Ruoli dei destinatari all’invio dei documenti
Per i livelli di servizio Adobe Acrobat Sign Business ed Enterprise è disponibile la possibilità di includere ulteriori ruoli dei destinatari degli accordi, oltre al solo firmatario, per meglio rispondere a eventuali requisiti di flusso di lavoro. I ruoli correnti che possono essere attivati sono:
- Firmatario (sempre abilitato per tutti i clienti)
- Approvatore (solo Small Business, Business ed Enterprise)
- Accettatore (solo Enterprise)
- Destinatario certificato (solo Enterprise)
- Compilatore modulo (solo Small Business, Business ed Enterprise)
- Delegante (solo Enterprise)
Una volta abilitati, ogni destinatario in un Accordo disporrà di un ruolo configurabile singolarmente, dove Firmatario è l’impostazione predefinita.
Per attivare/disattivare le opzioni di ruolo, esegui l’accesso con l’account amministratore e accedi a: Account > Impostazioni account > Invia impostazioni > Ruoli destinatario consentiti
I firmatari devono applicare almeno una firma sull’accordo. Questo ruolo è il ruolo predefinito per i destinatari. A ciascun firmatario di una transazione deve essere assegnato almeno un campo firma obbligatorio. Se il sistema non rileva un campo firma per il firmatario, viene generato automaticamente un blocco per la firma alla fine del documento.
Dall'aspetto del blocco per la firma si può capire se un campo firma non è stato assegnato correttamente.
Gli approvatori non devono firmare o interagire con i campi. Devono invece inserire il proprio nome prima di procedere all'invio della transazione ai firmatari. I campi possono essere assegnati agli approvatori e, se si tratta di campi obbligatori, gli approvatori dovranno compilarli.
Il ruolo Approvatore è utile per le situazioni in cui un utente deve “dare l’OK” prima di inviare un documento al firmatario.
Gli accettatori sono simili agli approvatori, in quanto non devono applicare una firma, ma se i campi del modulo sono assegnati loro, saranno disponibili come previsto.
Il ruolo di accettatore è appropriato quando il destinatario deve confermare l’accettazione dell’accordo senza approvare formalmente il contenuto.
I destinatari certificati possono non avere campi modulo assegnati loro. Durante il processo di “firma”, verrà chiesto a qualsiasi delegato di rifiutare o confermare l’accordo.
- La delega trasferirà il ruolo del destinatario certificato al delegatario nominato.
- Un rifiuto comporta la terminazione dell’Accordo.
- Il riconoscere l’Accordo consente di continuare il ciclo della firma.
È un ruolo progettato specificamente per gli utenti che hanno la necessità di compilare il contenuto del modulo durante il processo di firma, che però non dispongono di sistemi per creare in maniera programmatica documenti personalizzati o di pubblicare da un database i contenuti nei campi del modulo.
I compilatori modulo possono essere designati in un ciclo di firma, ma non devono applicare alcuna firma. È possibile assegnare a un compilatore modulo qualsiasi tipo di campo, compresi i campi firma se desiderato.
Il ruolo del delegante è pensato per i flussi di lavoro in cui una persona deve decidere chi sarà il prossimo a dover firmare o approvare il documento.
Questo ruolo non sostituisce l’opzione ad hoc con cui un firmatario/approvatore può delegare la propria partecipazione. Questo ruolo viene piuttosto usato quando è necessario un controllo umano/indirizzamento in un flusso di lavoro che avvia gli accordi senza conoscere l’elenco completo dei destinatari.
Una volta che il ruolo del delegatore è selezionato, diventerà disponibile una seconda icona o un secondo menu. Questo menu di secondo livello consente di scegliere il ruolo ricoperto dalla parte delegata. Il firmatario è assegnato per impostazione predefinita.
Non è possibile delegare il ruolo del delegatore.
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