voidaan nimenomaisesti osoittaa ja vahvistaa.
Edellytä sähköpostiosoitetta allekirjoituskentässä -asetus kertoo, milloin sähköposti on kerätty verkkolomakkeen kentistä itsessään tai peittokuvassa allekirjoitusprosessin jälkeen.
Kun tämä on käytössä, Sähköpostiosoite -kenttä on pakollinen kullekin allekirjoittajalle. Tämä kenttä voi olla erikseen sijoitettu Sähköposti-kenttä tai sisäänrakennettu sähköpostikenttä, jossa on allekirjoitusosa.
Järjestelmä sijoittaa automaattisesti viimeisen sivun alareunaan allekirjoitusosan jokaiselle vastaanottajalle, jolla ei ole asiakirjassa sähköposti-kenttää.
Kun asetus on poistettu käytöstä, verkkolomakkeessa ei vaadita, että lomakkeen rajojen sisällä on sähköpostikenttä. Kun vastaanottaja on allekirjoittanut, häntä kehoitetaan antamaan sähköpostiosoite peittokuvan kautta.
Kaikissa tapauksissa kultakin osallistujalta on kerättävä sähköpostiosoite..
Kun Vaadi allekirjoittajaa vahvistamaan sähköpostiosoitteensa on käytössä, vastaanottajan on vahvistettava allekirjoituksensa ennen kuin osallistujan allekirjoitus on valmis.
Osallistujalle ilmoitetaan vaatimuksesta vahvistaa allekirjoituksensa sähköpostitse lähetettävän linkin kautta:
Auditointiraportista käy selvästi ilmi, että sähköposti vahvistettiin:
Kun Vaadi allekirjoittajaa vahvistamaan sähköpostiosoitteensa ei ole käytössä, osallistujan ei tarvitse vahvistaa sähköpostiosoitettaan viedäkseen allekirjoitusprosessiaan loppuun. Sopimus saa päätökseen saatetun tilan tai etenee seuraavalle osallistujalle.
Vahvistamattomien sähköpostiosoitteiden auditointiraportista käy ilmi, että vahvistuksesta luovuttiin:
Varmentamattomat allekirjoitukset voidaan hylätä.
Jos allekirjoituksen sähköpostivarmennus poistetaan käytöstä osallistujalta, ja sopimukseen vaaditaan oikeudellisesti sitova allekirjoitus, varmista, että järjestelmässä käytetään jonkinlaista yksittäisen henkilön tunnistavaa todennustapaa (kuten KBA).
Jos ensimmäiseen allekirjoittajaan kuuluu muita osallistujia, sähköposti täytyy vahvistaa ennen kuin toiselle osallistujalle ilmoitetaan (tästä asetuksesta riippumatta).
Kun Salli ylimääräiset osallistujat on käytössä, verkkolomakkeen käyttöliittymä paljastaa Lisää osallistuja -linkin, joka lisää yhden lisäosallistujan tietueen napsautusta kohden (enintään 25 lisäosallistujaa).
Kun Salli ylimääräiset osallistujat on poistettu käytöstä, käyttöliittymä ei anna lisätä ylimääräisiä osallistuja, ja verkkolomakkeissa sallitaan vain yksi ulkoinen allekirjoittaja.
Jos Salli vastaanottajien tallentaa edistymisensä ja jatkaa myöhemmin -vaihtoehto on käytössä, vastaanottajat voivat tallentaa verkkolomakkeen kaikkine syöttökenttineen ikään kuin se olisi heille verkkolomakkeen laatijalta lähetetty sopimus. Vastaanottaja voi tallentaa edistymisensä erikseen Asetukset-valikossa. Lisäksi verkkolomake kehottaa käyttäjää automaattisesti tallentamaan edistymisensä, jos tämä yrittää siirtyä pois lomakkeesta.
Sopimuksen tallentamisen jälkeen vastaanottajalle lähetetään sähköpostiviesti, ja allekirjoittajalle näytetään ohjeet jatkaa lomakkeen täyttämistä sähköpostilinkin kautta:
Toissijaisten ohjausobjektien avulla voi säätää vastaanottajan käyttökokemusta, jos käyttötapaus sen sallii:
- Tallenna verkkolomakkeen avaamisen yhteydessä – Kun tämä on käytössä, vastaanottajaa kehotetaan tallentamaan verkkolomake heti, kun lomake avataan. Allekirjoittaja voi oletusarvoisesti halutessaan peruuttaa tallennusprosessin. Tätä suositellaan, jos verkkolomakkeet ovat pitkiä tai monimutkaisia mahdollisten istunnon aikakatkaisuongelmien välttämiseksi.
- Pakota tallennus avaamisen yhteydessä – Kun tämä on käytössä, verkkolomakkeen tallennuskehotetta ei pysty ohittamaan lomakkeen avaamisen yhteydessä.
- Ota allekirjoittajan uudelleentodennus pois käytöstä käyttäessäsi verkkolomaketta sähköpostitse lähetetystä linkistä – Kun toiminto on käytössä, vastaanottajan ei tarvitse tunnistautua käyttäessään tallennettua sopimusta sähköpostitse lähetetyn linkin kautta. Tämä vaihtoehto on hyvä ottaa käyttöön, jos prosessi ei edellytä, että jokainen lomakkeen käyttökerta todennetaan.
- Salli sopimuksen nimen muokkaaminen – Kun tämä asetus on käytössä, vastaanottaja voi muokata sopimuksen nimeä (sellaisena kuin se näkyy Hallinnoi -sivulla) ja myöhempiä viittauksia (raportointi, tarkastuskertomukset jne.). Ol yleisesti suositeltavaa, että vastaanottajan ei anneta vapaasti muokata sopimuksen nimeä, ellei siihen ole pakottavaa liiketoiminnallista tarvetta.
Lisätietoja verkkolomakkeiden tallentamisvaihtoehdosta löydät täältä >
UKK & tunnetut ongelmat
Vain, kun verkkolomake on Luonnos-tilassa.
Kun verkkolomake on luotu, sen nimeä ei voi päivittää.
Verkkolomakkeen luoja saa aina valmiin sopimuksen (paitsi jos ilmoitus on estetty asetuksilla).
Jos verkkolomakkeen allekirjoittamisesta täytyy ilmoittaa jollekin toiselle osapuolelle, voidaan CC-kenttää käyttämällä varmistaa, että kyseinen henkilö lisätään automaattisesti viestin saajaksi.
Kun verkkolomake on julkaistu, vasta-allekirjoittajia voidaan muokata vain Hallinta-sivulla.
Vain sähköpostiosoitteita voidaan muokata. Vasta-allekirjoittajien lukumäärää ei voi muuttaa.
Jos verkkolomakkeen laatija on lisätty verkkolomakkeen vasta-allekirjoittajiin, kyseistä käyttäjää ei voi muokata
Kyllä.
Kun verkkolomake on luotu, voit muokata kopion saavia osapuolia Hallinta-sivulla.
Kyllä.
Acrobat Sign -kirjastossa olevia malleja voidaan käyttää verkkolomakkeen pohjana liittämällä ne Lisää tiedostoja -linkin kautta.
Digitaalisen allekirjoituksen kenttiä ei tueta verkkolomakkeissa.
Jos verkkolomake yritetään tallentaa digitaalisella allekirjoituksella, näkyviin tulee virheilmoitus, jossa yksilöidään ei-tuetut kenttätyypit.
Kyllä.
Sähköpostivahvistusprosessin käytöstä poiston ohjeet löytyvät Määritys-osasta.
Sähköpostivarmennuksen poistaminen käytöstä ei poista vaatimusta lisätä allekirjoittajan sähköpostiosoitetta.
Jos allekirjoituksen sähköpostitodennus poistetaan käytöstä, ja sopimukseen on saatava oikeudellisesti sitova allekirjoitus, varmista, että käytössä on joku henkilön tunnistava todennustapaa (kuten KBA, salasana).
Kyllä.
Verkkolomakkeen URL-osoite on kuin mikä tahansa muu URL-osoite.
URL-osoitteen lisääminen verkkolomakkeeseen hyperlinkkinä ei loogisesti linkitä mitään verkkolomakkeen luomaa sopimusta lähdesopimukseen.
Verkkolomakkeella kerätyt tiedot sisältyvät sopimuksen transaktiotunnukseen. Tietoja ei tallenneta muualle Acrobat Sign -järjestelmään, ja jos sopimus poistetaan kokonaan, myös sen tiedot poistetaan.
Verkkolomakkeiden raportointitoiminto hakee sisällön sopimuksesta (tai sopimuksista) raportin täyttämiseksi, mutta ei tallenna tietoja uusiin paikkoihin.
Verkkolomakkeet, jotka odottavat sähköpostivahvistusta (napsauttamalla sähköpostitse lähetettyä Vahvista sähköpostiosoitteeni- tai Tarkista ja allekirjoita -linkkiä), eivät näy Hallinta-sivulla. Tämä koskee sekä käynnissä olevien sopimusten luetteloa että yhteenvetoraporttia:
Verkkolomakkeita, jotka on tallennettu mutta joiden Tarkista ja allekirjoita -toimintoa ei ole suoritettu, voidaan tarkastella viemällä lomakkeen tiedot verkkolomakkeeseen.
Jos Vaadi allekirjoittajaa vahvistamaan sähköpostiosoitteensa -vaihtoehto on poistettu käytöstä, kaikki allekirjoitusyritykset hyväksytään ja sopimus näkyy sen mukaisesti Hallinta-sivulla.
Ylätason verkkolomakkeen Aktiviteetti -osio tallentaa tärkeimmät tapahtumat, kuten Luonti, Ota käyttöön/Ota pois käytöstä ja osallistujien korvaaminen
Kaikki verkkolomakeartikkelit:
- Verkkolomakkeen yleiskatsaus ja määrittäminen
- Verkkolomakkeen luominen
- Verkkolomakkeen muokkaaminen
- Verkkolomakkeen poistaminen käytöstä / käyttöön ottaminen
- Verkkolomakkeen piilottaminen/näyttäminen
- URL:n ja ohjelmakoodin löytäminen verkkolomaketta varten
- Verkkolomakkeen kenttäarvojen esitäyttäminen URL-parametrien avulla
- Salli vastaanottajien tallentaa ja jatkaa verkkolomakkeiden käyttöä
