Adobe Sign 的新「管理」頁面的設計目的,是改善每位使用者的完整內容元件庫的速度和存取。

概覽

新的「管理」頁面旨在減少雜亂並改善使用者內容的呈現效果。

新的「管理」頁面與傳統介面尚未一致。

有鑑於管理頁面上許多功能的複雜度,越進階的功能將會分段發行,讓「燒錄」時間更完整,並且得以隔離可能的任何問題。

後續發行會傳遞更進階的元素,而某些元素已從介面淘汰


部署排程

既有客戶可自行決定是否使用新的「管理」頁面格式。

新的帳戶只能存取新的頁面格式,不能切換至舊版格式。

註解:

對帳戶啟用存取新頁面的選項時,就會在頁面右上角公開在新版與傳統體驗之間翻轉的選項。

新的管理頁面切換 linkl

根據預設,頁面會載入合約清單。

  • 若您有合約有待審閱,系統會自動選取「等候您」篩選器
  • 若您沒有合約需要處理,系統會自動選取「進行中」篩選器

這份清單是根據「上一次修改」日期來排序,最近修改的合約在最上面。

 

可以按一下詳述合約表格的欄表頭,以套用表格內容的英數字元排序。

頁面標題

按一下合約記錄以在右邊欄中,公開合約的詳細資訊和控制項。

按一下「開啟合約」以檢閱詳細資料。

開啟合約

 

合約開啟後,您將可存取右側邊欄中的控制項。

開啟的合約


「管理」頁面上可用的元素

傳統頁面上的多個狀態「資料夾」已合併成更實用的一系列篩選,這些篩選會傳回指定狀態類型的合約。  您在上方區段中有「合約」篩選,這些篩選會根據合約的目前狀態來傳回合約

有兩種「作用中」狀態。每個狀態在狀態名稱後面附帶指出內容的數量:

  • 進行中 (N) - 以「進行中」狀態傳回的合約正在等候參與者完成他們的動作。等候已登入使用者的合約不會傳回
  • 等候您 (M) - 等候已登入使用者的合約會擷取到「等候您」篩選。

 

有三種「終止」狀態:

  • 已完成 - 已成功並完全解決的合約
  • 已取消 - 因任何原因而遭到放棄的合約。包括:
    • 由傳送者取消的合約
    • 遭到參與者拒絕的合約
    • 由於重複地無法進行驗證而終止的合約
    • 遭遇系統錯誤而導致變成不可行的合約
  • 已過期 - 到達過期日而且自動關閉的合約

 

還有「草稿」狀態,其中包含所有已部份建置的合約。

 

下方區段專屬於範本「父系」物件。  根據這些範本所建立的「子系」合約會篩選到合約狀態篩選的上方。

父系物件不是合約本身,但是是用來產生大量的個別合約。這些父系物件包括:

  • (元件庫) 範本 - 您的文件元件庫中可以取得的所有文件和欄位範本
  • 網路表單 - 以前稱為 Widget,網路表單是合約範本,可以連結形式傳遞,或內嵌到網頁。  網路表單是由簽署者發起,產生讓每個參與者填寫的子系合約
  • 大量簽署- 大量簽署範本的設計目的是產生大量個別合約,如同「一般」合約進行傳送和簽署
影像

>> 在這裡檢閱帳戶共用選項

如果使用者有其他使用者帳戶所共用的內容,則可以按一下「您的合約」旁邊的向下箭頭,以篩選出該內容。

下拉式選單顯示已共用內容給您的所有使用者 (進階共用已啟用時還有群組) 的清單。  選取使用者,「管理」頁面會重新載入所選使用者的內容。

共用帳戶篩選器

已啟用「進階帳戶共用」的帳戶可以在共用使用者帳戶之間切換,以代表使用者「傳送」合約:

  • 將滑鼠移到螢幕右上角
  • 按一下「切換帳戶」
  • 選取您要切換到哪個使用者帳戶,並按一下「確定」
切換帳戶

切換至另一個使用者的帳戶後,將允許已登入的使用者代表「切換為」帳戶傳送合約:

切換至帳戶

根據對所選內容來源提供的字串,搜尋列會傳回所有相符的交易。

  • 如果您在查看「您的合約」,則會搜尋您的內容。如果您在查看共用帳戶,則會搜尋該共用帳戶的內容

在建立/更新交易時,會為下列欄位中的內容編製索引:

  • 參與者名稱
  • 電子郵件地址
  • 收件者職務
  • 收件者公司
  • 合約名稱
  • 合約備註
  • 合約訊息
  • 收件者個人訊息
  • 收件者群組名稱
  • 收件者的收件者群組清單
  • 原始文件名稱
  • 在建立的過程中接受的所有文字欄位內容

文字搜尋的運作方式:

如果您搜尋字串:"A simple fish"

  • Adobe Sign 會使用空格作為分隔符號,將字串「字符化」。上述範例字串會拆成三個字符: Asimplefish
    • 被視為分隔符號的字元包括 (空格除外): ~ ` ! @ # $ % ^ & * ( ) - + = { } [ ] | \ . , : ; " ' < > ? /
      • 引號不會指定常值字串值 (因為引號是分隔符號)
      • 後面沒有空格的句號、冒號和分號,仍會是字符的一部分 (例如 ver:1.0)
      • 縮寫符號後面若是空格或 "s" 字元以外的任何其他字元 (例如 don't),則會保留在字符中
  • 「移除」大小寫區別.例如 asimple fish
  • 接著,搜尋會嘗試比對每個字符的每個完整文字與索引值
    • 此時會對合約名稱執行更複雜的字符化 (如下所述)
  • 使用包含搜尋,表示所傳回的資料集中包括的合約符合至少一個可搜尋欄位中的至少一個字符
    • 傳回的資料集依上一次修改日期排序,最新資料排在頂端

 

「合約名稱」欄位:

如前所述,「合約名稱」欄位會因為主要會對內容分隔符號 (相較於明確的字元) 進行字符化的額外「自訂」分詞器,而進行較精細的字符化。這個自訂分詞器與標準分詞器有以下幾方面的差異:

  • 會產生前置詞字符 (最多 10 個字元) - 前置詞字符是任何標準字符的遞增字串。例如:如果標準字符為 fish,則遞增字符為:ffifisfish
    • 這可用來搜尋部分字串 (當您開始輸入字符的第一個字元時)
    • 中間字串的相符項目會被忽略。例如:搜尋 rent 時將不會比對出 apparently 這個字
  • 在非英數字元處分割字符。例如:Supe_Duper 這個字串會分割成字符 Super Duper
    • 在標準分詞器中,底線並不是分隔符號
  • 在大小寫轉換處分割字符。例如:PowerShot 這個字串會分割成字符 PowerShot
  • 在字母/數值轉換處分割字符。例如:XL500 這個字串會分割成字符 XL500
  • 移除每個字符中的前置或尾端分隔符號。例如:XL---42+'Autocoder' 這個字串會變成字符 XL42Autocoder
  • 移除每個字符結尾處的英文所有格 ('s)。例如:Dave's 這個字串會變成字符 Dave

請注意,搭配使用標準和自訂分詞器,可讓您搜尋完整字符字串 (此功能來自於標準分詞器) 和前置詞字符 (此功能來自於自訂分詞器),但您無法比對跨分隔符號的前置詞字符。

例如:假設您有名為 My_NDA 的合約

  • 標準分詞器將會產生如下的字符:my_nda
  • 自訂分詞器將會產生一系列的前置詞字符:mmynndnda
  • 嘗試搜尋 my_nd 時,將不會傳回任何結果,因為
    • 標準分詞器不會建立前置詞字符,而只會建立完整字串
    • 自訂分詞器會分隔底線,因此任何前置詞字符都不會包含底線

範例 2:假設您有名為 XL500 的合約

  • 標準分詞器將會產生如下的字符:xl500
  • 自訂分詞器將會產生一系列的前置詞字符:xxl550500
  • 嘗試搜尋 xl5 時,將不會傳回任何結果,因為
    • 標準分詞器不會建立前置詞字符,而只會建立完整字串
    • 自訂分詞器會在字母/數值轉換處分隔,因此無法建立會從字母連接至數值的前置詞字符

 

搜尋篩選器

篩選圖示會開啟選項,讓您選取日期範圍以進一步縮小資料集:

  • 所有日期
  • 過去 24 小時
  • 過去 7 天
  • 過去 30 天
  • 過去 12 個月
  • 自訂日期範圍

另有一個選項可「搜尋隱藏內容」

  • 選取「搜尋隱藏內容」時,除了任何其他已有的篩選,傳回的資料集只包含隱藏內容

註解:

選取篩選器時,篩選圖示旁邊會顯示標籤。  傳回資料集之後,按一下任何一個篩選器即可移除該篩選器。

 

合約的「名稱」「標題」在頁面版面配置的右上方:

標題 - 合約名稱

 

「建立日期」緊接在合約名稱底下。

建立日期

 

目前合約「狀態」顯示在合約名稱和建立日期底下,位於視窗右上方。

合約狀態

 

合約「來源」是誰位於右上方。

  • 只有在您不是傳送者時,「來源」欄位才可供檢視。
傳送者 - 來源

 

合約的全域「訊息」位於右上方,就在「傳送者」底下

全域訊息

 

「目前收件者」是在新的、展開的參與者清單中識別,該清單會清楚顯示所有參與者及其與合約的相對狀態

收件者清單

按一下左下方邊欄的「範本」篩選器,即可檢閱和編輯元件庫範本。

選取一個範本會顯示右邊欄選項:

  • 開啟範本 - 開啟範本的視圖
  • 使用範本 - 啟動已附加範本的新合約
  • 編輯範本 - 可讓使用者編輯範本欄位和屬性
  • 刪除 - 刪除範本。  此動作無法復原。
  • 下載 PDF - 可讓使用者下載元件庫範本的空白 PDF
  • 下載個別檔案 - 可讓使用者下載最初用來建立元件庫範本的個別檔案。
    • 括號內表示最初使用的檔案總數
  • 下載表單欄位資料 - 下載 CSV 檔案,內含已使用表單的所有已完成合約
  • 備註 - 範本的備註,只有範本擁有者或已共用範本的使用者/群組才能檢視

>> 這裡可以找到關於建立和編輯範本的更多詳細資訊

編輯範本

選取左下方邊欄的「網頁表單」篩選器,即可檢閱和編輯網頁表單。

選取一個網頁表單會顯示右邊欄選項:

  • 開啟網頁表單 - 開啟範本的視圖
  • 取得程式碼 - 顯示網頁表單的 HTML 和指令碼
  • 編輯網頁表單 - 可讓使用者編輯範本欄位和屬性
  • 下載 PDF - 可讓使用者下載元件庫範本的空白 PDF
  • 下載表單欄位資料 - 下載 CSV 檔案,內含已完成的網頁表單中的所有欄位內容
  • 下載個別檔案 - 可讓使用者下載最初用來建立元件庫範本的個別檔案。
    • 括號內表示最初使用的檔案總數
  • 共用 - 讓指定獲共用方的「管理」頁面共用存取網頁表單
    • 共用網頁表單可讓獲共用方執行下列動作:
      • 開啟網頁表單來檢視原始文件
      • 取得網頁表單的程式碼
      • 下載用來建置網頁表單的原始文件的 PDF
      • 下載從網頁表單產生的所有已完成子合約上,已收集的表單欄位資料
      • 與其他方共用存取網頁表單
      • 在個人視圖中隱藏網頁表單
      • 檢閱和編輯網頁表單上的備註
  • 隱藏網頁表單 - 在個人視圖中隱藏網頁表單
    • 隱藏網頁表單範本不會停用範本,亦不阻止使用者存取範本 (假定在作用中)
  • 備註 - 網頁表單的備註,只有輸入備註的使用者才能檢視

>> 這裡可以找到網頁表單的更多詳細資訊

編輯網頁表單

「管理」頁面的左下方邊欄中,您可以檢閱 Mega Sign 交易。

選取一個 Mega Sign 事件會顯示右邊欄選項:

  • 開啟 Mega Sign - 開啟用於 Mega Sign 的範本文件的視圖
  • 提醒 - 建立並傳送提醒給尚未完成子合約的所有當事人
  • 下載 PDF - 可讓使用者下載元件庫範本的空白 PDF
  • 下載表單欄位資料 - 下載 CSV 檔案,內含所有已完成的合約
  • 下載個別檔案 - 可讓使用者下載最初用來建立元件庫範本的個別檔案。
    • 括號內表示最初使用的檔案總數
  • 隱藏 Mega Sign 在視圖中隱藏 Mega Sign 事件
    • 隱藏父範本不影響子合約
  • 共用 - 共用父物件會在獲共用人的「管理」頁面填入該物件
    • 共用 Mega Sign 父範本會自動共用子合約
    • 共用的父範本可讓獲共用方執行下列動作:
      • 檢視原始父範本
      • 下載原始文件的 PDF
      • 下載已完成的子合約上收集的欄位資料
      • 與其他方共用父物件
      • 檢視 Mega Sign 事件的活動摘要
      • 檢視和編輯父物件的備註
  • 檢視活動報告 - 開啟子合約的摘要,以目前狀態分段
  • 備註 - 範本的備註,只有範本擁有者或已共用範本的使用者/群組才能檢視
  • 子合約的快速摘要

>> 這裡可以找到 Mega Sign 的更多詳細資訊

檢視 Mega Sign 活動

取代目前參與者的功能可以藉由將滑鼠游標移至目前參與者的圖示上找到,然後按一下「取代參與者」連結.

根據您的帳戶設定,會提供兩個選項:

  • 取代收件者 - 此選項會取代目前的收件者,而拒絕他們進一步存取合約。
  • 新增替代收件者 - 新增替代收件者會加入新的收件者,同時保留原始收件者及其完成合約的能力

>> 這裡可以找到關於如何取代目前簽署者的完整詳細資訊

取代目前收件者選項

合約的傳送者有權限可以在合約傳送之後,變更每個參與者的驗證方法。

如果使用了密碼但是遺失/忘記,這個功能特別有用。只要重設密碼即可。

編輯收件者驗證的功能可以藉由將滑鼠游標移至目前收件者的圖示上找到,然後按一下「驗證」方法旁邊的「編輯」連結。

註解:

這個設定專屬於在收件者驗證使用密碼時。

用來保護已簽署 PDF 的密碼不會受到影響

編輯驗證方法

設定、編輯和刪除合約過期日期的功能可以在建立日期下方找到:「過期日期」

按一下鉛筆圖示以開啟編輯面板。

完整功能詳細資料

編輯過期日期

「管理」頁面版面配置顯示合約的參與者,提供:

  • 有多少參與者已完成他們的動作的執行中狀態 (直接顯示在目前參與者的電子郵件底下)
  • 參與者的完整清單及其與合約的相關角色 (在右邊欄中)
收件者清單

若要檢視合約的內容 (檔案):

  • 按一下合約加以選取,並開啟右側邊欄
  • 按一下「開啟合約」動作
開啟合約

 

合約會開啟以供檢閱,右邊欄控制項則維持在原地。

開啟的合約

取代已傳送合約之檔案的功能可以在右邊欄動作中找到:「修改合約」

完整功能詳細資料

修改合約

建立或刪除提示的功能可以在右邊欄上的下列動作中找到:「提示」

完整功能詳細資料

新的「管理」頁面 - 提醒

共用合約的功能可以在右邊欄上的下列動作中找到:「共用」

一旦共用合約:

  • 系統會傳送一封電子郵件給您與其共用合約的使用者 (電子郵件)
    • 電子郵件包含處於目前狀態之合約的 PDF 附件
  • 您與其共用之使用者 (電子郵件地址) 的管理頁面上,合約記錄會變成可用
    • 該名使用者可以檢閱合約,如同他們是合約的副本收件者一般

完整功能詳細資料

共用合約

取消合約的功能可以在右邊欄上的下列動作中找到:「取消」

完整功能詳細資料

取消合約

下載合約和/或合約稽核報告的功能可以分別在右邊欄上的下列動作中找到:「下載 PDF」「下載稽核報告」

下載 PDF - 稽核報告

新的「管理」頁面將「下載整份 PDF」和「下載個別檔案」的功能分開。

可以輪流按一下各個檔案以下載該檔案的 PDF 版本。

下載個別檔案

如果合約不是以 Adobe Sign 簽署程序簽署的 (例如:收件者列印文件並親筆簽名),合約的建立者可將合約數位化,並上傳回 Adobe Sign。

影像

如果您的帳戶使用政府核發證件進行收件者驗證,且已選擇儲存驗證資訊,您將可下載簽署者身分識別報告

下載身分報告

可以在管理頁面上隱藏內容。此內容未刪除、狀態未變更,且合約可以正常進行簽署週期。  只是使用者在「管理」頁面的使用者檢視中看不見合約而已。

註解:

若要取消隱藏內容,您必須先使用「僅顯示隱藏的合約」篩選器來搜尋 (請參閱:中繼資料/備註搜尋)

隱藏合約

合約的事件記錄可以在右邊欄底部的下列動作上找到:「動作」

合約活動

 

按一下「活動」選項以合約的完整活動 (記錄) 取代右邊欄控制項,按時間順序列出,最近的事件在最上方。

完整功能詳細資料

活動清單

使用者可以從「管理」頁面簽署合約,方法是選取合約記錄,然後按一下右邊欄的「檢視並簽署」按鈕。

檢視並簽署

 

標準合約簽署介面開啟:

影像


已過時的元素

以下元素已從「管理」頁面移除,預期在頁面的完整版本中無法使用。

封存文件的功能已完全移除。 

  • 包括直接郵件封存功能
影像

在封存中具有內容的客戶仍然可以從「管理」頁面檢視和下載這些檔案,但是無法上傳新文件。

影像

「列印」功能已遭到移除。

若要列印合約版本,建議下載 PDF 然後從您的本機列印驅動程式列印。

影像


已知問題

問題:切換成新「管理」頁面時,頁面完全空白,未顯示合約內容。

測試:嘗試載入此頁面:https://documentcloud.adobe.com/

  • 如果無法載入 https://documentcloud.adobe.com/,請連絡內部網路管理團隊,並與他們合作將 documentcloud.adobe.com/ 網域解除封鎖。
  • 如果您可以存取上方連結,請連絡支援團隊

註解:

「首頁」「檢視合約」頁面也會出現類似問題。