Käyttöopas Peruuta

Adobe Sign for Salesforce – Opas Edistyneelle mukauttamiselle/asetuksille

Opas Adobe Sign for Salesforce -paketin mukautettaviin asetuksiin

Yleiskatsaus

Adobe Sign for Salesforce sisältää paljon mukautettavia ominaisuuksia, joiden avulla voit räätälöidä asiakirjojen allekirjoitusprosessin saumattomaksi osaksi työnkulkua.

Tämän asiakirjan sisältö tukee Salesforce-asennusopasta ja se sisältää kaikki järjestelmänvalvojien käytettävissä olevat mukautettavat ominaisuudet ja taustaprosessit. Kehittäjien dokumentaatio sisältää sovellusten kehittäjille ohjeita sovellusten liittämiseksi Adobe Signiin.

Useimpien tässä asiakirjassa kuvailtujen asetuksien käyttöönotto edellyttää ainoastaan Salesforce-määrityksiä. Muutamat asetukset edellyttävät Adobe Sign -sivumäärityksiä, mistä on aina erillinen maininta.

Adobe Signin välilehdet

Välilehdet

Adobe Sign asentaa 11 mukautettavaa välilehteä, jotka ovat oletuksena käytössä (jos ne asennetaan kaikille käyttäjille). Suosittelemme, että tutustut välilehtiin ja niiden toimintoihin määrittääksesi ovatko jotkin välilehdet tarpeettomia kaikille tai joillekin käyttäjillesi. Tarpeettomat välilehdet voidaan poistaa käytöstä, mikä selkeyttää käyttäjien näkymää.

Adobe Signin välilehdet

Sopimukset

Tietojen yhdistämismääritykset

Ryhmän yhdistämismääritykset

Sopimusmallit

Adobe Sign Manager

Sopimusten hallinta

Eräsopimukset

Adobe Signin järjestelmänvalvoja (x2)

Yhdistämismääritykset

Sopimustyypit    
Huomautus:

Lightning-käyttöliittymässä näkyy kaksi Adobe Sign -järjestelmänvalvoja -välilehteä.

Ensimmäinen on Visualforce-sivulle ja toinen Lightningille. Visualforce-välilehteä ei voi piilottaa Lightning Experiencessä, joten molemmat ovat näkyvissä.


Välilehdet toimintojen mukaan

Käyttäjä:

  • Sopimukset – Eräs pääobjekteista, jonka avulla käyttäjät voivat luoda sopimuksia ja tarkastella niitä.  Tämä asetus on suositeltavaa ottaa käyttöön kaikille sovelluksen käyttäjille.
  • Adobe Sign Manager – Käytetään pääsääntöisesti silloin, kun käytät Adobe Signia Salesforce1:ssa. Jos et käytä Salesforce1:a, tämän välilehden voi poistaa käytöstä.               
  • Sopimusten hallinta – Tämä välilehti avaa portaalin Adobe Sign Manager -sivulle. Sivu sisältää työkaluja, joiden avulla käyttäjä voi käsitellä sopimuksen kaikkia osa-alueita suoraan Adobe Sign -verkkotilassa.  Yleisesti Salesforce-asiakkaat haluavat hallita sopimusten/asiakirojen käsittelyä yksinomaan Salesforce-ympäristössä, jotta tapahtumat kirjataan täydellisesti CRM-järjestelmään. Siksi tämä välilehti tulisi piilottaa muilta kuin järjestelmänvalvojilta.

 

Tehokäyttäjä

  • Eräsopimukset – Käyttäjille, jotka luovat paljon Adobe Sign -malliin perustuvia sopimuksia ja määrittävät niiden vastaanottajat Salesforce-kyselyllä. Paljasta tämä välilehti vain sellaisille käyttäjille/profiileille, jotka lähettävät saman asiakirjan useille vastaanottajille (esim. vuosikäytäntösopimukset, sopimusten uusinta-asiakirjat).

 

Järjestelmänvalvoja

  • Adobe Sign -järjestelmänvalvoja – Älä paljasta tätä välilehteä muille kuin Salesforce-järjestelmänvalvojan profiilille. Muilla kuin järjestelmävalvojilla ei ole tarvetta käyttää tätä sisältöä.          
  • Ryhmän yhdistämismääritykset – Näiden asetusten avulla Salesforce-järjestelmänvalvoja voi siirtää käyttäjät ryhmiin automaattisesti SFDC-profiilien mukaan.  Tästä on hyötyä vain järjestelmänvalvojille.
  • Sopimustyypit – Auttaa tunnistamaan ja etsimään kaikki tiettyyn luokkaan kuuluvat sopimukset.
  • Sopimusmallit – Tämä on tarkoitettu sopimusmallien suunnitteluun.  Useimmissa tapauksissa tämä kannattaa ottaa käyttöön ainoastaan järjestelmänvalvojille.
  • Tietojen yhdistämismääritykset – Tätä käytetään ainoastaan tietojen yhdistämisen määrittämiseen, jotta asiakirjan sisältöä voidaan lähettää Salesforceen.  Useimmissa tapauksissa tämä kannattaa ottaa käyttöön ainoastaan järjestelmänvalvojille.
  • Yhdistämismääritykset – Tässä välilehdessä määritetään, mitä Salesforcen sisältöä voidaan yhdistää asiakirjaan ennen asiakirjan lähettämistä allekirjoitettavaksi.  Tämäkin kannattaa ottaa käyttöön vain järjestelmänvalvojille.

Salesforcen mukauttamisasetukset

Asetusten avulla voit muuttaa Adobe Sign for Salesforcen käytöstä ja mukauttaa sen vastaamaan yrityksesi tarpeita. Oletusarvot sopivat useimmille asiakkaille, ja niitä käytetään, jos et erikseen vaihda niitä. 

Adobe Sign for Salesforce tukee useita mukautettuja asetuksia:

  • Adobe Sign -asetukset määrittävät, mitkä ominaisuudet näkyvät Adobe Sign -käyttäjillesi ja miten sovellus käyttäytyy. Tämä sisältää sovelluksen ydinasetukset.
  • Adobe Sign -sopimuksen vastaanottajan asetukset hallitsevat sitä, millä tavoin vastaanottajatietueita luodaan ja päivitetään
  • Adobe Signin sopimuksen päivittämisen asetukset hallitsevat niitä ominaisuuksia, joilla määritetään, miten sopimus päivitetään Salesforcessa.
  • Adobe Sign -ympäristön asetukset määrittävät URL-osoitteiden oletusarvot ja ympäristön asetukset.
  • Adobe Sign -työkalupalkin asetukset määrittävät Adobe Sign -työkalupalkissa näkyvät painikkeet.
  • Adobe Sign -yhdistelmämääritysten asetukset määrittävät, miten liitteitä käsitellään yhdistelmämääritystä käytettäessä.
  • Adobe Signin Chatter-asetukset määrittävät, mistä sopimustapahtumista luodaan Chatter-postaus ja missä kyseiset postaukset julkaistaan. Nämä asetukset näkyvät vain, jos Adobe Sign for Chatter -sovellus on asennettu organisaatiossasi.
  • Adobe Signin liidinmuunnosasetukset määrittävät sopimusten siirron, kun niihin liittyvät liidit muunnetaan tileiksi, yhteyshenkilöiksi tai mahdollisuuksiksi.

Asetukset voi ottaa käyttöön koko Salesforce-organisaatiolle tai vain tietyille käyttäjille ja profiileille:

Mukautettavat asetukset

Mukautettavat asetukset on jaettu toiminnallisiin osioihin Salesforcessa seuraavan rakenteen mukaisesti. Erilliset asetukset on lueteltu toiminnallisessa asetuksessa.

o Adobe Sign -sopimuksen vastaanottajan asetukset

Adobe Signin sopimuksen päivitysasetukset

o Adobe Signin Chatter-asetukset

o Adobe Sign -ympäristön asetukset

o Adobe Signin liidinmuunnosasetukset

o Adobe Sign -yhdistelmämääritysten asetukset

o Adobe Sign -asetukset

o Adobe Sign -työkalupalkki

 

Adobe Sign -asetusten osiossa on niin paljon yksittäisiä kohteita, että ne on lueteltu kahdesti:

  • Toiminnon mukaan – Tämän avulla voit ottaa toimintoja käyttöön ja varmistaa, että asianmukaiset asetukset on huomioitu
  • Aakkosjärjestys – Tämän avulla löydät haluamasi asetuksen nopeasti

Adobe Signin mukautetut asetukset

Automaatio ja taustatoiminnot

Adobe Sign for Salesforcen työnkulkuja voidaan automatisoida ottamalla taustatoiminnot käyttöön. Näihin sisältyvät sopimusten lähettäminen, muistutusten lähettäminen, sopimuksen tilan päivittäminen, sopimuksen poistaminen ja sopimuksen peruuttaminen.

Taustatapahtumat

  • Automaattisten työnkulkujen ja käynnistimien avulla Salesforce voi lähettää asiakirjan allekirjoitettavaksi automaattisesti ilman, että käyttäjän tarvitsee toimia. Voit myös luoda käynnistimiä tai työnkulkuja, joilla lähettää muistutuksia ja poistaa, peruuttaa tai päivittää sopimuksia automaattisesti. Sinun on ehkä annettava käyttäjille tai työnkuluille oikeudet lähettää asiakirjoja toisten käyttäjien puolesta.
  • Taustatapahtumat voidaan ottaa käyttöön Taustatapahtumat-nimisestä Sopimusten valintaluettelokentästä. Toiminto käynnistetään, kun kentän arvo muuttuu. Varmista, että ainoastaan Sopimuksen tilan sallimia toimintoja voidaan käynnistää (et voi esim. lähettää muistutusta sopimuksesta, jonka tila on peruttu). 
  • Voit myös määrittää Lähetä allekirjoitettavaksi -painikkeelle automaattisen toiminnon, joka lähettää ennalta määritellyn Sopimusmallin mukaisen sopimuksen ilman, että käyttäjän tarvitsee tarkistaa sopimussivua. Voit ottaa toiminnon käyttöön Sopimusmallin Lähetä automaattisesti -asetuksesta. Katso lisätietoja kohdasta Sopimusmallit.

onLoadActions-toiminnot

Salesforce voi käynnistää automaattisesti toimintoja URL-parametrin onLoadAction kautta, jota Adobe Sign tukee Sopimus-painikkeen toiminnoille: Lähetä, Muistuta, Poista, Peruuta, Päivitä ja Näytä. URL-parametri noudattaa järjestelmänvalvojan määrittämiä työkaluasetuksia, jolloin vain käyttöönotetut ovat käytettävissä.

Esimerkkejä URL-osoitteista, joissa on onLoadAction-toiminto:

Lähetä: Varmista, että sopimuksesi tila on Vedos tililläsi.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Sopimustunnus]&sfdc.override=1&onLoadAction=send

 

Muistuta: Varmista, että sopimuksesi tila on Allekirjoitettavana tililläsi.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Sopimustunnus]&sfdc.override=1&onLoadAction=remind

 

Poista: Varmista, että sopimuksesi tila on Allekirjoitettavana tililläsi.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Sopimustunnus]&sfdc.override=1&onLoadAction=delete

 

Peruuta: Varmista, että sopimuksesi tila on Allekirjoitettavana tililläsi.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Sopimustunnus]&sfdc.override=1&onLoadAction=cancel

 

Päivitä: Varmista, että sopimuksesi tila on Allekirjoitettavana tililläsi.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Sopimustunnus]&sfdc.override=1&onLoadAction=update

 

Näytä: Varmista, että sopimuksesi tila on Allekirjoitettavana, Allekirjoitettu tai Peruutettu tililläsi.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Sopimustunnus]&sfdc.override=1&onLoadAction=view

Adobe Sign -integraatio muihin Salesforce-sovelluksiin

Adobe Sign on integroitu useisiin Salesforce-sovelluksiin, joiden avulla voit laajentaa Salesforce-työnkulkujasi entistä enemmän. Lue lisää kustakin sovelluksesta ja hanki tarvitsemasi AppExchangesta.

Edistyksellinen dokumentin luominen

Tilaukset ja laskutus

Sopimusten, ehdotelmien ja tarjousten hallinta

Pyydä apua nopeammin ja helpommin

Oletko uusi käyttäjä?