Adobe Sign tukee mukautettavaa tietojen säilytyskäytäntöä, joka voidaan asiakkaiden tileillä määrittää poistamaan asiakirjoja ja kerättyä tietoa Adobe Signista. Oletusarvoisesti Adobe Sign säilyttää kaikki asiakkaiden asiakirjat palvelussa. Adobe Sign noudattaa useita tietoturvan ja tietojen saatavuuden teollisuusstandardeja, kuten PCI DSS 3.0, HIPAA, SOC 2 Type II ja ISO 27001. Asiakkaat voivat pyytää, että automaattinen tietojen säilytyskäytäntö määritetään heidän organisaationsa tietojen säilytysvaatimusten mukaiseksi, niin että heidän asiakirjansa poistetaan automaattisesti Adobe Signista.
Vaihtoehtoisesti voidaan ottaa käyttöön säilytys pyynnöstä. Tällöin asiakkailla on mahdollisuus käyttää Adobe Sign -ohjelmointirajapintaa poistaakseen asiakirjoja yksitellen järjestelmänvalvojan valvonnassa.
Määritettävä tietojen säilytyskäytäntö on saatavilla palvelun Business- ja Enterprise -tilauksiin. Adobe Sign tukee kahta eri määritysvaihtoehtoa:
1. Automaattinen tietojen säilytys: Tässä vaihtoehdossa asiakkaat voivat valita automaattisen käytännön tililleen, niin että asiakirjat säilyvät määrätyn ajan Adobe Signissa. Tili voidaan esimerkiksi määrittää säilyttämään asiakirjat 30 päivää niiden allekirjoittamisen jälkeen. Tietojen määritettävälle säilyttämisajalle ei ole kestorajaa: se voi olla vai muutama sekunti tai useita vuosia. Automaattinen tiedonsäilytyskäytäntö voidaan määritellä koko tilille, niin että kaikki saman tilin sopimukset noudattavat samaa käytäntöä. Vaihtoehtoisesti käytäntö voidaan määritellä tilin sisäisille ryhmille niin, että erilaisilla ryhmillä on erilaiset säilytyskäytännöt.
2. Tietojen säilytys pyynnöstä: Tällä valinnalla asiakkaat voivat poistaa asiakirjoja Adobe Signista milloin tahansa käyttämällä Adobe Sign -ohjelmointirajapintaa. Tätä valintaa käytetään tyypillisesti silloin kun Adobe Sign integroidaan ulkoiseen tallennuspalveluun, kuten asiakirjahallinta-, tai tallennehallintajärjestelmään, HR-järjestelmään ym. jossa tietojen säilytyskäytäntöjä määritellään ja hallitaan tämän ulkoisen järjestelmän puitteissa.
Tietojen säilytystä sovelletaan vain sellaisiin asiakirjoihin, joiden tila Adobe Signissa on jokin seuraavista:
- Allekirjoitettu tai hyväksytty - Kaikki vastaanottajat ovat allekirjoittaneet tai hyväksyneet asiakirjan.
- Peruutettu/hylätty - Lähettäjä on peruuttanut asiakirjan tai joku allekirjoittajista tai hyväksyjistä on hylännyt sen.
- Vanhentunut - Asiakirja ehti vanhentua ennen allekirjoitusmenettelyn suorittamista. Tietojen säilytystä ei sovelleta asiakirjoihin, joilla on jokin muu status.
Jos organisaation tilille on määritetty erityinen tietojen säilytysmenettely, Adobe Sign asettaa lopullisen muotonsa saavuttaneelle asiakirjalle säilytysajan määritellyn menettelytavan mukaisesti. Aikaisempaa esimerkkiä käyttäen - kun organisaation asiakirjoille on määritelty 30 päivän säilytysmenettely - säilytysaika kestää 30 päivää tulevaisuuteen siitä päivästä ja kellonajasta alkaen, jona tietty asiakirja on allekirjoitettu.
Kun säilytyksen loppuajankohta on saavutettu, Adobe Signin sisäinen tietojenpuhdistusmenettely poistaa kaikki versiot allekirjoitetuista asiakirjoista ja kaikki lomaketiedot, jotka kerättiin allekirjoitusmenettelyn työnkulun myötä. Kun tiedot on poistettu pääjärjestelmästä, aktiivinen tiedon replikointi varmistaa, että tiedot poistetaan DR-sivustolta ja kaikkialta, missä on varmuuskopioita. Kun asiakirjat ja tiedot on poistettu Adobe Signista, tämän sopimustapahtuman historiaan lisätään yksiselitteinen tapausmerkintä siitä, milloin asiakirjat poistettiin järjestelmästä.
Adobe Sign säilyttää tapahtumaa koskevan valvontajärjestelmän niin, että tieto tapahtuman asiayhteydestä säilyy tarvittaessa.
Tässä määrityskokoonpanossa ulkoinen järjestelmä tai sovellus esittää Adobe Signin ohjelmointirajapinnan kautta tietyn asiakirjan poistopyynnön. Adobe Sign ottaa vastaan pyynnön, todentaa sen ja lähettää asiakirjan välittömästi tietojenpuhdistusprosessiin. Puhdistusprosessi poistaa allekirjoitetun asiakirjan, kaikki luonnosversiot ja kaikki lomaketiedot, jotka on kerätty allekirjoittamisen työnkulun aikana pääoperaatiosivustolta ja toissijaiselta DR-sivustolta. Tietojen poistotapahtuma merkitään tapahtuman historiaan. Adobe Sign säilyttää tapahtumaa koskevan valvontajärjestelmän niin, että tieto tapahtuman asiayhteydestä säilyy tarvittaessa.
Ennen kuin tietojen säilyttämismenettely voidaan ottaa tietyllä tilillä käyttöön, asiakkaan on allekirjoitettava Adoben kanssa tietojen säilytyssopimus, jossa asiakas ilmoittaa halukkuudestaan poistaa asiakirjansa ja tietonsa pysyvästi Adobe Signista. Määrityksiä koskevat lisätiedot, kuten asiakkaan toivoma tietojen säilytysaika automaattista säilyttämistä haluttaessa, on mahdollisesti ilmoitettava, jotta määritykset voidaan saada tehtyä.
Adobe edellyttää, että organisaatiot, joille tietojen säilytys on otettu käyttöön, toimittavat kopion valmiista allekirjoitetusta sopimuksesta PDF-liitteenä kaikille organisaatioon kuulumattomille allekirjoittajille tai osapuolille. Kun tietojen säilytysmenettely on otettu käyttöön, tätä valintaa ei voi muuttaa.
Organisaatiot voivat halutessaan järjestää kopiot allekirjoitetuista sopimuksista sisäisille osapuolille.
Huomautus:
Asiakirjojen säilytys Workday-integraatioille
Workday-integraatio on määritetty niin, että se ei lähetä Allekirjoitettu ja arkistoitu -sähköpostia tapahtuman viimeistelyn yhteydessä, koska asiakirjat tallennetaan Workday-järjestelmään.
Säilytyskäytännön asentaminen muuttaa määritystä niin, että Allekirjoitettu ja arkistoitu -sähköposti lähetetään allekirjoitettu PDF-tiedosto liitettynä.
Creative Commons -lisenssien ehdot eivät koske Twitter™- ja Facebook-viestejä.