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Valido anche per Adobe Sign
Adobe Sign semplifica l’invio di un documento ad altri utenti per la firma. Puoi inviare un documento da firmare a una sola persona o a più persone.
Inviare un accordo a un singolo firmatario
L'invio di un documento per la firma rappresenta il flusso di lavoro di base utilizzato in Adobe Sign. L’invio a un singolo destinatario è il modo più semplice di utilizzare il sistema.
Per inviare un documento per la firma:
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Facoltativamente, puoi avviare il processo selezionando prima un modello di libreria (o flusso di lavoro) facendo clic sul pulsante Avvia dalla libreria.
In questo modo puoi scegliere tra tre opzioni:
- Recenti: un elenco dei 20 modelli utilizzati più di recente, con il modello più recente nella parte superiore.
- Documento libreria: elenca tutti i modelli di libreria disponibili.
- Flusso di lavoro: elenca tutti i flussi di lavoro disponibili per l’utente.
Una volta selezionato un file o un flusso di lavoro, fai clic su Avvia e verrai reindirizzato alla pagina di invio, con il modello già allegato (per saltare il passaggio 4 qui sotto).
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Nota:
Se per il tuo account è stata abilitata la funzione Utenti in più gruppi, seleziona il gruppo da cui desideri inviare l’accordo prima di configurare l’accordo stesso.
- Quando si imposta il valore Gruppo, vengono caricati i modelli e le proprietà associati al gruppo.
- Quando selezioni un altro gruppo, la pagina si aggiorna. Con l’aggiornamento della pagina vengono rimossi eventuali contenuti già immessi.
Se il menu a discesa Invia da non è visualizzato nella parte superiore della pagina, significa che l’account non è abilitato per la funzione Utenti in più gruppi.
Definisci il destinatario dell’accordo.
Immetti o definisci quanto segue (da sinistra a destra):
- Seleziona il ruolo del destinatario (l’impostazione predefinita è Firmatario).
- Digita l’indirizzo e-mail del destinatario.
- Se necessario, seleziona il metodo di autenticazione a due fattori.
- Immetti un messaggio personale, in base alle tue esigenze.
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Aggiungi il nome dell’accordo e il messaggio da includere nell’e-mail iniziale inviata al destinatario.
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Trascina, allega o scegli un modello di libreria da inviare.
- I modelli disponibili dipendono dal gruppo da cui viene inviato l’accordo.
- È possibile allegare più documenti e inviarli al destinatario come un unico documento contiguo.
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Configura eventuali opzioni richieste:
- Proteggi con password (il PDF firmato): questa password viene applicata alle copie PDF dell’accordo scaricate da Adobe Sign. Per poter visualizzare il documento, sarà necessario immettere la password corretta.
- Scadenza per completamento: la transazione scadrà una volta trascorso il numero di giorni specificato.
- Imposta promemoria: i promemoria possono essere configurati per una delle diverse iterazioni. I promemoria vengono inviati solo al destinatario attivo corrente.
- Lingua del destinatario: specifica la lingua utilizzata nell’e-mail inviata al destinatario e per le istruzioni visualizzate sullo schermo.
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Per aggiungere dei campi con cui il destinatario potrà interagire, seleziona Anteprima e aggiungi campi firma.
Al termine, fai clic su Avanti.
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Trascina i campi dalle schede a destra della schermata e rilasciali sul documento.
Il pulsante Indietro consente all’utente di tornare alla pagina Invia per modificare gli indirizzi e-mail dei destinatari e i file allegati all’accordo.
Nota:Se crei un documento comune per uso personale, puoi selezionare l’opzione Salva come modello, per salvare il documento e i campi inseriti.
Nelle transazioni future, sarà sufficiente allegare il documento dalla tua libreria e saltare quindi la procedura di inserimento dei campi.
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Al termine, fai clic su Invia.
Viene inviato al destinatario un messaggio e-mail contenente un collegamento che permette di accedere al documento, e viene attivata l’azione richiesta al destinatario.
Una volta completata tale azione, riceverai una notifica e-mail.
Inviare un accordo a più destinatari
La procedura per inviare un accordo a più destinatari è molto simile a quella per l’invio a un solo destinatario.
Le differenze principali sono le seguenti:
- Devi definire ciascun destinatario, nell’ordine in cui dovrà intervenire sull’accordo.
- Devi inserire campi specifici per ciascun destinatario, secondo necessità.
Nota:
Le transazioni che includono più destinatari possono essere configurate in modo da seguire un flusso di lavoro sequenziale, parallelo o ibrido.
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Se disponibile, configura il selettore Invia da per identificare il gruppo da cui si sta inviando l’accordo.
La pagina viene aggiornata quando viene selezionato un nuovo gruppo, eliminando tutte le configurazioni presenti.
Nota:Se non è presente un selettore Invia da, l’account non è abilitato per la funzione Utenti in più gruppi.
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Definisci ciascun destinatario dell’accordo.
Immetti o definisci quanto segue (da sinistra a destra):
- Seleziona il ruolo del destinatario (l’impostazione predefinita è Firmatario).
- Digita l’indirizzo e-mail del destinatario.
- Se necessario, seleziona il metodo di autenticazione a due fattori.
- Immetti un messaggio personale, in base alle tue esigenze.
Per aggiungere te stesso all’elenco dei destinatari, fai clic sul collegamento Aggiungimi in alto a destra.
È possibile aggiungere lo stesso indirizzo e-mail più volte.
Nota:Se devi eliminare la riga di un destinatario, fai clic sulla X all’estremità destra della riga.
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Aggiungi il nome dell’accordo e il messaggio da includere nell’e-mail iniziale inviata ai destinatari.
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Trascina, allega o scegli un documento libreria da inviare.
- È possibile allegare più documenti e inviarli al destinatario come un unico documento contiguo.
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Configura eventuali opzioni richieste:
- Proteggi con password (il PDF firmato): questa password viene applicata alle copie PDF dell’accordo scaricate da Adobe Sign. Per poter visualizzare il documento, sarà necessario immettere la password corretta.
- Scadenza per completamento: la transazione scadrà una volta trascorso il numero di giorni specificato.
- Imposta promemoria: i promemoria possono essere configurati per una delle diverse iterazioni. I promemoria vengono inviati solo al destinatario attivo corrente.
- Lingua del destinatario: specifica la lingua utilizzata nell’e-mail inviata al destinatario e per le istruzioni visualizzate sullo schermo.
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Per aggiungere dei campi con cui il destinatario potrà interagire, seleziona Anteprima e aggiungi campi firma.
Al termine, fai clic su Avanti.
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Trascina i campi dalle schede a destra della schermata e rilasciali sul documento.
- Quando inserisci i campi per più destinatari, seleziona innanzitutto il partecipante dall’elenco Destinatari, quindi inserisci i campi.
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Al termine, fai clic su Invia.
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