基本知識

Adobe Sign 是什麼?

Adobe Sign (一種 Adobe Document Cloud 解決方案) 是雲端式企業級電子簽名服務,可讓您以全自動電子簽名工作流程取代傳統書面簽名流程。有了它,您即可使用瀏覽器或行動裝置輕鬆傳送、簽署、追蹤和管理簽名流程。您可使用啟鑰式整合及 API,將電子簽名工作流程加入企業應用程式與記錄系統。

Adobe Sign 可以解決哪些業務問題?

80% 的企業仍掙扎地使用速度慢、容易出錯且無條理的紙張程序。要完成一個簽名流程,員工總得花費數小時,往來取得相關人員的核准以及親筆簽名,然後列印、掃描傳真或郵寄文件,才能完成工作。不僅延誤了簽名流程,也讓客戶、業務合作夥伴和員工感到挫折,而這些最後都可能會對公司商譽帶來負面觀感。  Adobe Sign 提供值得信賴的合法電子簽名,協助企業從原本的紙本簽名,轉型為完全數位化的工作流程。有了 Adobe Sign,員工及組織就能:

  • 數分鐘內即可取得簽名,而不必等待數天 – 員工能輕鬆請他人簽名、簽署文件,並且進行電子化追蹤及管理整個流程。
  • 隨時隨地透過任何裝置工作 – 不論何時何地,簽署者只要透過瀏覽器或行動裝置按一下連結,即可簽署文件。完全不需要註冊任何帳戶或下載。
  • 新增至系統和處理流程 – 您可以將 Adobe Sign 整合到目前所用的系統和應用程式。除了工作流程會變得更快速,收集簽名的過程會更輕鬆之外,其餘程序都維持不變。
  • 確保合法且符合安全規範 – Adobe Sign 可提供最高層級的安全性、可用性並且符合法規。在安全數位文件領域,我們是享譽全球的領導廠商,擁有卓越的數位技術經驗,值得您的信賴。

如何使用 Adobe Sign?

Adobe Sign 是雲端式服務,提供多種不同的使用方式。所有 Adobe Sign 產品購買計劃都可讓您在網頁瀏覽器或行動應用程式中,傳送、簽署、追蹤和管理簽名流程。Adobe Sign 也可在其他應用程式內部使用。個人使用者可以傳送文件給他人簽名,並且可以在使用常見的企業生產應用程式時,一邊執行其他工作,例如 Microsoft Office 365 Word 和 PowerPoint、Box、Dropbox 以及 Google 雲端硬碟。此外,Adobe Sign 還提供統包式整合解決方案和 API,讓企業可以將電子簽名工作流程新增至企業用應用程式和記錄系統,例如 Microsoft SharePoint、Dynamics 365、Salesforce、Workday、Ariba、Appttus 等等。

Adobe Document Cloud 是什麼?

Adobe Document Cloud 是一套完整的安全數位文件解決方案,可透過完全數位化的工作流程加快商務交易。其中包括 Adobe Acrobat DC 及 Adobe Sign,以及可單獨執行或整合至現有文件程序、生產力應用程式、企業系統的網頁和行動應用程式。觀看視訊

電子簽名是什麼?

電子簽名是為電子文件或表格取得同意或核准的合法方式。電子簽名最可靠的其中一個定義為:「某人意圖簽署記錄時,所採用附加至記錄或邏輯上與記錄有關的電子聲音、符號或程序。」

電子簽名為:

  1. 合法 – 電子簽名幾乎在所有工業化國家都具有法律約束力,即使是低度開發國家也開始施行電子簽名法。美國於 2000 年通過「全球和國內商業電子簽名法案」 (ESIGN) ,確認電子簽名在幾乎各種用途上的法律效力。歐盟於 1999 年通過電子簽名法令,會員國以此做為特定國家法律的基礎。而今,歐盟電子身分識別和信託服務 (eIDAS) 法規預計於 2016 年 7 月起生效,屆時將成為所有 28 個會員國的單一標準法規。若要瞭解有關簽名法律的詳細資訊,請參閱: 各國電子簽名法律全球指南
  2. 經過測試 – Adobe Sign 服務是 Salesforce AppExchange 自 2006 年以來評分最高的電子簽名應用程式。許多列名財星 500 大的企業、政府機構,還有成千上萬的中小型企業全都採用 Adobe Sign 的電子簽名服務,每年進行的電子簽名更是多達千萬份合約。深入瞭解 Adobe Sign 客戶
  3. 安全 – 電子簽名比手寫和傳真簽名都更加安全。Adobe Sign 可管理完整的流程,包含例行文件、引導簽名或核准、產生通知,並將已簽署的文件儲存於安全的環境。此外,最終文件會以防竄改密封進行認證。若要深入瞭解,請造訪信任中心
  4. 可稽核 – 收集多位當事人電子簽名的流程可完整追蹤以確保符合規範。Adobe Sign 會保留詳盡的稽核記錄,其中記錄了參與交易的人員所經歷的事件和採取的行動。
  5. 可驗證 – 電子簽名流程可使用各種方式來驗證簽署者身分。典型的「電子簽名」流程會將需簽署的文件傳送至特定電子郵件地址,並使用收件人的該電子郵件帳戶存取權,作為驗證的基本方式。為了增加安全性,許多企業依賴額外的驗證步驟 (多重要素驗證) 以確保簽署重要文件者的身分。包含的範例有電話驗證、單次密碼和社交網路身分 (例如 Facebook),以及知識型驗證,透過由簽署者回答其專屬問題以證明身分。還有一種通稱為「數位簽名」的驗證方式,會要求使用者以憑證式數位 ID 進行簽署。每個簽名都會加密並繫結至文件。簽署者身分及已簽署的文件完整性會透過可靠的第三方憑證授權單位進行驗證。

電子簽名有哪些方面優於紙本或傳真簽名呢?

比起紙本型的簽名,電子簽名更加安全,且能以更快的速度和更低廉的成本完成工作。電子簽名:

  1. 可套用於整份文件: 如果紙本契約包含兩張以上頁面,而簽名只套用於一頁,則未簽署的頁面可能在無人知曉的情況下遭到變更。Adobe Sign 會對整份文件套用加密繫結,利用防竄改密封建立一份認證文件,再將已簽署的最終文件 PDF 檔傳送給所有當事人。如果在任何一頁上變更任何資訊,Adobe Acrobat 和 Acrobat Reader 軟體會顯示通知,表示文件的認證已不再有效。
  2. 可以有效地追蹤和管理 – 由 Adobe Sign 主導的電子簽名流程可在簽名流程中提供完整的能見度,讓您即時追蹤文件狀態、在文件簽署時收到通知,以及在必要時傳送提醒。
  3. 無法使用影印機或掃描器進行複製 – 紙本簽名只要經過複製、掃描或用筆按照筆跡臨摹便可輕易偽造。若使用 Adobe Sign,即可將簽名繫結為文件的特定例項,您可以在多步驟簽名流程中,加以追蹤。
  4. 無法回溯更改日期 – 使用紙本簽名,簽署者可自由填入他們所選擇的任意日期或時間,則當事人中任一方便即有可能變更簽署的「真實」日期,而不通知其他當事人。使用 Adobe Sign 即可透過主控的服務集中管理時間,且不得回溯變更日期。
  5. 更易於鑑別 – 要鑑別紙本簽名,則需要同一位簽署者提供另一份手寫簽名供法庭比對。如果無法取得其他簽名範例,則無法完成證明鑑別。有了 Adobe Sign,您可採用多種驗證方法,確保簽署文件者的身分。
  6. 與使用公證程序類似,但更簡單且輕鬆 – 如果您與可靠的第三方合作 (例如公證人),則可以建立更安全的紙本簽名,但親筆簽署儀式既增添花費,也會延長簽署程序。
  7. 減少長期儲存的花費及麻煩 – 比起租下樓層空間來存放紙本檔案櫃,電子文件儲存更便宜。如果需要擷取文件,只要簡單的搜尋指令即可完成工作。此外,文件可立即傳送至提出需求的廠商,而非透過傳真或隔日遞送郵件。
  8. 防止文件汙損 – 如果簽署者刪劃掉文件上的文字,則會使紙本文件汙損。電子簽名流程由 Adobe Sign 主導,可保護原始文件的完整性,任何人都無法隱藏或移除文件資訊。

電子簽名和數位簽名有何不同?

電子簽名和數位簽名這兩個詞彙看起來也許沒有什麼差異,但卻是兩種不同的文件簽署方式,這其中的差別在於簽名法律和法規要求內容。數位簽名是大類別「電子簽名」的子集。傳統電子簽名使用各種方式驗證簽署者,例如電子郵件、企業 ID 或電話驗證,但數位簽名只使用一種特定方式。透過數位簽名,簽署者會使用憑證式數位 ID 驗證其身分,該 ID 通常由可靠第三方憑證授權單位簽發。

另外,傳統電子簽名與數位簽名間的主要差異在於,須證明已簽署文件所使用的依據。Adobe Sign 會安全地管理整個流程,追蹤簽名流程中的每個步驟,且可從稽核記錄擷取相關資訊。稽核記錄和已簽署的文件會進行認證,以提供防竄改密封功能,且稽核記錄可用來產生每位當事人簽名的依據。數位簽名可多一道驗證。透過數位簽名,每個簽名都會加密並繫結至文件。簽署者身分及已簽署的文件完整性會透過可靠的第三方憑證授權單位進行驗證。Adobe Sign 採用單一且可擴充的簽名解決方案,支援這兩種簽署方式。請參閱有關電子和數位簽名的白皮書

Adobe Sign 功能

我可以透過 Adobe Sign 自訂簽署工作流程?

是。Adobe 提供兩種強大易用的選項,讓管理員或業務分析師可自訂組織的簽署工作流程,而無須進行「編碼」。此外,部分統包式整合解決方案 (如 Salesforce 整合) 也可讓您建立自訂工作流程的範本。

工作流程設計工具可讓您為使用者建立淺顯易懂的「傳送」體驗,讓他們每次都能一致地遵守流程步驟。透過此工具,管理員可使用直覺式拖放編輯器,輕鬆設計及管理工作流程範本。易於指定: 合約中包含的文件;參與者的特性 (包含預先定義的名稱和角色);傳送者預填的表單欄位;合約過期或密碼選項等。

「進階工作流程」可擴展 Adobe Sign 服務,因此您可以建立含有電子簽名功能的自助網頁應用程式。還可使用它輕鬆地以拖放方式設計工作流程輸入表單;使用直覺式流程圖定義工作流程規則;設定關係人的規則和權限;以預先定義的規則和通訊類型,在整個流程中啟用共同作業;建立控制面板管理已簽署的文件,並提供業務報告;使用 Adobe Sign 以拖放方式連接預先建立的整合項目;以及快速整合後端系統。請參閱 Adobe Sign 工作流程自動化解決方案

Adobe Sign 可與哪些企業應用程式進行整合?

啟鑰式整合可提供領先業界的商務系統使用,包含 Salesforce、Ariba、Apttus、Microsoft Dynamics CRM、Microsoft SharePoint、NetSuite、 和 Workday。Adobe Sign 也可與 Adobe Connect 和 Adobe Experience Manager 整合。深入瞭解整合。

Adobe Sign 是否可以與自訂的內部應用程式整合?

是。使用一組完善的 REST API,即可將 Adobe Sign 加入貴公司的商務應用程式或網站。前往 Adobe Sign 開發人員中心深入瞭解。

我的公司能將可簽名的表格嵌入我們的網站嗎?

安全。將公司可簽名的表單嵌入網站,方便客戶進行存取、填寫與簽署。在您簽署後,Adobe Sign 可將已簽署文件的副本立即發送給所有當事人,或是在定稿之前傳送合約,由他人完成副署。此功能在 Adobe Sign 中稱為 Widget。如需了解更多詳細資訊,請按一下這裡

Adobe Sign 和 Adobe Experience Manager Forms 搭配使用的成效如何?

若要執行複雜的註冊程序,例如開立銀行帳戶、申請政府津貼或新病患掛號,Adobe Sign 可以與 Adobe Experience Manager Forms 搭配使用,不僅能讓您根據螢幕大小適時調整,建立合適的表單,還能簡化整個流程,創造卓越的使用體驗。透過 Adobe Sign,客戶就可以從線上找到表格,並輕鬆完成填寫和簽署。員工可使用智慧型控制面板快速審核和處理應用程式,然後自動建立個人化的通訊內容,以歡迎新申請人並和他們保持密切聯繫。深入瞭解數位服務註冊

Adobe 數位簽名方式的獨特之處?

Adobe 數位簽名方式比起其他簽名解決方案可提供更多彈性。有了 Adobe Sign,您即可建立包含數位簽名、電子簽名或兩者兼備的端對端簽署程序,並依照特定法規或風險概況靈活地建立工作流程。它可支援各種安全簽名建立裝置,包含 USB 字符、智慧卡及雲端式數位憑證。透過「歐盟信任列表」(European Union Trusted List, EUTL) 和「Adobe 認可信任列表」(Adobe Approved Trust List, AATL) 中數百個可靠授權單位的支援,您可選擇使用憑證授權或時間戳記授權。有了 Adobe Sign,隸屬歐盟的組織即可放心部署簽名流程;Adobe Sign 符合電子身分識別和信託服務 (eIDAS) 新法規所述之「進階電子簽名」(Advanced Electronic Signatures, AdES) 及「合格電子簽名」(Qualified Electronic Signatures, QES) 相關規定。

Adobe Sign 可與常用的商務工具 (如 Microsoft Office 或 Box) 整合嗎?

可以。在 Office 365 的 Microsoft Outlook、Microsoft Word 或 PowerPoint 中使用可下載取得的增益集,即可從 Office 應用程式中直接傳送文件和簡報,向相關人員索取簽名。Adobe Sign 也可搭配 Box、Google Drive 和 Dropbox 使用。例如,您可以直接從 Box 帳戶中傳送、簽署、追蹤和歸檔已簽署的文件。您還可以在 Adobe Sign 網頁應用程式中辦公,並將檔案儲存至 Box,或從其中開啟檔案。

Adobe Sign 是 Adobe Document Cloud 中唯一的雲端式服務嗎?

否。除了 Adobe Sign,Adobe 還提供 Adobe Document Cloud PDF 服務。這些服務可支援免費版 Acrobat Reader DC 和付費版 Acrobat DC 的訂閱產品。免費服務功能包括: 使用「填寫和簽署」工具執行簡單的文件簽署作業,以及線上共用檔案。付費服務功能包含: 使用瀏覽器或行動裝置建立、結合、編輯、匯出和組織 PDF。

當我登入 Adobe Sign 帳戶時,為什麼我會在 URL 中看到 EchoSign?

Adobe Sign 是從 Adobe 所收購的產品 EchoSign 演進而來,存取 Adobe Sign 控制面板所需的 URL 會使用 EchoSign 的名稱。

行動裝置版本

Adobe Sign 行動應用程式是什麼?

Adobe Sign 行動應用程式是一套適用於 Android 或 iOS 裝置的免費應用程式,您可將其視為 Adobe Sign 解決方案的行動版配套應用程式使用。此應用程式讓您在外出時也能進行完整的商務交易。有了它,您即可從 iOS 或 Android 裝置上傳送、追蹤和管理已簽署的文件。它也是您向用戶或客戶收集親筆電子簽名的理想工具。您甚至可離線時在 iOS 裝置中簽署文件。此應用程式會在您重新上線時自動同步。

我要如何下載免費版 Adobe Sign 行動應用程式?

若要下載此應用程式的最新版本,請造訪 Google PlayiTunes App Store

我可以使用 Adobe Sign 裝置應用程式取得本人的手寫簽名嗎?

是。您隨時隨地都可使用此應用程式來進行親筆簽署。

簽署時是否可以使用自己的簽名?

是。除了在行動裝置上手寫簽名外,Adobe Sign 還可讓您用裝置相機拍攝手寫簽名,並用來簽署文件。您的簽名會在網路及行動裝置上自動同步處理,以便您隨時存取簽名影像。

我可以在行動裝置離線時使用 Adobe Sign 取得簽名嗎?

是。使用 Adobe Sign iOS 應用程式,即使沒有網際網路連線也能離線簽署文件。一旦重新連上網路,文件就會自動同步至雲端。

Adobe Sign 行動應用程式是否支援企業行動管理 (Enterprise Mobility Management,EMM)?

是。Adobe 致力於協助企業客戶滿足行動企業生產解決方案的需求,同時防護企業安全並遵循法規。Adobe Sign 行動應用程式已可支援 Android for Work EMM 平台。

我可以使用其他 Adobe 行動應用程式來電子簽署文件嗎?

可以。您可以使用免費版 Adobe Acrobat Reader DC 或 Adobe Fill & Sign 行動應用程式執行部分簽署功能,但這兩者並不能提供 Adobe Sign Mobile 應用程式的完整功能。使用此應用程式可讓您填寫及簽署文件、請他人簽名、追蹤整個流程,且隨時隨地都能管理已簽署的文件,同時所有流程皆符合企業級安全性和法律規範。若要深入瞭解行動應用程式的選項,請參閱 Acrobat Reader DC 行動應用程式常見問題集

購買 Adobe Sign

如何購買 Adobe Sign?

您可透過以下方式購買 Adobe Sign:

Adobe Sign 核心計劃:

  • 個人版: 可即時取得簽名並追蹤回應。
  • 團體版: 可即時取得簽名並追蹤回應,適用於小型企業。
  • 商業版: 針對您的業務進行自訂和最佳化。
  • 企業版: 將電子簽名整合至您的商務系統。

熱門的 Adobe 訂閱計劃:

以下已包含 Adobe Sign 的個人計劃。搜尋名稱為「Adobe Sign」的工具,即可在這些應用程式內使用 Adobe Sign 功能。

Adobe Document Cloud 計劃:

下列大量購買計劃直接由 Adobe 提供,並結合了 Acrobat Pro DC、Adobe Admin Console 以及選定的 Adobe Sign Business 計劃。

連絡 Adobe Enterprise 銷售人員。

我可以隨企業級 Creative Cloud 取得商務或企業級電子簽署功能嗎?

否。企業級 Creative Cloud 計劃隨附 Acrobat Pro DC,其中包含的電子簽署功能僅供個人使用者使用。另外,在商務級或企業級 Adobe Document Cloud 計劃中也會提供這些解決方案。連絡 Adobe Enterprise 銷售人員以深入瞭解。

Adobe Sign 有試用版嗎?

有。您也可以註冊 Adobe Sign 試用版,以便在您的網頁瀏覽器中使用。

合法性和符合規範

電子簽署合法嗎?

是。電子簽名幾乎在所有工業化國家都具有法律約束力,即使是低度開發國家也開始施行電子簽名法。美國在 2000 年通過 ESIGN 法,使電子簽名幾乎可合法進行各種用途。歐盟在 1999 年通過電子簽名法令,會員國以此作為特定國家法律的基礎。 歐盟的 eIDAS 相關法規已在 2016 年於 28 個會員國生效實施,等於奠定了這些地區的標準法規,創造一致的規範。其他國家也頒佈了類似法律。若要深入瞭解,請參閱電子簽名法全球指南

Adobe Sign 符合哪些安全及法律規範?

Adobe Sign 符合並通過最嚴苛的安全性和法規符合標準。Adobe Sign 通過 ISO 27001、SSAE SOC 2 Type 2、FedRAMP Tailored 及 PCI DSS 規範認證。此外,Adobe Sign 可設定為 (或以某種方式) 讓組織遵循業界特定規範要求,例如HIPAA、FERPA、GLBA 及 FDA 21 CFR Part 11。請注意,客戶有最終責任確保 Adobe Sign 的設定及取得方式,可使組織遵循業界特定法律義務要求。

Adobe Sign 符合美國第 508 號法案之類的無障礙法規嗎?

Adobe 致力於在產品和服務中推動無障礙措施。美國第 508 號法案旨在消除資訊科技所產生的障礙,給予身心障礙者新的機會,並鼓勵發展能協助達成這些目標的科技技術。Adobe Sign 支援身心障礙者的無障礙功能摘要於此: Adobe Sign Voluntary Product Accessibility Template (VPAT)

Adobe 如何協助客戶因應電子簽名的適法性質疑?

Adobe 全方位的專業知識、嚴謹的安全性實務以及對法規態勢的持續追蹤,均有助於客戶放心持續符合全球政府機關和業界規範。儘管 Adobe Sign 未曾因電子簽名的適法性與否問題而遭受無可反駁的質疑,但為了預防起見,Adobe 仍將持續協助客戶並捍衛電子簽名的合法地位。Adobe 經斟酌可提供的協助包含:

  • 解決方案和/或取得簽名文件稽核記錄的相關資訊
  • 說明 Adobe Sign 解決方案 (例如在各種會議中)
  • 提供 Adobe 專家的宣誓書
  • 提供親身經歷該業務活動之人 (PMK) 的口供證詞

安全性和基礎架構

Adobe Sign 安全嗎?

是。對 Adobe 而言,讓您擁有安全的數位體驗是我們的首要任務。業界標準的安全性實務是我們根深蒂固的內部文化,同時也深度影響我們的軟體開發及服務作業流程。無論是身分管理、資料機密性或文件完整性,Adobe Sign 均採取業界標準的安全性實務來保護您的文件、資料及個人資訊。Adobe Sign 通過 ISO 27001、SOC 2 Type 2 及 PCI DSS 規範認證。若要深入瞭解,請造訪 Adobe Sign 信任中心

歐盟地區的 Adobe Sign 基礎架構是如何配置的?

歐盟 (EU) 地區適用的 Adobe Sign 服務是交由 Amazon Web Services (AWS) 以主動/被動資料中心組態的形式代管。每間獨立的資料中心皆位於不同的 Amazon 設施中,而這些設施內部則有自己的實體獨立基礎架構。在德國法蘭克福附近有兩間同步作用中的主要 Adobe Sign 資料中心,而在愛爾蘭都柏林則有三間備用 (被動) 資料中心。歐盟境內所有 Adobe Sign 資料中心之間皆會同步處理資料,以便在服務中斷時保有高效服務可用性與系統容錯能力。

我的資料會存放在 Adobe Sign 歐盟地區的何處?

所有 Adobe Sign 客戶的交易資料、文件以及中繼資料皆安全地存放在德國法蘭克福與愛爾蘭都柏林的歐盟 (EU) Adobe Sign 資料中心內,並採用 Amazon Simple Storage Service (S3) 及 Elastic Block Store (EBS) 技術。

萬一 Adobe Sign 歐盟地區的服務中斷怎麼辦?

歐盟 (EU) 地區的 Adobe Sign 服務是交由 2 間同時作用中的資料中心代管,其採用的多層備援模式會利用自動化程序將流量導出目前服務中斷的應用程式伺服器、資料庫或資料中心。儘管以下情況極為罕見,但若德國法蘭克福的所有作用中資料中心服務皆中斷,則愛爾蘭都柏林的 Adobe Sign 備用資料中心將用來進行災難復原作業。

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