Tietojen hallinnoinnin ja säilytyksen yleiskatsaus

Oletusarvoisesti Adobe Sign säilyttää kaikki asiakkaiden asiakirjat palvelussa niin kauan kuin tili on aktiivinen.

Tapahtumatiedot pysyvät järjestelmässä, kunnes asiakas ryhtyy sopimusten eksplisiittiseen poistamiseen tähtääviin toimenpiteisiin.

  • Adobe Sign -palvelu noudattaa useita tietoturvan ja tietojen saatavuuden teollisuusstandardeja, kuten PCI DSS 3.0, HIPAA, SOC 2 Type II ja ISO 27001.

Huomautus:

Asiakkaan Adobe Sign -käyttöoikeuden voimassaoloajan päätyttyä Adobe ei ole velvollinen säilyttämään asiakkaan sopimuksia, valvontaraportteja tai muita asiakkaan tietoja.

Jos Adobe kuitenkin säilyttää tällaisia tietoja, ne poistetaan asiakkaan Adobe Sign -käyttöoikeuden voimassaoloaikana määritetyn säilytyskäytännön mukaisesti.

Asiakkaat, jotka haluavat tallentaa sopimusrekisterinsä omiin järjestelmiinsä ja haluavat poistaa alkuperäiset asiakirjat Adobe Sign ‑järjestelmistä, voivat määrittää ”säilytyskäytännön”. Säilytyskäytäntö vahvistaa, kuinka kauan Adobe Sign säilyttää tapahtuman. Järjestelmä poistaa sopimuksen automaattisesti Adobe Signista (ja valinnaisesti sopimusta tukevat tarkastukset/henkilötiedot) kyseisen ajanjakson jälkeen.

Säilytyssäännöt määrittää tilitason järjestelmänvalvoja Tietojen hallinta -osiossa järjestelmänvalvojan valikosta.

  • Ryhmätason järjestelmänvalvojilla ei ole oikeutta luoda tai poistaa säilytyssääntöjä.
  • Kaikki tilin ryhmät perivät tilitason asetukset oletusarvonaan.
    • Ryhmät on määritettävä erikseen, jos niiden halutaan käyttävän muita kuin tilitason asetuksia.
    • Ryhmätason asetukset korvaavat aina tilitason asetuksen.
Siirry tietojen hallintaan

Dokumentit/tiedostot/liitteet, sopimukset ja tapahtumat

  • Dokumentit/tiedostot/liitteet ovat kaikki yksittäisiä tiedostoja, jotka lähetetään Adobe Sign -järjestelmään. Ne ovat sopimuksen rakennusmateriaaleja.
  • Sopimukset ovat asiakkaalle suunnattuja objekteja, jotka Adobe Sign luo lähetetyistä tiedostoista ja jotka vastaanottajat täyttävät ja/tai allekirjoittavat. ”Sopimus” on termi, jota käytetään objektin määrittämiseen sekä allekirjoitusten hankintaprosessin että lopullisen PDF-tiedoston luonnin aikana.
  • Tapahtumat käsittävät sopimuksen sekä kaiken siihen liittyvän kirjaamisen ja dokumentaation, jotka luodaan sopimusta varten ja sen toimesta (esim. valvontaraportit, todennustulokset, kenttätason tiedot, .csv-sivut).

 

Sääntö ja sääntötunnus

Sääntö-termillä kuvataan (tämän artikkelin yhteydessä) määrättyä prosessia. Tässä tapauksessa kyseessä on prosessi, joka määrittää, milloin sopimus poistetaan Adobe Sign -järjestelmästä. Se on yleinen termi, jota käytetään, kun puhutaan muuttuvan ehdon (sopimuksen poistoajankohdan) soveltamisesta toiseen objektiin (tässä tapauksessa sopimuksiin).

Sääntötunnus-termiä käytetään määritetyn säännön kuvaamiseen. Kun sääntö luodaan, sille määrätään yksilöllinen tunnus (sääntötunnus) sen erottamiseksi kaikista muista säännöistä. Määritetty sääntötunnus on literaaliobjekti, joka liittyy sopimukseen.

 

Sopimuksen lopullinen tila

Säilytyssäännöt käynnistetään, kun sopimus saavuttaa ”lopullisen tilan”.

Lopullinen tila saavutetaan, kun vastaanottajat eivät enää voi suorittaa muita toimenpiteitä sopimuksen saattamiseksi valmiiksi. Lopullisia tiloja on kolme:

  • Valmis – Saavutetaan, kun kaikki vastaanottajat ovat suorittaneet sopimukselle kaikki prosessit onnistuneesti.
  • Hylätty – Hylätty sopimus on pysäytetty tietyllä toiminnolla. Tällä toiminnolla voi olla eri lähteitä:
    • lähettäjä peruutti
    • vastaanottaja hylkäsi
    • epäonnistui vastaanottajan todennusvirheen vuoksi
    • epäonnistui järjestelmävirheen vuoksi.
  • Vanhentunut – Sopimukset, joiden voimassaoloaika päättyy toimimattomuuden vuoksi määritellyllä ajanjaksolla.


Toimintatapa

Kun sopimus saavuttaa lopullisen tilan:

  • Adobe Sign tarkistaa sopimuksen luoneen käyttäjän ryhmätason säilytyssäännöt (ryhmän, johon käyttäjä kuuluu, kun sopimus saavuttaa lopullisen tilan).
    • Jos mitään ryhmätason sääntöä ei sillä hetkellä ole käytössä, käytetään tilitason sääntöä.
    • Jos myös tilitason sääntö on määrittämättä, säilytyssääntöjä ei määritetä, eikä sopimuksella ole poistopäivää.

 

Jos sopimukseen sovelletaan säilytyssääntöä:

  • Sopimus on ajoitettu poistettavaksi sääntöparametrien perusteella.
  • Sovelletun säännön sääntötunnus liittyy tapahtumaan ja varmistaa, että poistohetkellä sovelletaan oikeaa sääntöä.

 

Lopullisessa tilassa oleva sopimus odottaa määrättyyn poistoaikaan asti.

  • Poistoon jäljellä olevien päivien määrä on literaalinen. 
    • Jos poistoajankohdaksi määritetään esimerkiksi 14 päivää, poistotoiminto käynnistyy täsmälleen (sekunnilleen) 14 päivää sen jälkeen, kun sopimus on siirtynyt lopulliseen tilaan.

 

Kun poiston aika on tullut, Adobe Sign tarkistaa sääntötunnuksen määrittääkseen, onko sääntö poistettu käytöstä vai ei.

  • Jos sääntö on poistettu käytöstä, toimenpiteisiin ei ryhdytä.
  • Jos sääntöä ei ole poistettu käytöstä, sopimus poistetaan.
    • Jos valvontaraportin ja henkilökohtaisten tietojen poistotoiminto on käytössä, suoritetaan sama prosessi näille dokumenteille määritetyn aikavälin perusteella.
      • Tileillä, joilla käytetään henkilöllisyystodistukseen perustuvaa todennusmenetelmää, allekirjoittajan henkilötietoraportti (jos sellainen on tehty) poistetaan osana henkilökohtaisia tietoja.


Määritys

Määritä säilytyssäännöt tilitasolla.

Määritä ensin tilitason säilytys (jos sellainen on).

Kaikki ryhmät perivät automaattisesti tilitason asetukset, joten jos haluat soveltaa yhtä käytäntöä kaikkiin ryhmiin, saavutat tällä tämän tavoitteen:

  • Valitse Tili > Tilin asetukset > Tietojen hallinnointi.
  • Napsauta pluskuvaketta.
Luo sääntö

Luo säilytyssääntö -peittokuvan sisältö:

  • Määritä, kuinka monta päivää sopimusta tulisi säilyttää sen jälkeen, kun se on saavuttanut lopullisen tilan.
    • Minimi on yksi päivä.
    • Maksimi on 5 475 päivää (15 vuotta).
  • Aseta halutessasi sopimuksen kirjausketjun säilytysaika ja sopimuksen osapuoliin liittyvät henkilökohtaiset tiedot.
    • Kirjausketjua ja henkilökohtaisia tietoja on säilytettävä vähintään niin kauan kuin sopimusta, mahdollisesti myös pidempään.
    • Jos tätä asetusta ei ole otettu käyttöön, kirjausketjua ja henkilökohtaisia tietoja säilytetään siihen asti, kunnes ne poistetaan jollakin muulla menetelmällä (esim. GDPR-poistolla).
Luo säilytyssääntö

Ensimmäinen sääntö (pinon yläosassa, ilman päättymispäivää) on sillä hetkellä sovellettava sääntö. Yhteen ryhmään voi soveltaa vain yhtä sääntöä kerrallaan. 

Jos luodaan uusi sääntö:

  • Uudesta säännöstä tulee sillä hetkellä käytettävä sääntö.
    • Uusi sääntö lisätään luettelon alkuun yhdessä säännön luontiajankohdan ilmoittavan aloituspäivän kanssa, ilman päättymispäivää.
  • Jos aikaisemmin luotu sääntö on aktiivisesti käytössä uutta sääntöä luotaessa: 
    • Aikaisemmin luotua sääntöä ei enää sovelleta lopulliseen tilaan siirtyviin sopimuksiin.
    • Aikaisemmin luotua sääntöä siirretään luettelossa alaspäin, uuden (voimassa olevan) säännön alle.
    • Aikaisemmin luodulle säännölle luodaan automaattisesti päättymispäivän arvo, joka vastaa uuden (voimassa olevan) säännön alkamispäivää.
Uusi sääntö


Säilytyssääntöjen määrittäminen ryhmätasolla

Määrittämällä ryhmätason säilytyssäännöt korvaat ryhmään sillä hetkellä kuuluvien käyttäjien perimät tilitason säännöt.

Jos käyttäjää siirretään ryhmien kesken, kun sopimuksia on kesken, uuden ryhmän säilytyssääntöjä sovelletaan kaikkiin sopimuksiin, jotka siirtyvät lopulliseen tilaan käyttäjän ollessa kyseisessä ryhmässä.

Lopullisessa tilassa olevissa sopimuksissa, joissa säilytyssääntö on otettu käyttöön ennen säännön luoneen käyttäjän siirtämistä uuteen ryhmään, noudatetaan sovelletun säännön poistopäivää, jos sääntöä ei ole poistettu käytöstä ennen poistotoimintoa.

 

Kun tämä pidetään mielessä, ryhmätason säilytyssääntöjen määrittäminen eroaa edellä esitetystä vain kahdella tavalla:

Pääset ryhmän tietojen hallintavälilehteen seuraavasti:

  • Valitse Tili > Ryhmät.
  • Napsauta muokattavaa ryhmää kerran.
  • Valitse Ryhmän asetukset.
Siirry ryhmän asetuksiin.

 

  • Valitse vasemmasta sivuvalikosta Tietojen hallinnointi.
    • Huomaa, että jos ryhmätason säilytyssääntöjä ei ole käytössä, se on selvä merkki siitä, että käytössä on tilitason säännöt.
Ryhmätason tietojen hallinnointi
  • Luo uusia sääntöjä napsauttamalla pluskuvaketta (kuten tilitason käyttöliittymässä).

Huomautus:

Kun säännöt on luotu ryhmissä, voit käyttää näitä ryhmätason säilytyssääntöjä tilitason Tietojen hallinnointi -välilehdestä:

  • Valitse Tili > Tilin asetukset > Tietojen hallinnointi.
  • Napsauta Ryhmät, joilla on säilytyssäännöt -välilehteä.
  • Napsauta muokattavan ryhmän nimeä kerran.
  • Valitse Näytä ryhmien säilytyssäännöt, ja ryhmätason Tietojen hallinnointi -sivu avautuu.

Ryhmätason asetusten käyttäminen tilitason tietojen hallinnoinnilla

Ryhmätason sääntöjä määritettäessä on käytettävissä ylimääräinen Säilytä kaikki tämän ryhmän sopimukset -vaihtoehto.

Tämän vaihtoehdon avulla ryhmä voi korvata tilitason säilytyssäännön ja säilyttää kaikki sopimukset (ryhmän käyttäjille) ikuisesti.

Säilytä kaikki sopimukset


Säilytyssäännön tila

Käytössä – Sääntöjä, jotka ovat edelleen voimassa sääntöä sovellettaessa lopulliseen tilaan siirtyneille sopimuksille.

  • Käytössä oleva sääntö on aina luettelon alussa, eikä sillä ole päättymispäivää.

Poistettu käytöstäPoistettu käytöstä -sääntöjä ei enää sovelleta. Jos sopimus saavutti lopullisen tilan käytöstä poistetun säännön mukaisesti, sopimusta ei poisteta tavoitepoistopäivänä.

  • Käytöstä poistetut säännöt ovat harmaita.
  • Käytöstä poistettuja sääntöjä ei voi ottaa uudelleen käyttöön.

VanhentunutVanhentuneilla säännöillä ei ole lopullisessa tilassa olevia, poistoa odottavia sopimuksia.

  • Jos sinulla on esimerkiksi 14 päivän sääntö, jonka päättymispäivä on 10. maaliskuuta, sääntö vanhentuu 24. maaliskuuta päivän lopussa, koska kaikki säännön piiriin kuuluvat sopimukset on jo poistettu.

Vanha – Asiakkaat, joilla säilytyssääntö määräytyi vanhan tausta-asetuksen perusteella, näkevät tämän käytännön heijastuvan vanhana säilytyssääntönä. 

  • Sopimukset, jotka oli jo aikaisemmin ajoitettu poistettaviksi vanhan säännön perusteella (ennen kuin uudet säännöt otettiin käyttöön), poistetaan vanhan säännön poistoajankohdan mukaisesti.
Sääntöjen tilat


Sääntöjen suodattaminen tilan mukaan

Säilytyssääntöjen luetteloa voidaan suodattaa napsauttamalla taulukon oikeassa yläkulmassa olevaa ”hampurilaiskuvaketta”.

Näiden vaihtoehtojen avulla voit suodattaa

  • kaikki säännöt - oletusarvo
  • vain käytössä olevat säännöt
  • vain käytöstä poistetut säännöt
  • vain vanhentuneet säännöt.

Voit myös palauttaa 15, 30 tai 50 tietuetta sivua kohti.

Sääntösuodattimet


Säännön poistaminen käytöstä

Varoitus:

Säännön poistamista käytöstä ei voi kumota.

Kun sääntö poistetaan käytöstä, yhdelläkään vielä jäljellä olevalla, säännön piiriin kuuluvalla sopimuksella ei enää ole poistopäivää, joka huomioitaisiin.

Nämä sopimukset on siten poistettava GDPR-työkaluilla.

Voit poistaa säännön käytöstä seuraavasti:

  • Valitse sääntö.
  • Napsauta Poista käytöstä -linkkiä.
Poista sääntö käytöstä


Poistetut ryhmät

Säilytys perustuu (eksplisiittisesti asetettuihin tai tilitason asetuksista perittyihin) ryhmätason asetuksiin.

Käytettyjen säilytyssääntöjen tuleva tarkistus edellyttää, että sääntöjen historia on olemassa.

Siksi ryhmätunnusta ei poisteta kokonaan. Tarvittavat asetukset säilytetään, ja niitä voidaan tarkastella/muokata tilitason järjestelmänvalvojan käytettävissä olevien ryhmien kautta.

Poistetut ryhmät voidaan tuoda näkyviin Ryhmät-sivulla napsauttamalla ”hampurilaiskuvaketta” ja valitsemalla Näytä vain poistetut ryhmät.

Näytä poistetut ryhmät

Napsauta muokattavaa ryhmää kerran ja napsauta Ryhmän asetukset -linkkiä.

  • Sääntöjä voidaan luoda ja poistaa käytöstä samalla tavalla kuin ryhmän ollessa aktiivinen.
Poistetut ryhmät


API-pohjainen poistotoiminto

Haluttaessa voidaan ottaa käyttöön säilytys pyynnöstä. Tällöin asiakkaiden järjestelmänvalvojilla on mahdollisuus käyttää Adobe Sign -ohjelmointirajapintaa dokumenttien poistamiseen yksitellen.

Ota yhteyttä Success Manageriin, jos haluat ottaa tämän toiminnon käyttöön.


Muistettavia asioita

  • Vain yhtä sääntöä voidaan soveltaa, kun sopimukset saavuttavat lopullisen tilan.
    • Useita sääntöjä voidaan ottaa käyttöön, sillä sääntö pysyy käytössä, kunhan sen piiriin kuuluu sopimuksia, joilla on tavoitepoistopäivä (säännön laajuuden mukaisesti).
  • Käytöstä poistettuja sääntöjä ei voi ottaa uudelleen käyttöön. Käytöstä poisto on lopullista.
  • Säilytyssääntöjä sovelletaan, kun sopimus saavuttaa lopullisen tilan, ei silloin, kun sopimus luodaan.
  • Käytetty säilytyssääntö perustuu ryhmään, johon säännön luonut käyttäjä kuuluu, kun sopimus saavuttaa lopullisen tilan.
  • Sopimukseen sovellettuja sääntöjä ei voi muuttaa, kun sopimus on siirtynyt lopulliseen tilaan odotusajan osalta.
    • Voit poistaa säännön käytöstä, jos haluat estää sopimuksen poiston, mutta tämä estää kaikkien säännön piiriin kuuluvien, mutta vielä poistamattomien sopimusten poiston.
  • Voit selvittää sopimukseen sovellettavan säännön tarkistamalla sopimuksen valvontaraportin ja vertaamalla sopimuksen valmistumispäivää säilytyssääntöjen päivämääräalueisiin.
  • Pisin mahdollinen säilytysjakso on 5475 päivää.

Huomautus:

Asiakirjojen säilytys Workday-integraatioille

Workday-integraatio on määritetty niin, että se ei lähetä Allekirjoitettu ja arkistoitu -sähköpostia tapahtuman viimeistelyn yhteydessä, koska asiakirjat tallennetaan Workday-järjestelmään.

Säilytyskäytännön asentaminen muuttaa määritystä niin, että Allekirjoitettu ja arkistoitu -sähköposti lähetetään allekirjoitettu PDF-tiedosto liitettynä.