Selaimet
Päivitetty viimeksi
16. tammikuuta 2023
Yleiskatsaus
Adobe Acrobat Sign Salesforce -sovellus tarjoaa sujuvia allekirjoittamisen työnkulkuja, jotka sekä yksittäiset henkilöt että organisaatiot voivat ottaa vaivattomasti käyttöön. Voit käyttää tätä sovellusta seuraavaan:
- Hanki lailliset Adoben sähköiset allekirjoitukset ja hyväksynnät mille tahansa asiakirjalle suoraan Salesforcesta.
- Reaaliaikainen sopimushistoria ja tallennettujen sopimusten tarkastelu minkä tahansa objektin kautta.
- Seuraa tarjouksia reaaliajassa koko organisaatiossasi.
- Saat päivityksiä Chatterista, kun sopimuksia tarkastellaan, allekirjoitetaan, peruutetaan tai hylätään.
- Sähköinen allekirjoittaminen onnistuu yli 20 kielellä, ja takaisinfaksauspalvelua tuetaan yli 50 kielialueella maailmanlaajuisesti.
- Mahdollisuus yhdistää Salesforcen tiedot automaattisesti asiakirjoihin ennen allekirjoitettavaksi lähettämistä.
- Asiakirjojen luonti automaattisesti Salesforce-tiedoilla ja niiden lähettäminen sopimusliitteinä Document Builderilla.
- Luo vastaavuusmääritys allekirjoittajien tietojen ja Salesforce-objektien välille.
- Luo uudelleenkäytettäviä sopimusmalleja lähetysvaihtoehdoille ja ota käyttöön yhden napsautuksen Lähetä allekirjoitettavaksi -painikkeita muokattavien sopimusten lähettämiseksi mistä tahansa Salesforce-objektista.
- Järjestä integraatio ympäristöihin Conga Composer, Apttus, Selectica, Drawloop, Zuora, Emptoris ja moniin muihin.
Adobe Acrobat Sign Salesforce (Klassinen profiili): Käyttöopas sisältää ohjeet seuraaviin toimintoihin:
Huomautus:
Käytätkö Salesforce Lightning -profiilia? Katso Adobe Acrobat Sign Salesforce (Lightning-profiili): Käyttöopas.
Jos haluat muokata prosesseja sovelluksen automatisointia varten, katso Acrobat Sign Salesforce: Mukautusopas. Saat tukea ottamalla yhteyttä Salesforcen järjestelmänvalvojaan.
Lisätietoja asiakirjojen automaattisesta luomisesta Salesforce-tietojen avulla on Acrobat Sign Document Builder for Salesforce: Käyttöoppaassa.
Tuetut selaimet
|
|
Tuettu |
Rajoitukset |
|---|---|---|
|
Microsoft® Edge |
Kyllä |
Kyllä |
|
Google Chrome™ |
Kyllä |
Ei |
|
Mozilla® Firefox® |
Kyllä |
Ei |
|
Apple Safari® |
Kyllä |
Ei |
Microsoft® Edgen käyttöön liittyviä tunnettuja ongelmia:
- Kun sopimussivu latautuu, saatat nähdä seuraavan virheen (samanlainen kuin alla): ”Tällä sivulla on virhe. Sinun on mahdollisesti päivitettävä se. Toimenpide epäonnistui”
- Kun lähetät sopimuksen ja suljet ”onnistui”-välilehden, sopimussivu ei päivity automaattisesti sopimuksen tilan mukaan. Se voi antaa tämän virheen: ”Uutta ikkunaa ei havaittu. Tarkista selaimesi ponnahdusikkunoiden eston asetukset ennen kuin yrität tehdä muuta. Tämä sivu voidaan nyt ladata uudelleen.”
Pääset sopimussivulle sopimusluettelosta. - Kun valitset toimitusvaiheessa oleville sopimuksille muistutus- tai päivitystoiminnon, sopimussivu ei päivity automaattisesti, ja tämä virhe saattaa näkyä alatunnisteessa: ”Tällä sivulla on virhe. Sen päivittäminen saattaa riittää.”
Pääset sopimussivulle sopimusluettelosta.
Tunnetut ongelmat Acrobat Sign Salesforce -sovelluksessa:
Jos olet ottanut tilin jakamisen käyttöön Acrobat Sign -tililläsi, ne käyttäjät, jotka eivät sisälly sopimukseen, eivät voi tarkastella sopimusta Salesforce-ympäristössä, paitsi jos:
- Sopimus on luotu jaetusta kirjastomallista Adobe Acrobat Sign -kirjastossa.
- Kirjastomalli on jaettu tavalla, joka sisältää tarkasteltajan: (a) Jaettu kaikille tilin käyttäjille tai (b) Jaettu ryhmätasolla, jossa lähettäjä ja tarkastelija ovat samassa ryhmässä.
Huom.: voit tarkastella sopimusta Adobe Acrobat Signin avulla.
”Sopimukset” ovat objekteja, jotka Acrobat Sign asentaa Salesforceen, ja ne ovat väline asiakirjasi toimittamiseen vastaanottajille.
”Vastaanottaja” on yleistermi kaikille sopimuksen allekirjoittajille, hyväksyjille tai delegoijille (periaatteessa kaikille, joille lähetät asiakirjan ja joiden on toimittava jotenkin sen suhteen).
Sopimukset voidaan luoda jollakin seuraavista tavoista riippuen siitä, miten järjestelmänvalvoja on ottanut paketin käyttöön:
- Sopimukset-välilehdestä
- Salesforce-objekteista (yhteystiedot, liidi, mahdollisuus, tili ja muut)
- Chatter
Huomautus:
Aikaisemmat Salesforce-objektista (kuten tästä kontaktista) luodut sopimukset on lueteltu sopimusluettelossa. Mainio tapa löytää haettu sopimus on etsiä sitä Salesforce-objektista (Kontaktista, Tilistä jne), johon sopimus liittyy.
Sopimusten luominen Salesforce Chatterista
Jos haluat luoda sopimuksia Salesforce Chatterista, järjestelmänvalvojasi on otettava Adobe Acrobat Sign Chatter -asetukset käyttöön. Kun tämä on tehty, Adobe Acrobat Sign -objekti voidaan upottaa kotisivulle ja muihin Salesforce-objekteihin.
Sopimusten lähettäminen Chatterista:
- Avaa Salesforce Chatter ja laajenna syötettä.
- Valitse ylhäällä olevasta Chatter-valikosta Adobe Acrobat Sign.
- Syötä sopimuksen tiedot avautuvassa osiossa.
- Jos haluat lähettää sopimuksen, valitse Lähetä.
Huomautus:
Kun Chatteria käytetään lähettämiseen objektista, kuten Yhteyshenkilöstä, kyseinen yhteyshenkilö lisätään ensimmäiseksi vastaanottajaksi.
Kun avaat sopimuksen luonnostilassa, se täytyy konfiguroida siten, että määrität vastaanottajat, sopimuksen luonteen, allekirjoitettavaksi lähetettävät asiakirjat ja tarvittaessa lisäasetukset.
A. Vastaanottajan allekirjoitusjärjestys B. Vastaanottajan rooli C. Vastaanottajan tyyppi D. Vastaanottajan hakukenttä E. Yksityisviestityökalu
-
Määritä kohdassa Vastaanottajat seuraavat kentät:
- A osoittaa vastaanottajan allekirjoitusjärjestyksen. Kun olet lisännyt kaikki vastaanottajat, voit muuttaa allekirjoitusjärjestystä vetämällä riviä ylös- tai alaspäin.
- B osoittaa vastaanottajien roolin. Avaa avattava valikko ja valitse vastaanottajalle haluamasi rooli:
- Allekirjoittajat (oletus) – Vastaanottajat, joiden on annettava vähintään yksi lainmukainen allekirjoitus.
- Hyväksyjät – Vastaanottajat, jotka tarkistavat ja hyväksyvät asiakirjan, mutta joiden ei lainmukaisesti tarvitse allekirjoittaa sitä.
- Hyväksyjä – Vastaanottajat, joiden on tunnustettava sopimus allekirjoittamatta sitä muodollisesti.
- Lomakkeen täyttäjä – Vastaanottajat, joiden tulee täyttää lomakkeen sisältö allekirjoitusprosessin aikana.
- Sertifioitu vastaanottaja – Vastaanottajat, joiden ei tarvitse allekirjoittaa tai täyttää lomakkeen kenttiä, mutta joita voidaan pyytää joko delegoimaan, hylkäämään tai hyväksymään sopimus.
- Delegoijat – Vastaanottajat, joiden on delegoitava roolinsa toiselle osapuolelle. Kullekin yllä mainitulle roolille on delegaattorivaihtoehto (kun SFDC:n ylläpitäjä on ottanut sen käyttöön).
- C osoittaa vastaanottajatyypin. Avaa avattava valikko ja valitse jokin seuraavista vaihtoehdoista:
- Kontakti – Mikä tahansa kontakti Salesforcessa.
- Liidi – Mikä tahansa liidi Salesforcessa.
- Käyttäjä – Kuka tahansa Salesforce-käyttäjä omassa Salesforce-organisaatiossasi.
- Ryhmä – Joukko käyttäjiä, joiden Salesforce-roolissa on joko allekirjoitettava tai hyväksyttävä. Järjestelmänvalvojien on määritettävä ryhmät, jotka ovat sinulle saatavilla.
- Sähköposti – Vastaanottajat, joita ei ole luetteloitu Salesforcessa minkään muun objektityypin edustajiksi.
- D osoittaa vastaanottajan hakukentän. Kun olet valinnut vastaanottajatyypin, syötä vastaanottajan nimi tai tunniste, jolla vastaanottajaa etsitään tai anna tiedot.
- E osoittaa työkalua, jolla vastaanottajalle voidaan lähettää yksityisviesti. Valitse
kelle tahansa vastaanottajalle ja kirjoita näkyviin ilmestyvään valintaikkunaan viesti ja valitse Tallenna.
Välittää yksityisviestin vain merkitylle vastaanottajalle. Jos mitään ei lisätä, vastaanottaja saa oletussopimusviestin.
- Voit poistaa vastaanottajan valitsemalla X poistettavan vastaanottajan kohdalla.
- Vastaanottajia lisätään valitsemalla Lisää vastaanottaja ja täyttämällä tarvittavat tiedot ilmestyvälle riville.
- Jos haluat lisätä itsesi vastaanottajaksi, valitse Lisää minut. Se lisää rivin omilla tiedoillasi.
- Jos haluat lähettää kopion sopimuksesta muille henkilöille, valitse Lisää kopion saaja ja lisää sitten haluamasi sähköpostiosoitteet näkyviin ilmestyvään kopion saaja -kenttään.
-
Avaa Henkilöllisyyden vahvistaminen -pudotusvalikko ja valitse jokin alla olevista vahvistustyypeistä, jota haluat jokaisen vastaanottajan käyttävän:
- Sähköposti (oletus) – Varmennus perustuu sähköpostilaatikon käyttöoikeuteen
- Salasana – Lähettäjän luoma aakkosnumeerinen salasana, joka on ilmoitettava erikseen vastaanottajille.
- Yhteisöt – Varmennus kolmannen osapuolen sosiaalisen verkoston, kuten Facebookin tai LinkedInin kautta.
- Tietoon perustuva todennus (vain Yhdysvallat) – Tietoon perustuva todennus edellyttää vastaanottajalta sosiaaliturvatunnuksensa antamista, minkä jälkeen hänen on vastattava muutamaan julkisiin tietokantoihin perustuvaan kysymykseen.
- Puhelin – Lähettäjä kirjoittaa vastaanottajan puhelinnumeron, ja vastaanottajalle lähetetään koodi tekstiviestillä, kun hänen allekirjoitustaan tarvitaan.
- Virallinen henkilötodistus - Edellyttää, että vastaanottaja toimittaa kuvan passista, virallisesta henkilötodistuksesta tai ajokortista. Valitsemalla virallinen henkilötodistus tai ajokortti käyttäjältä vaaditaan myös ”selfie”, jota verrataan henkilötodistuksen kuvaan.
Huomautus:Voit määrittää Adobe Acrobat Signin sallimaan yksilöllisen varmennustavan kullekin vastaanottajalle. Kun tämä vaihtoehto on käytössä, se näyttää kunkin vastaanottajan vahvistusvaihtoehdon kuten alla.
-
Voit sisällyttää muita työnkulun asetuksia määrittämällä seuraavat kentät Asetuksissa:
- Suojaa allekirjoitettu asiakirja salasanalla – Valitse valintaruutu ja syötä sitten salasana kenttiin, jotka ilmestyvät. Lopullisen PDF-version tarkasteluun tarvitaan annettu salasana.
- Valmistumisen määräaika – Napsauta kalenterikuvaketta ja aseta päivämäärä, jona dokumentti vanhenee (automaattinen peruutus).
- Luo muistutuksia – Valitse avattavasta valikosta muistutuksille lähetysväli lähettääksesi sähköpostimuistutuksia vastaanottajille. Se lähettää muistutussähköpostin vain nykyisille vastaanottajille.
- Vastaanottajan kieli – Valitse pudotusvalikosta sähköpostimallin ja sopimuksen yhteydessä näytettävien ohjeiden kieli.
- Allekirjoitustyyppi – Valitse jokin seuraavista vaihtoehdoista:
- Sähköinen allekirjoitus sähköisten allekirjoitusten hankkimiseen.
- Käsin kirjoitettu allekirjoitus toimittaa sopimuksen kansisivulla ja ohjeilla tulostaa, allekirjoittaa ja faksata sopimus takaisin Adobe Acrobat Signiin.
-
Yhden tai useamman allekirjoitettavan tiedoston lisääminen:
- Valitse Lähetä tiedostot. Tai vedä ja pudota tiedosto kenttään Tiedostot-kohdassa.
- Valitse avautuvasta Lisää tiedostoja -ikkunasta tiedosto, joka sinun on allekirjoitettava. Voit liittää yhden tai useamman tiedoston seuraavista lähdekohteista:
- Salesforce CRM ja tiedostot
- Salesforce-asiakirjat
- Acrobat Sign -kirjasto (otettava käyttöön SFDC-järjestelmänvalvojan toimesta)
- Omalta koneeltasi (Salesforceen ladattavien tiedostojen enimmäiskoko on ~700 Kt)
- Valitse Lisää tiedostoja.
Huom.: Sopimukseen voidaan lisätä monta asiakirjaa. Useiden asiakirjojen sopimuksissa asiakirjat näytetään vastaanottajille määrittämässäsi järjestyksessä. Voit järjestää pinon uudelleen vetämällä valintaa ylös- tai alas.
- Valitse Lähetä tiedostot. Tai vedä ja pudota tiedosto kenttään Tiedostot-kohdassa.
-
Sopimuksen esikatseluikkunassa, joka avautuu:
- Valitse Vastaanottaja-kohdassa vastaanottajan nimi ja vedä vaadittu allekirjoituskenttä sopimukseen.
- Lisää samalla tavalla allekirjoituskentät kullekin vastaanottajalle.
- Vaihtoehtoisesti voit lisätä allekirjoittajan tietokenttiä, datakenttiä tai muita kenttiä tarpeen mukaan.
- Tarkista sopimuksen tiedot.
- Lähetä valmis sopimus vastaanottajille Lähetä-painikkeesta.
Etsi ja hallinnoi sopimuksia
Acrobat Sign for Salesforce -integraatio yhdistää sopimuksesi Salesforce-objektiin mielekkäällä tavalla. Jos esimerkiksi lähetät yhteyshenkilölle salassapitosopimuksen, sopimus näkyy kyseisen yhteyshenkilön sivulla. Vastaavasti jos lähetät sopimuksen Mahdollisuus-objektin vastaanottajalle, sopimus näkyy sekä Vastaanottaja- että Mahdollisuus-objektien luetteloissa.
Jos sopimus jää järjestelmässä orvoksi, se näkyy Sopimukset-välilehdellä. Sopimusten alla olevassa luettelossa näkyy sopimukset, joiden tarkasteluun sinulla on oikeudet.
-
Valitse sopimusluettelosta hallinnoitava sopimus ja suorita jokin alla luetelluista toiminnoista yläreunan toimintoriviltä ja pudotusvalikosta:
- Lähetä muistutus vastaanottajille valitsemalla Muistutus.
Se lähettää vastaanottajille automaattisesti muistutussähköpostin. - Näytä sopimuksen tiedot valitsemalla Näytä.
- Päivitä sopimus valitsemalla Päivitä.
- Voit peruuttaa sopimuksen valitsemalla Peruuta sopimus. Avautuvassa valintaikkunassa voit kertoa sopimuksen peruuttamisen syyn ja ilmoittaa asiasta allekirjoittajille. Valitse seuraavaksi OK.
Tämä keskeyttää sopimuksen ja asettaa sen Peruutettu-tilaan.
- Voit poistaa sopimuksen valitsemalla Poista sopimus.
Avautuvassa valintaikkunassa voit antaa syyn sopimuksen poistamiselle ja ilmoittaa asiasta allekirjoittajille. Valitse seuraavaksi OK.
Tämä poistaa sopimustietueen Salesforcesta.
- Lähetä muistutus vastaanottajille valitsemalla Muistutus.
Saat avattua sopimusportaalin Acrobat Sign -tilillesi valitsemalla Hallitse sopimuksia -välilehden kuten alla. Siinä näkyy kaikki käyttäjätunnukseesi (sähköpostiosoitteeseesi) liitetyt sopimukset.
Salesforce tekee toisinaan sopimuksista haettavia asiayhteyden ja käyttäjien mukaan. Useimmat ylläpitäjät kuitenkin poistavat tämän välilehden ylläpitääkseen kaikkia toimintoja Salesforcessa.
