Adobe Acrobat Sign pour Salesforce (profil Classic) : Guide de l’utilisateur

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Présentation

L’application Adobe Acrobat Sign pour Salesforce offre des workflows de signature simplifiés pour une implémentation et une adoption aisées par les particuliers et les entreprises. Vous pouvez utiliser l’application pour : 

  • obtenir des signatures électroniques ou des validations Adobes légitimes pour n’importe quel document directement depuis Salesforce ; 
  • accéder à l’historique des contrats en temps réel et afficher les contrats enregistrés à partir de tout objet ;
  • suivre les transactions en temps réel dans toute l’entreprise ;
  • obtenir des mises à jour avec Chatter lorsque les accords sont affichés, signés, annulés ou refusés ;
  • signer électroniquement dans plus de 20 langues et obtenir un service de télécopie dans plus de 50 pays dans le monde ;
  • fusionner automatiquement les données Salesforce dans des documents avant de les envoyer pour signature ;
  • générer automatiquement des documents à l’aide des données Salesforce et les envoyer en tant que pièces jointes d’accord à l’aide de Document Builder ;
  • mapper les données des signataires aux objets Salesforce ;
  • créer des modèles d’accord réutilisables pour les options d’envoi et activer les boutons d’envoi pour signature afin d’envoyer des accords personnalisés à partir de tout objet Salesforce ;
  • accéder aux intégrations natives avec Conga Composer, Apttus, Selectica, Drawloop, Zuora Emptoris, etc.

Le document Adobe Acrobat Sign pour Salesforce : Guide de l’utilisateur fournit des instructions sur les opérations suivantes :

Remarque :

Vous utilisez le profil Salesforce Lightning ? Voir Adobe Acrobat Sign pour Salesforce (profil Lightning) : Guide de l’utilisateur.

Pour personnaliser les processus afin d’automatiser davantage l’application, consultez le document Acrobat Sign pour Salesforce : Guide de personnalisation. Pour obtenir de l’aide, vous pouvez contacter votre administrateur Salesforce.

Pour savoir comment générer automatiquement des documents à l’aide des données Salesforce, consultez Acrobat Sign Document Builder pour Salesforce : Guide de l’utilisateur.

Navigateurs pris en charge

Navigateurs

Pris en charge

Limites

Microsoft® Edge

Oui

Oui

Google Chrome™

Oui

Non

Mozilla® Firefox®

Oui

Non

Apple Safari®

Oui

Non

Problèmes connus liés à Microsoft® Edge :

  • Lors du chargement de la page Accord, une erreur peut s’afficher (semblable à celle illustrée ci-dessous) : « Cette page comporte une erreur. Il est possible que vous deviez l’actualiser. L’action a échoué. »
  • Lorsque vous envoyez un accord et fermez l’onglet Réussite après l’envoi, la page Accord n’est pas actualisée automatiquement pour refléter le statut de l’accord. L’erreur suivante peut s’afficher : « Aucune nouvelle fenêtre détectée. Vérifiez les paramètres du bloqueur de pop-up de votre navigateur avant d’essayer une autre action. Cette page peut maintenant être rechargée. »
    Vous pouvez accéder à la page Accord à partir de la liste des accords.
  • Lorsque vous sélectionnez les actions Rappeler ou Mettre à jour sur les accords en transit, la page Accord n’est pas automatiquement actualisée, et l’erreur suivante peut apparaître dans le pied de page : « Cette page comporte une erreur. Il est possible que vous deviez simplement l’actualiser. »
    Vous pouvez accéder à la page Accord à partir de la liste des accords.

Problèmes connus avec l’application Acrobat Sign pour Salesforce :

Si vous avez activé le partage de comptes dans votre compte Acrobat Sign, les utilisateurs qui ne sont pas inclus dans l’accord ne peuvent pas afficher l’accord dans l’environnement Salesforce, sauf si :

  • L’accord a été créé à partir d’un modèle de bibliothèque partagée dans la bibliothèque Adobe Acrobat Sign.
  • Le modèle de bibliothèque est partagé de manière à inclure le lecteur via les paramètres : (a) Partagé pour tous les utilisateurs du compte, ou (b) Partagé au niveau du groupe, où l’expéditeur et le lecteur se trouvent dans le même groupe.

Remarque : vous pouvez utiliser Adobe Acrobat Sign pour afficher l’accord.

Envoi d’accords avec Acrobat Sign pour Salesforce

Les « accords » sont les objets installés par Acrobat Sign dans Salesforce. Ils permettent de remettre votre document à vos destinataires. 

« Destinataire » est le terme générique utilisé pour un signataire, approbateur ou délégant d’un accord (en d’autres termes, toute personne à qui vous envoyez le document pour effectuer une action).

Les accords peuvent être créés de l’une des manières suivantes, selon le déploiement du package par l’administrateur :

  • Onglet Accords
  • Objets Salesforce (Contact, Prospect, Opportunité, Compte, etc.)
  • Chatter 

Pour créer un accord à partir de l’onglet Accords :

  1. Dans le coin supérieur droit de la page Salesforce Classic, ouvrez le menu déroulant Contenu et sélectionnez Adobe Acrobat Sign.

    classic-open-acrobat-sign

  2. Dans la barre de menus supérieure, sélectionnez Accords > Nouveau.
    L’accord s’ouvre en mode Brouillon.

    classic-create-agreement

Pour créer un accord à partir des objets Salesforce :

  1. Ouvrez l’objet Salesforce à partir duquel vous souhaitez envoyer l’accord. L’exemple ci-dessous utilise l’objet Contacts pour envoyer l’accord.

    classic-create-from-object

  2. Dans la section Accords, sélectionnez Nouvel accord.

Remarque :

Les accords précédents créés depuis un objet Salesforce (comme ce contact) sont répertoriés dans la liste Accords. Un moyen efficace de rechercher un accord consiste à regarder à quel objet Salesforce (Contact, Compte, etc.) l’accord est associé.

Création d’accords depuis Salesforce Chatter

Pour créer des accords à partir de Salesforce Chatter, votre administrateur doit activer l’option Paramètres Chatter Adobe Acrobat Sign. Une fois cette opération effectuée, l’objet Adobe Acrobat Sign peut être incorporé dans la page d’accueil et d’autres objets Salesforce.

Pour envoyer des accords à partir de Chatter :

  1. Ouvrez Salesforce Chatter et développez le flux.
  2. Dans le menu Chatter en haut, sélectionnez Adobe Acrobat Sign.
  3. Dans la section qui s’ouvre, indiquez les détails de l’accord.
  4. Pour envoyer l’accord, sélectionnez Envoyer.
create-from-chatter

Remarque :

Lorsque vous utilisez Chatter pour effectuer un envoi depuis un objet comme un contact, ce dernier est inséré en tant que premier destinataire.

Configuration des accords

Une fois que vous avez ouvert l’accord en mode Brouillon, vous devez le configurer pour définir les destinataires, la nature de l’accord, les documents à envoyer pour signature et d’autres paramètres, si nécessaire.  

agreement-details

A. Ordre de signature du destinataire B. Rôle du destinataire C. Type de destinataire D. Champ Recherche de destinataire E. Outil de message privé 

  1. Sous Destinataires, configurez les champs suivants :

    • A indique l’ordre de signature du destinataire. Une fois tous les destinataires ajoutés, vous pouvez faire glisser une ligne vers le haut ou le bas pour modifier l’ordre de signature. 
    • B indique le rôle des destinataires. Ouvrez le menu déroulant et sélectionnez le rôle souhaité pour le destinataire : 
      • Signataires (par défaut) : destinataires chargés d’apposer au moins une signature à valeur légale.
      • Approbateurs : destinataires qui doivent réviser et approuver le document, mais qui ne sont pas tenus de le signer légalement.
      • Accepteurs : destinataires qui doivent accuser réception de l’accord sans le signer formellement.
      • Chargés du remplissage des formulaires : destinataires qui doivent remplir le contenu de formulaires pendant le processus de signature.
      • Destinataires certifiés : destinataires qui n’ont pas besoin de signer ou de remplir les champs de formulaire, mais qui peuvent être invités à déléguer, refuser ou accuser réception de l’accord.
      • Délégants : destinataires qui doivent déléguer leur rôle à une autre partie. Il existe une option de délégant pour chacun des rôles ci-dessus (lorsque cette option est activée par l’administrateur SFDC).
    • C indique le type de destinataire. Ouvrez le menu déroulant et sélectionnez l’une des options suivantes : 
      • Contact : tout contact dans Salesforce.
      • Prospect : tout prospect dans Salesforce.
      • Utilisateur : tout utilisateur de Salesforce dans votre organisation Salesforce.
      • Groupe : ensemble d’utilisateurs d’un rôle Salesforce devant signer ou approuver. Les administrateurs doivent définir les groupes disponibles. 
      • Adresses e-mail : destinataires qui ne sont pas répertoriés actuellement dans Salesforce en tant que l’un des autres types d’objets.
    • D indique le champ de recherche de destinataire. Une fois que vous avez sélectionné un type de destinataire, saisissez le nom ou l’identifiant approprié pour rechercher le destinataire ou entrez les détails.
    • E indique l’outil permettant d’écrire un message privé pour le destinataire. Sélectionnez  pour tout destinataire, puis, dans la boîte de dialogue qui s’affiche, rédigez un message et sélectionnez Enregistrer. 
      Un message privé est remis uniquement au destinataire marqué. En l’absence d’ajout, le destinataire reçoit le message d’accord par défaut.
    • Pour supprimer une entrée de destinataire, sélectionnez X pour le destinataire que vous souhaitez supprimer.
    • Pour ajouter d’autres destinataires, sélectionnez Ajouter un destinataire et remplissez les informations requises dans la ligne qui s’affiche.
    • Pour vous ajouter en tant que destinataire, sélectionnez M’ajouter. Une ligne contenant vos informations est ajoutée.
    • Pour envoyer une copie de l’accord à d’autres personnes, sélectionnez Ajouter Cc, puis, dans le champ Cc qui s’affiche, ajoutez les adresses e-mail souhaitées. 

  2. Sélectionnez le menu déroulant Vérification de l’identité, puis l’un des types de vérifications ci-dessous que vous souhaitez inclure pour tous les destinataires : 

    • Adresse e-mail (par défaut) : l’authentification dépend de l’accès à la boîte de réception.
    • Mot de passe : mot de passe alphanumérique généré par l’expéditeur qui doit être communiqué séparément aux destinataires.
    • Identité sociale : authentification auprès d’un réseau social tiers tel que Facebook ou LinkedIn.
    • KBA (États-Unis uniquement) : l’authentification fondée sur les connaissances exige que le destinataire saisisse son numéro de sécurité sociale, puis réponde à quelques questions non triviales en fonction de la base de données publique.
    • Téléphone : l’expéditeur doit renseigner le numéro de téléphone du destinataire, qui reçoit alors un code par SMS lorsque sa signature est requise.
    • Pièce d’identité officielle : oblige le destinataire à fournir une image d’un passeport, d’une pièce d’identité officielle ou d’un permis de conduire. L’option Pièce d’identité officielle demande à l’utilisateur de faire un selfie pour le comparer à la photo du document d’identité fourni.
    Remarque :

    Vous pouvez configurer Adobe Acrobat Sign pour activer une méthode de vérification unique pour chaque destinataire. Une fois cette option activée, l’option de vérification pour chaque destinataire s’affiche, comme indiqué ci-dessous.

  3. Pour modifier le nom de l’accord, sélectionnez le champ sous Détails et indiquez un autre nom.

    agreement-name

  4. Dans le champ Message, saisissez un message que vous souhaitez envoyer à tous les destinataires.

  5. Pour associer explicitement l’accord à un compte, une opportunité ou un contrat, recherchez le contact dans les champs appropriés, comme indiqué ci-dessous.

    additional-relationship-lookups

  6. Pour inclure d’autres options de workflow, configurez les champs suivants sous Options :

    • Protéger document signé par mot de passe : cochez la case, puis saisissez un mot de passe dans les champs qui s’affichent. Le mot de passe donné est obligatoire pour afficher le PDF final.
    • Échéance : sélectionnez l’icône de calendrier et définissez une date d’expiration du document (annulation automatique). 
    • Créer des rappels : choisissez une option de fréquence de rappel dans le menu déroulant pour envoyer des rappels par e-mail aux destinataires. Un e-mail de rappel est envoyé uniquement aux destinataires actuels.
    • Langue du destinataire : ouvrez le menu déroulant et sélectionnez une langue pour le modèle d’e-mail et les instructions à l’écran pour l’accord.
    • Type de signature : sélectionnez l’une des options suivantes :
      • Signature électronique pour obtenir des signatures électroniques.
      • Signature par écrit pour envoyer l’accord avec une page de garde et des instructions pour imprimer, signer et charger l’accord de nouveau vers Adobe Acrobat Sign.
    agreement-options

  7. Pour inclure un ou plusieurs fichiers à faire signer :

    1. Sélectionnez Charger des fichiers. Vous pouvez également glisser-déposer le fichier dans le champ sous Fichiers.
    2. Dans la boîte de dialogue Ajouter des fichiers qui s’ouvre, sélectionnez un fichier à faire signer. Vous pouvez joindre un ou plusieurs fichiers à partir des emplacements sources suivants :
      • Fichiers et gestion de la relation client Salesforce
      • Documents Salesforce
      • Bibliothèque Acrobat Sign (doit être activée par l’administrateur SFDC)
      • Votre ordinateur (Salesforce limite la taille des fichiers chargés à ~ 700 Ko)
    3. Sélectionnez Ajouter des fichiers.

    Remarque : vous pouvez ajouter plusieurs documents à l’accord. Les accords comptant plusieurs documents les présentent aux destinataires dans l’ordre dans lequel vous les avez répertoriés.  Pour réorganiser la pile, faites glisser la sélection vers le haut ou vers le bas.

  8. Pour prévisualiser l’accord et ajouter des champs de signature, cochez la case Prévisualiser et ajouter des champs de signature.

    Le bouton Envoyer se transforme alors en bouton Suivant.

  9. Sélectionnez Suivant. 

  10. Dans la fenêtre d’aperçu de l’accord qui s’ouvre :

    1. Sous Destinataire, sélectionnez un nom de destinataire, puis glissez-déposez le champ de signature requis sur l’accord.
    2. De même, ajoutez des champs de signature pour chaque destinataire.
    3. Si nécessaire, ajoutez des champs d’informations sur le signataire, des champs de données ou d’autres champs.
    4. Vérifiez les détails de l’accord.
    5. Une fois terminé, sélectionnez Envoyer pour envoyer l’accord aux destinataires. 
    agreement-preview

Recherche et gestion d’accords

L’intégration Acrobat Sign pour Salesforce associe vos accords à un objet Salesforce de manière significative. Par exemple, lorsque vous envoyez un accord de confidentialité à un contact, cet accord est répertorié sur cette page Contacts.  De même, si vous envoyez un accord à un destinataire à partir d’un objet Opportunité, les objets Destinataire et Opportunité affichent l’accord dans leurs listes.

Si un accord est orphelin dans le système, il est répertorié dans l’onglet Accords. La liste figurant sous Accords affiche les accords que vous êtes autorisé à consulter.

Pour gérer un accord à partir de l’onglet Accords :

  1. Sélectionnez l’onglet Accords dans le menu supérieur. 
    L’onglet Accords affiche la liste des accords récemment consultés. Pour afficher tous les accords, sélectionnez Tous dans le menu déroulant , puis OK.

    classic-agreements-tab

  2. Dans la liste des accords, sélectionnez celui que vous souhaitez gérer et effectuez l’une des actions répertoriées ci-dessous dans la barre d’actions supérieure et dans le menu déroulant :

    classic-manage-agreements

    • Pour envoyer un rappel aux destinataires, sélectionnez Rappeler.
      Un e-mail de rappel est envoyé automatiquement aux destinataires.
    • Pour afficher les détails de l’accord, sélectionnez Afficher.
    • Pour mettre à jour l’accord, sélectionnez Mettre à jour.
    • Pour annuler l’accord, sélectionnez Annuler l’accord. Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, vous pouvez indiquer un motif d’annulation de l’accord et en informer les signataires. Sélectionnez OK.
      L’accord est arrêté, et son statut défini sur Annulé.

    • Pour supprimer l’accord, sélectionnez Supprimer l’accord. 
      Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, vous pouvez indiquer un motif de suppression de l’accord et en informer les signataires. Sélectionnez OK.
      L’enregistrement de l’accord est supprimé de Salesforce.

  3. Pour remplacer les signataires de l’accord :

    1. Ouvrez l’accord.
    2. Pour le signataire que vous souhaitez remplacer, sélectionnez l’icône Remplacer le signataire, comme indiqué ci-dessous.

    3. Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, sélectionnez un autre signataire et rédigez un message.
    4. Sélectionnez Remplacer le signataire.
    replace-signer-dialog

Pour gérer les accords à partir de l’onglet Gérer les accords :

Sélectionnez l’onglet Gérer les accords pour ouvrir le portail des accords dans votre compte Acrobat Sign, comme indiqué ci-dessous. Tous les accords associés à votre ID utilisateur (adresse e-mail) s’affichent. 

Salesforce rend parfois les accords consultables en fonction du contexte et des utilisateurs. Toutefois, la plupart des administrateurs suppriment cet onglet pour gérer toutes les activités dans Salesforce.

classic-manage-agreements-tab

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