Ajout et gestion des utilisateurs

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Adobe Sign permet aux administrateurs d’ajouter facilement et rapidement des utilisateurs à un compte. Vous pouvez également définir les niveaux d’autorité des utilisateurs, modifier les profils des utilisateurs et désactiver/réactiver des utilisateurs.

Remarque :

Cette page décrit les processus de manipulation de chaque utilisateur dans les comptes Grands comptes et Entreprises.

Message d’erreur : Vous ne pouvez pas ajouter cette adresse e-mail à votre compte

Lorsque vous tentez d’ajouter des utilisateurs à votre compte Adobe Sign, une erreur peut s’afficher, indiquant que « Vous ne pouvez pas ajouter cette adresse e-mail à votre compte ».

Ce message d’erreur suggère que l’adresse électronique spécifiée présente l’un des deux problèmes ci-dessous :

  1. Connectez-vous en tant qu'administrateur et accédez à la section Utilisateurs du menu Admin.

  2. Cliquez sur l’icône Plus d’options, puis sélectionnez Afficher tous les utilisateurs.

  3. Recherchez le nom ou l’adresse électronique de l’utilisateur.

    Le statut de l’utilisateur correspond à la valeur la plus à droite de l’enregistrement d’utilisateur.

  4. Le statut détermine la prochaine étape. 

    Cliquez une fois sur l’utilisateur pour afficher les actions disponibles (juste sous le champ de recherche).  Seules les options correspondant à l’état actuel de l’utilisateur sont affichées :

    • Inactif : cliquez sur le lien Réactiver l’utilisateur
      • Les utilisateurs inactifs ont été explicitement désactivés dans le système par un administrateur.
    • Créé : cliquez sur le lien Renvoyer une invitation vous permettant de renvoyer le message électronique à l’utilisateur
      • Les utilisateurs créés ont été officiellement créés dans le système, mais n’ont pas encore défini leur mot de passe.
    • Non vérifié : cliquez sur le lien Réinitialiser le mot de passe pour renvoyer un courrier électronique de vérification à l’utilisateur
      • Les utilisateurs non vérifiés ont changé d’adresse électronique, mais n’ont pas encore vérifié si cette adresse électronique avait changé.
    • En attente : cliquez sur + et créez l’utilisateur
      • Les utilisateurs en attente ont été inclus dans les processus d’accord (en tant que destinataires ou parties en CC), mais n’ont jamais été officiellement créés et n’ont jamais reçu d’identifiants d’authentification.

Certains comptes sont configurés avec une sécurité au niveau du domaine. Ce type de sécurité doit être défini pour tous les utilisateurs autorisés à naviguer sur le site, ainsi que pour ceux qui utilisent le langage SAML.

Toutefois, la sécurité au niveau du domaine n’est pas exposée dans l’interface d’administration.  Elle peut seulement être évaluée sur le serveur principal par le service clientèle ou l’équipe Succès clients.

Si l’utilisateur pour lequel il existe un problème ne figure sous aucun niveau dans votre compte, il s’agit très probablement d’un problème d’autorisation de domaine.  Contactez le Service clientèle ou votre Gestionnaire de réussite, le cas échéant.

Veillez à inclure l’adresse électronique de l’administrateur du compte et l’adresse électronique de l’utilisateur que vous tentez d’ajouter.

Remarque :

La revendication de la propriété d’un domaine est un processus simple, mais chronophage.  Si vous pensez avoir des problèmes de domaine ou si vous souhaitez simplement éviter de manière proactive ce type de problème, anticipez le lancement du processus de revendication.


Comment ajouter des utilisateurs à votre compte

Suivez les étapes ci-dessous pour ajouter un utilisateur à votre compte :

  1. Connectez-vous en tant qu’administrateur et accédez à la section Utilisateurs du menu Admin.

  2. Cliquez sur le signe plus (+) situé dans le coin supérieur droit.

    Vérifiez le nombre d’utilisateurs actifs dans le compte.

  3. Saisissez l’adresse e-mail, le prénom et le nom de famille de l’utilisateur.

    Si nécessaire, sélectionnez dans la liste déroulante le groupe d’utilisateurs auquel il doit être ajouté.

    • Pour créer un groupe, sélectionnez Créer un groupe pour cet utilisateur, puis indiquez un nom de groupe.

    Si vous voulez que les accords des utilisateurs s’affichent sur votre page Gérer, sélectionnez l’option Afficher leurs accords. Ce partage est unilatéral.

     

    Après avoir vérifié que toutes les informations sont correctes, cliquez sur Enregistrer.

    Un message de réussite s’affiche en haut de la fenêtre et le nouvel utilisateur est visible dans la liste des utilisateurs.


Modifier le niveau d’autorité d’un utilisateur

Les administrateurs d’un compte Adobe Sign sont habilités à élever les utilisateurs sous leur autorité jusqu’au niveau d’autorité qu’ils détiennent.

Les administrateurs d’un groupe peuvent promouvoir des utilisateurs au rang d’administrateurs de ce groupe.

Les administrateurs de compte peuvent promouvoir :

  • un utilisateur au rang d’administrateur de groupe pour n’importe quel groupe du compte ;
  • un utilisateur au rang d’administrateur de compte, lui donnant une autorité complète sur le compte ;
  • un administrateur de compte au rang d’administrateur des informations personnelles.

Tous les administrateurs sont habilités à :

  • autoriser ou refuser à un ID utilisateur le droit d’envoyer des accords ;
  • autoriser ou refuser à un ID utilisateur le droit de signer des accords.

 

Pour configurer les droits d’un utilisateur :

  1. Connectez-vous en tant qu'administrateur et accédez à la section Utilisateurs du menu Admin.

  2. Recherchez le nom ou l’adresse électronique de l’utilisateur en question.

  3. Cliquez une fois sur l’utilisateur pour afficher les actions disponibles (juste sous le champ de recherche).

  4. Sélectionnez Modifier l’utilisateur dans les options.

  5. Configurez les paramètres utilisateurs comme souhaité, puis cliquez sur Enregistrer lorsque vous avez terminé.

    Les options disponibles sont les suivantes :

    • L'utilisateur est un administrateur du compte
    • L’utilisateur est un administrateur des informations personnelles
    • L'utilisateur est un administrateur du groupe
    • L’utilisateur peut envoyer les documents
    • L'utilisateur peut signer les documents

    Remarque :

    Il n’y a aucune limite au nombre d’administrateurs (quel qu’en soit le type) que vous pouvez ajouter à votre compte (dans la limite du nombre de licences).


Modifier un profil d’utilisateur en tant qu’administrateur

Les administrateurs d’un compte Adobe Sign sont habilités à apporter au profil d’un utilisateur des modifications au niveau du champ.

  1. Connectez-vous en tant qu'administrateur et accédez à la section Utilisateurs du menu Admin.

  2. Recherchez le nom ou l’adresse électronique de l’utilisateur en question.

  3. Cliquez une fois sur l’utilisateur pour afficher les actions disponibles (juste sous le champ de recherche).

  4. Sélectionnez Modifier l'utilisateur dans les options.

  5. Cliquez sur le bouton Modifier le profil.

  6. Modifiez les valeurs selon vos besoins, puis cliquez sur Enregistrer lorsque vous avez terminé.

    Remarque :

    Il n’y a aucune limite au nombre d’administrateurs (quel qu’en soit le type) que vous pouvez ajouter à votre compte (dans la limite du nombre de licences).


Désactiver un utilisateur (état inactif)

Un administrateur de compte peut désactiver un ID utilisateur dans un compte.  Un ID utilisateur inactif ne peut pas se connecter, envoyer ou signer de documents, et ne peut pas occuper de place au sein du compte.   

Lorsque des utilisateurs quittent l’organisation, désactivez leur ID utilisateur dans la console d’administration d’Adobe Sign pour empêcher tout accès non autorisé.

Désactiver un ID utilisateur empêche toute connexion, sans pour autant annuler ou affecter les accords en cours.  Toutes les transactions associées à l’ID utilisateur continuent de se dérouler normalement.  La désactivation est une simple mesure de sécurité visant la connexion/l’accès.

Les utilisateurs inactifs peuvent également être réactivés à tout moment, sans impacter l’ID utilisateur.  L’utilisateur doit toutefois réinitialiser son mot de passe à l’aide du lien J’ai oublié mon mot de passe sur la page de connexion.

Les administrateurs de compte peuvent désactiver des utilisateurs à tout moment.  Les administrateurs de groupe peuvent désactiver des utilisateurs s’ils sont autorisés à en ajouter.

 

Pour désactiver un utilisateur :

  1. Connectez-vous en tant qu'administrateur et accédez à la section Utilisateurs du menu Admin.

  2. Recherchez l’adresse électronique de l’utilisateur que vous souhaitez désactiver.

  3. Cliquez une fois sur l'utilisateur pour afficher les actions disponibles (juste sous le champ de recherche).

  4. Sélectionnez Désactiver l’utilisateur dans les options.

  5. Lorsque vous avez cliqué sur Désactiver l’utilisateur, une page de confirmation s’affiche.  Le texte de la page de confirmation permet de s’assurer que vous avez bien compris que cet utilisateur ne peut plus se connecter, ni envoyer ou signer d’accords. L’utilisateur ne sera plus comptabilisé dans votre nombre maximum de places.

    Vous êtes également invité à indiquer si vous souhaitez afficher tous les accords associés au compte désactivé.  Cette option est disponible uniquement si le partage de compte a été activé.

    Lorsque cette case est cochée, le système établit un partage unilatéral qui renseigne tous les accords de l’utilisateur désactivé dans votre onglet Gérer.  Vous pouvez annuler ce partage à tout moment.

    Cliquez sur Oui.

    Attention :

    Les ID utilisateurs marqués comme inactifs ne peuvent plus du tout accéder à Adobe Sign. 

    Cela inclut les accords en cours de signature.


Réactivation d’un utilisateur

Les identifiants utilisateur inactifs peuvent être réactivés et remis en service.

La réactivation d’un utilisateur n’a pas d’impact sur le statut des accords associés à ses identifiants.

Seul un administrateur du compte concerné peut réactiver un ID utilisateur, pour autant qu’il reste une place disponible. Tous les administrateurs de compte peuvent réactiver des utilisateurs, ainsi que les administrateurs de groupe autorisés à ajouter des utilisateurs par les administrateurs de compte.

 

Pour réactiver un ID utilisateur :

  1. Connectez-vous en tant qu'administrateur et accédez à la section Utilisateurs du menu Admin.

  2. Cliquez sur l’icône Plus d’options, puis sélectionnez Afficher tous les utilisateurs.

  3. Recherchez l’adresse électronique de l’utilisateur que vous souhaitez réactiver.

  4. Cliquez une fois sur l'utilisateur pour afficher les actions disponibles (juste sous le champ de recherche).

  5. Sélectionnez Réactiver l’utilisateur dans les options. L’utilisateur s’affiche désormais en tant qu’utilisateur actif dans la liste des utilisateurs.

    Remarque :

    Un utilisateur qui est réactivé possède un mot de passe expiré et ne peut pas se connecter.

    Le fait de le réactiver entraîne l’envoi d’un message électronique Modifier le mot de passe.

    Une fois le mot de passe modifié, l’utilisateur peut se connecter normalement et dispose d’un accès complet à l’ensemble des accords/modèles de bibliothèque/formulaires web historiques qui lui étaient précédemment associés.


Exportation d’une liste d’utilisateurs

  1. Connectez-vous en tant qu’administrateur et accédez à la section Utilisateurs du menu Admin.

  2. Cliquez sur l’icône Exporter la liste des utilisateurs (case avec une flèche) dans le coin supérieur droit :

    Exporter la liste des utilisateurs

  3. Le fichier CSV est automatiquement téléchargé sur votre système.

    Ouvrez le fichier CSV pour afficher la liste de vos utilisateurs.

    • Triez-les par Statut pour voir vos utilisateurs actifs.

    Un message de réussite s’affiche en haut de la fenêtre et le nouvel utilisateur est visible dans la liste des utilisateurs.

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