Panoramica
Nella pagina Invia puoi configurare e inviare nuovi accordi personalizzati. Si devono configurare cinque sezioni funzionali:
- Il gruppo Invia da (solo per gli account per i quali è abilitata la funzione Utenti in più gruppi): dal gruppo selezionato nel relativo selettore dipendono le opzioni configurabili e i modelli disponibili per l’accordo. Configura prima questa opzione, poiché se si imposta successivamente il gruppo, la pagina verrà aggiornata e verranno rimosse eventuali configurazioni precedenti.
- Destinatari: i destinatari sono gli utenti che devono interagire con l’accordo. Esistono diversi tipi di “destinatari”. Le opzioni disponibili dipendono dalle impostazioni eseguite dall’amministratore dell’account.
- Messaggio: qui puoi definire il nome dell’accordo e il messaggio da inviare ai destinatari.
- Opzioni: queste opzioni consentono di controllare l’accordo.
- Proteggi con password: puoi proteggere i documenti firmati fornendo una password che viene applicata al PDF finale per impedirne la visualizzazione non autorizzata.
- Scadenza per il completamento: se un accordo deve essere firmato entro una data specifica, puoi utilizzare questa opzione per annullare automaticamente l’accordo dopo un numero specificato di giorni.
- Invia promemoria: puoi impostare i promemoria da inviare su base regolare agli attuali destinatari attivi.
- Lingua del destinatario: la lingua scelta viene utilizzata nelle comunicazioni e-mail inviate al destinatario e nella pagina che verrà presentata per la firma elettronica.
- File: qui puoi selezionare i documenti effettivi da inviare per la firma.
Una volta effettuato l’accesso, seleziona Invia o Richiedi firme elettroniche dalla schermata Home.
Invio di accordi
La funzione principale di Acrobat Sign riguarda l’invio di documenti e la raccolta di firme e approvazioni. Ogni cliente ha requisiti diversi in termini di chi deve interagire con il documento e in quale ordine, pertanto nell’interfaccia della pagina Invia sono disponibili diverse funzioni di flusso di lavoro.
Se per il tuo account è stata abilitata la funzione Utenti in più gruppi, prima di configurare l’accordo devi selezionare il gruppo da cui desideri inviarlo.
- L’impostazione del valore Gruppo determina le proprietà e i modelli associati al gruppo tra cui potrai scegliere.
- Quando selezioni un altro gruppo, la pagina si aggiorna. Con l’aggiornamento della pagina vengono rimossi eventuali contenuti già immessi.
Se il menu a discesa Invia da non è visualizzato nella parte superiore della pagina, significa che l’account non è abilitato per la funzione Utenti in più gruppi.
Definisci i destinatari e l’ordine in cui ottengono l’accesso per interagire con il documento.
- Per configurare gli accordi con più firmatari si segue lo stesso processo previsto per un singolo firmatario, aggiungendo però più destinatari. Aggiungi e configura i destinatari in base alle tue esigenze.
- È possibile aggiungere più volte lo stesso indirizzo e-mail nell’accordo (ad esempio, se un utente deve eseguire delle azioni in diverse fasi del processo).
Nella sezione Destinatari, l’interruttore nella parte superiore richiede di selezionare il flusso di lavoro di base per l’ordine di firma:
- Se è selezionata l’opzione Completa in ordine (illustrata qui sopra), viene rispettato un processo di firma sequenziale in cui firma a ruota ogni destinatario. Il numero assegnato a ciascun destinatario indica il rispettivo ordine di partecipazione.
- I flussi di firma ibridi iniziano come flussi di lavoro sequenziali (Completa in ordine).
- Quando è abilitata l’opzione Completa in qualsiasi ordine, la firma può avvenire in parallelo e i destinatari non sono numerati, per indicare che non esiste uno specifico ordine di partecipazione.
A destra dell’interruttore dell’ordine di firma, sono presenti due collegamenti:
- Aggiungimi: fai clic su questo collegamento per inserirti come destinatario successivo nell’ordine di partecipazione.
- Aggiungi gruppo destinatari: fai clic su questo collegamento per creare un gruppo di destinatari; uno dei destinatari dovrà partecipare per conto dell’intero gruppo. Ad esempio, se crei un gruppo per il team delle risorse umane, un accordo inviato a tale gruppo dovrà essere firmato da una sola persona del team.
- Aggiungi sigillo elettronico: si tratta di una configurazione opzionale, resa disponibile se l’amministratore ha consentito all’utente di aggiungere sigilli elettronici al processo dell’accordo.
Per modificare l’ordine dei destinatari, puoi fare clic e trascinare i destinatari nell’ordine desiderato oppure puoi modificare direttamente i numeri assegnati ai destinatari, e l’elenco verrà regolato di conseguenza.
Ciascun destinatario viene creato con cinque elementi:
A. Ordine di partecipazione: quando è selezionata l’opzione Completa in ordine, l’ordine di partecipazione indica chiaramente quando ogni destinatario dovrà interagire con l’accordo.
B. Ruolo: qual è il ruolo che meglio rappresenta il destinatario?
C. Indirizzo e-mail: indirizzo e-mail che identifica il destinatario; viene utilizzato per tutte le comunicazioni e-mail con il destinatario, inclusa la richiesta di firma.
D. Metodi di autenticazione: in che modo sarà possibile verificare l’identità del destinatario? Vuoi utilizzare l’autenticazione?
E. Metodo di consegna: indica come desideri che il destinatario riceva i collegamenti agli accordi (collegamenti Firma, Promemoria e Accordo completato). Le opzioni sono e-mail e SMS al numero di telefono del destinatario.
F. Richiedi autenticazione (facoltativo): hai bisogno che le firme siano autenticate? Questa opzione è disponibile solo se l’amministratore configura l’integrazione.
G. Messaggio privato (facoltativo): il mittente può fornire istruzioni specifiche per ciascun destinatario e queste appariranno quando quest’ultimo visualizzerà l’accordo,
Il collegamento Mostra Cc appena sotto l’elenco dei destinatari espone un campo in cui è possibile includere in copia (Cc) tutti gli indirizzi e-mail che dovranno prendere visione dell’accordo, ma che non dovranno firmarlo o approvarlo.
Un flusso di lavoro “ibrido” è un’istanza dell’ordine di firma sequenziale in cui uno o più dei passaggi di firma include due o più destinatari che accedono al documento allo stesso tempo. Tutti i firmatari o approvatori del passaggio “in parallelo” devono completare la loro parte prima che il processo sequenziale proceda al passaggio successivo.
I gruppi di destinatari sono utili quando ti serve l’approvazione di un team o un’organizzazione, ma non di una persona specifica all’interno di tale gruppo. Qualsiasi membro del gruppo è autorizzato a firmare o approvare un documento per conto di tutto il gruppo.
La sezione Messaggio contiene due campi che possono migliorare notevolmente il tasso di successo.
Il campo Nome accordo consente di immettere una stringa che identifichi l’accordo. Questa stringa compare nella riga dell’oggetto dell’e-mail dei destinatari (evidenziata in giallo di seguito), nonché come valore del nome nella pagina Gestisci. Si consiglia di fornire un nome univoco e significativo per l’accordo, che consenta ai destinatari di identificare più rapidamente l’e-mail e agevoli l’eventuale ricerca dell’accordo.
Se non si specifica il nome dell’accordo prima di allegare un documento, il nome del primo file allegato verrà usato come nome dell’accordo. È possibile modificare questo valore fino all’invio dell’accordo.
Messaggio accordo è un campo di testo normale in cui puoi immettere eventuali istruzioni o commenti (evidenziato in verde di seguito). Il messaggio viene visualizzato nell’e-mail con la richiesta di Firma inviata a tutti i destinatari (a differenza del messaggio privato, che viene visualizzato solo per il destinatario per il quale è stato configurato).
Modelli messaggio
I clienti di livello Enterprise possono accedere ai Modelli messaggio configurati dal loro amministratore. I modelli per i messaggi sono collegati direttamente alla funzione Lingua del destinatari nelle sezioni Opzioni. Ad esempio, se scegli “Spagnolo” dal menu a discesa delle lingue, diventano disponibili tutti i modelli spagnoli.
Se selezioni una lingua per la quale non esistono modelli, l’opzione Modello messaggio non sarà visibile nella pagina Invia.
La sezione Opzioni consente di controllare meglio un accordo inviato:
- Proteggi con password: richiedi ai destinatari di inserire una password per aprire e visualizzare il file PDF firmato. Questa password è definita dal mittente e viene notificata esternamente. Acrobat Sign non memorizza questa password, pertanto non va dimenticata!
- Scadenza per il completamento: imposta il numero di giorni trascorsi i quali l’accordo scadrà e non potrà più essere completato.
- Imposta promemoria: imposta la frequenza (giornaliera o settimanale) dei promemoria da inviare fino al completamento dell’accordo. Solo i destinatari correnti riceveranno una notifica.
- Lingua dei destinatari: seleziona la lingua da usare nei messaggi e-mail inviati ai destinatari e durante l’esperienza di firma.
- Questa impostazione definisce anche i modelli di messaggio visibili se l’account è configurato per poterli utilizzare.
La sezione File è l’area in cui vengono allegati i documenti alla transazione.
Acrobat Sign combina tutti i documenti in un unico accordo PDF per la procedura di firma e crea tale PDF in base all’ordine in cui i documenti sono elencati. Per riordinare i documenti, trascina un documento in una nuova posizione nell’elenco.
I file possono essere allegati dalla libreria di Acrobat Sign o da Google Docs, Box.net, Dropbox o OneDrive, caricati dal sistema locale tramite una ricerca di file oppure trascinati nel riquadro File.
I tipi di file consentiti sono: Word, Excel, PowerPoint, PDF, JPG, GIF, TIF, PNG, BMP, TXT, RTF, HTML.
Anteprima e aggiungi campi firma
Sotto l’elenco File è disponibile la casella di selezione Anteprima e aggiungi campi firma. Questa opzione consente di aprire i documenti caricati e di inserire campi modulo in base alle esigenze del documento.
È necessario inserire almeno i campi firma, ma sono disponibili molti altri campi che è possibile utilizzare per creare moduli complessi, se necessario.
Se non viene inserito alcun campo firma, Acrobat Sign aggiunge automaticamente una nuova pagina per le firme alla fine del documento.
L’invio di un documento a un solo destinatario rappresenta uno dei flussi di lavoro più comuni ed è molto utile per imparare la procedura di base. Ti servono solo due cose:
- L’indirizzo e-mail del destinatario
- Questo indirizzo e-mail deve essere diverso dall’indirizzo e-mail con cui esegui l’accesso (non puoi inviare un accordo a te stesso).
- Un documento o un file da far firmare
Invio a più destinatari
Per inviare un accordo a più destinatari si eseguono gli stessi passaggi, con due differenze principali:
- Ogni destinatario deve essere incluso nella propria riga della sezione Destinatari, nell’ordine in cui dovrà firmare.
- Quando inserisci un campo, devi specificare quale destinatario potrà accedere a tale campo: fai doppio clic sul campo e imposta il valore Destinatario.
