Oletusarvoisesti Adobe Acrobat Sign säilyttää palvelussa suojatusti kaikki asiakkaiden asiakirjat niin kauan kuin tili on aktiivinen.
Tapahtumatiedot pysyvät järjestelmässä siihen asti, että asiakas ryhtyy nimenomaisiin toimiin sopimusten poistamiseksi.
Adobe ei ole velvollinen säilyttämään asiakkaan sopimuksia, auditointiraportteja tai muita asiakkaan tietoja asiakkaan Acrobat Sign -käyttöoikeuden vanhenemisen tai päättymisen jälkeen.
Jos Adobe kuitenkin säilyttää tällaisia tietoja, ne poistetaan minkä tahansa asiakkaan Acrobat Sign -käyttöoikeuden aikana määritetyn säilytyskäytännön mukaisesti.
Asiakkaat, jotka haluavat tallentaa sopimustensa tiedot omiin järjestelmiinsä ja poistaa alkuperäiset asiakirjat Acrobat Sign ‑järjestelmistä, voivat määrittää ”säilytyskäytännön” ilmaisemaan, kuinka kauan Acrobat Sign säilyttää tapahtuman. Kyseisen ajanjakson jälkeen järjestelmä poistaa sopimuksen Acrobat Signista (asiakkaan halutessa poistetaan myös sopimusta tukevat tarkastukset/henkilötiedot).
Säilytyssäännöt määrittää tilitason järjestelmänvalvoja Tietojen hallinta -osiossa järjestelmänvalvojan valikosta.
Dokumentit/tiedostot/liitetiedostot vs. sopimukset vs. tapahtumat
Sääntö vs. sääntötunnus
Sääntö-termi viittaa (tämän artikkelin asiayhteydessä) ennalta määritettyyn prosessiin. Tässä tapauksessa kyseinen prosessi määrittää, milloin sopimus poistetaan Acrobat Sign -järjestelmästä. Se on yleinen termi, jota käytetään, kun puhutaan muuttuvan ehdon (sopimuksen poistoajankohdan) soveltamisesta toiseen objektiin (tässä tapauksessa sopimuksiin).
Sääntötunnus-termiä käytetään määritetyn säännön kuvaamiseen. Kun sääntö luodaan, sille määrätään yksilöllinen tunnus (sääntötunnus) sen erottamiseksi kaikista muista säännöistä. Määritetty sääntötunnus on literaaliobjekti, joka liittyy sopimukseen.
Sopimuksen lopullinen tila
Säilytyssäännöt käynnistetään, kun sopimus saavuttaa "lopullisen tilan".
Lopullinen tila saavutetaan, kun vastaanottajat eivät enää voi suorittaa muita toimenpiteitä sopimuksen saattamiseksi valmiiksi. Lopullisia tiloja on kolme:
Kun sopimus saavuttaa lopullisen tilan:
Jos sopimuksen kanssa käytetään säilytyssääntöä:
Lopullisessa tilassa oleva sopimus odottaa määritettyyn poistoaikaan asti.
Kun poistamisen aika koittaa, Acrobat Sign tarkistaa sääntötunnuksen avulla, onko sääntö poistettu käytöstä vai ei.
Määritä ensin tilitason säilytys (jos sellainen on).
Kaikki ryhmät perivät automaattisesti tilitason asetukset, joten jos haluat soveltaa yhtä käytäntöä kaikkiin ryhmiin, saavutat tällä tämän tavoitteen:
Luo säilytyssääntö -peittokuvan sisältö:
Ensimmäinen sääntö (pinon yläosassa, ilman päättymispäivää) on sillä hetkellä sovellettava sääntö. Yhteen ryhmään voi soveltaa vain yhtä sääntöä kerrallaan.
Jos luodaan uusi sääntö:
Määrittämällä ryhmätason säilytyssäännöt korvaat ryhmään sillä hetkellä kuuluvien käyttäjien perimät tilitason säännöt.
Jos käyttäjää siirretään ryhmien kesken, kun sopimuksia on kesken, uuden ryhmän säilytyssääntöjä sovelletaan kaikkiin sopimuksiin, jotka siirtyvät lopulliseen tilaan käyttäjän ollessa kyseisessä ryhmässä.
Lopullisessa tilassa olevissa sopimuksissa, joissa säilytyssääntö on otettu käyttöön ennen säännön luoneen käyttäjän siirtämistä uuteen ryhmään, noudatetaan sovelletun säännön poistopäivää, jos sääntöä ei ole poistettu käytöstä ennen poistotoimintoa.
Kun tämä pidetään mielessä, ryhmätason säilytyssääntöjen määrittäminen eroaa edellä esitetystä vain kahdella tavalla:
Pääset ryhmän tietojen hallintavälilehteen seuraavasti:
Kun säännöt on luotu ryhmissä, voit käyttää näitä ryhmätason säilytyssääntöjä tilitason Tietojen hallinnointi -välilehdestä:
Ryhmätason sääntöjä määritettäessä on käytettävissä ylimääräinen Säilytä kaikki tämän ryhmän sopimukset -vaihtoehto.
Tämän vaihtoehdon avulla ryhmä voi korvata tilitason säilytyssäännön ja säilyttää kaikki sopimukset (ryhmän käyttäjille) ikuisesti.
Käytössä – Sääntöjä, jotka ovat edelleen voimassa sovellettaessa sääntöä lopulliseen tilaan siirtyneille sopimuksille.
Poistettu käytöstä – Poistettu käytöstä -sääntöjä ei enää sovelleta. Jos sopimus saavutti lopullisen tilan käytöstä poistetun säännön mukaisesti, sopimusta ei poisteta tavoitepoistopäivänä.
Vanhentunut – Vanhentuneilla säännöillä ei ole lopullisessa tilassa olevia, poistoa odottavia sopimuksia.
Vanha – Asiakkaat, joilla säilytyssääntö määräytyi vanhan tausta-asetuksen perusteella, näkevät tämän käytännön heijastuvan vanhana säilytyssääntönä.
Säilytyssääntöjen luetteloa voidaan suodattaa napsauttamalla taulukon oikeassa yläkulmassa olevaa "hampurilaiskuvaketta".
Näiden vaihtoehtojen avulla voit suodattaa
Voit myös palauttaa 15, 30 tai 50 tietuetta sivua kohti.
Säännön käytöstä poistamista ei voida kumota.
Kun sääntö poistetaan käytöstä, yhdelläkään vielä jäljellä olevalla, säännön piiriin kuuluvalla sopimuksella ei enää ole poistopäivää, joka huomioitaisiin.
Nämä sopimukset on siten poistettava GDPR-työkaluilla.
Voit poistaa säännön käytöstä seuraavasti:
Säilytys perustuu (eksplisiittisesti asetettuihin tai tilitason asetuksista perittyihin) ryhmätason asetuksiin.
Käytettyjen säilytyssääntöjen tuleva tarkistus edellyttää, että sääntöjen historia on olemassa.
Siksi ryhmätunnusta ei poisteta kokonaan. Tarvittavat asetukset säilytetään, ja niitä voidaan tarkastella/muokata tilitason järjestelmänvalvojan käytettävissä olevien ryhmien kautta.
Poistetut ryhmät voidaan tuoda näkyviin Ryhmät-sivulla napsauttamalla "hampurilaiskuvaketta" ja valitsemalla Näytä vain poistetut ryhmät.
Napsauta muokattavaa ryhmää kerran ja napsauta Ryhmän asetukset -linkkiä.
Kun säilytyspyyntö on tehty, asiakkaiden järjestelmänvalvojilla on mahdollisuus käyttää Acrobat Sign API:a dokumenttien poistamiseen yksitellen.
Ota yhteys tukitiimiin tämän vaihtoehdon käyttöönottamiseksi.
Kirjaudu sisään tiliisi