2017 年第 4 季,傳統「傳送」和「編寫」頁面將會停用,無法再於 Adobe Sign 系統中使用。

有鑑於此系統變更,仰賴嵌入「傳送」和「編寫」頁面的整合項,必須變更為全新體驗。上述整合範圍包括標準的 Adobe Sign 套件 (例如 MS Dynamics 適用的 Adobe Sign),乃至於針對專門用途客製化的自製 API 解決方案。

變更內嵌頁面不單單只是改變「傳送和編寫」流程的外觀和使用感受,還會為使用者開闢數項新功能,並移除已由更強大解決方案取代的舊技術。

建立全新「傳送/編寫」體驗作為標準的切換計劃將在 2017 年第 2 季推出,屆時新帳戶將不會再看見可檢視傳統頁面的選項。2017 年第 4 季,預計所有客戶都將使用全新體驗,而傳統頁面將全面停用。


「傳送」頁面

「傳送」頁面是 Adobe Sign 的核心服務,升級至全新體驗帶來了功能方面的重大改變,以及一些可能的流程變動。

唯一不變的就是,使用者在全新體驗中,仍舊能完成在傳統檢視中可執行的所有工作。但是,還會有其他的可用選項,由「帳戶管理員」決定是否啟用。

值得一提的例外是,「書面簽名」工作流程 (取代傳統「傳真」工作流程) 將不允許「寄件者」直接傳送至電話號碼。


外觀和使用感受

對於「寄件者」來說,新頁面的外觀和使用感受將是最顯著的變化。雖然所有的傳統功能都會呈現在新頁面上,但是多了一個新的視覺欄位要查看,就會導致使用者放慢速度,且對於流程來說更為關鍵。

然而,一般的頁面版面配置是相同的,減輕了「新穎」帶來的衝擊,且使用者會發現傳送合約的方式制式上相同 (儘管顯示了新功能),並且能很快習慣。

以下並列比較這兩種體驗,雖然圖片太小而無法查看細節,但您會發現架構基本上是相同的。

V3 整頁

為了檢視細微差異,我們將頁面分為四個功能部分:

  • 收件者
  • 訊息
  • 檔案
  • 選項


「收件者」部分有何改變?

「傳送」頁面最頂部定義了簽署週期或收件者清單,以及他們與合約互動的方式。以下您會看到傳統頁面在上方,而新頁面在下方。

預設工作流程切換

預設工作流程切換鍵會決定基本簽名流程是「順序」(依序完成) 還是「並行」(以任意順序完成)。

該選項已移至「收件者」清單頂端,說明該選項的文字變得更清楚,「切換鍵」圖形也讓人更瞭解該選取哪個選項。

就功能而言,此設定並無變更。

註解:

當簽名流程是順序時,您會看到簽署者索引顯示在簽署者「角色」的左側。

當簽名流程變更為並行時,由於所有簽署者均可同時存取該文件,因此簽署者索引已移除。

我必須簽署

「我必須簽署」選項可讓「寄件者」以第一位或最後一位簽署者的位置,將自己新增為合約「收件者」。

該選項已重新命名為「加我」,並從「收件者」清單下移動至「收件者」堆疊的右上角。

就功能而言,「加我」連結會將「寄件者」插入「收件者」堆疊任何位置中,而不僅僅是第一位或最後一位簽署者。


「收件者」部分的新增功能

額外的「收件者」角色 – 委派者

新的「傳送」頁面支援額外的「收件者」角色:「委派者」。

「委派者」角色可讓「寄件者」在最終「簽署者」或「核准者」未提前知悉的情況下建立合約。委派者是受委派人士,且委派者最終會將合約轉交給最終的收件者。

按這裡進一步瞭解「收件者」角色資訊

「帳戶管理員」可導覽至:「帳戶 > 帳戶設定 > 傳送設定 > 允許的收件者角色」來啟用「委派者」角色。

依「收件者」身分驗證

先前的驗證方法將「收件者」分類成內部或外部,並據此將驗證套用於整個群組。

應用程式仍然允許「帳戶管理員」為內部和外部「收件者」設定預設的驗證方法。

現在,「管理員」可以讓「寄件者」依每位「收件者」,修改已啟用方法清單中的預設驗證方法。

 

「帳戶管理員」可以導覽至:「帳戶 > 帳戶設定 > 傳送設定 > 身分驗證方法」來設定預設驗證方法,並啟用「寄件者」調整。

依「收件者」的私人訊息

寄件者可以在簽署程序中為每位收件者建立獨特的訊息,之後才傳送文件進行簽名或核准。如果啟用了私人訊息,寄件者可以按一下「新增私人訊息」按鈕。

「私人訊息」對話方塊中,可以輸入「收件者」專屬的私人訊息。

私人訊息也會隨著公開訊息包括在給收件者的「請簽署」電子郵件中。 

或者,您可以選擇在簽署體驗中顯示私人訊息。

建立私人訊息的功能預設會停用。

「帳戶管理員」可導覽至:「帳戶 > 帳戶設定 > 傳送設定 > 給收件者的私人訊息」以啟用此功能。

啟用此功能後,預設會讓「收件者」在簽署環境中讀取私人訊息。

「帳戶管理員」可導覽至:「帳戶 > 帳戶設定 > 簽名偏好設定 > 其他設定」以停用此功能。

收件者群組

收件者群組允許授權多名團隊成員代表整個群組簽署或核准文件。新增「收件者群組」作為單一簽署步驟,然後將多位收件者新增到該群組中。

群組中所列出的任何一位收件者均可以代表整個群組參與,並確保您的交易不會只因為等待某人而被擱置。您可以將收件者群組定義為簽署者或批准者,如有需要,您亦可以個別指定群組中每一位成員的驗證方法。

Adobe Sign – Enterprise 帳戶會自動啟用「收件者」群組功能。

混合式工作流程

混合式工作流程可讓順序工作流程中包括並行簽署者的一或多個簽署步驟。

在下圖中,您會看到第 2 個簽名步驟中包括了三位「收件者」。

這三位收件者將在第一位收件者完成簽署後同時收到通知,且這三位都必須在該程序移至第三個簽名步驟之前套用其簽名。

「帳戶管理員」可導覽至:「帳戶 > 帳戶設定 > 傳送設定 > 簽名順序」以啟用/停用混合式工作流程。


「訊息」部分有何改變?

「訊息」部分是定義合約名稱,以及填寫公開訊息 (給所有收件者的訊息) 的位置。

以下您會看到傳統訊息部分在左側,而新體驗在右側。 

收件者語言選取器

「收件者語言」選取器可決定在簽署週期中,收件者電子郵件和螢幕上的指示會使用哪種語言。

語言清單已從「語言」重新命名為「收件者的語言」,使寄件者對設定功能有更準確的瞭解。

傳統版面配置中「訊息」部分的下拉式清單已移至新體驗中的「選項」部分。

就功能而言,此設定並無變更。

改良的訊息範本

「訊息範本」選取器已遷移並更改標示文字。

在傳統頁面版面配置中,預設已套用範本的名稱會以文字插入「訊息」標籤旁,後面接著可點按的「變更」連結,供寄件者選取不同範本。

而新的「傳送」頁面將範本選取器移至「訊息」部分右上角,並將文字變更為靜態值「訊息範本」。

 

在全新「傳送」體驗中,「訊息範本」選取器已有所改良,會在滑鼠停留在任一範本名稱上時,在右側顯示範本文字。


「檔案」部分有何改變?

「檔案」部分是合約中附加文件檔案的位置。

Adobe Sign 支援以「拖放」方法附加檔案,並支援從寄件者的本機系統、Box、Dropbox 等將文件上傳至應用程式文件庫。

以下您會看到傳統檔案部分在上方,而新體驗在下方。兩者都會在可點按連結的右側顯示擴展選項的插圖。

上傳來源

所有可點按的上傳/附件選項已從根「傳送」頁面移至彈出式視窗 (按一下「新增檔案」連結時觸發)。

註解:

  • 外部檔案來源 (Box、Google 雲端硬碟等) 會直接連結至服務供應商,因此「寄件者」必須明確地驗證該服務。
  • 在新體驗中,系統將不再支援 Evernote 上傳選項。

預覽和新增簽名欄位

「預覽和新增簽名欄位」是可選取的選項,用於將附加檔案路由到「編寫」環境,其中可以新增或編輯簽名和表單欄位。

該選項的文字標籤已從「預覽、定位簽名或新增表單欄位」變更為「預覽和新增簽名欄位」。

此選項的位置已從傳統頁面的底部中間移至新體驗的左下角。

就功能而言,此選項並無變更。


「選項」部分有何改變?

「選項」部分位於「訊息」和「檔案」部分的右側。 

此部分視「帳戶管理員」為「寄件者」設定所啟用的選項而定,在不同帳戶之間的外觀可能有所不同。 

所有選項都會顯示在以下圖片中,左側是傳統頁面,而右側是新頁面。

完成截止日期

「完成截止日期」已從「選項」面板頂端移至「密碼」設定下。

相關文字已從「設定此文件的到期日」變更為「完成截止日期」。

就功能而言,此設定並無變更。

密碼保護

「密碼保護」選項已移至「選項」部分頂端,且相關文字已從「設定密碼以開啟簽署的 PDF」變更為「密碼保護」。

此功能亦已改良為允許寄件者「顯示密碼」,以確保順利輸入密碼。  

此外,如果密碼不符,第二密碼欄位會採用紅色色調來標示密碼不符。 

書面簽名

「書面」簽名類型已從傳統的「傳真簽名」選項大幅度變更。

對於「寄件者」,有兩項顯著變更:

  • 如果文件設計為接受預填內容,則「寄件者」可以在預填欄位中輸入內容。
  • 「收件者」部分中的電子郵件地址不能再使用電話號碼。

簽署者將能享有大幅改良的體驗,應用程式會盡可能運用電子簽名程序,並確保傳回更高品質的文件。

按這裡進一步瞭解全新「書面」簽名類型的資訊。


「選項」部分的新增功能

設定提醒

提醒已從傳送後頁面遷移並新增至「選項」部分,讓「寄件者」在「傳送」頁面上設定完整「合約」。

收件者的語言

「收件者的語言」欄位並非新功能,但為初次放置於「選項」部分中。

此功能是來自傳統頁面版面配置的「訊息」部分。


「編寫」環境

「編寫」環境是使用者產生之文件庫的核心。此全新環境為範本建立者提供了改良的版面配置,可套用和管理欄位,以及存取用於產生精美最終文件的實用工具。


外觀和使用感受

「編寫」環境主要是結構性的變更,將工具移至更顯眼和更易存取的位置。 

值得注意的是,「編寫」環境在傳統和新版本中都有兩個介面:

  • 「臨機」介面
    • 從以下位置啟動:
      • 「預覽、定位簽名或新增表單欄位」方塊已核取的「傳送」頁面。
      • 「管理」頁面,方法是按一下「草稿」狀態中「合約」的「編輯」連結。
    • 參與者會以電子郵件地址 (從「傳送」頁面匯入) 明確標示。
    • 範本屬性固定且不可調整。
  • 建立範本的介面
    • 從以下位置啟動:
      • 「顯示面板」頁面,方法是按一下「將範本新增至元件庫」連結。
      • 「管理」頁面,方法是按一下文件庫範本的「編輯」連結。
    • 參與者被定義為「參與者 1」至「參與者 N」。
    • 畫面會顯示範本屬性: 可編輯範本名稱和範本分配方式。

以下您會看到兩個環境並排,左邊是傳統版面配置:

V3 整頁

頁面版面配置變更

欄位已移至右側

欄位部分包含了您可以在文件上編寫的所有獨立欄位。大部分欄位都有特殊用途,例如「簽名」、「簽署者名稱」及「超連結」。通用欄位位於「資料欄位」部分,並包含「文字」方塊。

欄位部分已從畫面頂端遷移至右側,以便在表單上提供更多可用空間。

就功能而言,欄位並無變更。

欄位大小/對齊方式/導覽工具顯示方式

頁面頂端有三個並排的欄位工具:

  • 簡易對齊 – 提供四個選項,可在指引欄位的任一側對齊。
  • 大小對齊 – 提供三種工具,以對齊指引欄位的寬度、高度或兩者。
  • 瀏覽至欄位 – 按欄位名稱以字母順序列出所有欄位,並將游標焦點移至您選取的任何欄位。

這些欄位已設為永久顯示;先前為隱藏在按鈕下的某個彈出式視窗部分。

就功能而言,上述工具並無變更。

改良的「欄位範本」存取方式

「欄位範本」存取可讓「寄件者」對任何上傳的文件套用表單欄位層疊。

該功能現在會觸發彈出式下拉欄位以選取範本,然後會消失,而不是在欄位部分上放置層疊。

就功能而言,範本選取器並無變更。

縮放功能已移動

「縮放功能」可讓您在 Adobe Sign 視窗中將文件放大或縮小。

該功能已從視窗頂端的「加 – 減」刻度變更為頁面底部的「加 – 減」圖示。

就功能而言,此功能維持不變。

頁面選取器已移動

頁面選取可讓使用者選取任何頁面,並將該頁面帶到可檢視空間。

該功能已從畫面左側顯示的小型縮圖,變更為頁面底部更為獨立的控制項,寄件者可以使用箭頭向上/向下翻頁,或輸入頁碼以直接跳到該頁。

「傳送」/「重設」已移動

「重設欄位」連結會清除目前「編寫」工作階段中新增之任何欄位的格式。在「編寫」中開啟範本前,屬於該文件的欄位將會保留;如果被刪除,則會重新加入。

「傳送」按鈕會結束「編寫」程序,並將「合約」傳送給第一位收件者。

這兩個物件均已從頁面的右上角移動至右下角。

就功能而言,兩者的運作方式相同。

改良的欄位層級錯誤偵測

上傳具有文字標籤或 Acrobat 欄位的新文件時,Adobe Sign 將驗證所有欄位屬性,以確保沒有錯誤 (無效的字型大小、循環計算的運算式等等) 存在。發現錯誤時,將顯示橫幅,指出錯誤的數量及導覽性的圖示,使得您可以輕鬆在欄位錯誤之間移動。 

以下範例是具有尋找身分證字號之驗證規則的表單欄位,但提供的預設值為文字。

按一下右側的「下一個錯誤」按鈕,會開啟下一個發生錯誤的欄位,並且在欄位上方明確說明驗證錯誤。

「建立範本」介面的變更

範本屬性已移動

範本屬性可讓您變更範本名稱、決定要儲存的範本類型 (「文件」或「表單欄位」),以及文件分配的方式 (個人用,群組用或帳戶全體用)。

存取範本屬性的連結已從頁面頂端移至右側更顯眼的位置,在表單欄位上方。

就功能而言,「範本屬性」內的設定群組並無變更。

「參與者」清單重新命名為「收件者」並已移動

「收件者」下拉式清單列出了合約的不同參與者。在「建立範本」介面中,收件者會標示為「參與者 1」至「參與者 N」。

在「臨機」介面中,合約收件者皆已定義,且插入了每位收件者的電子郵件地址值,而非放置「參與者」預留位置。

在這兩種情況下,參與者清單會提供載具,以檢視哪些欄位指派給哪些收件者。從清單中選取任一位參與者,指派給該方的欄位便會在頁面上會保持亮起,而其他參與者將以灰色顯示。

此外,可在欄位放置期間使用參與者清單來定義欄位應指派給哪一方。選取「參與者 2」,然後放置任意數量的欄位,這些欄位就會自動指派給參與者 2。

在傳統環境中,該欄位稱為「選取參與者」,並已重新命名為「收件者」。

下拉式欄位已從視窗的左上角移至右側,在表單欄位上方。

就功能而言,參與者清單並無變更。

「臨機」介面的變更

將範本儲存至文件庫

寄件者現在可以選擇在「傳送」程序中建立範本,然後將該範本儲存至「文件庫」。這兩種類別的範本都可儲存,並在「管理」索引標籤中完全開放供編輯。

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