Adobe Sign permet aux administrateurs d’ajouter facilement et rapidement des utilisateurs à un compte. Vous pouvez également définir des niveaux de droits pour les utilisateurs, modifier les profils utilisateur, ainsi que désactiver et réactiver des utilisateurs.

Remarque :

Cette page décrit les processus de gestion des utilisateurs individuels.

Si vous devez créer ou modifier un grand nombre d’utilisateurs, consultez l’article Créer ou mettre à jour les utilisateurs par lot.

Ajout d’utilisateurs à votre compte

Suivez les étapes ci-dessous pour ajouter un utilisateur à votre compte :

  1. Connectez-vous en tant qu’administrateur et accédez à la section Utilisateurs du menu d’administration.

  2. Cliquez sur le signe plus (+) situé dans le coin supérieur droit.

    Vérifiez le nombre d’utilisateurs actifs dans le compte.
  3. Saisissez l’adresse électronique, le prénom et le nom de famille de l’utilisateur.

    Si nécessaire, sélectionnez dans la liste déroulante le groupe d’utilisateurs auquel il doit être ajouté.

    • Pour créer un groupe, sélectionnez Créer un groupe pour cet utilisateur, puis indiquez un nom de groupe.

    Si vous voulez que les accords de l’utilisateur soient partagés sur votre page Gérer, sélectionnez l’option Afficher leurs accords. Ce partage est unilatéral.

     

    Après avoir vérifié que toutes les informations sont correctes, cliquez sur Enregistrer.

    2. Create User Gump

    Un message de réussite s’affiche en haut de la fenêtre et le nouvel utilisateur est visible dans la liste des utilisateurs.


Modification du niveau de droits d’un utilisateur

Les administrateurs d’un compte Adobe Sign peuvent faire passer les utilisateurs sous leur autorité au niveau de droits qu’ils détiennent.

Les administrateurs de groupes peuvent promouvoir des utilisateurs en administrateurs de groupe pour le même groupe.

Les administrateurs de compte peuvent promouvoir :

  • un utilisateur en administrateur de groupe pour tout groupe du compte ;
  • un utilisateur en administrateur de compte, leur donnant tous les droits dans le compte ;
  • un administrateur de compte en un administrateur des informations personnelles.

Tous les administrateurs peuvent :

  • autoriser l’ID utilisateur à envoyer des accords ou l’en empêcher ;
  • autoriser l’ID utilisateur à signer des accords ou l’en empêcher.

 

Pour configurer les droits d’un utilisateur :

  1. Connectez-vous en tant qu’administrateur et accédez à la section Utilisateurs du menu d’administration.

  2. Recherchez le nom ou l’adresse électronique de l’utilisateur que vous souhaitez modifier.

  3. Cliquez sur l’utilisateur pour afficher les actions disponibles (juste en-dessous du champ de recherche).

  4. Sélectionnez Modifier l’utilisateur dans les options.

    edit_a_userid
  5. Configurez les paramètres utilisateur selon vos besoins, puis cliquez sur Enregistrer lorsque vous avez terminé.

    Les options disponibles sont les suivantes :

    • L’utilisateur est un administrateur du compte
    • L’utilisateur est un administrateur des informations personnelles
    • L’utilisateur est un administrateur du groupe
    • L’utilisateur peut envoyer les documents
    • L’utilisateur peut signer les documents
    edit_user_authority

    Remarque :

    Le nombre d’administrateurs (de tout type) que vous pouvez ajouter à votre compte (selon le nombre de licences) n’est pas limité.


Modification du profil d’un utilisateur en tant qu’administrateur

Les administrateurs d’un compte Adobe Sign disposent des droits pour modifier le profil d’un utilisateur au niveau des champs.

  1. Connectez-vous en tant qu’administrateur et accédez à la section Utilisateurs du menu d’administration.

  2. Recherchez le nom ou l’adresse électronique de l’utilisateur que vous souhaitez modifier.

  3. Cliquez sur l’utilisateur pour afficher les actions disponibles (juste en-dessous du champ de recherche).

  4. Sélectionnez Modifier l’utilisateur dans les options.

    edit_the_userid
  5. Cliquez sur le bouton Modifier le profil.

  6. Modifiez les valeurs selon vos besoins, puis cliquez sur Enregistrer lorsque vous avez terminé.

    edit_user_profile

    Remarque :

    Le nombre d’administrateurs (de tout type) que vous pouvez ajouter à votre compte (selon le nombre de licences) n’est pas limité.


Message d’erreur : Vous ne pouvez pas ajouter cette adresse électronique à votre compte

Lorsque vous tentez d’ajouter des utilisateurs à votre compte Adobe Sign, une erreur peut s’afficher, indiquant que « Vous ne pouvez pas ajouter cette adresse e-mail à votre compte ».

new_error_message

Ce message d’erreur suggère que l’adresse électronique spécifiée présente l’un des deux problèmes ci-après :

  1. Connectez-vous en tant qu’administrateur et accédez à la section Utilisateurs du menu d’administration.

  2. Cliquez sur l’icône Plus d’options, puis sélectionnez Afficher tous les utilisateurs.

    show_all_of_the_users
  3. Recherchez le nom ou l’adresse électronique de l’utilisateur.

    Le statut d’un utilisateur est la valeur la plus exacte dans sa fiche.

    found_user
  4. Il détermine la prochaine étape. 

    Cliquez sur l’utilisateur pour afficher les actions disponibles (juste en-dessous du champ de recherche). Seules les options qui concernent le statut actuel de l’utilisateur s’affichent :

    • Inactif : cliquez sur le lien Réactiver l’utilisateur.
      • Les utilisateurs inactifs ont été explicitement désactivés dans le système par un administrateur.
    • Créé : cliquez sur le lien Renvoyer l’invitation pour renvoyer le courrier électronique à l’utilisateur.
      • Les utilisateurs créés ont été créés antérieurement dans le système, mais n’ont pas encore défini leur mot de passe
    • Non vérifié : cliquez sur le lien de Réinitialisation du mot de passe pour renvoyer le courrier électronique de vérification à l’utilisateur.
      • Les utilisateurs non vérifiés ont changé leur adresse électronique mais n’ont pas encore vérifié ce changement.
    • En attente : cliquez sur + et créez l’utilisateur.
      • Les utilisateurs en attente ont été inclus dans des processus d’accord (en tant que destinataires ou tiers en Cc) mais n’ont jamais été créés par le passé, ni n’ont reçu leurs identifiants d’authentification.

Certains comptes sont configurés avec une sécurité au niveau du domaine. Ce type de sécurité doit être défini pour tous les utilisateurs autorisés à naviguer sur le site, ainsi que pour ceux qui utilisent le langage SAML.

Toutefois, la sécurité au niveau du domaine n’est pas exposée dans l’interface d’administration. Elle peut seulement être évaluée sur le serveur principal par le service clientèle ou l’équipe Succès clients.

Si l’utilisateur pour lequel il existe un problème ne figure sous aucun niveau dans votre compte, il s’agit très probablement d’un problème d’autorisation de domaine.  Contactez le service clientèle ou votre responsable du succès client, le cas échéant.

Veillez à inclure l’adresse électronique de l’administrateur du compte et l’adresse électronique de l’utilisateur que vous tentez d’ajouter.

Remarque :

La revendication de la propriété d’un domaine est un processus simple, mais chronophage.  Si vous pensez avoir des problèmes de domaine ou si vous souhaitez simplement éviter de manière proactive ce type de problème, anticipez le lancement du processus de revendication.


Désactivation d’un utilisateur (statut inactif)

Un administrateur de compte peut désactiver un ID utilisateur dans un compte. Un ID utilisateur inactif ne peut pas se connecter, envoyer ou signer de documents, et ne peut pas occuper de place au sein du compte.  

Lorsque des utilisateurs quittent l’organisation, désactivez leur ID utilisateur dans la console d’administration d’Adobe Sign pour empêcher tout accès non autorisé.

Désactiver un ID utilisateur empêche toute connexion, sans pour autant annuler ou affecter les accords en cours. Toutes les transactions associées à l’ID utilisateur continuent de se dérouler normalement. La désactivation est une simple mesure de sécurité visant la connexion/l’accès.

Les utilisateurs inactifs peuvent également être réactivés à tout moment, sans impacter l’ID utilisateur. L’utilisateur doit toutefois réinitialiser son mot de passe à l’aide du lien J’ai oublié mon mot de passe sur la page de connexion.

Les administrateurs de compte peuvent désactiver des utilisateurs à tout moment. Les administrateurs de groupe peuvent désactiver des utilisateurs s’ils sont autorisés à en ajouter.

 

Pour désactiver un utilisateur :

  1. Connectez-vous en tant qu’administrateur et accédez à la section Utilisateurs du menu d’administration.

  2. Cliquez sur l’adresse électronique de l’utilisateur que vous souhaitez désactiver.

  3. Cliquez sur l’utilisateur pour afficher les actions disponibles (juste en-dessous du champ de recherche).

  4. Sélectionnez Désactiver l’utilisateur dans les options.

    deactivate_a_userid
  5. Lorsque vous avez cliqué sur Désactiver l’utilisateur, une page de confirmation s’affiche. Le texte de la page de confirmation permet de s’assurer que vous avez bien compris que cet utilisateur ne peut plus se connecter, ni envoyer ou signer d’accords. De plus, l’utilisateur ne sera plus compté dans vos licences utilisées.

    Vous êtes également invité à indiquer si vous souhaitez afficher tous les accords associés au compte désactivé. Cette option est disponible uniquement si le partage de compte a été activé.

    Lorsque cette case est cochée, le système établit un partage unilatéral qui place tous les accords de l’utilisateur désactivé dans votre onglet Gérer. Vous pouvez annuler ce partage à tout moment.

    Cliquez sur Oui.

    deactivate_confirmation

    Attention :

    Les identifiants utilisateur marqués comme inactifs ne peuvent plus du tout accéder à Adobe Sign. 

    Cela inclut la signature d’accords.


Réactivation d’un utilisateur

Les identifiants utilisateur inactifs peuvent être réactivés et remis en service.

La réactivation d’un utilisateur n’a pas d’impact sur le statut des accords associés à ses identifiants.

Seul un administrateur du compte concerné peut réactiver un ID utilisateur, pour autant qu’il reste une licence disponible. Tous les administrateurs de compte peuvent réactiver des utilisateurs, de même que les administrateurs de groupe autorisés à ajouter des utilisateurs par les administrateurs de compte.

 

Pour réactiver un ID utilisateur :

  1. Connectez-vous en tant qu’administrateur et accédez à la section Utilisateurs du menu d’administration.

  2. Cliquez sur l’icône Plus d’options, puis sélectionnez Afficher tous les utilisateurs.

    show_all_users
  3. Cliquez sur l’adresse électronique de l’utilisateur que vous souhaitez réactiver.

  4. Cliquez sur l’utilisateur pour afficher les actions disponibles (juste en-dessous du champ de recherche).

  5. Sélectionnez Réactiver l’utilisateur dans les options. L’utilisateur s’affiche désormais comme actif dans la liste des utilisateurs.

    reactivate_user

    Remarque :

    Un utilisateur qui est réactivé possède un mot de passe expiré et ne peut pas se connecter.

    Le fait de le réactiver entraîne l’envoi d’un message électronique Modifier le mot de passe.

    Une fois le mot de passe modifié, l’utilisateur peut se connecter normalement et dispose d’un accès complet à l’historique complet des accords/modèles de bibliothèque/formulaires web qui lui étaient précédemment associés.

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