Adobe Sign consente di inviare promemoria e-mail regolari ai destinatari che attualmente dovrebbero interagire con gli accordi e/o per far scadere un accordo dopo un periodo di tempo designato.
Nota:
Questo articolo contiene le istruzioni per il nuovo layout di pagina.
Fai clic qui per informazioni sullo stesso processo nel layout di pagina classico.


Impostare una scadenza durante la procedura di invio

  1. Seleziona l’opzione Scadenza per completamento nella sezione Opzioni.

  2. Specifica entro quanti giorni deve essere firmato il documento.

    • Verifica che la data visualizzata sia corretta.
    expire_date_set
  3. Procedi con il normale processo di invio.


Aggiungere, modificare o eliminare una scadenza

  1. In qualità di mittente dell'accordo, vai alla pagina Gestisci

  2. Fai un solo clic sull’accordo da modificare.

  3. Fai clic su Data di scadenza

    new_manage_page_-editexpire
  4. Imposta una nuova data di scadenza o seleziona per rimuovere completamente la scadenza.

  5. Fai clic su Salva.


Attivare/disattivare scadenze e promemoria

Per tutti i livelli di servizio è possibile:

  • Creare promemoria ciclici
    • Durante il processo di invio
    • Dalla pagina Gestisci
  • Creare promemoria ciclici e ad hoc dalla pagina Gestisci

Per i livelli di servizio Individual e Team è possibile automatizzare o sopprimere la funzione di promemoria.

 

Opzioni per i livelli di servizio Enterprise e Business

I livelli di servizio Enterprise e Business possono esporre in modo selettivo le opzioni di Promemoria e Scadenza documento durante il processo di invio, oppure abilitare l'automazione a livello di account/gruppo.

Queste due impostazioni possono essere abilitate/disabilitate come descritto di seguito:

  • Accedi ad Adobe Sign come amministratore.
  • Passa a Account > Impostazioni account > Invia impostazioni.
nav_to_settings

Nota:

L’attivazione di promemoria e scadenze predefiniti elimina la possibilità di configurare questi elementi sulla pagina Invia a meno che l'opzione "Consenti ai mittenti di impostare o modificare" sia abilitata.

Impostazione di un promemoria durante il processo di invio

Gli utenti che non dispongono di un promemoria predefinito già configurato per il proprio gruppo o account possono definire un promemoria durante il processo di invio.

Questi promemoria sono sempre ciclici e vengono applicati a tutti i destinatari dell’accordo. Il mittente deve solo definire l’iterazione che verrà attivata dal promemoria. Sono disponibili sei opzioni:

  • Ogni giorno
  • Ogni settimana
  • Ogni giorno feriale
  • Ogni 2 giorni
  • Ogni 3 giorni
  • Ogni 5 giorni
reminder_frequency

Quando un accordo con un promemoria viene inizialmente inviato, viene recapitato un messaggio e-mail di Invito a firmare al primo destinatario. Questo evento avvia il timer per il primo promemoria.

Se ad esempio il promemoria è configurato per essere inviato ogni tre giorni, il primo promemoria verrà attivato esattamente 72 ore dopo il recapito dell’e-mail Invito a firmare.

Quando il destinatario completa l’azione che gli è stata richiesta per l’accordo, il contatore di promemoria per tale destinatario viene terminato.

Se sono presenti più destinatari, il destinatario successivo nel flusso riceve un messaggio e-mail di Invito a firmare non appena il destinatario precedente completa la sua azione. Il contatore di promemoria viene avviato per il nuovo destinatario nel momento in cui gli viene recapitato il suo messaggio e-mail di Invito a firmare (e non in base alla marca temporale iniziale).

Questo processo continua a ruota per tutti i destinatari dell’accordo, fino al completamento dell’accordo.

Nota:

Tutti i promemoria ciclici hanno un ciclo di vita, alla conclusione del quale vengono automaticamente terminati.

I promemoria che vengono attivati Ogni giorno hanno un ciclo di vita di 10 giorni.

Tutti gli altri promemoria hanno un ciclo di vita di 60 giorni.


Impostare un promemoria dalla pagina Gestisci

I promemoria creati dopo il processo di invio vengono configurati nella pagina Gestisci:

  1. Passa alla pagina Gestisci.

  2. Fai un solo clic sull’accordo da rivedere.

  3. Fai clic sul collegamento Promemoria nella barra delle opzioni a destra

    new_manage_page_-reminder
  4. Configura il promemoria per l'utente appropriato e l'iterazione 

  5. Fai clic su Crea per installare il promemoria

L’interfaccia della pagina Gestisci contiene alcune opzioni in più rispetto alla pagina di invio:

  • Puoi selezionare i destinatari da includere nel promemoria. Progetta il promemoria per uno, alcuni o tutti i destinatari.
  • Puoi selezionare un processo di promemoria ciclico come nella pagina Invia.
    • Se un destinatario viene aggiunto a un promemoria ciclico dopo che ha già completato la sua azione sull’accordo, non riceverà alcun promemoria.
  • Puoi creare un promemoria una tantum (ad hoc) che verrà inviato “Adesso” o in una “Data specifica”.
    • I promemoria ad hoc possono essere configurati per i partecipanti che hanno completato la loro azione per l’accordo.
    • I promemoria ad hoc possono essere configurati dopo che l’accordo è stato chiuso/firmato o archiviato.
  • Devi includere un messaggio. Questo campo è obbligatorio quando si crea un promemoria nella pagina Gestisci.

 

Se per l’accordo sono già stati configurati altri promemoria, al posto dell’interfaccia Crea promemoria viene visualizzato l’elenco degli accordi.

Per creare un nuovo promemoria, fai clic sul pulsante Aggiungi promemoria

existing_reminders


Revisione di promemoria esistenti

Per rivedere tutti i promemoria configurati per un accordo:

  1. Passa alla pagina Gestisci.

  2. Fai un solo clic sull’accordo da rivedere.

  3. Fai clic sul collegamento Promemoria nella barra delle opzioni a destra

Nota:

I promemoria sono ordinati in base al momento successivo di attivazione

Tutti i promemoria annullati o scaduti sono elencati sotto i promemoria attivi.


Annullare un promemoria

Per annullare un promemoria:

  1. Accedi come l’utente che ha creato l’accordo.

  2. Passa alla pagina Gestisci.

  3. Fai un solo clic sull’accordo in questione per selezionarlo.

  4. Fai clic sul collegamento Promemoria nella barra delle opzioni a destra

  5. Trova il promemoria che desideri annullare e fai un solo clic su di esso. 

  6. Fai clic sull’icona Elimina (cestino).

    cancel_reminder

Nota:

I destinatari possono terminare i promemoria dal messaggio e-mail del promemoria. Questa funzionalità è obbligatoria e non può essere eliminata.

 

Promemoria e API REST

L’API REST v 6 consente l’accesso diretto agli oggetti promemoria tramite quattro operazioni:

  • POST /agreements/{agreementId}/reminders - Consente di creare un promemoria per i partecipanti specificati di un accordo identificato dal valore agreementId nel percorso.
  • GET /agreements/{agreementId}/reminders - consente di recuperare i promemoria relativi all’accordo identificato dal valore agreementId nel percorso.
  • GET /agreements/{agreementId}/reminders/{reminderId} - Consente di recuperare uno specifico promemoria associato a un accordo.
  • PUT /agreements/{agreementId}/reminders/{reminderId} - Consente di aggiornare un promemoria esistente per un accordo.

 

Elenco Attività/Report di audit

I promemoria non vengono registrati nell’Elenco attività né nel Report di audit dell’accordo.

Nei report Cronologia e Audit vengono registrati i momenti di riferimento del processo di firma dei documenti. Può essere inclusa la prima notifica per un destinatario (Invito a firmare), ma non le successive richieste di firmare per lo stesso destinatario (promemoria).

La cronologia dei promemoria può essere ottenuta tramite API (disponibile per i clienti di livello Enterprise).

Durante la configurazione dell'accordo nella pagina Invia:


Creare modelli e-mail personalizzati

I clienti Enterprise hanno la possibilità di creare un modello e-mail completamente personalizzato per i promemoria. 

Se sei interessato ai modelli e-mail personalizzati, consulta questa guida.


Aspetti da considerare

  • Durata dei promemoria ciclici:
    • I promemoria giornalieri scadono dopo 30 giorni.
    • Tutti gli altri promemoria ciclici scadono dopo 60 giorni.
  • Promemoria ad hoc:
    • Vengono attivati una sola volta.
    • Possono essere configurati per inviare il promemoria ai partecipanti che hanno già completato la loro azione per l’accordo.
    • Possono essere configurati dopo che l’accordo è stato completato o archiviato.
      • I promemoria non possono essere configurati per gli accordi annullati, rifiutati o scaduti.
  • I promemoria vengono attivati alla stessa ora in cui è stata inviata l’e-mail “Invito a firmare” originale.
    • In un flusso di lavoro per più destinatari, quando un destinatario completa la sua azione e viene quindi attivato il destinatario successivo, il contatore di promemoria viene reimpostato su tale orario.
    • Se si sostituisce il firmatario corrente tramite la pagina Gestisci, l’ora dei promemoria non viene reimpostata.
  • I destinatari hanno il diritto di annullare il promemoria. Non è disponibile alcuna opzione che consenta di negare loro tale diritto.
  • Le date di scadenza possono essere modificate nella pagina Gestisci dopo aver inviato l’accordo
  • Le date di scadenza possono essere impostare come “da ignorare” per destinatari interni

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