Preguntas frecuentes sobre licencias de salas de seminarios de Adobe Connect

Nota: En Adobe Connect 9.1, Adobe ha introducido un cambio para incrementar el cumplimiento de los términos de servicio de las licencias. Con este cambio, todos los seminarios se deben programar por adelantado.  Lea las preguntas frecuentes a continuación para comprender cómo este cambio podría afectar el uso actual de las salas de seminarios y cómo prepararse para este cambio.

¿Cuál es el modelo de licencia para las salas de seminarios?

  • Condiciones de la licencia: la licencia de sala de seminarios brinda acceso a una sala de Adobe Connect cuyo tamaño se establece en función de la cantidad de puestos disponibles en la sala adquiridos con la licencia.  Con una licencia solo se puede organizar una reunión en la sala de seminarios a la vez. Además, debe haber un anfitrión designado en la sala. Un anfitrión de seminario es una persona contratada para administrar la sala de seminarios por usted. El usuario de esta persona debe estar configurado como anfitrión en su cuenta.
    • Explicación:  con las licencias para salas de reuniones los clientes adquieren acceso a salas capaces de alojar reuniones en línea de gran concurrencia. La capacidad mínima para las reuniones es de 200 conexiones y la máxima, de 1500. Cada sala de seminario es como un auditorio real, independiente de otras salas de reuniones. Normalmente, las salas de seminarios se combinan con otro modelo de licencia, como los de host con nombre. Solo se utilizan para llevar acabo reuniones con un gran número de asistentes. Con una licencia de sala de seminario solo se puede organizar una reunión a la vez. Los clientes pueden designar a todos los usuarios de su organización que deseen como hosts con nombre de sala de seminarios para gestionar las salas. También pueden crear tantas salas de seminarios como deseen con una licencia de seminario. Sin embargo, solo se puede usar una de las salas de la licencia por vez.

¿Se pueden alojar dos seminarios al mismo tiempo con una licencia de sala de seminario?

No, solo puede haber un seminario a la vez por licencia. (No es posible usar la misma licencia para llevar a cabo más de un seminario al mismo tiempo.)

¿Qué debo hacer para llevar a cabo más de un seminario al mismo tiempo con mi cuenta de Adobe Connect?

Si necesita realizar dos o más seminarios a la vez, deberá contar con dos o más licencias independientes de sala de seminarios. (Necesita una licencia para cada uno de los seminarios simultáneos.) Si no dispone de suficientes licencias de sala de seminarios, póngase en contacto con su representante de ventas o vendedor para adquirir más.

¿Si solo puede haber un seminario a la vez en una licencia de sala de seminarios, ¿cómo puedo prepararme para seminarios próximos mientras otro está en curso?

  • Además del único seminario que puede realizar con la licencia, se admiten hasta cinco sesiones adicionales de preparación simultáneas. Cada una de estas sesiones puede tener hasta cinco participantes, con una única licencia de sala de seminarios. De esta manera, los anfitriones y presentadores pueden preparar una sala, ensayar un seminario con los presentadores o exportar contenido como notas o charlas mientras se lleva a cabo un seminario real. 
  • Estas cinco sesiones de “preparación” pueden llevarse a cabo al mismo tiempo que un seminario. No es necesario programar estas sesiones. Se pueden realizar ad hoc cuando sea necesario prepararse para un seminario. 

¿Los anfitriones de un seminario en una sala de seminario tienen que adquirir su propia licencia de sala de seminario?

  • No, cualquier persona de la organización puede ser anfitrión con una licencia de sala de seminario. No está asociada a una única persona (no es una licencia de host con nombre). Todos los miembros de la organización pueden compartir la licencia. De esta manera, resulta rentable y más fácil de gestionar para los administradores, que no necesitarán asignar un usuario específico a una licencia específica.

¿Exactamente cuáles son las condiciones para ser anfitrión en los términos de servicio y el CLUF?

Puede consultar los términos de servicio y CLUF aquí

¿Cuál es la cantidad máxima de asistentes para una sala de seminarios? 

Se puede adquirir una capacidad de hasta 1500 asistentes para la sala de seminarios.  La licencia limita la cantidad de asistentes. Por ejemplo. Si adquiere una licencia para una sala de seminarios de 500 puestos, el límite será de 500 asistentes. Asimismo, si adquiere una licencia para una sala de seminarios de 1500 puestos, el límite será de 1500 asistentes.

Si la licencia tiene una capacidad superior a 600 puestos, se le pedirá que indique la cantidad prevista de asistentes. A continuación, deberá elegir una sesión de seminarios normal de hasta 600 asistentes, y una sesión de seminario grande de > 600 asistentes.  Si prevé que asistirán > 600 personas, seleccione la sesión grande para garantizar que la sala esté optimizada para audiencias numerosas.  Este paso no es necesario si se utiliza el módulo de eventos para programar los seminarios.

 

¿Debo programar mis seminarios?

  • Sí.  En Adobe Connect 9.1, todos los seminarios se deben programar por adelantado.  En Adobe Connect 9.0, se deben programar todos los seminarios de más de 600 asistentes. Con Adobe Connect 9.1, todas las reuniones en salas de seminario deben programarse, independientemente de su tamaño
  • La única excepción son las sesiones de preparación, que se pueden realizar ad hoc para prepararse para un seminario.  No es necesario programar estas sesiones.  Se pueden llevar a cabo, simultáneamente, hasta cinco sesiones de preparación con hasta cinco participantes cada una, con una única licencia de sala de seminarios.  Fuera del horario programado, las salas de seminarios están en modo de espera para que pueda ejecutar sesiones de preparación.

¿Cómo programo reuniones en mi licencia de sala de seminarios?

·       Si utiliza el módulo de eventos de Adobe Connect para programar los seminarios, no se requieren acciones adicionales. Si no utiliza el módulo de eventos, vea este tutorial de vídeo con una descripción detallada de cómo programar los seminarios ANTES de la actualización.  Asegúrese de programar todas las salas de seminarios antes de actualizar a la versión 9.1 para garantizar que funcionen al máximo de su capacidad durante los eventos. Póngase en contacto con el administrador de la cuenta para elegir un momento oportuno (más información a continuación).

·       En la versión 9.1, Adobe introduce el concepto de sesiones de seminarios. Tras la actualización, utilice este mecanismo para programar todos los seminarios si aún no utiliza el módulo de eventos para hacerlo. Vea este vídeo para aprender a programar sesiones de seminarios DESPUÉS de la actualización a la versión 9.1.

¿Cómo puedo asegurarme de que mi seminario no se superpondrá con otro seminario de la misma licencia?

En Adobe Connect 9, se ha agregado un sistema de calendario a Adobe Connect Central.  Al programar un seminario en una licencia de sala de seminario, el calendario de Adobe Connect muestra el horario como reservado para la licencia en cuestión.

¿Puedo reutilizar mi sala de seminarios para varias sesiones?

En Adobe Connect 9.1, se ha agregado una función que permite programar varios seminarios o un seminario repetido (sesiones de seminario) por adelantado, en la misma sala/URL de seminarios.  Por ejemplo, si desea repetir un seminario todos los meses y tiene previsto utilizar el mismo entorno, el mismo contenido o la misma URL de la reunión, puede programar los seminarios repetidos por adelantado. Además, puede usar el mismo entorno para todas las salas. Así, puede repetir rápidamente los eventos, sin que la sala, el contenido o el entorno requieran preparación adicional.

¿Cómo se programan los seminarios repetidos?

Cada sesión de seminario se programa por separado. Sin embargo, en Adobe Connect 9.1 puede duplicar sesiones de seminario en el horario que elija para programarlas rápidamente. 

Vea este tutorial de vídeo con una descripción detallada de cómo programar los seminarios.

¿Con cuánta anticipación debo programar los seminarios?

Los seminarios se pueden programar hasta un minuto antes de comenzar. Pero debe asegurarse de contar con una licencia de seminario activa en ese horario.

¿Qué ocurre si los participantes llegan temprano a la sesión?

Los participantes pueden acceder a las sesiones programadas hasta 30 minutos antes del horario establecido. La sala de seminarios deja de estar en modo de espera 30 minutos antes del horario de inicio programado.

¿Puedo programar sesiones consecutivas con la licencia de seminarios?

Debe haber un intervalo de 30 minutos entre una sesión de seminario y la siguiente. De esta manera, las sesiones que se extiendan más de lo previsto tendrán un tiempo adicional mínimo y las sesiones por comenzar podrán admitir a los participantes que lleguen temprano.

¿Qué ocurre si mi sesión se extiende más allá del tiempo programado?

  • Los seminarios pueden superar el tiempo programado en hasta una hora siempre que no haya otro seminario programado con la misma licencia que se superponga. La sala de seminarios extiende el tiempo automáticamente en intervalos de 30 minutos cuando la sesión excede el tiempo programado.
  • Si no es posible extender el tiempo de la sesión porque hay otra programada a continuación con la misma licencia de seminario, se le concederán 10 minutos para cerrar la sesión. En estos casos, Adobe Connect notifica a los anfitriones de la extensión de 10 minutos..

¿Qué ocurre si olvido programar mi sesión de seminarios por adelantado?

Si olvida programar la sesión de seminario, la sala se ejecutará en modo de espera. El modo de espera permite la creación instantánea de una sesión de una hora sin tener que usar Adobe Connect Central. Compruebe que no haya sesiones que se superpongan en ese horario.

¿Por qué la sala de seminarios está en modo de espera?

Todas las salas de seminarios entran en modo de espera fuera del horario programado. Las salas de seminarios dejan de estar en modo de espera 30 minutos antes del horario de inicio programado. El modo de espera también permite programar una sesión instantánea de una hora si no hay otros seminarios que se superpongan en la licencia.

¿Está limitada la cantidad de usuarios que pueden asistir a una sesión instantánea?

Sí, hay un límite de 600 usuarios.

¿Qué impacto tiene la migración a Adobe Connect 9.1 en los seminarios programados con la licencia de Adobe Connect 9.0?

Adobe Connect 9.0 permite configurar la hora de inicio y la duración de los seminarios. Cuando la cuenta migre a Adobe Connect 9.1, se creará una sesión con la misma configuración de hora de inicio y duración en la sala de seminarios. Por lo tanto, todos los seminarios programados con anterioridad en su cuenta Adobe Connect no se verán afectados. Adobe Connect 9 también le permite organizar seminarios para menos de 600 participantes en cualquier momento sin necesidad de programarlos por adelantado. Esto no es posible con Adobe Connect 9.1 porque todas las sesiones de seminario se deben programar por adelantado.

¿Cuando se actualizará mi cuenta a Adobe Connect 9.1?

El lanzamiento de Adobe Connect 9.1 está previsto para agosto de 2013.  Adobe planea informar a sus clientes alojados al menos 30 días antes de la migración de sus cuentas.  Si tiene una cuenta alojada, póngase en contacto con el administrador, a quien se informará sobre la migración.  También puede utilizar la URL de la cuenta en esta página para determinar la fecha de la actualización. Los clientes de servicios gestionados y locales pueden migrar en cualquier momento (cuando estén preparados) una vez que Adobe Connect 9.1 esté disponible.

¿Qué puedo hacer para garantizar que la actualización no afecte mis sesiones futuras?

Programe las sesiones previstas por adelantado actualizando el horario de inicio y la duración de la sala de seminario en la que desee realizar las sesiones futuras. El proceso de actualización crea sesiones de seminario nuevas basándose en los horarios establecidos para seminarios existentes.

Si planea realizar varias sesiones en la misma sala de seminarios, prográmelas después de la actualización.

 

Consulte este tutorial en ConnectUsers.com para obtener información adicional sobre cómo programar un seminario: http://www.connectusers.com/tutorials/2013/07/seminar_scheduling_changes/

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